CIRCULAR 102 DE 2004

(Diciembre 21)

Asunto: Definición de especificaciones técnicas Resolución 3364 de 2004, para el envío de la información de la declaración de giro y compensación y sus anexos en medio magnético.

(Nota: Véase Circular 62 de 2011 del Ministerio de la Protección Social)

En virtud de lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2280 de 2004 y el artículo 2º de la Resolución 3364 de 2004, con la presente circular se definen las especificaciones técnicas para el envío en medio magnético de la declaración de giro y compensación y sus respectivos anexos, conforme a los formatos adoptados por el Ministerio de la Protección Social mediante la citada resolución.

Las mismas deberán ser adoptadas por las EPS y EOC a partir de la fecha de presentación del primer proceso de compensación correspondientes al mes de febrero de 2005, el cual será presentado en CD ante el administrador fiduciario, con sus respectivos anexos y bajo los siguientes parámetros:

La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:

1. Medio para enviar los datos.

• CD ROM.

2. Características de los archivos.

• Archivos en formato ASCII delimitados por comas.

• Los campos de tipo fecha deben tener el formato (dd/mm/aaaa) por ejemplo, el 15 de febrero de 2005 quedará 15/02/2005. Para el caso de los nombres de los archivos que contienen fechas no debe contener slash (/).

• Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara (sin separación de miles y no deben contener decimales).

• Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.

Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).

• Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comillas (“”), ni ningún otro carácter especial.

• Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.

• Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación; por lo tanto, no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

• El administrador fiduciario podrá recibir los archivos que soportan las declaraciones de giro y compensación por medios electrónicos, en el evento en que las EPS o EOC se encuentren fuera de Bogotá.

3. Nombre del archivo a enviar.

• El nombre del archivo consta de dieciséis (17) (sic) caracteres con extensión .TXT (por ejemplo: EPS001FD115022004.TXT), correspondientes a:

NOTA: La tablas anexas a la presente circular pueden ser consultadas en el Ministerio de la Protección Social.

4. Estructura del archivo formato para habilitar o saldar cuentas de recaudo de las cotizaciones al sistema general de seguridad social (formato 1, archivo FD1).

(...).

5. Estructura del archivo formato conciliación de cuentas de recaudo de cotizaciones al sistema general de seguridad social en salud Fosyga (formato 2, archivo FD2).

(...).

5.1. Estructura del archivo para reportar cheques pendientes de cobro formato conciliación de cuentas de recaudo de cotizaciones al sistema general de seguridad social en salud Fosyga (formato 2, archivo FC2).

(...).

5.2. Estructura del archivo para reportar saldos no compensados formato conciliación de cuentas de recaudo de cotizaciones al sistema general de seguridad social en salud Fosyga (formato 2, archivo FSN).

(...).

5.3. Estructura del archivo para reportar resumen del extracto bancario para cada cuenta registrada.

(...).

6. Archivo de afiliados cotizantes (archivo ACX).

Observaciones: Incluye cotizantes dependientes, independientes, pensionados, madres comunitarias, empleadas del servicio doméstico, por sustitución pensional, tal como se define en la variable tipo de cotizante.

Cuando un afiliado cotizante cuente con la característica de cotizante mixto, la EPS o EOC deberá presentar la estructura del presente anexo por registros individuales (uno a uno) y por cada uno de los valores que se deben recaudar por el cotizante. Por ejemplo, si el afiliado tiene la condición de dependiente - independiente, la EPS deberá presentar dos registros, el primero para consignar el monto de la cotización como cotizante dependiente y el segundo, para consignar el monto de la cotización como independiente

En caso de que el afiliado cotizante cuente con la característica de mixto, la EPS solo podrá compensar una vez se recaude la totalidad de la cotización, que corresponde a la sumatoria de los aportes efectivamente cancelados por cada aportante o administradora de pensiones (D. 806/98, art. 52). En estos casos, la EPS enviará en el archivo magnético, un registro por cada aportante.

(...).

7. Archivo de beneficiarios y beneficiarios adicionales (de acuerdo con lo establecido por el D. 1703/2002, art. 7º) (archivo ABX).

(...).

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular va dirigida a entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a Compensar y administrador fiduciario del Fosyga

(Nota: Véase Circular 62 de 2011 del Ministerio de la Protección Social)

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