CARTA CIRCULAR 9 DE 2003 

(Enero 23)

Asunto: Instrucciones sobre inscripción de cédulas.

Con el fin de optimizar los procesos en la conformación del censo electoral que se utilizará en el referendo constitucional y las elecciones ordinarias y extraordinarias que se realicen con posterioridad a éste; me permito precisar algunas orientaciones sobre el proceso de la incorporación e inscripción de cédulas reglamentados por la Registraduría Nacional del Estado Civil, mediante las resoluciones 51 y 52 del 8 de enero último, respectivamente y para lo cual solicito comedidamente instruir a los registradores y demás funcionarios de su circunscripción, así:

Inscripción de cédulas

La inscripción de cédulas se atenderá en las sedes de las registradurías especiales, auxiliares y municipales, en días y horarios habituales de atención al público.

En consecuencia, por cada puesto (caso municipios zonificados), corregimiento o inspección de policía, se dispondrá de una carpeta con formulario E-3 debidamente pre-diligenciado, en su encabezamiento como es el departamento, municipio, inspolicía o corregimiento – nombre del puesto y los 9 dígitos que conforman el código del lugar. Ejemplo: Si el municipio es zonificado y está dividido en 10 puestos y además tiene 4 inspecciones de policía y 6 corregimientos; es necesario preparar 20 carpetas.

En relación con las cédulas expedidas por primera vez y tratándose de municipios zonificados, al momento de hacer la entrega del documento, se procederá a inscribirla en el formulario E-3 del puesto que el ciudadano desee ejercer el derecho al sufragio, advirtiendo que si no lo hace, la registraduría en cumplimiento con lo ordenado en el artículo 78 del Decreto 2241 de 1986 - código electoral y reglamentado en la citada Resolución 52, lo incorporará automáticamente en un puesto de la zona en donde se encuentre la sede de la registraduría que expidió el documento. En ningún caso podrá ser el denominado “puesto de censo”.

En cuanto a la entrega de las cédulas tramitadas como duplicados, rectificaciones, cambios de estado, etc.; se recomienda aprovechar la presencia del ciudadano, para que inscriba la cédula, especialmente aquellos ciudadanos que actualmente, están incorporados en “puestos de censo”.

Con lo anterior, se busca que el potencial de electores de estos puestos se reduzca y por consiguiente el ciudadano pueda ejercer sin dificultades e incomodidades, el derecho al sufragio en el lugar más cercano a su residencia.

Inscripción para ciudadanos detenidos. Para dar cumplimiento a lo ordenado en el inciso tercero del artículo 57, Ley 65 de 1993, voto de los detenidos; una vez se conozca la fecha del cierre de inscripción de cédulas, los registradores del Estado Civil coordinarán con los directores de los establecimientos carcelarios, la fecha y hora para adelantar la inscripción de cédulas. (La fecha podrá estar comprendida dentro de los últimos 15 días antes de la del cierre).

Los formularios E-3 diligenciados en las cárceles, se encabezarán con la leyenda “voto de detenidos”, y el código será el mismo que identifica al municipio adicionándole en el espacio para la zona el 98, en puesto se anotará un número de acuerdo a la cantidad de cárceles que existan en el municipio, empezando por el 01.

Distribución de formularios E-3 y E-4

En los próximos días, la sección de almacén general, estará despachando los formularios E-3 y E-4, para las delegaciones que reportaron bajas o cero existencias.

La cantidad de formularios para los municipios, debe ser distribuida de acuerdo a la cantidad de inscritos registrada en períodos anteriores; por razón a que en este momento no contamos con suficientes existencias.

Informe estadístico de cédulas inscritas

A partir de este momento y hasta cuando se conozca el acto administrativo que fije la fecha del cierre de inscripción de cédulas, los delegados de la registradora nacional y registradores distritales, informarán directamente a este despacho; todos los martes, la cantidad de ciudadanos inscritos durante la semana inmediatamente anterior, en cada uno de los municipios y del Distrito Capital respectivamente.

Esta relación deberá comprender el código y nombre del municipio, acumulado anterior, los inscritos por día y el nuevo acumulado. Ver anexo “informe de inscritos de delegación a dirección de censo electoral”.

En cuanto al informe de inscritos en municipios zonificados y no zonificados y que además cuenten con corregimientos y/o inspecciones de policía, el informe se allegará directamente a la respectiva delegación, los lunes, consignando el total diario, resultado de sumar los inscritos en los diferentes lugares enunciados. Ver anexo “informe de inscritos de municipio a delegación”.

Para transmitir los informes de las delegaciones a este despacho, disponemos de las líneas fax números, 2200 842 – 2200 880 – 2207 642. E-mail: www.censoelectoral.gov.co.

Remisión de formularios E-3 diligenciados

Con el propósito de organizar y controlar la remisión de los formularios E-3 a la dirección de censo electoral, enunciada en el artículo 4º de la Resolución 51, los respectivos registradores utilizando medios de transporte seguros y ágiles, allegarán directamente a las delegaciones departamentales, los formularios E-3 diligenciados, con su respectiva relación indicando la cantidad de hojas e inscritos. Ver anexo “remisión de formularios E-3”.

En las delegaciones y registraduría distrital, se implementará un control de los envíos que hagan los registradores, revisando detalladamente el código del lugar, diligenciado con sus nueve (9) dígitos, la caligrafía de los números de las cédulas y los apellidos y nombres de los inscritos, los cuales deben ser bien claros sin enmendaduras o tachaduras, la impresión de la huella dactilar legible a fin de reducir al mínimo las inconsistencias para grabación. Los nombres y apellidos completos y firmas de los funcionarios que atendieron la inscripción.

Se recomienda aplicar lo consignado en el plegable “inscriba bien su cédula”, que se envío con motivo del último período de inscripción.

Ordenar, los formularios alfabéticamente por municipios.

Para el caso de los municipios zonificados, su orden será por zona y puesto.

Los formularios E-3, diligenciados en las cárceles, se remitirán con el último envío del municipio.

Cumplido lo anterior, se conformará un único envío de formularios y se enviarán a la dirección del censo electoral, dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes, verificando que fueron recibidos a satisfacción.

Como delegados departamentales y registradores distritales, es responsabilidad de ustedes, coordinar y supervisar la recolección y entrega de los formularios de inscripción dentro de los términos previstos.

Contamos con su valiosa colaboración para el éxito del proceso electoral.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a delegados de la Registraduría Nacional y registradores distritales del Estado Civil.

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