CIRCULAR 12 DE 2009 

(Abril 17)

24233-01

Asunto: Registro de la declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios - forma 01, trámite electrónico a través de la ventanilla única de comercio exterior, VUCE.

(Nota: Derogada por la Circular 22 de 2010 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular 26 de 2009 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Para su conocimiento y aplicación nos permitimos informarles que se ha modificado el procedimiento que deben seguir los usuarios exportadores de servicios para registrar la declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios - forma 01, de conformidad con lo establecido en el Decreto-Ley 210 de 2003, modificado por los decretos 4269 de 2005, 2785 de 2006 y 2700 de 2008, en los siguientes términos:

1. Inscripción en el RUT.

Previo a la solicitud de registro de la declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios, los usuarios exportadores de servicios deben estar inscritos en el registro único tributario, RUT, creado por la Ley 863 de 2003 y reglamentado mediante el Decreto 2788 de 2004, adicionado por los decretos 3426 de 2004, 65 de 2005 y 189 de 2006, lo cual será verificado electrónicamente de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto 4149 de 2004.

2. Registro en el sistema de ventanilla única de comercio exterior, VUCE.

Los usuarios deben estar registrados ante la ventanilla única de comercio exterior, VUCE, de conformidad con el procedimiento vigente, establecido en la Circular Externa 038 de 2007 o la norma que la sustituya.

Teniendo en cuenta que la forma 01 debe ser firmada por el representante legal de la empresa exportadora del servicio, este deberá obtener su certificado digital de firma en una entidad certificadora debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, para efectos de realizar el trámite de manera electrónica a través del módulo FUCE. El representante legal puede optar por otorgar poder a un apoderado especial donde se indique explícitamente que está autorizando para firmar la forma 01. Dicho apoderado especial podrá ser la persona de la empresa a quien el representante legal autorice expresamente y quien obtendrá la firma digital para realizar debidamente el registro electrónico.

3. Registro de la declaración escrita sobre contratos de exportación de servicio-forma 01.

El registro de la declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios se realiza desde abril de 2007 a través del módulo de formulario único de comercio exterior, FUCE, de la ventanilla única de comercio exterior, VUCE. Para el efecto se ingresa el usuario y contraseña asignados y se procede a “iniciar inscripciones”, confirmar el RUT y RUE, digitar como número de subpartida: 0000000000 (diez ceros) y seleccionar el trámite: “registro declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios”, donde se despliega la forma 01 a ser diligenciada y transmitida en línea.

El contrato de exportación de servicios o la(s) factura(s) de prestación de servicios para las cuales se está solicitando el registro, deben enviarse escaneados como archivos adjuntos a la solicitud.

En caso que los anexos no puedan ser escaneados por superar 4 gigas, se deben radicar físicamente en Bogotá, D.C., en la oficina de correspondencia del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o enviar por correo certificado, dirigido al grupo tecnología y comercio de servicios.

El grupo tecnología y comercio de servicios de la subdirección de diseño y administración de operaciones de la dirección de comercio exterior, verificará la información pertinente y efectuará el correspondiente registro, mediante la asignación de un número de registro en orden ascendente, el cual debe ser firmado digitalmente por el funcionario autorizado.

Este registro le será comunicado al interesado por medios electrónicos como respuesta al trámite, a través de la VUCE. En caso de devolución, la respuesta electrónica a través de la VUCE incluirá las causales de la misma.

4. Clasificación CPC.

La codificación que se utiliza para este registro corresponde a la clasificación central de productos, CPC, versión 1.1., de la división de estadísticas de las Naciones Unidas, a 5 dígitos.

5. Registro de servicios hoteleros.

Las exportaciones de servicios hoteleros prestados a huéspedes no residentes en Colombia, se deberán registrar con el fin de obtener la exención del impuesto sobre las ventas de que trata el literal e) del artículo 481 del estatuto tributario modificado por el artículo 62 de la Ley 1111 de 2006, para lo cual los usuarios deben diligenciar y transmitir en línea la declaración escrita sobre los contratos de exportación de servicios - forma 01 y escaneados como archivos adjuntos el contrato de exportación de servicios o la(s) factura(s) de prestación de servicios.

6. Procedimiento y pautas de diligenciamiento de la forma 01.

Para que la declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios - forma 01 sea registrada electrónicamente, es necesario su correcto y completo diligenciamiento de acuerdo con las siguientes instrucciones procedimentales:

6.1. Radicar la solicitud previamente al reintegro de las divisas.

Es necesario que la solicitud y el correspondiente registro de la declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios - forma 01, se efectúe previamente al reintegro de las divisas.

6.2. Clasificación CPC.

El exportador seleccionará en la casilla 4 una de las opciones a 5 dígitos que ofrece el sistema.

6.3. Descripción completa del servicio exportado:

La casilla 5 debe diligenciarse de manera detallada y en idioma español, de tal forma que se pueda verificar el cumplimiento de lo establecido en el literal e), artículo 481 del estatuto tributario: “servicios que sean prestados en el país en desarrollo de un contrato escrito y se utilicen exclusivamente en el exterior”. En la misma forma esta casilla debe guardar concordancia con el país seleccionado en las casillas 11 y 12, y con lo declarado bajo la gravedad de juramento en la casilla 17 (ver ejemplos en el instructivo).

6.4. Declaro valor del contrato o valor a reintegrar:

Todos los usuarios exportadores de servicios, al momento de diligenciar las casillas 9 y 10, deberán tener en cuenta que el correspondiente valor declarado es en dólares americanos.

6.5. Contrato con valor:

Cuando se diligencie la forma 01 adjuntando un contrato con valor determinado por la prestación de servicios exportados, la declaración sobre contratos de exportación de servicios —forma 01— debidamente registrada, será soporte suficiente para los reintegros parciales de divisas que se efectúen posteriormente, hasta cubrir el valor declarado en la casilla 9 de la forma 01. En este caso, no es necesario diligenciar las casillas 6, 7, 7.1 y 8, ni presentar las facturas para registro. El exportador conservará como prueba las facturas emitidas en desarrollo del contrato.

6.6. Contrato de cuantía indeterminada:

Cuando se trate de un contrato de valor indeterminado, la presentación de la forma 01 debe venir acompañada de copia legible del mismo y de la primera factura o grupo de facturas que estén pendientes de reintegro de divisas. El valor que se declare en la casilla 8 de la forma 01 debe corresponder al valor de cada factura y en la casilla 9 se debe declarar el valor de la sumatoria del total de las facturas. Para las siguientes facturas que sean emitidas con cargo al contrato, se debe diligenciar una nueva forma 01 citando en la casilla 16 el número de registro asignado previamente y adjuntando escaneadas la(s) nueva(s) factura(s) pendiente(s) de reintegro divisas. No se registrará la forma 01, cuando en las casillas número 9 ó 10 se declare “Indeterminado” o cuando no reporte valor alguno.

6.7. Registro de servicios hoteleros en la forma 01:

Los prestadores de servicios hoteleros deben registrar en la forma 01 los servicios hoteleros prestados y pagados en el trimestre inmediatamente anterior, dentro del mes siguiente al respectivo trimestre, colocando en las casillas 1, 2 y 3: Varios, relacionando la anterior información en un anexo adjunto a la forma 01 y digitando en la casilla 15 la fecha del día en que está radicando la correspondiente solicitud de registro.

6.8. Anular o disminuir el valor declarado en la forma 01:

En el evento en que una declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios —forma 01— debidamente registrada, requiera ser anulada o disminuida respecto al valor declarado, será necesario presentar una nueva solicitud de registro de la forma 01, declarando en la casilla 9 el correspondiente valor, precedido del signo menos (-) e informar la correspondiente justificación en la casilla de observaciones.

7. Conservación de documentos.

El usuario exportador deberá conservar los documentos soportes de la operación de exportación de servicios y la certificación del país de destino del servicio sobre la existencia y representación legal del contratante extranjero, por un periodo mínimo de cinco (5) años, de conformidad con lo establecido en el artículo 632 del estatuto tributario y en las normas que lo aclaren, modifiquen o adicionen.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las circulares externas números 011 de 2006, 014 y 015 de 2007.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular 26 de 2009 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

(Nota: Derogada por la Circular 22 de 2010 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Anexo: forma 01 e instructivo

 

 

Instructivo declaración escrita sobre contratos de exportación de servicios - forma 01

Receptor del servicio/contratante

1. Nombre o razón social extranjero: razón o denominación social de la empresa extranjera que utiliza el servicio, tal como se encuentra en el contrato o documento soporte de la exportación de servicios.

2. País extranjero. Indique el país de domicilio de la empresa extranjera que contrata los servicios.

3. Domicilio en el exterior. Indique la dirección completa de la contratante en el exterior. El servicio que se exporta.

4. Clasificación CPC.

Corresponde a la clasificación central de productos, versión 1.1. Señale los 5 dígitos de la clasificación que más se acerque al servicio prestado, de acuerdo con la tabla que le ofrece el sistema.

5. Descripción completa del servicio exportado.

Escriba en castellano y en forma completa las características y descripción del servicio de exportación a registrar.

Debe ser consecuente con lo señalado en las casillas 11, 12 y lo declarado en 17.

Ejemplo # 1:

5. Contrato de licencia de uso en Ecuador de un software desarrollado en Colombia.

11. País donde se presta el servicio: Colombia.

12. País donde se utiliza el servicio: Ecuador.

17. (Marcar primer párrafo).

Ejemplo # 2:

5. Prestación de servicios turísticos y/o servicios hoteleros.

11. País donde se presta el servicio: Colombia.

12. País donde se utiliza el servicio: Colombia.

17. (Marcar segundo párrafo).

Ejemplo # 3

5. Capacitación dictada en Perú.

11. País donde se presta el servicio: Perú.

12. País donde se utiliza el servicio: Perú.

17. (Marcar tercer párrafo).

6. Fecha de factura(s).

Fecha de emisión de cada una de las facturas que presenta para registro, como soporte de la prestación del servicio.

7. Número de la(s) factura(s).

Informe el número y letras que identifica cada factura presentada para registro.

8. Valor.

Indique el valor de cada factura, en la moneda en que se efectuó la transacción.

Nota: Si el espacio disponible en la forma 01 no es suficiente para relacionar las facturas, adjunte electrónicamente un anexo en excel con el mismo formato de las casillas 6, 7 y 8. Sin embargo, el valor declarado (casilla 9 y 10), es por el total de las facturas presentadas.

9. Declaro valor del contrato o del valor a reintegrar.

Indique en dólares americanos el valor total pactado en el contrato (para este caso no es necesario diligenciar las casillas 6, 7 y 8) o el total de la sumatoria de las facturas presentadas para registro en dólares americanos a la tasa de cambio oficial vigente en la fecha de cada factura. Si el contrato es de cuantía indeterminada adjúntelo a la forma 01 y diligencie con respecto a la primera factura o factura(s) que tenga pendiente(s) por reintegrar divisas. Para las siguientes facturas que sean emitidas con cargo al contrato, se debe diligenciar una nueva forma 01 citando en la casilla 16 el número de registro asignado previamente y radicarla acompañada de la(s) factura(s) pendiente(s) de reintegro de divisas. No se registrará la forma 01, cuando en la casilla 9 ó 10 declare “indeterminado” o cuando no reporte valor alguno. Cuando se trate de anular o disminuir el valor de un registro previamente efectuado, declare en la casilla 9 el correspondiente valor precedido del signo (-), la correspondiente justificación en la casilla de observaciones y diligencie la casilla 16.

10. Valor declarado en letras.

Escriba en letras el valor que declara para reintegro (casilla 9), en dólares americanos.

11. País donde se presta el servicio.

Informe el país donde se suministra o desarrolla físicamente el servicio que solicita registrar.

12. País donde se utiliza el servicio.

País del exterior donde se aplica o recibe el servicio prestado.

13. Fecha de inicio del servicio.

Corresponde a la fecha de suscripción del contrato. En caso de factura(s) indique la fecha en que se inicia la prestación del servicio facturado. Si son varias facturas la fecha será la más lejana de inicio de prestación del servicio.

14. Fecha de terminación del servicio. Corresponde a la fecha de terminación del contrato. En caso de factura(s) indique la fecha en que se termina la prestación del servicio facturado. Si son varias facturas la fecha será la más reciente de terminación de prestación del servicio.

15. Fecha estimada inicio reintegro de divisas.

Indique la fecha en que iniciará el reintegro de las divisas declaradas casillas 9 y 10 de la forma 01.

16. Número de registro servicios asignado o de radicación del contrato.

Informe el número que se le asignó cuando radicó el contrato, inicia con las letras EX.S. En caso contrario indique el número con que radicó el contrato ante el ministerio.

17. Declaración.

Marque una sola opción

Al marcar con una opción se declara bajo la gravedad de juramento los servicios exportados, de conformidad con el literal e), artículo 481 del estatuto tributario.

18. Utiliza Plan Vallejo para servicios.

Marque una sola opción. Si su respuesta es afirmativa diligencie la casilla 19.

19. Número del programa Plan Vallejo.

Indique el número asignado de aprobación al programa Plan Vallejo.

20. ¿Esta es una radicación nueva?

Marque una sola opción. Si su respuesta es no diligencie la casilla 21.

21. Indique número de radicación anterior.

Indique el número de radicación inicial, para segunda radicación en el caso de solicitud de información adicional.

NOTA: En el campo de observaciones por favor diligenciar aquí el nombre del representante legal o apoderado y cédula.

N. del D.: La presente circular va dirigida a usuarios y funcionarios Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular 26 de 2009 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

(Nota: Derogada por la Circular 22 de 2010 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

__________________________________________