Superintendencia Financiera de Colombia

CARTA CIRCULAR 45 DE 2013 

(Mayo 7)

Ref.: Registro y/o actualización de información correspondiente a negocios fiduciarios administrados por sociedades fiduciarias, a través del módulo de registro.

Como es de su conocimiento, mediante la Circular Externa 65 del 30 de diciembre de 2008 se implementó el módulo de registro, a través del cual se lleva a cabo por parte de las sociedades fiduciarias el registro de los negocios administrados. Teniendo en cuenta los requerimientos de información relacionados con procesos de supervisión llevados a cabo por esta superintendencia y por otros entes gubernamentales o de control, resulta necesario que las sociedades fiduciarias realicen la actualización de la información sobre sus negocios administrados que en adelante se relaciona.

A continuación se presenta la información a ser actualizada por cada una de las entidades sobre los datos ya registrados de sus negocios fiduciarios administrados:

1. Administración de recursos públicos.

El módulo de registro cuenta con un campo denominado “Administra recursos públicos?*” sobre el cual el sistema permite seleccionar la opción o no, según corresponda. Como parte del proceso de actualización a llevar a cabo por parte de la entidad, se adicionó una nueva funcionalidad vinculada con el campo en referencia (4. Inscribir agentes del negocio), la cual se describe a continuación:

En el evento que el negocio fiduciario administre recursos públicos y se seleccione dentro del campo la opción del formulario de preinscripción de datos básicos del negocio, la sociedad fiduciaria deberá diligenciar la información relacionada en el numeral 4º Inscripción agentes del negocio, así:

El campo “Nivel” permite indicar el tipo de entidad que interviene en el negocio “Centralizado, descentralizado, territorial u otro”. Para los tres (3) primeros niveles indicados, el sistema habilita los campos sector y entidad, departamento, municipio*”, mientras que en el evento de seleccionar otro se habilitará un campo adicional denominado “Descripción otros:*” que permitirá a la entidad adicionar información relacionada con el nivel no hallado en la lista desplegable del control.

Es importante mencionar que si el negocio fiduciario no administra recursos públicos y se selecciona dicha opción para el control de lista, el sistema habilita un nuevo campo denominado: “Presenta participación directa o indirecta del Estado?”. En el evento que la opción asignada a este último campo sea , la sociedad fiduciaria deberá diligenciar la información correspondiente en el numeral 4º Inscribir agentes del negocio, tal como se describió anteriormente. Si por el contrario, el valor asignado al campo es no, el sistema inhabilitará los campos ya mencionados y el usuario podrá continuar con el registro del negocio.

2. Patrimonio autónomo o encargo fiduciario.

Este nuevo campo asignado al módulo de registro permite a la entidad, tanto al momento de la actualización objeto de esta circular como para los nuevos negocios registrados, clasificar si éste corresponde a un patrimonio autónomo o encargo fiduciario. Con respecto a este nuevo campo, se debe mencionar que una vez llevada a cabo dicha actualización sobre los negocios fiduciarios activos en la entidad y teniendo en cuenta el plazo definido en la presente carta circular, dicho campo será inactivado. Por lo anterior, un negocio nuevo radicado en el sistema como patrimonio autónomo no podrá ser actualizado a encargo fiduciario y viceversa.

El procedimiento definido como respuesta a esta serie de incidentes está dado por el cierre del negocio fiduciario con la información errada y la creación de un nuevo negocio con la información correcta, tal como se encuentra definido con campos tales como: tipo y subtipo del negocio fiduciario.

3. Negocios fiduciarios inmobiliarios - Contrato de adhesión.

Únicamente para los negocios fiduciarios clasificados como de tipo inmobiliario en el módulo de registro, se habilita un nuevo campo denominado “Existe contrato de adhesión:*”, el cual permite indicar si dentro del negocio existe o no dicho documento.

Si en el campo antes mencionado se selecciona la opción “sí” el sistema habilita el campo denominado “Observaciones del contrato de adhesión:” que deberá ser diligenciado. En caso contrario, se inactivará este último campo y el usuario podrá continuar con el registro del negocio.

La información de los campos antes relacionados es de obligatorio diligenciamiento y/o actualización por parte de la entidad sobre los negocios fiduciarios vigentes. No obstante, es importante indicar que para el registro de los nuevos negocios a través del aplicativo ya se incluyen los campos objeto del presente requerimiento.

Teniendo en cuenta el proceso de actualización a ejecutar por parte de la entidad, se otorga como plazo máximo el próximo 30 de junio de 2013.

Cualquier aclaración al respecto con gusto será atendida en el teléfono 5940200 ext. 3007, 3008, 3011 y 3012.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades fiduciarias.