CARTA CIRCULAR 78 DE 2003 

(Junio 26)

Ref.: Protección y conservación de historias laborales.

Teniendo en cuenta el proceso de renovación y modernización de la administración pública que, en uso de las facultades extraordinarias consagradas en la Ley 790 de 2002, adelanta el Gobierno Nacional, esta superintendencia considera oportuno recordar a las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida del sector público del orden nacional, la obligación de adoptar todos los mecanismos necesarios para la adecuada protección y conservación de la información con que cuenta la respectiva entidad, en especial la relacionada con las historias laborales.

En tal sentido, de conformidad con lo establecido en el artículo 38 del Decreto 692 de 1994, “Las administradoras del sistema general de pensiones deberán mantener para cada afiliado un archivo en donde se conservará la información relacionada con su historia laboral, así como los demás documentos que señale la Superintendencia Bancaria. Esta información podrá estar almacenada en microfichas, discos de computador u otros sistemas que permitan reconstruir dicha información”.

Por su parte, el numeral 5º, del artículo 8º del Decreto 1888 de 1994, en concordancia con el artículo 20 del mismo decreto, consagra la obligación que tienen las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, de mantener actualizada toda la historia laboral de los afiliados sobre el derecho que les pueda asistir.

Así, de las citadas normas se desprende el deber de llevar un adecuado manejo operativo de las historias laborales de sus afiliados y de adoptar los procedimientos necesarios que tiendan a que la citada información se encuentre debidamente protegida y archivada.

Desde el punto de vista operativo, las entidades están obligadas a establecer para el área que administra dicha información las políticas y procedimientos para su manejo, tanto para la existente en medio físico como en medios magnéticos. Dichas políticas y procedimientos deben estar incorporados en los manuales de procedimientos con que cuenten las entidades vigiladas.

Así mismo, las entidades se encuentran obligadas a estimar los potenciales riesgos a que está expuesta la información, para lo cual deben determinar los controles necesarios, los cuales deben estar incorporados a su sistema de control interno. Es pertinente que en el monitoreo de los controles establecidos por el administrador, participen las áreas de control interno o las que hagan sus veces, rindiendo los informes en torno a la eficiencia de los controles implementados o la necesidad de su adecuación.

De igual forma, se debe contar con planes de contingencia en caso de presentarse algún siniestro que llegare afectar tanto el archivo físico como la información remitida en medios magnéticos y que se encuentra almacenada en discos de computador.

Finalmente, las entidades deben tener un sistema integrado de conservación y custodia de los documentos que forman parte de la historia laboral, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 7 de 1994 de la junta directiva del Archivo General de la Nación, capítulo VII, artículo 60, en concordancia con la Ley 594 de 2000, artículo 46.

Por lo anterior, las personas destinatarias de la presente carta circular deberán, dentro del ámbito de sus competencias, adoptar de inmediato las medidas necesarias para la protección y conservación de la información con que cuentan las entidades administradoras.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a representantes legales, miembros de juntas o consejos directivos, revisores fiscales y jefes de las oficinas de control interno de las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida del sector público del orden nacional

________________________