CARTA CIRCULAR 9 DE 2005 

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Asunto: Alcance a la Carta Circular 8 de noviembre 2005 y otras adiciones.

La Superintendencia de la Economía Solidaria da instrucciones para modificar el reporte en medio impreso del fondo de liquidez y riesgo de liquidez y adicionar algunos otros temas de interés.

Teniendo en cuenta lo anterior, este despacho en ejercicio de las facultades contempladas en el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, ha considerado pertinente modificar el medio de reporte con respecto a ciertos documentos mensuales y se dan instrucciones sobre otras informaciones previa a la reunión de asamblea y constitución de entidades.

Mediante estas medidas, los formatos 27 y 29 correspondientes al fondo de liquidez y riesgo de liquidez, respectivamente, permanecerán igual, y solamente se modifica la forma en que se venía realizando mensualmente dentro de los 20 días calendario después del cierre de cada mes, para las entidades a las cuales le sea aplicable la norma.

Para tales efectos, las entidades obligadas a presentar los formatos 27 y 29 en medio impreso mensual, deberán remitir por vía internet a esta superintendencia la anterior información mensualmente con el mismo contenido que se venía reportando en papel, independientemente del reporte trimestral del formulario oficial de rendición de cuentas por vía Confecoop, eliminándose de esta manera el reporte impreso. Salvo aquellos casos en que la superintendencia determine otras formas.

Estas modificaciones comenzarán a regir a partir del reporte de información al cierre de operaciones del 31 de diciembre de 2005 y en adelante, de acuerdo con las fechas de reporte establecidas en esta carta circular y en el capítulo XIII de la circular básica contable y financiera.

A continuación, se relaciona el cuadro de los formatos del formulario oficial de rendición de cuentas que quedarán vigentes de acuerdo con la periodicidad de reporte, y que regirá a partir de la presentación correspondiente al cierre de ejercicio de 2005, así:

Formatos del formulario oficial de rendición de cuentas

FormatoDescripciónPrimer nivel supervisiónSegundo nivel supervisiónTercer nivel supervisión
1PUCTrimestralSemestralAnual
2IdentificaciónTrimestralSemestralAnual
3Aplicación de excedentesAnualAnualAnual
4Cuentas no PUC para el cálculo de la relación de solvenciaTrimestralN/AN/A
5Información estadísticaTrimestralSemestralAnual
8Productos y servicios - ViviendaAnualAnualAnual
9Productos y servicios - EducaciónAnualAnualAnual
10Productos y servicios - TransporteAnualAnualAnual
11Productos y servicios - ConsumoAnualAnualAnual
12Productos y servicios - ComercializaciónAnualAnualAnual
13Productos y servicios - Otros productosAnualAnualAnual
14DirectivosTrimestralSemestralAnual
15Relación de bienes recibidos en pagoTrimestralAnualAnual
16Relación de propiedades planta y equipoAnualAnualAnual
17Relación de inversionesTrimestralSemestralAnual
18Informe individual de captacionesTrimestralSemestralAnual
19Informe individual de cartera de créditoTrimestralSemestral Trimestral(**)Anual Trimestral (**)
20Relación deudores por venta de bienes y serviciosTrimestralSemestralAnual
21Informe individual de aportesTrimestralSemestralAnual
23Red de oficinasSemestralSemestralAnual
24Informe individual de parentescosTrimestralAnualAnual
25UsuariosTrimestralSemestralAnual
27Fondo de liquidezTrimestral(*)Trimestral(*)Trimestral(*)
29Riesgo de liquidezTrimestral(*)Trimestral(*)Trimestral(*)
30Información para exención del G.M.F.Trimestral(****)Trimestral(****)Trimestral(****)
31Informe de seguimiento convenio para la financiación vivienda, VIS.Trimestral(***)Trimestral(***)Trimestral(***)
36Subsidio familiar de vivienda urbana - asignación, desembolso, renuncias y vencimientos y población, vulnerableTrimestralTrimestralTrimestral
37Inversión en programas de educación formalTrimestralSemestralAnual
38Relación de información no reportadaTrimestralSemestralAnual
39Estadísticas de importaciones y exportacionesTrimestralSemestralAnual

(*) Los formatos 27 y 29 independientemente del reporte trimestral en medio magnético a través de Confecoop, deberán ser reportados mensual y únicamente por vía internet a esta superintendencia a la siguiente dirección: financiera@supersolidaria.gov.co para las cooperativas que ejercen la actividad financiera y asociativa@supersolidaria.gov.co para las entidades que no ejercen actividad financiera, tales como los fondos empleados, las asociaciones mutuales y las cooperativas que no capten ahorros, dentro de los veinte (20) días calendario después del cierre de cada mes, para las entidades a las cuales les sea aplicable la norma.

(**) Las entidades de segundo y tercer nivel de supervisión que presentan créditos de vivienda, microcrédito inmobiliario o crédito a constructores, deben reportar por vía internet en el software a Confecoop el informe individual de cartera de crédito en forma trimestral, de lo contrario dicho reporte será de acuerdo con la periodicidad del nivel de supervisión.

(***) Las entidades que durante el trimestre hayan efectuado desembolsos para la financiación de vivienda de interés social independientemente de su nivel de supervisión, deberán reportar el formato 31 a través de Confecoop.

(****) Este formato aplica para las cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales que capten recursos de sus asociados o manejen sección de ahorro y crédito, siempre y cuando tengan cuentas de depósitos con dicha exención.

Para el reporte de la información a diciembre 31 de 2005, y siguientes, todas las entidades sometidas a la vigilancia por esta superintendencia, deberán tener en cuenta las modificaciones citadas en la presente carta circular.

Es bueno precisar que en la transmisión del formato del fondo de liquidez como del riesgo de liquidez, los mismos deben tener firmas digitalizadas, así como los documentos soportes al fondo de liquidez, tales como extracto de las cuentas de ahorros, de los fondos fiduciario, del fondo de valores y los títulos valores emitidos por entidades según la norma, deberán venir escaneados uno a uno.

El cumplimiento individual de estas instrucciones se efectuará mensualmente y la responsabilidad estará a cargo del representante legal y revisor fiscal de la institución. La Superintendencia Solidaria dictará las medidas necesarias para dar correcta aplicación a lo dispuesto y podrá imponer sanciones administrativas y personales e institucionales, sin perjuicio de la responsabilidad civil a que haya lugar.

Otros reportes

Documentos previos para autorización de la presentación de estados financieros a la asamblea.

Con base en el literal e) del numeral 2º del artículo 3º del Decreto 186 de enero 26 de 2004 esta superintendencia tiene facultades para pronunciarse sobre los estados financieros presentados por las entidades e impartir autorización para su presentación por la asamblea.

Para las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que requieren la autorización de presentación de estados financieros deben allegar a esta superintendencia un reporte de información previa a la realización de la asamblea.

Las asambleas generales serán ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias deberán celebrarse dentro de los tres primeros meses del año calendario para el cumplimiento de sus funciones regulares, excepción hecha de las entidades de integración que las celebran dentro de los primeros cuatro meses de cada año. Las extraordinarias podrán reunirse en cualquier época del año, con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse hasta la siguiente asamblea general ordinaria.

Con el propósito de analizar los estados financieros de cierre de ejercicio contable y agilizar la autorización por parte de esta superintendencia para la presentación a la asamblea general, para su aprobación o improbación las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán reportar a Confecoop por vía internet el formulario de rendición de cuentas, y a esta superintendencia el balance y estado de resultados comparativos certificado y dictaminado, el informe y dictamen del revisor fiscal, y el proyecto de distribución de excedentes, todo relacionado con el cierre de operaciones al 31 de diciembre del respectivo año, con una antelación de 30 días calendario a la fecha de realización de la reunión de la asamblea general para su respectiva aprobación o improbación.

A manera de ejemplo, si desea efectuar la asamblea de asociados el 15 de febrero de un año cualquiera, se debe transmitir y enviar la información, antes requerida el 15 de enero de ese mismo año; si se utiliza el plazo máximo de transmisión (ene. 31) estipulado en el numeral 1º del capítulo XII de la circular básica contable y financiera, Circular Externa 13 de 2003, solo se podrá realizar la asamblea a partir del mes de marzo de ese año.

Vale aclarar que a las asambleas de asociados de cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que se realicen en los tres (3) primeros meses de cada año, solo se podrán presentar los estados financieros que previamente hayan sido autorizados por este ente de control, en concordancia con el literal e) del numeral 2º del artículo 3º del Decreto 186 de 2004.

Una vez realizada la asamblea y aprobados los estados financieros de cierre de ejercicio la entidad debe cumplir con la remisión de la información de que trata el capítulo X de la circular básica contable y financiera a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la celebración de la reunión de asamblea general.

El acta de reunión de asamblea deberá contener además de lo descrito en el numeral 1º del capítulo VIII del título V de la circular básica jurídica (Circ. Externa 7/2003) por lo menos las cifras de las principales cuentas o grupos de cuentas, tales como el total del activo, de cartera, pasivo, los depósitos, patrimonio, y resultados del ejercicio, independientemente que se debe anexar el balance aprobado por la asamblea y con respecto al proyecto de la distribución de excedentes, igualmente se debe discriminar cada uno de los componentes que fueron aprobados.

Cuando se trata de la creación de fondos sociales pasivos agotables, deberán indicar en el acta el origen y destino de los recursos de dicho fondo, igualmente cuando se trata de prever recursos a fondos sociales agotables ya constituidos anteriormente, deberán indicar en el acta el destino de los recursos.

Documentos de constitución

Con el propósito de agilizar el estudio y trámite de control de legalidad de la constitución de cooperativas que no capten ahorros, de los fondos de empleados, de las asociaciones mutuales, así como las prórrogas de las precooperativas y las autorizaciones previas (transformaciones, escisiones, fusiones, etc.) los representantes legales deben allegar a esta superintendencia por vía internet a la siguiente dirección asociativa@supersolidaria.gov.co todos los documentos solicitados en el capítulo primero del título tercero de la circular básica jurídica según el numeral 2º con sus respectivos subnumerales de dicho capítulo, para cada uno de los casos. Es entendido que queda suspendida toda recepción de esta documentación en papel.

Sobre la documentación requerida para el estudio de legalidad de la constitución, autorización y registro de nuevas cooperativas que propongan ejercer la actividad financiera sujetas a la vigilancia de esta superintendencia, continúan reportando toda la información solicitada por medio impreso requerida en el capítulo tercero del título segundo de la circular básica jurídica.

Estos cambios serán incluidos en la nueva circular que modifica la básica contable y financiera, que se pondrá a disposición de las entidades antes de finalizar el año 2005.

La presente carta circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a los representantes legales, presidentes, directores, miembros del consejo de administración y juntas de vigilancia de entidades solidarias.

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