Superintendencia Financiera de Colombia

CARTA CIRCULAR 80 DE 2013 

(Agosto 30)

Ref.: Deber de conservación de la información.

Dado que tanto en los procesos de supervisión como en el de atención a las consultas, peticiones y quejas se ha logrado determinar que en algunas ocasiones las entidades financieras requeridas, con ocasión a estos procesos, no conservan la documentación pertinente relacionada con el cliente y con la operación, este despacho se permite recordar a los establecimientos de crédito y a las entidades vigiladas por esta superintendencia que deben contar con un sistema de administración de riesgo de crédito —SARC—, que resulta obligatorio atender las siguientes disposiciones:

El numeral 2.4.2.1 del capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995 expedida por esta entidad establece que: “En el expediente de crédito del respectivo prestatario se deberá mantener actualizada y completa su información sociodemográfica y financiera, la información de la garantía y demás aspectos considerados en metodologías de otorgamiento y seguimiento, y la correspondencia con el deudor”.

Respecto a los estudios de crédito en operaciones con tarjeta de crédito, el numeral 3.1 del capítulo primero, título segundo, de la Circular Externa 7 de 1996 de la Superintendencia Financiera de Colombia contempla que: “La documentación (...) deberá ser conservada por el establecimiento de crédito en el respectivo expediente de cada usuario”.

A su vez, para los créditos individuales de vivienda, el numeral 6.4 del capítulo cuarto, título tercero, de la precitada Circular Externa 007 de 1996, dispuso que: “Las entidades vigiladas (...) deberán mantener durante toda la vigencia del crédito los soportes documentales que sirvieron de base para acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley de vivienda, en sus decretos reglamentarios y en esta circular, en particular las condiciones establecidas en el numeral 2º de la misma (...)”.

Por su parte, y en relación con la información que produce la entidad con base en los datos suministrados por el cliente, el artículo 96 del estatuto orgánico del sistema financiero, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 del 2003 señala que: “Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta (...)”.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales de los establecimientos de crédito y entidades vigiladas obligadas a adoptar un SARC.