CIRCULAR 1 DE 1999 

(Agosto 10)

Asunto: Decreto 1122 del 26 de junio de 1999.

En atención a lo dispuesto por el Decreto 1122 del 26 de junio de 1999 y especialmente a lo señalado en los artículos 132 y 133 del archivo general de la Nación, se permite formular algunas recomendaciones para que sean aplicadas bajo la dirección de ese despacho.

1. El artículo 132 del citado decreto señala. “Los actos administrativos a través de los cuales se exprese la administración por escrito, deberán ser producidos en original y máximo dos copias. Durante su vigencia, permanecerán bajo la responsabilidad de la unidad administrativa productora y serán transferidos al archivo central y/o histórico de acuerdo con los términos y procedimientos establecidos en la tabla de retención documental”.

Para el cumplimiento de esta normativa es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:

Obligatoriedad del funcionamiento de las unidades de archivo

Esta disposición implica, por supuesto, la creación y óptimo funcionamiento de las unidades de archivo, como parte fundamental de la estructura orgánica de cada entidad y adscritas al nivel directivo de las mismas.

Elaboración de las tablas de retención documental

Las tablas de retención documental son un instrumento que a partir de las series y sus correspondientes tipos documentales indican los tiempos que deben permanecer en cada una de las fases del ciclo vital del documento (archivos de gestión, archivo central y archivo histórico), contribuyen a la racionalización de la producción, trámite y disposición final de los documentos en que se plasman las decisiones administrativas.

El programa de elaboración de las tablas de retención documental, debe ser liderado por los secretarios generales o funcionarios de igual o superior ubicación jerárquica así como, por los jefes de archivo y debe comprometer a cada una de las jefaturas de las diferentes unidades administrativas.

El comité de archivo de cada entidad, constituido en los términos señalados por el reglamento general de archivos, en su artículo 19 y parágrafo único, deberá analizar las propuestas de tablas de retención documental que le sean presentadas y dar su aval a las mismas.

Órganos de coordinación y asesoría

Los consejos departamentales de archivos, organismos conformados en los términos señalados en el artículo 17A del reglamento general de archivos, deben servir como agentes mediadores y controladores del cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en su región, desarrolladas las pautas archivísticas aprobadas a escala nacional, y promover los planes y programas de desarrollo de los archivos.

En este sentido, la elaboración de las tablas de retención documental y su aplicación, deben formar parte de las acciones lideradas por dichos consejos.

De acuerdo con lo señalado por el artículo 18A del reglamento general de archivos, se deben crear los comités evaluadores de documentos para que como comité asesor de los consejos departamentales desarrollen funciones tales como la de estudiar asuntos relativos al valor secundario de los documentos (histórico, cultural o científico) y conceptúen sobre las propuestas de tablas de retención documental que elaboren las entidades bajo su vigilancia.

2. Racionalización y simplificación de los trámites administrativos

La obligatoriedad de crear, fortalecer y actualizar permanentemente los sistemas de archivo, prevista en el artículo 133, debe ser interpretada como un medio efectivo para dar cumplimiento a lo ordenado en dicho decreto, ya que sólo a través de sistemas archivísticos debidamente estructurados las entidades podrán recibir, controlar el trámite y dar atención oportuna a las peticiones de los ciudadanos, en los términos que señalan los artículos 12, 13, 16, 17, 19, 29, 32, 33 y 46 de la citada norma.

El artículo 133 del decreto-ley indica la necesidad de que todas las normas referidas a la producción, recepción, trámite, conservación, eliminación, consulta, etc., de archivos, se desarrollen en acuerdo con los preceptos y lineamientos del archivo general de la Nación por lo que se recomienda una atenta lectura del reglamento general de archivos y de las publicaciones que en materia archivística ha editado esta entidad.

Con las medidas en referencia se busca contribuir a la institucionalidad de la administración pública, hacerla más eficaz y transparente y transformar los archivos en verdaderos centros de información. Se pretende así mismo estimular la participación y el control ciudadanos en las decisiones administrativas y garantizar el derecho a la información y el acceso a los documentos públicos, tal como lo dispone el artículo 74 de la Constitución Nacional.

El archivo general a través de la división de programas especiales, estará atento a absolver las consultas que sobre los temas señalados se quieran formular.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales de entidades adscritas, gobernadores, alcaldes.

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