CARTA CIRCULAR EXTERNA 9 DE 2000  

(Marzo 28)

Asunto: Medidas para adecuar los sistemas de información de registro de deuda a la metodología de saldos en depósito.

El pasado 14 de enero de 2000 mediante la Carta Circular Externa 1, esta superintendencia emitió instrucciones con el fin de orientar a los emisores sujetos al control de la Superintendencia de Valores, en la adopción de acciones para lograr el alistamiento de los mismos hacia la puesta en marcha del sistema de saldos del Depósito de Valores Deceval S.A.

A partir de la evaluación del seguimiento realizado por esta superintendencia, donde se evidenció que un número representativo de entidades aún no se encuentran listas para este cambio y dada la necesidad de garantizar una cobertura integral para el conjunto de emisores, el lanzamiento definitivo del sistema de saldos se aplazará hasta el próximo 2 de octubre de 2000.

La importancia de este proyecto para la operación y dinámica futura del mercado de valores del país, nos exige una acción decidida para garantizar su puesta en marcha efectiva. Para ello esta superintendencia en ejercicio de sus facultades legales, en especial aquellas contenidas en los numerales 21, 39 y 40 del artículo 3º del Decreto 2739 de 1991, en concordancia con el numeral 15 del artículo 1º del Decreto 193 de 1994 se permite impartir las siguientes instrucciones, con el propósito de coordinar un plan de ajuste inmediato, en el que se establezca por lo menos lo que se indica a continuación:

1. Determinación de un responsable del proyecto.

Todas las entidades emisoras inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios con valores depositados en el Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A. deberán designar un responsable del proyecto al interior de las respectivas entidades, que servirá como enlace entre el emisor y el depósito para el seguimiento del alistamiento al modelo de saldos de los emisores del mercado. Este responsable será a quien el depósito remita la información comprendida dentro de esta circular y tendrá a su cargo la respuesta a los distintos procesos de conciliación de saldos y capacitación que se desarrollarán hasta la puesta en marcha de este proyecto. En todo caso la responsabilidad por el cumplimiento de esta carta circular corresponde al representante legal de la entidad emisora.

Con base en lo anterior, las entidades emisoras deberán notificar a la dirección acetina@multi.net.co, la persona responsable de este proyecto indicando nombre y apellidos completos, dirección completa, teléfono, fax y dirección e-mail para establecer comunicación directa en torno de este proyecto, a más tardar el 31 de marzo de 2000.

2. Presentación de un plan de trabajo detallado.

Las entidades emisoras inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios con valores en el Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A., deberán elaborar un plan de trabajo detallado en el que se indique con claridad las etapas que seguirá la entidad para el alistamiento de sus sistemas de información al registro de deuda bajo la metodología de saldos en depósito en contraposición a la de título individual.

El plan de trabajo deberá comprender como mínimo el manejo de la siguiente información y revisión de los procesos así:

• El análisis, revisión y ajuste de los procedimientos y reglamentos internos de la entidad al registro bajo la metodología de saldos.

• Análisis de requerimientos tecnológicos para el proceso de puesta en marcha de la solución: determinación de necesidades y ajustes de infraestructura, de ser ello requerido.

• La conformación del grupo humano que atenderá el proceso de ajuste, estableciendo las responsabilidades y obligaciones de cada participe en el proceso.

• El cronograma de trabajo detallado para ajuste de sistemas, procesos y procedimientos que incluya los puntos de control necesarios para lograr la puesta en marcha en la fecha indicada.

• Cronograma detallado de seguimiento y metodología para la evaluación del proceso de alistamiento.

• Cronograma de pruebas de funcionalidad y pruebas de integración de información con el depósito de valores.

El plan deberá contener las siguientes etapas:

1. Análisis para el alistamiento de los sistemas de información.

2. El diseño de la solución de registro sobre la metodología de saldos.

3. La construcción de la solución y el ajuste de los procesos internos.

4. La ejecución de pruebas de integración a los sistemas de información y procesos de la entidad.

5. Puesta en marcha o implantación.

6. Seguimiento de la puesta en marcha.

Para finalizar el proyecto el 2 de octubre de 2000 cada una de las etapas deberá tener como fechas límites las siguientes:

• Análisis y diseño: contado a partir de la fecha de esta circular hasta el 30 de abril de 2000.

• Construcción de la solución: entre el 1º de mayo al 31 de julio del 2000.

• Pruebas de integración de procesos: entre el 1º de agosto y el 30 de septiembre de 2000.

• Puesta en marcha: 2 de octubre de 2000.

Los emisores de valores tendrán que preparar un documento que contenga esta información, que deberá estar en poder del responsable del proyecto para su control y verificación.

De igual forma este plan deberá ser remitido a Deceval a mas tardar el 12 de abril de 2000.

3. Documento de los flujos de información depósito - emisor bajo el modelo de saldos.

Deceval hará entrega de un documento con los flujos de información de salida por operación de su sistema de información, que incluirá los campos mínimos que deben ser registrados por el emisor en sus respectivos sistemas de registro de deuda, al igual que las estructuras de datos para el intercambio electrónico de información a través del módulo de emisores desarrollado por el depósito. Para ello igualmente se deberán tener en cuenta los requerimientos señalados a continuación:

Respecto de los valores que ingresan físicos:

1. Identificar los valores que entran en depósito estableciendo los derechos en cabeza del tenedor.

2. Controlar la circulación de los derechos en cabeza de los tenedores independientemente del título físico que ingrese, es decir solo referida a los derechos.

3. Globalizar los valores que llegan físicos al depósito respecto de los cuales éste solicite su sustitución o su reemplazo ante el emisor.

4. Verificar y controlar los pagos que se realicen sobre estos valores junto con la información exigida por la normas tributarias sobre retención de rendimientos financieros.

5. Realizar los fraccionamientos de títulos físicos para atender las solicitudes de retiro del depósito.

Respecto de los emitidos en forma globalizada.

1. Efectuar el registro del título global representativo de la emisión, el cual comprende el registro contable de la emisión, los derechos en circulación y el control sobre el saldo circulante de la emisión, esto es el monto expedido, emitido, colocado, por colocar, cancelado y anulado de los derechos.

2. Controlar los pagos que se realicen sobre estos valores, junto con la información exigida por las normas tributarias sobre retención de rendimientos financieros.

3. Realizar los fraccionamientos de títulos físicos para atender las solicitudes de retiro del depósito cuando proceda su materialización.

Registro en el libro de valores nominativos.

Respecto del libro de registro de valores nominativos habrá de tenerse en cuenta que a partir de la información que le suministre el depósito en cumplimiento de los artículos 20 de la Ley 27 de 1990 y 14 del Decreto 437 de 1992, el emisor de valores nominativos deberá además de las obligaciones tributarias antes señaladas, registrar la información sobre:

1. La colocación individual de los derechos.

2. Las enajenaciones y transferencias de los derechos individuales anotados en cuenta o subcuentas de depósito.

3. La anulación de los derechos de acuerdo con las órdenes que imparta el emisor al depósito, en los términos establecidos en el reglamento de colocación y del prospecto.

4. Las pignoraciones y gravámenes, para lo cual el titular o titulares de los derechos seguirán el procedimiento establecido en el reglamento de operaciones del depósito.

5. El saldo en circulación bajo el mecanismo de anotación en cuenta.

6. El pago de los derechos patrimoniales que estén representados por anotaciones en cuenta a favor de los respectivos beneficiarios.

7. La actualización del monto del título global o títulos globales depositados, a partir de las operaciones de expedición, cancelación al vencimiento, anulaciones y retiros de valores del depósito.

8. El documento que contiene los flujos de información y las estructuras de datos deberán ser remitidos por el depósito a todas las entidades emisoras con valores en el mismo, a más tardar el próximo 3 de abril de 2000.

4. Programa para la conciliación de saldos y registros de deuda.

El Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A. y los emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios con valores en Deceval S.A. deberán realizar los siguientes procesos de conciliación de registros de deuda para garantizar la puesta en marcha del sistema de saldos con el cotejo integral de los beneficiarios de los valores depositados en caso de títulos nominativos y de la conformación de saldos sobre valores depositados a la orden. La conciliación de saldos deberá efectuarse con corte a las fechas que se indican a continuación, para lo cual el depósito remitirá la información correspondiente dentro de los 5 días hábiles siguientes al cierre del mes respectivo:

• 31 de mayo de 2000.

• 31 de julio de 2000.

• 31 de agosto de 2000.

• 29 de septiembre de 2000: Saldos para la puesta en marcha. Desde esta fecha y el día previo al 2 de octubre de 2000, las entidades emisoras y Deceval deberán tener ajustados completamente sus saldos y registros por beneficiario (títulos nominativos), para así garantizar la puesta en marcha del sistema de saldos por titular y la adecuada protección a los inversionistas.

Con excepción de la última fecha indicada, los emisores deberán dar respuesta a Deceval S.A. sobre el proceso de conciliación dentro de los 10 días hábiles siguientes al envío de la información por parte del mismo, indicando el resultado de la verificación y los ajustes requeridos, en cuyo caso el depósito y el emisor efectuarán los registros correspondientes.

5. Plan de pruebas.

Los emisores de valores con títulos valores en el depósito, deberán preparar un plan de pruebas que incluya la evaluación integral de los sistemas, procesos y procedimientos ajustados. Para ello deberá formular y ejecutar un plan de pruebas, con al menos las siguientes características:

1. Documentado.

2. Aprobado por el grupo de trabajo del proyecto.

3. Grupo de pruebas. A nivel técnico y a nivel usuario por sistema crítico ajustado.

4. Cronograma de aplicación de las mismas: detalle de la programación de tiempos para las pruebas por sistema crítico en ajuste.

5. Alcance de las pruebas: Pruebas de integración y pruebas de registro por operación relacionada con valores en depósito.

6. Controles de auditoría informática y de procedimientos a aplicar.

7. Criterios de aceptación o rechazo de los resultados alcanzados.

8. Aceptación de los usuarios de cada sistema.

Los emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios con valores en depósito deberán remitir a Deceval el cronograma del plan de pruebas a más tardar el 19 de julio de 2000.

6. Control y seguimiento del plan de trabajo.

Con el propósito de verificar el rigor, formalidad, cobertura y cumplimiento del plan de trabajo, los representantes legales de las entidades emisoras inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios con valores en el Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A. deberán remitir a Deceval la información que contenga una descripción detallada del grado de avance del proceso de alistamiento ejecutado por la entidad respectiva. En todo caso la información deberá ser suficiente para determinar el grado de avance de cada entidad. A su vez Deceval deberá informar a la Superintendencia de Valores el grado de cumplimiento del plan de trabajo, así como las situaciones particulares de incumplimiento por parte de los emisores.

Los informes deberán contener como mínimo la siguiente información:

• Responsable del proyecto.

• Lista de sistemas, procesos y procedimientos críticos a ser ajustados y determinación de su importancia relativa porcentual.

• Breve descripción de la funcionalidad del sistema o aplicaciones bajo ajuste (tan solo en el primer informe indicado para el 2 de mayo de 2000)

• Avance por sistema, procesos y procedimientos críticos: Indicación porcentual del avance y comparación contra presupuesto inicial.

• Estado de avance de las pruebas: confrontación de lo ejecutado contra el plan de pruebas proyectado.

• Determinación del avance total del proyecto: Determinación porcentual del estado de avance global, una vez analizados los sistemas, procesos y procedimientos críticos individuales.

• Observaciones: contendrá información adicional relevante sobre el estado de preparación.

Fechas que se deberán considerar para el envío de información relacionada con el control y seguimiento del plan de trabajo:

• 2 de mayo de 2000: Informe de avance sobre el análisis y diseño de la solución.

• Junio 19 y agosto 31 de 2000: Informe de avance sobre la construcción del sistema.

• 31 de agosto de 2000: Informe de avance sobre las pruebas del sistema de información.

• 20 de septiembre: Informe sobre estado de alistamiento para la puesta en marcha.

7. Régimen sancionatorio.

Quienes incumplan lo dispuesto en la presente carta circular, estarán sujetos a las sanciones que establezcan las normas legales sobre el particular de acuerdo con lo establecido en el numeral 7º del artículo 4º del Decreto 2115 de 1992 y el artículo 6º de la Ley 27 de 1990.

8. Vigencia.

La presente carta circular rige a partir del 29 de marzo de 2000 y deroga en todas sus partes la Carta Circular Externa 1 del 14 de enero de 2000.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales de emisores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios con valores en el Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A.

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