Superintendencia Financiera de Colombia

CARTA CIRCULAR 45 DE 2017

(Mayo 23)

Ref.: Modificación al documento técnico SB-DS-003 (A-DT-GTI-003) subsistema contable y estadístico informe 77 formato 523 (Informe diario rentabilidades fondos de inversión colectiva)

Con el fin de facilitar el envío de información vinculada con los fondos de inversión colectiva a través de los medios establecidos por esta superintendencia, se informa que el archivo plano a transmitir relacionado con el tipo de informe 77, formato 523 denominado: “Informe diario rentabilidades fondos de inversión colectiva” se amplía en 2 posiciones la longitud del registro tipo cuatro, campo 8, al pasar de 20 a 22 caracteres; modificación que puede ser consultada en el numeral 1.3.4.1 del documento técnico del subsistema contable y estadístico (SB-DS-003) publicado en la página web de esta entidad.

Las entidades destinatarias deben adelantar pruebas obligatorias entre el 22 y el 26 de mayo del presente ejercicio, con la información a corte 31 de marzo de 2017.

La transmisión de la información con las nuevas especificaciones debe realizarse a partir del 1º de junio de 2017.

Dicho cambio será aplicable única y exclusivamente para las sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva (tipo de entidad 5, 85 y 87), para el informe y formato anteriormente mencionado.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva.

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CC45F1
 

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Tabla de contenido

Ficha técnica de control de cambios2
Utilización y administración del documento técnico4
Introducción5
Objetivo5
Documento técnico SB-DS-0036
1. Información a reportar6
1.1. Plan único de cuentas6
1.1.1. Especificaciones generales6
1.1.2. Estructura7
1.1.3. Moneda7
1.1.4. Validaciones previas al envío de información del PUC7
1.2. Formatos8
1.2.1. Estructura8
1.2.2. Moneda8
1.2.3. Validaciones previas al envío de un formato9
1.3. Estructura del archivo plano para el reporte de información9
1.3.1. Registro tipo uno9
1.3.2. Registro tipo dos11
1.4. Otra información de interés18
1.4.1. Listado de entidades vigiladas18
1.4.2. Catálogo de proformas vigentes18
1.4.3. Envío de patrimonios autónomos sin operaciones18
1.4.4. Ejemplo para informes con patrimonios autónomos de más de 4 dígitos19
2. Anexos19
2.1. Formato de remisión de información (proforma F.0000-01)19
2.2. Contingencia para envío de información a través de módem19
2.2.1. Generalidades19
2.2.2. Características del ambiente de comunicaciones19
2.2.3. Descripción del diálogo de comunicación20

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Utilización y administración del documento técnico

Medios de consulta

El presente documento técnico se encuentra disponible para consulta en los siguientes sitios:

• Y:\Publico\Doc_tecnicos\ - sbds003

• Página web: www.superfinanciera.gov.co en la siguiente ubicación: Interés del vigilado/ Reportes/ Índice de reportes de información a la Superintendencia Financiera/ Guías para el reporte de información/ Documentos técnicos.

Consulta por tema en la tabla de contenido

Los temas que hacen parte del presente documento técnico se encuentran debidamente identificados en la tabla de contenido. Allí, para las consultas que se realizan a través del medio magnético, el lector o usuario puede remitirse al tema de interés con solo posicionar el puntero del mouse en el número de página correspondiente y hacer clic (Word 2000 y versiones inferiores) o Ctrl + Clic (Word para Windows Xp).

Administración

El presente manual ha sido desarrollado por la subdirección de operaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Cualquier observación, duda o solicitud de cambios que sobre el tema aquí contenido se desee formular, debe ser dirigida a dicha subdirección quien le prestará su debida atención. En caso de que por iniciativa propia de la subdirección operaciones o por solicitud de terceros, se decida realizar cambios parciales o totales a los temas y/o estructura del presente documento, dicha subdirección aprobará e incorporará las modificaciones que correspondan y las comunicará a la división de organización y métodos para que se proceda a la formalización y adopción de la nueva versión del documento con su respectivo control de cambios.

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Introducción

Continuando con el proceso de sistematización y en ejercicio de su función de control y vigilancia, la Superintendencia Bancaria ha desarrollado un sistema de información contable y estadístico que implica mecanismos automatizados en cuanto a recepción, validación, almacenamiento y consulta de datos reportados por las entidades vigiladas, para lo cual se requiere de información fuente: íntegra, adecuada y oportuna.

El presente documento, define la forma como las entidades vigiladas, deben reportar la información correspondiente al subsistema contable y estadístico según los lineamientos impartidos por la Circular Básica Contable y Financiera (C.E. 100/95) y demás circulares que la reglamenten.

Para este efecto, se describen las reglas necesarias en cuanto a estructura de archivos planos y validaciones previas al envío de información así: información a reportar; descripción del archivo plano, registros que lo conforman, reglas generales y validaciones previas al envío de información a esta superintendencia.

Objetivo

El presente documento técnico tiene como propósito señalar los lineamientos a seguir por las entidades vigiladas para elaboración y validación de los archivos planos con la información requerida por el subsistema contable y estadístico.

Este documento se complementa con lo establecido en los documentos técnicos SB-DS-015 Sistema de intercambio de información a través de la red digital de servicios integrados RDSI o SB-DS-016 Intercambio de información con la Superintendencia Bancaria - sistema RAS, para el envío y posterior validación de dicha información.

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Documento técnico

1. Información a reportar.

Las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria están obligadas a reportar a través de medios magnéticos a este organismo la información que sea necesario requerir para el buen desempeño de su labor de supervisión y control.

Para tal efecto, la Superintendencia tiene definidos informes que deben ser reportados de acuerdo con la codificación y términos establecidos.

1.1. Plan único de cuentas.

1.1.1. Especificaciones generales.

El plan único de cuentas (PUC) está integrado por el catálogo, descripción y dinámica de las diferentes cuentas del PUC. Actualmente está definido de acuerdo con el tipo de intermediario y la información a remitir, así:

Intermediario

• Plan único de cuentas para el sistema financiero.

• Plan único de cuentas para el sector asegurador.

• Plan único de cuentas para el Banco de la República.

Información a remitir

• Plan único de cuentas de orden fiduciario (clase siete del sistema financiero).

• Plan de cuentas para fondos de pensiones.

• Plan de cuentas para fondos de cesantías.

• Plan de cuentas para fondos de reservas pensionales (prima media).

• Plan de cuentas para fondos de pensiones administrados por Caxdac.

Si desea consultar el plan único de cuentas vigente lo puede hacer a través de la página web www.superfinanciera.gov.co en la siguiente ubicación: Normativa/ Normas y reglamentaciones o directamente en: http://www.superbancaria.gov.co/normas/principales.htm.

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1.1.2. Estructura.

El plan único de cuentas está estructurado de la siguiente forma:

Clase: El primer dígito

Grupo: Los dos primeros dígitos

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos

Subcuenta: Los seis primeros dígitos

Para facilitar la descripción del archivo de transmisión, en lo que sigue del presente documento se adoptará la siguiente convención para los niveles descritos anteriormente:

Clase: El primer dígito

Grupo: El segundo dígito

Cuenta: El tercer y cuarto dígito

Subcuenta: El quinto y sexto dígito

1.1.3. Moneda.

Con el propósito de identificar las operaciones que corresponden a cada tipo de moneda, se utiliza un dígito, que identifica la moneda así:

0: Representa el valor en moneda total o consolidada, es decir, la sumatoria de lo reportado en moneda nacional más lo reportado en moneda extranjera.

1: Identifica los saldos en moneda nacional o legal.

2: Identifica los saldos en moneda extranjera.

Este dígito no hace parte del código de la cuenta, forma parte del archivo plano dentro de un registro tipo dos o de enganche, donde se debe especificar la moneda en que se reporta.

1.1.4. Validaciones previas al envío de información del PUC.

Para optimizar el proceso de envío de la información contable y estadística a la superintendencia, cada entidad debe realizar con anterioridad al reporte un proceso de prevalidación; por lo tanto, debe realizar validaciones a nivel de estructura de los registros, lo cual se desarrolla más adelante dentro de la estructura de los archivos planos y a nivel aritmético y contable.

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1.1.4.1. Validaciones aritméticas y contables.

Para minimizar la probabilidad de incluir datos con errores aritméticos es necesario verificar la consistencia de las cifras reportadas, así: suma de las subcuentas contra su respectiva cuenta, suma de las cuentas contra su respectivo grupo y suma de los grupos contra su respectiva clase. De igual forma, se deben tener en cuenta las validaciones contables definidas por la superintendencia en el capítulo XVI de la Circular Básica Contable y Financiera en cuanto al manejo de monedas y signos.

1.2. Formatos.

Para un desempeño eficaz de supervisión y control de las entidades vigiladas, la Superintendencia Bancaria ha creado una serie de proformas anexas, las cuales para efecto de este documento técnico es un formato que contiene información diferente o complementaria a la reportada en el plan único de cuentas. Cada formato tiene una presentación específica de acuerdo con los datos que se requieran.

1.2.1. Estructura.

Se han definido cuatro elementos de información, a saber:

• Formato

• Columna

• Unidad de captura

• Subcuenta

El formato es único y está dividido en columnas, estas a su vez están divididas en unidades de captura de acuerdo con la información requerida y estas a su vez se dividen en subcuentas o renglones. En algunos casos especiales, en un formato se definen excepciones o áreas sombreadas lo cual significa que la entidad en estos campos no debe reportar información porque no aplica o que dicho dato se calcula internamente. Es muy importante tener en cuenta esta indicación ya que si la entidad reporta datos en donde se ha definido una excepción, el archivo será rechazado.

1.2.2. Moneda.

De igual forma que en el plan único de cuentas, en los formatos se debe identificar la moneda en la cual se está reportando la información. Esta

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definición se especifica dentro del instructivo del formato y en el archivo plano hará parte del registro tipo dos o de enganche.

1.2.3. Validaciones previas al envío de un formato.

Para optimizar el proceso de envío de la información contable y estadística a la superintendencia, cada entidad debe realizar con anterioridad al reporte un proceso de prevalidación; por lo tanto, debe realizar validaciones a nivel de estructura de los registros, lo cual se desarrolla más adelante dentro de la estructura de los archivos planos y a nivel aritmético y contable.

1.2.3.1. Validaciones aritméticas y contables.

Para minimizar la probabilidad de incluir datos con errores aritméticos es necesario verificar la consistencia de las cifras reportadas, así: suma de subcuentas de la unidad de captura contra subtotal, suma de subtotales contra total. Lo anterior aplica para los formatos que tienen definidos dentro de las unidades de captura subtotales y total. De igual forma, se deben cumplir las validaciones que se definan dentro del instructivo del formato.

1.3. Estructura del archivo plano para el reporte de información.

El archivo de envío de información tiene una estructura que consta de una serie de registros, los que en adelante llamaremos registro tipo-1, tipo-2, tipo-3, tipo-4 y tipo-5. Para tener un control estricto de la información reportada, es necesario incluir, para todos los registros, como primer campo el número de registro o consecutivo.

A continuación se describe la estructura de los registros que componen el archivo plano:

1.3.1. Registro tipo uno.

Registro de control y encabezado. En él se solicitan algunos datos básicos de la entidad. La estructura es la siguiente:

CampoLongitudContenido
15Número de registro
21Tipo de registro (1 en este caso)
32Tipo de entidad

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46Código de la entidad
58Fecha de corte, formato DDMMAAAA
65Total de registros
711Palabra clave
82Área de información
92Tipo de informe
 ...
Total42Posiciones

El registro tipo uno es único, es decir, que aparece una sola vez dentro del archivo plano. El tipo y código de entidad es asignado por la Superintendencia Bancaria una vez ha dado la autorización de funcionamiento. La fecha de corte se establece de acuerdo con la periodicidad del informe.

El total de registros debe concordar con el registro de fin de archivo (registro tipo 5), si el total de registros no concuerda con los declarados en este registro, el archivo es rechazado.

Para la palabra clave se dispone de once posiciones, debe diligenciarse en mayúscula y es asignada por la división de operaciones una vez la Superintendencia ha autorizado el funcionamiento de la entidad. No se debe confundir con la palabra clave para el acceso a los sistemas de intercambio de información RAS o RDSI.

El área de información se encuentra dentro del instructivo de cada informe o formato, en el caso de este documento técnico es 01 que corresponde al subsistema contable y estadístico. Otras áreas de información para las cuales no aplica este documento técnico son: 02 - composición accionaria y 03 - calificación de activos.

El tipo de informe se define de acuerdo con lo establecido en el instructivo del formato que lo adopte o modifique (debe hacerse a través de circular), esta información se está actualizando constantemente de acuerdo con los cambios en la normatividad expedida por la superintendencia. A continuación se encuentra una relación de los tipos de informe vigentes a la fecha de publicación de este documento técnico:

00Estados financieros con operaciones de sucursales y agencias en el exterior o estados financieros con operaciones en el territorio nacional para aquellas entidades que no poseen sucursales en el exterior.
04Estados financieros con operaciones en el territorio nacional (solo para aquellas entidades que poseen sucursales y agencias en el exterior).

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06Bisemanal de encaje
07Semanal - principales cuentas activas y pasivas
08Semanal - tasas de interés activas y pasivas
10Diario compra - venta de divisas
11Semestral - formato no PUC de patrimonio adecuado
12Diario tasas de interés
15Formatos de inversiones prima media
17Valoración diaria de los fondos de pensiones y cesantías
18Movimiento de ingresos y egresos de cuentas corrientes en moneda extranjera
19Valoración diaria del fondo común ordinario
20Gestión de activos y pasivos
21Diario posición propia
22Información de afiliados y composición de portafolio de inversión
23Información afiliados y pensionados
25Flujo de caja ácido diario
26Reporte de transacciones en efectivo
27Exigibilidades y disponibilidades en Finagro
28Informe sistema general de riesgos profesionales
29Inversiones obligatorias en TRD
30Reporte del grupo financiero nacional
31Reporte grupo financiero nacional con subordinadas en el exterior (sub extranjero)
32Financiación de vivienda
33Costos servicios financieros
34Riesgos de mercado
36Estado anual de ingresos y egresos - SOAT
37Capital mínimo de funcionamiento

1.3.2. Registro tipo dos.

Registro de identificación de la información o enganche. La estructura es la siguiente:

CampoLongitudContenido
15Número de registro
21Tipo de registro (2 en este caso)
34Código de la oficina (0000 en caso de dirección general)
41Constante (0 - fijo)

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51Tipo de moneda (0: total, 1: nacional, 2: extranjera)
61Indicador de tipo de información (0: PUC, 1: formatos)
71Tipo de fideicomiso o fondo:
0: Ninguno
1: Fideicomiso de inversión
2: Fideicomiso inmobiliario
3: Fideicomiso de administración
4: Otros y de garantía
5: Fondo de cesantía
6: Fondo de pensiones
7: Prima media
8: Prima media - Caxdac
84Código del fideicomiso o del fondo (0000 si no aplica).
 ... 
Total 18Posiciones

Este registro permite identificar si la información que a continuación reporta la entidad corresponde al PUC o a formatos. Así mismo, se identifica la moneda en la cual se está reportando la información. Para las entidades que administran fondos se identifica el tipo y código del patrimonio autónomo (fondo) o fideicomiso del cual están remitiendo información.

En los “tipos” de patrimonio autónomo (fondo) o fideicomiso, las entidades que los administran deben utilizar los asignados por esta superintendencia. En lo relacionado con informar los “códigos” de patrimonios autónomos (fondos) o fideicomisos, la entidad vigilada debe dirigir un oficio a la división de operaciones de esta superintendencia.

1.3.3. Registro tipo tres.

Registro con la información correspondiente al PUC. La estructura es la siguiente:

CampoLongitudContenido
15Número de registro
21Tipo de registro (3 en este caso)
31Código de la clase
41Código del grupo
52Código de la cuenta
62Código de la subcuenta
71Signo (+ o -)
820Valor

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...
Total 33Posiciones

Este registro se usa exclusivamente para reportar la información correspondiente al PUC, se utiliza tantas veces como cuentas PUC reporte la entidad. Las cuentas PUC reportadas deben estar de acuerdo con lo establecido por esta superintendencia. Las cuentas PUC deben tener el signo establecido en el capítulo XVI de la Circular Básica Financiera y Contable, así:

+La cuenta PUC es positiva
-La cuenta PUC es negativa. Para efectos de transmisión, la entidad en el archivo plano debe enviar la cuenta con signo positivo (+) y el sistema lo asume como negativo.
(+/-)La cuenta PUC admite cualquier saldo, es decir, puede ser negativo (-) o positivo (+) de acuerdo con el resultado.

En las 20 posiciones destinadas para el valor, el sistema acepta como máximo el manejo de dos posiciones decimales las cuales deben estar separadas por un punto (.)

1.3.4. Registro tipo cuatro.

Registro con la información correspondiente a formatos. La estructura es la siguiente:

CampoLongitudContenido
15Número de registro
21Tipo de registro (4 en este caso)
33Código del formato
42Código de la columna
52Código de la unidad de captura
63Código de la subcuenta
71Signo (+ o -)
820Valor
 ... 
Total37Posiciones

1.3.4.1. Registro tipo cuatro para el formato 523 Informe diario rentabilidades fondos de inversión colectiva:

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Registro con la información correspondiente al tipo de informe 77, formato 523. La estructura es la siguiente:

CampoLongitudContenido
15Número de registro
21Tipo de registro (4 en este caso)
33Código del formato
42Código de la columna
52Código de la unidad de captura
63Código de la subcuenta
71Signo (+ o -)
822Valor
 ... 
Total39Posiciones

En las 22 posiciones destinadas para el valor, el sistema acepta el manejo de máximo seis posiciones decimales las cuales deben estar separadas por un punto (.)

Este registro se usa exclusivamente para reportar la información correspondiente a formatos, se utiliza tantas veces como información se vaya a remitir. La información del formato debe estar de acuerdo con lo establecido en el instructivo, si el formato tiene definidas excepciones o áreas sombreadas se asume que estas partes no aplican es decir no deben reportar información. En cuanto al signo este debe ser de acuerdo con lo establecido en el instructivo.

En las 20 posiciones destinadas para el valor el sistema acepta como máximo el manejo de dos posiciones decimales las cuales deben estar separadas por un punto (.)

Cuando la entidad organice la información correspondiente al formato, debe estar organizada por número de formato, columna, unidad de captura y subcuenta, de no ser así el archivo es rechazado.

Si una entidad no tiene datos para reportar en un formato y según el instructivo el informe le aplica, debe remitir la información conforme a lo establecido en la Circular Externa 43 de 1994.

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1.3.5. Registro tipo cinco.

Registro de cierre o fin de archivo. La estructura es la siguiente:

CampoLongitudContenido
15Número de registro
21Tipo de registro (5 en este caso)
 ... 
Total6Posiciones

Este registro se utiliza una sola vez dentro del archivo plano y sirve para identificar dónde termina la información que remite la entidad. Se debe tener en cuenta que el total de registros enviados por la entidad debe ser igual al total de registros declarados en el registro tipo uno, de lo contrario el archivo será rechazado.

1.3.6. Ejemplo de un archivo plano

Este es un caso típico del envío de un estado financiero del mes de julio de 2000 el tipo de entidad 99 - entidades ficticias, código 000099 Finansistemas, la estructura del archivo de información a transmitir sería la siguiente:

Registro #TipoContenido del registro de datos
11|00001|1|99|000099|31072000|02015|ENTFICTICIA|01|00
22|00002|2|0000|0|0|0|0|0000|
33|00003|3|1|0|00|00|+|00000062211659012.70|
43|00004|3|1|1|00|00|+|00000007505691400.43|
53|00005|3|1|1|05|00|+|00000004328723970.32|
63|00006|3|1|1|05|05|+|00000000001987625098|
73|00007|3|1|1|05|10|+|00000001198096541.22|
83|00008|3|1|1|05|15|+|000000001143002331.1|
93|00009|3|1|1|10|00|+|00000000698076413.98|
502|00050|2|0000|0|1|0|0|0000|
513|00051|3|1|0|00|00|+|00000059874541224.30|
523|00052|3|1|1|00|00|+|00000005002589470.43|
533|00053|3|1|1|05|00|+|00000004328723970.32|
543|00054|3|1|1|05|05|+|00000000001987625098|
553|00055|3|1|1|05|10|+|00000001198096541.22|
563|00056|3|1|1|05|15|+|000000001143002331.1|

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802|00080|2|0000|0|2|0|0|0000|
813|00081|3|1|0|00|00|+|00000002337117788.40|
823|00082|3|1|1|00|00|+|00000000002503101930|
833|00083|3|1|1|10|00|+|00000000343179011.78|
6012|00601|2|0000|0|0|1|0|0000|
6024|00602|4|001|01|01|001|+|00000000628075048.35|
6034|00603|4|001|01|01|011|+|000000004203698042.5|
6044|00604|4|001|01|01|031|+|00000000000146653351|
6054|00605|4|001|01|01|041|+|00000000485991783.16|
6064|00606|4|001|01|01|999|+|00000005464418225.01|
….
6334|00633|4|002|01|01|002|+|00000008407953287.07|
6344|00634|4|002|01|01|042|+|00000003260651343.38|
6354|00635|4|002|01|01|052|+|00000000419556745.90|
6364|00636|4|002|01|01|999|+|00000012088161376.35|
6374|00637|4|002|01|02|062|+|00000000160233179.06|
6384|00638|4|002|01|02|092|+|00000001221914993.66|
6394|00639|4|002|01|02|122|+|00000000017176838.07|
6404|00640|4|002|01|02|132|+|00000000032274906.67|
6414|00641|4|002|01|02|142|+|00000000132758775.96|
6424|00642|4|002|01|02|999|+|00000001564358693.42|
6434|00643|4|002|02|01|042|+|00000010452530421.86|
6444|00644|4|002|02|01|052|+|00000000000045039102|
6454|00645|4|002|02|01|999|+|00000010497569523.86|
6464|00646|4|002|02|02|122|+|00000000227928193.23|
6474|00647|4|002|02|02|132|+|00000000372235104.35|
6484|00648|4|002|02|02|999|+|00000000600163297.58|
6494|00649|4|002|03|01|002|+|00000008407953287.07|
6504|00650|4|002|03|01|042|+|00000013713181765.24|
6514|00651|4|002|03|01|052|+|000000000464595847.9|
6524|00652|4|002|03|01|999|+|00000022585730900.21|
6534|00653|4|002|03|02|062|+|00000000160233179.06|
6544|00654|4|002|03|02|092|+|00000001221914993.66|
6554|00655|4|002|03|02|122|+|000000000245105031.3|
6564|00656|4|002|03|02|132|+|00000000404510011.02|
6574|00657|4|002|03|02|142|+|00000000132758775.96|
6584|00658|4|002|03|02|999|+|00000000002164521991|
6594|00659|4|002|03|03|182|+|000000005058297631.6|
6604|00660|4|002|03|03|242|+|00000000027000000000|
11092|01109|2|0000|0|1|0|5|2100|
11103|01110|3|1|0|00|00|+|00000000001987643123|

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16342|01634|2|0000|0|1|0|6|3200|
16353|01635|3|1|0|00|00|+|00000000001000000000|
20155|02015|5|

En el ejemplo anterior aparece:

Un registro tipo 1, que identifica que la entidad ficticia envía los datos correspondientes al tipo de informe cero (0 - estados financieros) con corte al mes de julio de 2002 y que el total de registros a transmitir es de 2015. En seguida aparece un registro tipo 2 indicando que es la dirección general la que envía los estados financieros y que los registros siguientes pertenecen a la estructura del plan de cuentas, en moneda total o consolidada. Luego aparecen una serie de registros tipo 3 con el contenido de la información del plan de cuentas de la entidad con sus respectivos saldos en moneda total; así mismo, aparece la información del PUC desagregada en moneda nacional y en extranjera.

Posteriormente, aparece un segundo registro tipo 2 donde la entidad reporta que la información que aparece a continuación corresponde a formatos en moneda total y se encuentra una serie de registros tipo 4 con la información desagregada por columnas, unidades de captura y subcuentas, correspondiente a los formatos 001 y 002.

A partir del registro número 1109 encontramos la información correspondiente al plan de cuentas desagregado en moneda total para el tipo de patrimonio autónomo (fondo) 5 de cesantías, código 2100. De igual forma sucede a partir del registro 1634 donde reportan la información del patrimonio autónomo (fondo) código 6 de pensiones, código 3200.

Finalmente, se incluye el registro Tipo 5, que indica el final del archivo y este coincide con el total de registros declarados en el registro tipo 1.

Nota: En el ejemplo anterior, el carácter “|” representa un delimitador entre los campos para dar mayor claridad; no debe incluirse en los registros de datos.

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1.4. Lista de errores generales.

El campo contiene caracteres no numéricos.

Numeración del registro errada.

Registro tipo uno fuera de secuencia.

Existe más de un registro tipo uno.

Longitud del registro tipo uno errada.

Falta registro tipo uno.

Longitud del registro tipo dos errada.

Falta registro tipo dos.

Cantidad de registros tipo tres con longitud errada.

Control de registros diferente al total de registros.

Suma de grupos diferente a la clase.

Suma de cuentas diferente al grupo.

Suma de subcuentas diferentes a la cuenta.

Registro PUC repetido.

Registro PUC fuera de secuencia.

Registro PUC repetido.

Clave de la entidad errada.

Código de la entidad errado.

Fecha del informe errado.

Tipo de información no esperada para esa fecha.

El código de la cuenta pertenece a uno de moneda extranjera.

Signo de la cuenta errado.

La cuenta no aplica para esa entidad.

La cuenta no existe en el plan de cuentas.

Fideicomisos. Suma de grupos diferente a la clase.

Fideicomisos. Suma de cuentas diferente al grupo.

Fideicomisos. Suma de subcuentas diferente a la cuenta.

Fideicomisos. La cuenta no debe reportarse en moneda extranjera.

Fideicomisos. Signo de la cuenta errado.

Fideicomisos. La cuenta no aplica para esa entidad.

Fideicomisos. La cuenta no existe en el plan de cuentas.

Suma de subcuentas diferente al total de unidad de captura.

Cantidad de registros tipo cuatro con longitud errada.

Código de la moneda errado para el formato.

Columna no válida para el formato.

Unidad de captura no válida para el formato.

Codificación del formato errada.

Subcuenta no válida para el formato.

Registro tipo cuatro fuera de secuencia.

Registro formato repetido.

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Formato no válido para esa entidad.

El campo del valor reportado contiene caracteres no válidos.

Faltó un tipo de información obligatoria

Ya transmitió ese tipo de informe para esa fecha.

No tiene autorizado ningún tipo de información para transmitir.

Hace falta o está errado el registro tipo cinco

Está enviando una excepción para el formato.

Codificación del registro dos errada.

Registro tipo tres fuera de secuencia.

Registro tipo cinco no puede estar después de un registro uno o un registro dos.

Tipo de informe diferente al del registro tipo uno.

La cuenta solo admite saldo positivo.

Signo del formato errado.

Reportó valores para un formato ya especificado sin valores. Demasiados errores.

Código del subsistema errado.

Registro tipo dos fuera de secuencia.

Tipo de registro errado (no puede ser 0, ni mayor de 5).

Registro tipo dos repetido para el mismo tipo de información.

Información no corresponde a la especificada en el registro tipo 2.

Código de fideicomiso inválido.

Tipo de entidad diferente a la del registro tipo uno.

1.4. Otra información de interés.

1.4.1. Listado de entidades vigiladas.

La consulta se puede realizar en la página web: www.superbancaria.gov.co en la siguiente ubicación: Nuestra organización/ Vigilados/ Entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria o directamente en:http://www.superbancaria.gov.co/organiza/entidades/entidades_general.exe

1.4.2. Catálogo de proformas vigentes.

• La consulta se puede realizar en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la siguiente ubicación: Interés del vigilado/ Reportes/ Índice de reportes de información a la superintendencia/ Índice de proformas

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1.4.3. Envío de negocios fiduciarios sin operaciones.

La transmisión de los informes 17, 19, 22 y 66 debe contener la información de los negocios fiduciarios vigentes a la fecha de corte los cuales deben haber sido radicados por la entidad vigilada en el módulo de inscripción de negocios. Los negocios vigentes a la fecha de corte y que no hayan tenido operaciones durante el periodo de reporte de cualquiera de estos informes, deben ser reportados en ceros, siguiendo el siguiente ejemplo

000000843590000-00000000313558911.05

000000852000000001004657

000000863100000+00000000000000000.00

000000872000000001004661

000000883100000+00000001388205449.73

000000893110000+00000000004072451.21

000000903111500+00000000004072451.21

En este ejemplo para el negocio fiduciario 1 - 4657 no hay operaciones entonces se reporta únicamente la cuenta 100000 con valor cero moneda cero.

1.4.4. Ejemplo de informe con patrimonios autónomos de más de 4 dígitos.

La transmisión de los informes 17, 19, 22, 66, 75 y 76 debe contener la información de los negocios fiduciarios vigentes a la fecha de corte los cuales deben haber sido radicados por la entidad vigilada en el módulo de inscripción de negocios. Como estos informes pueden contener información de patrimonios autónomos con código de más de 4 dígitos y pueden abarcar más de 100 mil registros, en el archivo deben venir en todos los registros el campo de número de registro de 8 dígitos, en el registro tipo 1 debe venir el campo de tipo de entidad de 3 dígitos y en los registros tipo 2 debe venir el campo de código de patrimonio autónomo de 6 dígitos. A continuación se presenta un ejemplo para el informe 75 valor de fondos BEPS.

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CC45F5
CC45F5
 

0000000110250000143107201500000040XXXXXXXXXXX0175

000000022000001107000001

0000000345210102005+0000000326264.157323

0000000445210102010+0000000001188.043923

0000000545210102015+0000000000000.000000

0000000645210102020+0000000000000.000000

0000000745210102025+0000000000000.000000

0000000845210102030+0000000000000.000000

0000000945210102035+0000000000000.000000

0000001045210102040+0000000000000.000000

0000001145210102045+0000000000000.000000

0000001245210102050+0000000000000.000000

0000001345210102055+0000000000000.000000

0000001445210102060+0000000000000.000000

0000001545210102065+0000000000000.000000

0000001645210102070+0000000000000.000000

0000001745210102075+0000000327452.201246

0000001845210102085+0000000327452.201246

0000001945210201005+0000000010495.445290

0000002045210201010+0000000010496.779516

0000002145210202005+00000003424287613.33

0000002245210202010+00000000012469050.00

0000002345210202015+00000000000000000.00

 

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0000002545210202025+00000000000000000.00

0000002645210202030+00000000000000000.00

0000002745210202035+00000000000000000.00

0000002845210202040+00000000000000000.00

0000002945210202045+00000000000000000.00

0000003045210202050+00000000000000000.00

0000003145210202055+00000000000000000.00

0000003245210202060+00000000000000000.00

0000003345210202065+00000000000000000.00

0000003445210202070+00000000000000000.00

0000003545210202075+00000003436756663.33

0000003645210202080+00000000000436895.25

0000003745210202085+00000003437193558.58

0000003845210203005+00000000000000004.76

0000003945210203010+00000000000000004.49

000000405

2. Anexos.

2.1. Formato de remisión de información (proforma F.0000-01).

Este formato tiene como fin contar con un soporte documental de la información que las entidades vigiladas transmiten vía RDSI, RAS o en otro medio magnético, se puede consultar en la Circular Básica Financiera y Contable.

2.2. Contingencia para envío de información a través de módem.

2.2.1. Generalidades.

Como método de contingencia definido para el envío y validación de información de las entidades vigiladas, la Superintendencia Bancaria tiene establecido el sistema módem en caso de no funcionar normalmente las comunicaciones a través del sistema RAS o RDSI. Para la conexión a través de línea telefónica, se habilitó el número de teléfono 3 500 900. Adicional a esta opción, las entidades también pueden realizar, a través de este medio, consultas de validaciones anteriores o autorización de transmisión-retransmisión.

2.2.2. Características del ambiente de comunicaciones.

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La comunicación con la Superintendencia Bancaria se hará bajo las siguientes normas:

Modo de comunicación: Asincrónico
Características de comunicación:
Normas soportadas: Bell 212A,
V.22,
V.22bis y
V.32
Velocidades de transmisión:2400,
4800 y
9600
Bits de datos:8
Bits de parada:1
Paridad:ninguna
Protocolo de transferencia de archivos:XMODEM
Emulación de terminal:VT100

2.2.3. Descripción del dialogo de comunicación.

Dependiendo de lo que la entidad desee realizar: envío de información o consulta, el dialogo con la superintendencia puede tomar diferentes rumbos. Una vez se establece la comunicación entre la entidad vigilada y la superintendencia, se solicita la respectiva identificación, debiendo la entidad digitar el tipo y código de entidad asignado y luego la palabra clave. Se debe tener en cuenta que la palabra clave es la que aparece en el registro tipo 1, la cual posee once posiciones y estas deben digitarse en mayúscula.

Una vez autenticada la entidad, aparece la siguiente ventana:

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CC45F2
 

La opción de envío estará disponible en caso de contingencia solamente.

2.2.3.1. Proceso de envío de información.

El sistema envía un mensaje solicitando el registro tipo 1 y se coloca en modo recepción de archivos. La entidad vigilada transfiere el archivo con el registro tipo 1 y regresa al modo terminal. El sistema valida el registro, si la validación es exitosa continúa con el proceso, si no, envía un mensaje con el error encontrado y vuelve al menú inicial.

Una vez validado correctamente el registro tipo 1 el sistema envía mensaje solicitando la transmisión del archivo de datos y se coloca en modo recepción de archivos, la entidad envía el segundo archivo y el sistema concatena los dos archivos para verificar que el número de registros del archivo resultante sea el enunciado en el registro tipo 1. Si el tamaño del archivo es correcto continúa con el proceso de validación, de lo contrario envía un mensaje con el error encontrado.

El proceso de validación de la información demora entre dos y cinco minutos, una vez terminado el sistema envía un mensaje solicitándole se ponga en modo recepción de archivos para enviarle el archivo de confirmación y el resultado de la validación.

2.2.3.2. Proceso de consultas.

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2.2.3.2.1. Transmisiones autorizadas.

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El sistema envía un mensaje pidiéndole que se coloque en modo recepción de archivos para enviarle la información solicitada, una vez la entidad se coloca en este modo, se envía el archivo con todas las transmisiones y retransmisiones autorizadas para la entidad.

2.2.3.2.2. Resultado de validaciones pendientes.

El sistema solicita el número de la cadena de identificación del envío sobre el cual desea información, es decir el área y tipo de informe de los datos a consultar y la fecha (registro tipo 1).

CC45F4
 

Si existe la información solicitada, envía un mensaje pidiéndole se coloque en modo recepción de archivos para enviarle dicha información. Si la información no existe, le envía un mensaje informando de la situación.