CARTA CIRCULAR 47 DE 2003 

(Diciembre 19)

Ref.: Procedimientos para el cierre contable de la vigencia 2003.

Con el propósito de que las actividades que preceden al cierre contable incluyan todos los procedimientos relacionados con el debido reconocimiento de los bienes, derechos, y obligaciones en el período contable (1º de enero al 31 de diciembre de 2003) y los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, se hacen las siguientes recomendaciones:

1. Plazos y requisitos.

La información con corte al 31 de diciembre deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 250 de 2003. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha resolución, según lo establece el artículo 9º de la misma.

Se relacionan a continuación la información básica, los estados contables e informes con corte a 31 de diciembre de 2003, que deben ser enviados a más tardar el 15 de febrero de 2004.

Información básica

— Formato CGN96-001 – Catálogo de cuentas.

— Formato CGN96-002 – Información sobre saldos de operaciones recíprocas.

— Formato CGN98-003 – Información sobre participación patrimonial, cuando la composición patrimonial haya cambiado.

Es importante recordar que toda la información debe presentarse en miles de pesos y sin cifras decimales.

Estados contables

— Balance general.

— Estado de actividad financiera económica y social.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Notas a los estados contables.

— Estado de flujos de efectivo, para las entidades que aplique.

Informes

— Informe de control interno contable.

— Relación de bienes inmuebles cuando se hubiesen presentado modificaciones.

— Recursos públicos entregados en administración según instructivo 16 del 16 de diciembre de 2003.

2. Actividades administrativas previas al cierre contable.

Corresponden a todas aquellas de orden administrativo que conllevan a un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros económicos y sociales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras.

3. Reconocimiento de ingresos de la Nación.

Las entidades del sector descentralizado nacional que generen ingresos que correspondan al presupuesto nacional, deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la Dirección General del Tesoro Nacional, DTN, y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.

Los organismos de la administración central nacional a los cuales están adscritas o vinculadas las entidades del sector descentralizado, deberán reconocer y reclasificar el ingreso que generen a través del Sistema integrado de información financiera, SIIF, utilizando para esto el rubroconcepto respectivo.

4. Análisis, verificaciones y ajustes.

Con el propósito de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con sus objetivos, características y requisitos en el marco de los principios del sistema contable público, antes del cierre contable se debe hacer una revisión minuciosa de las cifras para identificar y analizar las partidas que requieran de ajustes o reclasificaciones, relacionadas con la debida aplicación de las normas técnicas y los procedimientos específicos previstos en el plan general de contabilidad pública, PGCP, complementados con las políticas y procedimientos establecidos por el ente público para el efecto.

Se consideran, entre otras, las normas relativas a las provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, los pasivos pensionales y su cálculo actuarial, el reconocimiento debido de las inversiones —Circular Externa 51 de 2002—, cuentas patrimoniales, el manejo de las cuentas otros, de las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables.

Igualmente, deberán efectuarse los registros correspondientes a la aplicación de la Ley 716 de 2001 en lo relacionado con el saneamiento contable del ente público según lo dispuesto en la Circular Externa 50 de 2002. También se requiere efectuar las correcciones y reclasificaciones necesarias con base en las observaciones contenidas en las evaluaciones institucionales que hayan recibido.

5. Consolidación de las prestaciones sociales.

De conformidad con la normatividad expedida por la CGN, las entidades deben reconocer el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes, al cierre de la vigencia.

6. Conciliación de los saldos de la cuenta principal y subalterna.

Para este efecto debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 2.4 del PGCP — Instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta principal y subalterna.

7. Cierre de cuentas de planeación y presupuesto.

Las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumuladas por cada una de las cuentas establecidas en el CGC, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN96.001 en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto.

Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo a lo establecido en la dinámica contable definida en el PGCP.

8. Entidades nacionales incluidas en el ámbito de aplicación del Sistema integrado de información financiera, SIIF, Nación.

Con el fin de lograr una mayor eficiencia y eficacia en el proceso de cierre es conveniente que las entidades incluidas en el ámbito de aplicación del SIIF, apliquen cada una de las siguientes instrucciones:

8.1. Reclasificación de ingresos por recaudos DTN y sin situación de fondos, SSF.

Cada una de las unidades ejecutoras debe reconocer los recaudos que están pendientes por clasificar con situación de fondos - CSF y SSF, con el propósito de dejar las cuentas 472080, 472290 y 572080 dentro del proceso de consolidación, con saldo cero, es decir que no se presenten saldos de operaciones recíprocas.

Al final de la vigencia le corresponde a la Dirección General del Tesoro Nacional, DTN, efectuar la clasificación transitoria de los saldos pendientes de reclasificación del módulo de ingresos, debitando la subcuenta 472080 y acreditando la subcuenta de balance 290580 - recaudos DTN por clasificar, creada para tal fin y, al inicio de la vigencia siguiente, reclasificar nuevamente a las cuentas anteriores (PGCP, num. 4.2.4.3).

No obstante, todas las entidades deberán orientar los esfuerzos tendientes al análisis y consistencia de las cuentas de operaciones interinstitucionales que permitan efectuar los ajustes y reclasificaciones a que haya lugar.

8.2. Análisis de comprobantes y lotes.

Con base en los registros, comprobantes y lotes contables generados por el SIIF, la entidad hará un análisis de las operaciones para garantizar la calidad de la información, ya que será la única fuente válida de reporte a la Contaduría General de la Nación, según lo establecido en el artículo 8º del Decreto 178 de 2003.

8.3. Análisis y conciliación de operaciones recíprocas.

En concordancia con el punto anterior, las unidades ejecutoras realizarán el proceso de análisis y conciliaciones de todas las cuentas que recogen operaciones recíprocas, con el fin de evitar saldos en el proceso de consolidación.

Para estos efectos es importante recordar el adecuado uso de las siguientes cuentas o conceptos así:

• La cuenta 5705 es de uso exclusivo de la DTN.

• La entidad recíproca de la cuota de fiscalización y auditaje es la Controlaría General de la República.

• Los TES que se reporten en inversiones, se harán con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• La subcuenta 472080 es de uso exclusivo de la DTN.

• La subcuenta 572080 corresponde a la recíproca de las entidades con la DTN.

8.4. Cierres.

8.4.1. Período de transición.

Durante este período el sistema quedará abierto con fecha del último día hábil de diciembre para que las entidades efectúen en forma manual registros contables de la vigencia 2003 y por tanto deben dejar lotes habilitados para incorporar transacciones.

La definición de la fecha de cierre, corresponde al comité directivo del SIIF, la cual según lo informado por la Dirección General del Presupuesto Nacional se estima para el 31 de enero en los módulos de ingresos y egresos. No obstante, será confirmada una vez se haya definido. En ningún caso la fecha de reporte a la CGN deberá exceder de la establecida según la Resolución 250 del 4 de junio de 2003, es decir, el 15 de febrero de 2004.

El período de transición también permite efectuar registros contables para la vigencia 2004. Una vez se efectúe el cierre contable definitivo del 2003, solo es viable efectuar registros contables para la vigencia fiscal 2004.

Además, para realizar el registro de compromisos y obligaciones que quedan pendientes de la vigencia año anterior, la unidad ejecutora debe hacerlo por esa vigencia (2003), proyectando el plan de pagos para la vigencia 2004.

Así mismo, para que las entidades en este período incorporen en el sistema todos los registros derivados del análisis y ajuste de los saldos de las cuentas contables, deben utilizar los lotes habilitados, no finalizados en el penúltimo día hábil del mes (30 de diciembre) y entrar al sistema por la vigencia 2003, de conformidad con lo establecido en el numeral 4.2.4.11 del manual de procedimientos del plan general de contabilidad pública.

Una vez cerrado el módulo contable no se podrán incorporar más registros para la vigencia 2003. Con este proceso concluye el período de transición.

8.4.2. Cierre provisional y definitivo anual, y cierres diarios definitivos 2004.

El sistema da la opción para que se realicen cierres de manera provisional para la vigencia anterior (2003), de tal forma que permite imprimir reportes para analizar las cuentas y evaluar las reclasificaciones y ajustes a que haya lugar. Este proceso consiste en presentar los saldos al nivel de subcuenta o auxiliar, según sea la imputación, con los movimientos efectuados por las unidades ejecutoras hasta la última transacción y puede llevarse a cabo diariamente o según las políticas de administración del módulo contable, definidas por la CGN.

Así mismo, el sistema para la vigencia fiscal 2004 no realizará cierres diarios definitivos, durante el período de transición, debido a la implementación del plan piloto para el pago a beneficiario final, a partir de ese período.

Debe tenerse en cuenta que cuando se ha realizado el proceso definitivo de cierre contable, el sistema en todos sus módulos, no da opción de más ajustes para el año 2003.

8.5. Condiciones necesarias para realizar el proceso de cierre anual provisional y definitivo.

8.5.1. Cuentas de resultado del ejercicio (3110 - 3230) en cero.

Para llevar a cabo el proceso de cierre, es preciso que las entidades hayan realizado previamente el traslado del saldo de la subcuenta 01 — Excedente del ejercicio o 02 déficit del ejercicio a la cuenta Capital fiscal Nación, según corresponda y de conformidad con lo establecido en el PGCP. De no ser así, el reporte balance de prueba arrojará una diferencia entre débitos y créditos, equivalente a dichos saldos no trasladados.

8.5.2. Saldo cero en la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos.

Para que se pueda llevar a cabo el cierre provisional y definitivo del año fiscal 2003, esta cuenta debe tener saldo cero, por cuanto las cuentas de actividad el sistema las cancela contra esta.

Este proceso genera un lote (provisional o definitivo, según el tipo de cierre), utilizando las cuentas de patrimonio que corresponda, según la unidad ejecutora, bien sea del grupo 31 hacienda pública o 32 patrimonio institucional.

8.5.3. Incorporación de la información de las unidades internas fuera de línea-UIFL.

Las unidades ejecutoras que tengan UIFL, deberán asegurarse de incorporar todos los movimientos contables de las unidades fuera de línea, teniendo en cuenta lo establecido en el inciso 4º del artículo 9º del Decreto 178 de 2003, que dice “... Cuando una unidad ejecutora que esté en línea... detalle las apropiaciones... por medio de asignaciones internas, que no estén conectadas en línea con el sistema, ...deberá enviar la información... contable a la unidad ejecutora con la debida oportunidad, para que ella lo registre... dentro de los cinco días hábiles del mes siguiente...”.

En este sentido, las entidades deben tomar todas las medidas administrativas, tendientes a cumplir con las normas establecidas.

8.5.4. Causación de las cuentas por pagar.

No obstante no se tenga PAC disponible en la presente vigencia, el sistema permite incorporar soportado en documentos y de acuerdo con la distribución del PAC de rezago vigencia 2004, los compromisos y obligaciones por los bienes y servicios efectivamente recibidos en el año 2003, conforme a lo establecido en el artículo 11 del Decreto 178 de 2003.

Así mismo, las cuentas por pagar que no tengan documento válido para causar la obligación en forma automática, se estimarán y registrarán en el sistema a través de registros contables manuales.

8.5.5. Legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería, OAT, de provisión de fondos, cajas menores, cuota de auditaje y las relacionadas con pagos líquido cero (0).

El cierre final de la vigencia debe efectuarse, sólo cuando se hayan legalizado totalmente las OAT por estos conceptos.

Esta legalización debe incluir dos tipos de información, la presupuestal y la contable. La legalización contable se podrá incorporar al sistema de dos formas: archivos planos o registros manuales.

El “estado pagado” de las órdenes de pago presupuestales y de las órdenes de pago OAT de valor líquido cero, debe hacerse antes del 31 de diciembre por el módulo CUN, el cual por trabajar en línea cierra ese día.

8.5.6. Cancelación de pasivos en forma manual.

Considerando que hasta la fecha no se efectúa el pago directo al beneficiario final, corresponde a las entidades garantizar la consistencia de los beneficiarios y valores en la cancelación de los pasivos automáticos y manuales, procedimiento que debe ser realizado periódicamente, evitando de esta manera acumular su registro en el proceso de ajustes dentro de los comprobantes del penúltimo día hábil del mes.

8.5.7. Consolidación de las prestaciones sociales.

De conformidad con la normativa expedida por la CGN, las entidades al final de la vigencia, deben reconocer el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes, teniendo en cuenta la parametrización de las matrices de causación y pago por estos conceptos.

En este mismo sentido debe procederse para el registro y actualización de todos los pasivos pensionales.

8.5.8. Registro de ejecución presupuestal.

Los comprobantes de ejecución presupuestal deben ser incorporados a través de archivo plano o por registros manuales, en las cuentas correspondientes habilitadas en el sistema, referidas a la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, la cual es suministrada por los módulos relacionados.

8.5.9. Incorporación de las inversiones patrimoniales de las empresas.

Según se ha definido, las entidades de la Administración Central Nacional, ACN, deben aplicar lo establecido en la Circular Externa 51 del 8 de octubre de 2002, referente a las inversiones patrimoniales. En este sentido, debe tenerse en cuenta que para el caso de las inversiones que presenten pérdida en el momento de su actualización, requieren ser provisionadas hasta el 100% de las mismas y si existe diferencia negativa, se constituirá una provisión adicional como pasivo contingente. Los saldos en estas cuentas se reportarán en el formato de operaciones recíprocas, indicando la participación patrimonial.

Conforme a lo establecido en el parágrafo 4º del artículo 3º de la Resolución 250 de 2003, el reporte de la información para la actualización de las inversiones patrimoniales debe rendirse al inversionista, por parte de las entidades beneficiarias de la inversión, el 30 de enero del año siguiente al período contable.

8.5.10. Conciliación de los saldos de la cuenta principal y subalterna.

Para este efecto debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 2.4 del PGCP “Instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta principal y subalterna”.

8.5.11. Reintegros.

Todas las partidas relacionadas con este concepto deben ser aplicadas en el sistema.

Para que el efecto del reintegro se muestre en la vigencia 2003, los recursos sobrantes deben consignarse en cuentas DTN en el año 2003 y clasificar, estando los módulos de egresos e ingresos en período de transición.

Cuando se trate de reintegros que correspondan a conceptos de nómina, deben seguirse los procedimientos establecidos en el PGCP numerales 4.2.4.8 y 4.2.4.9 — Tratamiento contable para nómina y reintegro de rubros de servicios personales.

8.5.12. Conciliaciones bancarias.

Como fuente de información para el análisis de cuentas, es importante realizar las conciliaciones bancarias, previamente al cierre.

8.5.13. Excedentes financieros.

Las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, deben efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro-concepto respectivo.

8.5.14. Cierre de cuentas de presupuesto.

Teniendo en cuenta lo establecido en la dinámica contable de estas cuentas, definida en el PGCP, al final de la vigencia debe efectuarse el cierre de las mismas.

Sin embargo, las entidades tomarán las medidas necesarias, tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumuladas por cada una de las cuentas establecidas en el plan, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN96.001 en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto.

8.5.15. Incorporación de “asientos manuales periódicos”.

Incluir los registros contables correspondientes a las depreciaciones, provisiones, amortizaciones, reclasificaciones y otros ajustes, según lo definido en los “asientos tipificados”.

8.5.16. Confirmación de deducciones.

Las deducciones asociadas a las obligaciones presupuestales generadas en el sistema hasta el 31 de diciembre, deben confirmarse para que queden registradas en las cuentas por pagar correspondientes, por la reclasificación de pasivos.

8.6. Ejecución del proceso de cierre.

Una vez la entidad tenga la seguridad que se ha incorporado la totalidad de la información financiera de la vigencia, incluyendo las unidades fuera de línea (UIFL), cada unidad ejecutora deberá solicitar a la CGN el envío del proceso de cierre anual definitivo, mediante comunicación dirigida a la subcontaduría del nivel nacional, firmada por el contador y el jefe del área financiera y atendiendo los cronogramas que se fijarán para este fin.

En este proceso se cancelan los saldos de las cuentas de actividad (resultado) y se llevará a cabo en forma gradual, asignando fecha para cada unidad ejecutora, conforme al cronograma.

8.7. Proceso de inicio de año contable, previa autorización de la CGN.

Este proceso será autorizado por la CGN una vez efectuado el cierre definitivo y se hará en forma gradual, asignando fecha para cada unidad, de la misma forma como se realizó el cierre de la vigencia 2003.

Con este proceso el sistema traslada los saldos finales de las cuentas de balance a fecha de cierre anual 2003, al año 2004, generando el lote contable Nº 1 en esta última vigencia. En consecuencia, el sistema recalculará los saldos a partir del primer cierre contable definitivo del año 2004, atendiendo lo establecido en el inciso 2º del numeral 8.4.2 de esta comunicación.

8.8. Reporte de operaciones recíprocas.

Teniendo en cuenta que en la actualidad el proyecto está revisando las transacciones para este proceso y así mismo está adoptando nuevos cambios para la incorporación de terceros a través de todos los módulos, para la vigencia 2003, las entidades deberán basar el reporte CGN96.002 en los sistemas complementarios.

8.9. Utilización de sistemas de información complementarios.

Hasta tanto no se hayan implementado en el SIIF, los procesos necesarios para efectos del control y registro adecuado del total de las transacciones, deberán permanecer los sistemas complementarios para la información contable tales como nómina, rentas por cobrar, almacén, inventarios, operaciones de crédito público, entre otros.

Lo anterior significa que para efectos de reporte a la CGN, dejan de ser vigentes los paralelos, por cuanto las entidades reportarán con base en la información generada por el aplicativo SIIF-Nación, única fuente de información, de conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 8º del Decreto 178 de 2003.

8.10. Preparación de la información contable de los fondos cuenta y fondos especiales.

Las entidades que administran fondos cuenta y/o fondos especiales, además de consignarlo de manera discriminada en las notas a los estados contables, deberán preparar la información contable en la forma desagregada que lo determina el PGCP, para efectos del control fiscal y presupuestal.

En este mismo sentido deberán desagregar el valor de las reservas presupuestales y cuentas por pagar que correspondan a los mencionados fondos, a efectos de realizar los cálculos para los certificados de disponibilidad que son expedidos por el Contador General de la Nación, para las adiciones presupuestales de la vigencia siguiente.

8.11. Preparación de información para traslado de saldos de entidades fusionadas o escindidas que formaron parte del SIIF.

Las entidades de la administración central nacional donde se ordenó su supresión con fines de fusión o escisión, deberán preparar la información requerida en la Circular 52 del 3 de marzo del presente año, con el propósito de trasladar en bloque en el año 2004, los saldos de las cuentas a 31 de diciembre de 2003, a la entidad que el decreto de supresión estableció, atendiendo los procedimientos definidos por la Contaduría General de la Nación para este fin.

El cumplimiento de las anteriores recomendaciones garantiza la sostenibilidad de la calidad y razonabilidad de la información contable que con gran esfuerzo han efectuado las entidades en cumplimiento del proceso de depuración y saneamiento contable, además de permitir en el caso de los entes territoriales la entrega a los nuevos gobernantes de información de calidad para la correcta toma de decisiones.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a los representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional y territorial.

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