CARTA CIRCULAR 59 DE 2004 

(Diciembre 20)

Ref.: Procedimientos para el cierre contable de la vigencia 2004.

Con el propósito de que las actividades que preceden al cierre contable incluyan todos los procedimientos relacionados con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones en el período contable (1º de enero al 31 de diciembre de 2004) y los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, se deben seguir las siguientes instrucciones:

1. Plazos y requisitos

La información con corte al 31 de diciembre deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 250 de 2003. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha resolución, según lo establece el artículo 9º de la misma.

Se relacionan a continuación la información básica, los estados contables e informes con corte a 31 de diciembre de 2004, que deben ser enviados a más tardar el 15 de febrero de 2005.

Información básica

- Formato CGN96-001 - Catálogo de cuentas

- Formato CGN96-002 - Información sobre saldos de operaciones recíprocas

- Formato CGN98-003 - Información sobre participación patrimonial, cuando la composición patrimonial haya cambiado.

Es importante recordar que toda la información debe presentarse en miles de pesos y sin cifras decimales, además recordamos que toda la información debe ser enviada en medio magnético e impresa con las firmas correspondientes. Los disquetes deben venir adecuadamente rotulados y tener en cuenta que la información enviada por mail no reemplaza el envío de los impresos.

Estados contables

- Balance general

- Estado de actividad financiera económica y social

- Estado de cambios en el patrimonio

- Notas a los estados contables (en medio magnético e impreso)

- Estado de flujos de efectivo, para las entidades que aplique

Informes

- Informe de control interno contable: las oficinas de Control interno contable o quien haga sus veces, verificarán las actividades consagradas en el numeral 5º de la Circular Externa 42 de 2001 y numeral 4º de la Circular Externa 48 de 2001 (entidades SIIF), en armonía con la Circular 42 del 10 de diciembre de 2004, expedido por el consejo asesor en materia de control interno del gobierno nacional.

- Relación de bienes inmuebles cuando se hubiesen presentado modificaciones

- Recursos públicos entregados en administración según Instructivo Nº 16 del 16 de diciembre de 2003.

- Saneamiento contable, remitirse a la Circular Externa 56 de febrero 20 de 2004.

2. Actividades administrativas previas al cierre contable

Corresponden a todas aquellas de orden administrativo que conllevan a un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros económicos y sociales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras.

3. Reconocimiento de ingresos de la Nación

Las entidades del sector descentralizado nacional que generen ingresos que correspondan al presupuesto nacional deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.

Los organismos de la administración central nacional a los cuales están adscritas o vinculadas las entidades del sector descentralizado deberán reconocer y reclasificar el ingreso que generen a través del sistema integrado de información financiera - SIIF, utilizando para esto el rubroconcepto respectivo.

4. Análisis, verificaciones y ajustes

Con el propósito de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con sus objetivos, características y requisitos en el marco de los principios del marco conceptual del plan general de contabilidad pública - PGCP, antes del cierre contable se debe hacer una revisión minuciosa de las cifras para identificar y analizar las partidas que requieran ajustes o reclasificaciones, relacionados con la debida aplicación de las normas técnicas y los procedimientos específicos previstos en el plan general de contabilidad pública - PGCP, complementados con las políticas y procedimientos establecidos por el ente público.

Se deben tener en cuenta, entre otros, los procedimientos que se relacionan con las provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensiónales, cálculo actuarial. Aplicando los procedimientos contenidos en la Circular Externa 51 de 2002 relacionados con las cuentas patrimoniales, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables.

Igualmente, deberán efectuarse los registros correspondientes a la aplicación de la Ley 716 de 2001 en lo relacionado con el saneamiento contable del ente público según lo dispuesto en la Circular Externa 56 de 2004. También se requiere efectuar las correcciones y reclasificaciones necesarias con base en las observaciones del caso.

5. Consolidación de las prestaciones sociales

De conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación - CGN, las entidades deben reconocer al cierre de la vigencia, el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes.

6. Conciliación de los saldos de la cuenta principal y subalterna

Para este efecto debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 2.4 del PGCP relacionado con las instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta principal y subalterna.

7. Cierre de cuentas de planeación y presupuesto

Las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumuladas por cada una de las cuentas establecidas en el CGC, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN96.001 en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto.

Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con lo establecido en la dinámica contable definida en el PGCP.

8. Procedimiento general para el cierre de las entidades SIIF vigencia 2004

Con el fin de lograr mayor eficiencia y eficacia en el proceso de cierre de la vigencia fiscal 2004, garantizando la oportunidad y efectividad de los procesos, así como la calidad de la información contable pública de las entidades incluidas en el sistema integrado de información financiera -SIIF Nación, es pertinente recordar la ejecución de las siguientes tareas:

8.1. Reclasificación de ingresos por recaudos DTN y sin situación de fondos - SSF

Cada una de las unidades ejecutoras debe reconocer los recaudos que están pendientes de clasificar, con situación de fondos (CSF) o sin situación de fondos (SSF), para dejar en cero el saldo de las subcuentas 472080, 472290 y 572080 dentro del proceso de consolidación, es decir, que no se presenten saldos de operaciones recíprocas.

Al final de la vigencia, le corresponde a la dirección general de crédito público y del tesoro nacional efectuar la clasificación transitoria de los saldos pendientes de reclasificar del módulo de ingresos, debitando la subcuenta 472080, con crédito a la 290580 - Recaudos DTN por clasificar, creadas para tal fin, y al inicio de la vigencia siguiente, reclasificar nuevamente a las subcuentas anteriores (numeral 4.2.4.3 del PGCP).

No obstante lo anterior, todas las entidades deberán orientar sus esfuerzos al análisis y consistencia de las cuentas de operaciones interinstitucionales, que permitan efectuar los ajustes y reclasificaciones a que haya lugar.

8.2. Análisis de comprobantes y lotes

Con base en los registros, comprobantes y lotes contables generados por el SIIF, la entidad hará un análisis de las operaciones para garantizar la calidad de la información, ya que será la única fuente válida de reporte a la contaduría general de la Nación, según lo establecido en el artículo 6º del Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004.

8.3. Análisis y conciliación de operaciones recíprocas

En concordancia con el punto anterior, las unidades ejecutoras realizarán el proceso de análisis y conciliaciones de todas las cuentas que recogen operaciones recíprocas, con el fin de evitar saldos sin conciliar en el proceso de consolidación.

Para estos efectos, es importante recordar el adecuado uso de las siguientes cuentas o conceptos:

• La subcuenta 572080 corresponde a la recíproca de las entidades con la DTN o quien haga sus veces.

• La Contraloría General de la República es la entidad recíproca para reportar la cuota de fiscalización y auditaje.

• Los TES que se reporten en Inversiones, tendrán reciprocidad con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y no con el Banco de la República.

8.4. Cierres

8.4.1. Período de transición

Durante este período el sistema quedará abierto con fecha del último día hábil de diciembre para que las entidades efectúen en forma manual los registros contables de la vigencia 2004 y por lo tanto, deberán dejar lotes habilitados para incorporar transacciones. Las fechas de cierre de los módulos del SIIF se harán de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, las cuales serán comunicadas oportunamente. En ningún caso la fecha de reporte de información a la CGN deberá exceder la establecida en la Resolución 250 del 4 de junio de 2003, es decir, el 15 de febrero de 2005.

El período de transición también permite efectuar registros contables para la vigencia 2005. Una vez se efectúe el cierre contable definitivo del 2004, solo es viable efectuar registros contables para la vigencia fiscal 2005. Además, para realizar el registro de compromisos y obligaciones que quedan pendientes de la vigencia anterior, la unidad ejecutora debe hacerlo por esa vigencia (2004), proyectando el plan de pagos para la vigencia 2005.

Así mismo, para que las entidades en este período incorporen en el sistema todos los registros derivados del análisis y ajuste de los saldos de las cuentas contables, deberán utilizar los lotes habilitados, no finalizados en el penúltimo día hábil del mes (30 de diciembre) y entrar al sistema por la vigencia 2004, de conformidad con lo establecido en el numeral 4.2.4.11 del manual de procedimientos del PGCP.

Durante el período de transición del módulo de egresos estará habilitada la transacción de entrada a almacén.

Una vez cerrado el módulo contable, no se podrán incorporar más registros para la vigencia 2004. Con este proceso concluye el período de transición.

8.4.2. Cierre provisional y definitivo anual, y cierres diarios definitivos

2005

El sistema da la opción para que se realicen cierres de manera provisional para la vigencia anterior (2004), de tal forma que permite imprimir reportes para analizar las cuentas y efectuar las reclasificaciones y ajustes a que haya lugar.

Este proceso consiste en presentar los saldos al nivel de subcuenta o auxiliar, según sea la imputación, con los movimientos efectuados por las unidades ejecutoras hasta la última transacción y puede llevarse a cabo diariamente, o según las políticas de administración del módulo contable definidas por la CGN.

Así mismo, para la vigencia 2005 el sistema no realizará cierres diarios definitivos durante el período de transición. Por lo tanto, es importante recordar que el análisis de las operaciones y ajustes se hará en forma simultánea a las transacciones del año 2004 y 2005, según se vayan realizando. Igualmente, debe tenerse en cuenta que una vez efectuado el proceso definitivo de cierre, ninguno de los módulos del sistema dará opción de incorporar más ajustes del año 2004.

8.5. Condiciones necesarias para el proceso de cierre anual provisional y definitivo

8.5.1. Cuentas de resultado del ejercicio (311000, 323000) en cero

Para llevar a cabo el proceso de cierre, es preciso que las entidades hayan realizado previamente el traslado del saldo de la subcuenta 311001 - Excedente del ejercicio o subcuenta 311002 Déficit del ejercicio, a la cuenta capital fiscal Nación o resultados de ejercicios anteriores, según corresponda y de conformidad con lo establecido en el PGCP. De no ser así, el reporte balance de prueba arrojará una diferencia entre débitos y créditos equivalente a dichos saldos no trasladados.

8.5.2. Saldo cero en la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos

Para que se pueda llevar a cabo el cierre provisional y definitivo del año fiscal 2004, la cuenta 5905 debe tener saldo cero, porque el sistema cancela las cuentas de actividad contra esta.

Este proceso genera un lote (provisional o definitivo, según el tipo de cierre), utilizando las cuentas de patrimonio que correspondan, según la unidad ejecutora, bien sea del grupo 31 Hacienda Pública o 32 Patrimonio institucional.

De otra parte, todas las entidades deberán verificar que no tengan saldos en la cuentas de la clase 7 - Costos de producción.

8.5.3. Incorporación de la información de las unidades internas fuera de línea - UIFL

Las unidades ejecutoras que tengan UIFL, deberán asegurarse de incorporar todos los movimientos contables de las Unidades Fuera de Línea (UFL), teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 27 del Decreto 2789 de 2004, cuando expresa: “Artículo 27. Registro en el SIIF Nación de la ejecución presupuestal de asignaciones internas fuera de línea de entidades en línea. Cuando una unidad ejecutora que esté en línea con el SIIF Nación detalle las apropiaciones de los rubros de gasto por medio de asignaciones internas, que no estén conectadas en línea con el sistema, adicionales al anexo del decreto de liquidación, el servidor público encargado de ejecutar esa asignación deberá enviar la información presupuestal y contable a la unidad ejecutora para que ella la registre en el sistema a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente al que se reporta”.

En este sentido, las entidades deberán tomar todas las medidas administrativas, tendientes a cumplir con las normas establecidas.

Si se habilita la transacción el 1º de enero de 2005, deberán establecerse los procedimientos administrativos que garanticen que todas las entradas a almacén tengan su factura y en ese mismo sentido que se registre su obligación, para asegurar que la cuenta puente (240103) que se utiliza entre la entrada a almacén y la obligación, sea cancelada.

8.5.4. Causación de las cuentas por pagar

Aunque no se tenga PAC disponible en la presente vigencia, el sistema permite incorporar los compromisos y obligaciones por los bienes y servicios efectivamente recibidos en el año 2004, soportados en documentos y de acuerdo con las distribución del PAC de rezago vigencia 2005, conforme lo estable el artículo 24 del Decreto 2789 de 2004 cuando expresa que: “Las unidades ejecutoras registrarán en la misma fecha de la operación, el valor total de la obligación y de las deducciones con fines presupuestales y contables, independientemente de que su pago deba realizarse en cuotas parciales ante la insuficiencia de PAC mensual, con el fin de garantizar el cumplimiento de la norma general de causación definida por la Contaduría General de la Nación”.

Así mismo, las cuentas por pagar que no tengan documento válido para causar la obligación en forma automática, se estimarán y registrarán en el sistema a través de registros contables manuales.

Las entidades que por mandato legal reciban recursos transferidos del sistema general de participaciones, deberán causar en forma manual la última doceava, acogiendo el principio contable de causación.

8.5.5. Legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería - OAT de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0)

El cierre final de la vigencia deberá efectuarse solo cuando se hayan legalizado totalmente las OAT por estos conceptos.

Esta legalización deberá incluir dos tipos de información, la presupuestal y la contable. La legalización contable se podrá incorporar al sistema de dos formas: Archivos planos o registros manuales.

El “estado pagado” de las ordenes de pago presupuestales y de las ordenes de pago OAT de valor liquido cero, deberán hacerse antes del 31 de diciembre a través del modulo de CUN, el cual, por trabajar en línea cierra ese día.

8.5.6. Cancelación de pasivos en forma manual

Considerando que hasta la fecha no se efectúa el pago directo al beneficiario final, corresponde a las entidades garantizar la consistencia de los beneficiarios y valores en la cancelación de los pasivos automáticos y manuales, procedimiento que debe ser realizado periódicamente, evitando de esta manera acumular su registro en el proceso de ajustes dentro de los comprobantes del penúltimo día hábil del mes.

8.5.7. Consolidación de las prestaciones sociales

De conformidad con la normatividad expedida por la CGN, al final de la vigencia las entidades deberán reconocer el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes, teniendo en cuenta la parametrización de las matrices de causación y pago por estos conceptos.

En este mismo sentido debe procederse para el registro y actualización de todos los pasivos pensionales.

8.5.8. Registro de ejecución presupuestal en cuentas clase cero (0).

Los comprobantes de ejecución presupuestal deben ser incorporados a través de archivo plano o por registros manuales, en las cuentas correspondientes habilitadas en el sistema, referidas a la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, la cual es suministrada por los módulos relacionados.

8.5.9 Incorporación de las inversiones patrimoniales de las empresas.

Las entidades de la administración central nacional - ACN deben aplicar los procedimientos definidos en la Circular Externa 51 del 8 de octubre de 2002, referente a las inversiones patrimoniales. En este sentido, debe tenerse en cuenta que para el caso de las inversiones que presentan pérdida en el momento de su actualización, requieren ser provisionadas hasta el 100% de las mismas y si existe diferencia negativa se constituirá una provisión adicional como pasivo contingente. Los saldos en estas cuentas se reportan en el formato de operaciones recíprocas, indicando la participación patrimonial.

Conforme lo establece el parágrafo 4º del artículo 3º de la Resolución 250 de 2003, el reporte de la información para la actualización de las inversiones patrimoniales debe rendirse al inversionista, por parte de las entidades beneficiarias de la inversión, el 30 de enero del año siguiente al período contable.

8.5.10. Conciliación de los saldos de la cuenta principal y subalterna

Para este efecto debe tenerse en cuenta el procedimiento reglamentado en el numeral 2.4 del PGCP “Instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta principal y subalterna”.

8.5.11. Reintegros

Todas las partidas relacionadas con el concepto de reintegros deben ser aplicadas en el sistema.

Para que se muestre el efecto del reintegro en la vigencia 2004, los recursos sobrantes deben consignarse en cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional en el año 2004 y clasificarse, cuando los módulos de egresos e ingresos se encuentren en periodo de transición.

Cuando se trate de reintegros que correspondan a conceptos de nómina, deben seguirse los procedimientos establecidos en los numerales 4.2.4.8 y 4.2.4.9 del PGCP relacionados con el tratamiento contable para nómina y reintegro de rubros de servicios personales.

8.5.12. Conciliaciones bancarias

Es importante realizar las conciliaciones bancarias como fuente de información para el análisis de cuentas antes de efectuar el cierre.

8.5.13. Excedentes financieros

Las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, deberán efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro o concepto respectivo.

8.5.13. Cierre de cuentas de presupuesto

Teniendo en cuenta la dinámica contable definida en el PGCP para las cuentas de planeación y presupuesto, al final de la vigencia debe efectuarse el cierre de las mismas.

Sin embargo, las entidades deben tomar las medidas necesarias tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumulada por cada una de las cuentas establecidas en el plan, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN96.001 en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto.

8.5.15. Incorporación de asientos manuales periódicos

Incluir los registros contables correspondientes a las depreciaciones, provisiones, amortizaciones, reclasificaciones y otros ajustes, según lo definido en los asientos tipificados.

8.5.16. Confirmación de deducciones

Las deducciones asociadas a las obligaciones presupuestales generadas en el sistema hasta el 31 de diciembre, deben confirmarse para que sean registradas en las cuentas por pagar correspondientes, por la reclasificación de pasivos.

8.6. Ejecución del proceso de cierre

Una vez la entidad tenga la seguridad de haber incorporado la totalidad de la información financiera de la vigencia, incluyendo la correspondiente a las unidades fuera de línea (UFL), cada unidad ejecutora deberá solicitar a la CGN el envío del proceso de cierre anual definitivo, mediante comunicación dirigida a la subcontaduría de centralización de la información, firmada por el contador y el jefe del área financiera, atendiendo los cronogramas que se fijarán para tal fin.

En este proceso se cancelan los saldos de las cuentas de actividad (resultado) y se llevará a cabo en forma gradual, asignando fecha para cada unidad ejecutora, conforme al cronograma.

8.7. Proceso de inicio de periodo contable, previa autorización de la CGN

Este proceso será autorizado por la CGN una vez efectuado el cierre definitivo y se hará en forma gradual, asignando fecha para cada unidad, de la misma forma como se realizó el cierre de la vigencia 2003.

Con este proceso el sistema traslada al año 2005 los saldos finales de las cuentas de Balance a fecha de cierre anual 2004 generando el lote contable número 1. En consecuencia, el sistema recalculará los saldos a partir de primer cierre contable definitivo del año 2005, atendiendo lo establecido en el inciso 2º del numeral 4.2 de esta comunicación.

8.8. Reporte de operaciones recíprocas

Teniendo en cuenta que en la actualidad el SIIF está revisando las transacciones para este proceso y así mismo, se están adoptando nuevos cambios para la incorporación de terceros a través de todos los módulos, para la vigencia 2004, las entidades deberán basar el reporte CGN96.002 en los sistemas complementarios.

8.9. Utilización de sistemas de información complementarios

Los sistemas complementarios para la información contable, tales como nómina, rentas por cobrar, almacén, inventarios, operaciones de crédito público, entre otros, deberán permanecer hasta tanto se hayan implementado en el SIIF los procesos necesarios para efectos del control y registro adecuado del total de las transacciones Lo anterior significa que para efectos de reporte a la CGN, no se deben utilizar los sistemas paralelos, porque las entidades deben reportar con base en la información generada por el aplicativo SIIF- Nación, única fuente de información, de conformidad con los artículos 4º y 6º del Decreto 2789 de 2004.

8.10. Preparación de la información contable de los fondos cuenta y/o fondos especiales

Las entidades que administran fondos cuenta y/o fondos especiales, además de consignarlo de manera discriminada en las notas a los estados contables, deberán preparar la información contable en la forma desagregada que determina el PGCP, para efectos del control fiscal y presupuestal.

En este mismo sentido, deberán desagregar el valor de las reservas presupuestales y cuentas por pagar que correspondan a los mencionados fondos, a efectos de realizar los cálculos para los certificados de disponibilidad presupuestal libres de afectación que son expedidos por el Contador General de la Nación, como requisito para solicitar adiciones presupuestales de la vigencia siguiente.

8.11. Preparación de información para traslado de saldos de entidades fusionadas, escindidas o en liquidación que formaron parte del SIIF

Las entidades de la administración central nacional donde se ordenó supresión con fines de fusión o escisión, deberán preparar la información de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 53 de diciembre de 2003, atendiendo los procedimientos definidos por la Contaduría General de la Nación.

Teniendo en cuenta que para la vigencia 2004 no existió apropiación de las unidades ejecutoras suprimidas, se deben trasladar los saldos a las unidades ejecutoras nuevas, según lo dispuesto en el numeral 4.5 de la Circular Externa 52 del 3 de marzo de 2003.

8.12. Código único de bienes y servicios - CUBS

Dado que se incorporó en el catálogo de cuentas el auxiliar interno CUBS para aquellas subcuentas que requieren este tipo de información, con lo cual el sistema reclasificó los saldos existentes a un auxiliar genérico, es necesario que las entidades distribuyan en forma manual este saldo en cada CUBS, según corresponda a las cuentas del balance, dado que las de resultado se cancelan al final del período.

8.13. Reclasificación de las subcuentas de ajustes por inflación a la cuenta principal

Las entidades deberán reclasificar los saldos existentes en las subcuentas de ajustes por inflación de activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden, según el procedimiento establecido en el numeral 5.7 de la Circular Externa 56 de 2004.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida al Contador General de la Nación representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional y territorial.

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