CARTA CIRCULAR 45 DE 2004 

(Junio 11)

Ref.: Traslado de información laboral de afiliados.

Como es de su conocimiento, el inciso primero del artículo 38 del Decreto 692 de 1994, refiriéndose a la preservación de la información, establece que “Las administradoras del sistema general de pensiones deberán mantener para cada afiliado un archivo en donde se conservará la información relacionada con su historia laboral, así como los demás documentos que señale la Superintendencia Bancaria. Esta información podrá estar almacenada en microfichas, discos de computador u otros sistemas que permitan reconstruir dicha información”.

Adicionalmente, el numeral 3.6 del capítulo primero, título cuarto de la Circular Externa 7 de 1996 (Circ. Básica Jurídica), dentro del procedimiento de traslado de afiliados en el sistema general de pensiones, establece que “La administradora anterior tendrá como plazo máximo treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que recibió el correspondiente reporte de solicitudes de traslados, para transferir los recursos pertinentes y remitir la información respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia.

“La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede presentarse por medio magnético o electrónico, será como mínimo la siguiente: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificación y por cada período cotizado el número de identificación del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, salario base de cotización, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotización de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ellos hay lugar y la solicitud del bono pensional, así como toda información adicional que repose en la entidad”.

Igualmente, refiriéndose a los casos de múltiple vinculación que se solucionen, el numeral 6.4 del mismo título y capítulo de la Circular Básica Jurídica señala que “... las administradoras a las cuales se encontraba vinculado el trabajador trasladarán a la entidad a la cual se entiende que debe pertenecer, las cotizaciones correspondientes al riesgo previsional de vejez, junto con sus rendimientos, el bono pensional, si a él hubiere lugar, así como la información relacionada con su historia laboral, contando para ello con un plazo máximo de dos meses a partir de la fecha en la cual se haya solucionado la múltiple vinculación ...”.

Al respecto, esta superintendencia considera necesario recordar que para el debido cumplimiento de las referidas disposiciones, además del traslado de los recursos correspondientes, las administradoras deben entregar a la nueva administradora la historia laboral de quienes fueron sus afiliados.

Así mismo, es importante resaltar que la entidad administradora en la que se encuentre afiliado un trabajador es responsable de administrar, mantener actualizada y conservar adecuadamente la información relacionada con la historia laboral de sus afiliados, y de suministrar a las entidades gubernamentales o de control competentes, de manera oportuna, clara y completa, la información que sobre el particular les sea solicitada, en especial, la requerida para efectos de la emisión de los bonos pensionales o el reconocimiento de una pensión.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras del sistema general de pensiones.

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