Secretaría Jurídica Distrital

CIRCULAR 1 DE 2018

(Enero 3)

Rad.: 1-2017-16932.

Asunto: Buenas prácticas en materia de expedición y publicación de adendas en los procesos de licitaciones públicas.

La veeduría distrital en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 del acuerdo Distrital 24 de 1993, elaboró el documento titulado “Diagnóstico sobre la publicación de adendas en los procesos de licitación pública en Bogotá (vigencia 2016)” a través del cual, sobre un análisis de la información incluida en el Secop por parte de las entidades distritales verificó el cumplimiento en la expedición y publicación de adendas en los procesos contractuales.

Dentro del análisis efectuado se evidenció que algunas entidades no realizan las actualizaciones correspondientes al estado real en el que se encuentra cada proceso de contratación, lo que en algún modo puede inducir a error a los interesados en el mismo, por creer que el proceso se encuentra en una etapa diferente a la que realmente está cursando.

Igualmente, manifiesta la Veeduría que algunas adendas revisadas sólo indican la norma que faculta a la entidad contratante para expedirlas y no cumplen con lo requerido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, es decir carecen de motivación detallada y precisa. Otras se expiden después del cierre con una motivación que no es coherente con la parte resolutiva, toda vez que se refieren a la presentación de observaciones al pliego de condiciones definitivo, cuando esta etapa ya se surtió de manera previa al cierre del proceso de selección.

Teniendo en cuenta lo anterior y con el objeto de adoptar buenas prácticas en materia de contratación, es necesario, que cada una de las entidades distritales adopten medidas para que la adenda, como acto administrativo de carácter general guarde congruencia entre la argumentación y la decisión, y sea publicada bajo los parámetros establecidos en la normatividad contractual.

Para ello, a continuación, se señalan algunos aspectos sobre los que se debe dar cumplimiento en el proceso de licitación pública en materia de adendas:

1. La expedición y publicación de adendas en procesos de selección bajo la modalidad de licitación pública, debe realizarse conforme a lo establecido en los artículos 89 de la Ley 1474 de 2011 y 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015, teniendo en cuenta los siguientes términos:

— Expedición y publicación de adendas en el Secop máximo con tres (3) días hábiles de anticipación al vencimiento del plazo para presentar ofertas o al cierre del proceso de selección.

— Publicación en el Secop en días hábiles, entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m.

2. Teniendo en cuenta los términos establecidos para la publicación de las adendas, se considera oportuno que, dentro de la fase de planeación y estructuración de las licitaciones públicas, se contabilicen los días necesarios para la expedición y la publicación de las adendas.

3. La adenda es el acto administrativo que tiene la vocación de modificar el pliego de condiciones, el cronograma y los documentos que lo integran, razón por la cual, en el momento de requerirse dichos ajustes, se recurra a la citada figura y no a otro documento.

Finalmente, se sugiere que los aspectos contenidos la presente circular sean dados a conocer en los comités de contratación de cada una de las entidades distritales.

N. del D.: La presente circular va dirigida a los secretarios (as) de despacho, directores (as) de departamentos administrativos, gerentes presidentes (as) y directores (as) de establecimientos públicos, unidades administrativas especiales, empresas industriales y comerciales del distrito, sociedades de economía mixta, sociedades públicas, empresas de servicios públicos mixtas, empresas sociales del estado, alcaldes y alcaldesas locales y rector del ente universitario autónomo.