Ministerio del Trabajo

CIRCULAR 14 DE 2014

(Febrero 17)

Asunto: reporte de información de aportes al Fondo de Riesgos Laborales.

(Nota: Derogada por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

Para optimizar el control a la evasión y elusión sobre los aportes que realizan las administradoras de riesgos laborales al encargo fiduciario que administra los recursos del Fondo de Riesgos Laborales, es necesario derogar el numeral 1º del literal B de la circular unificada expedida el 22 de abril de 2004.

Por lo anterior y conforme a lo dispuesto en los numerales 1º y 15 del artículo 2º y numeral 2º del artículo 6º del Decreto 4108 de 2011, con el objeto de velar por el buen funcionamiento y desarrollo del sistema general de riesgos laborales, este despacho se permite dar las siguientes instrucciones y determinaciones, las cuales son de obligatorio cumplimiento:

Informes mensuales sobre pago de cotizaciones, aportes al Fondo de Riesgos Laborales y empresas afiliadas al sistema general de riesgos laborales

Las administradoras de riesgos laborales deberán presentar los informes mensuales correspondientes al pago de las cotizaciones, aportes al Fondo de Riesgos Laborales y empresas afiliadas al sistema general de riesgos laborales, antes del día 28 del mes siguiente al reportado. Estos informes deben ser presentados a través del servidor FTP seguro que dispondrá el Ministerio del Trabajo y diseñados en archivos planos, cuya extensión será ‘txt’.

La estructura de los archivos a presentar, está especificada en el anexo técnico que hace parte de la presente circular.

Se presume que la información suministrada se ha elaborado con la veracidad requerida por el sistema general de riesgos laborales, para el procesamiento de datos.

Sanciones

Cuando la administradora no presente la información en las fechas señaladas o lo haga sin la información requerida, será sancionada por las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto-Ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 115 del Decreto-Ley 2150 de 1995 y los artículos 13 y 32 de la Ley 1562 de 2012.

Transición

La presente circular deroga el numeral 1º del literal B) de la circular unificada en salud ocupacional del año 2004 y regirá a partir del 1º de marzo de 2014, fecha a partir de la cual las administradoras de riesgos laborales deberán remitir la información; durante este mes, se realizarán pruebas y validaciones de cargue con la finalidad de que las administradoras de riesgos laborales realicen los ajustes necesarios para dar cumplimiento a lo aquí establecido.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: la presente circular va dirigida a las entidades administradoras de riesgos laborales, administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Riesgos Laborales y empleadores del sector público y privado.

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

Anexo técnico

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

Especificaciones sobre la estructura de los archivos

Los datos reportados por las administradoras de riesgos laborales ARL correspondientes al pago de las cotizaciones y aportes al Fondo de Riesgos Laborales, deben coincidir con el valor que estas consignan por este concepto, dentro de los plazos establecidos por la dirección general de riesgos laborales del Ministerio del Trabajo.

Las administradoras de riesgos laborales ARL deben enviar los archivos planos, utilizando como carácter separador de campos, la coma (,) con la información correspondiente al pago de las cotizaciones por parte de las empresas y trabajadores independientes afiliados y de cada uno de los afiliados al sistema general de riesgos laborales, dentro de los plazos establecidos mediante la utilización del programa prevalidador de archivos y del canal FTP seguro, de acuerdo con la estructura y especificaciones que a continuación se describen:

1. Siglas para nombres de los archivos maestros.

En general, para la interpretación de los nombres de archivos se deben tener en cuenta las siguientes siglas:

SiglaDescripciónLongitud
ARArchivo maestro información ARL2
ERArchivo maestro información empresas aportantes2
CRArchivo maestro información afiliados cotizantes2
CODENTIDADCódigo de la entidad de riesgos laborales que reporta la información6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador8

2. Nombres de archivos maestros con información de las ARL e información empresas y trabajadores independientes.

Tabla 1. Nombre de archivos

Tipo de archivoNombre del archivoLong. Nombre
Maestro información ARLARCODENTIDADAAAAMMDD 16
Maestro información empresasERCODENTIDADAAAAMMDD 16
Maestro información afiliadosCRCODENTIDADAAAAMMDD 16

 

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

2.1. Estructura del archivo maestro de información administradoras de riesgos laborales.

 

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

El archivo maestro de información de ARL está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registro detalle (registro tipo 2) que contiene la información del reporte de las consignaciones por parte de las ARL.

Tabla 2. Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. MáxObligatorio
0Tipo de registro11SI
1Código de la ARLAlfanumérico6SI
2Fecha inicial del periodo de la informaciónAAAA-MM-DD10SI
3Fecha final del periodo de la informaciónAAAA-MM-DD10SI
4Total de registrosNúmero de registros del archivo relacionado8SI
5Nombre del archivo (Sin extensión txt)Ver tabla 117SI

Tabla 3. Registro tipo 2 - Registro de detalle - contiene la información del reporte de las consignaciones por parte de las ARL

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. MáxObligatorioDescripción del campo
0Tipo de registro21SI 
1Código de la ARLAlfanumérico6SI 
2Fecha consignaciónAAAA-MM-DD10SIFecha en que consigna la administradora de riesgos laborales al Fondo de Riesgos Laborales
3Valor consignadoLos campos numéricos deben venir sin separador de miles, únicamente el punto para separar decimales12SIValor (bruto) consignado por la ARL al fondo de riesgos laborales, sin tener en cuenta incapacidades
4Total de empresas afiliadasLos campos numéricos deben venir sin separador de miles6SINúmero de empresas al día y en mora durante el periodo reportado

 

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

2.2.(Modificado).* Estructura del archivo maestro de información de las empresas y trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales.

El archivo maestro de información de empresas y trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registro detalle (registro tipo 2) que contiene la información del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales.

Tabla 4. Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. MáxObligatorio
0Tipo de registro11SI
1Código de la ARLAlfanumérico6SI
2Fecha inicial del periodo de la informaciónAAAA-MM-DD10SI
3Fecha final del periodo de la informaciónAAAA-MM-DD10SI
4Total de registrosNúmero de registros del archivo relacionado8SI
5Nombre del archivo (Sin extensión txt)Ver tabla 117SI

Tabla 5. Registro tipo 2 - Registro de detalle - contiene la información del pago de las cotizaciones por parte de las empresas aportantes y trabajadores independientes afiliados a las administradoras de riesgos laborales

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. MáxObligatorioDescripción del campo
0Tipo de registro21SI1= Registro de control
2= Registro detalle
1Código de la ARLAlfanumérico6SICódigos asignados por la Superintendencia Financiera
2Tipo identificación del aportanteNI= Número identificación tributaria
CC= Cédula de ciudadanía
CE= Cédula de extranjería
TI= Tarjeta de identidad
RC= Registro civil
PA= Pasaporte
CD= Carnet diplomático
2SI 
3Número identificación del aportante 17SILos campos numéricos deben venir sin separador de miles
4Dígito de verificación del aportanteEl campo ‘Dígito de verificación del aportante’ es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT1NO0-9
El campo ‘Dígito de verificación del aportante’ es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT
5Nombre o razón social del aportante 200SINombre de la empresa o vinculador laboral; si son aportantes independientes nombres y apellidos completos
6Clase de aportanteA= Aportante con 200 o más cotizantes
B= Aportante con menos de 200 cotizantes
C= Aportantes Mipyme que se acogen a la Ley 590 de 2000
D= Beneficiario Ley 1429 de 2010
I= Independiente
1SI 
7Código del centro de trabajo del aportante1= Principal
2= Al primer centro de trabajo asignado
3= Al segundo centro de trabajo asignado
4= Al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente
2SI 
8Departamento del aportanteTabla departamentos - Tabla Divipola del DANE2SI 
9Municipio del aportanteTabla municipios - Tabla Divipola del DANE3SI 

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. MáxObligatorioDescripción del campo
10Dirección del aportante 50SI 
11Teléfono del aportante 20SI 
12Estado de pago del aportante1= Al día
2= en mora
1SI 
13Total ingreso base de cotizaciónPara trabajadores dependientes - de acuerdo con el artículo 11 del Decreto 1772/94 Trabajadores independientes - de acuerdo con la Ley 1562 de 201212SIEste campo se calcula de la sumatoria del campo 8 (ingreso base de cotización por afiliado) de la tabla 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
14Total porcentaje de cotizaciónTeniendo en cuenta su clase de riesgo (Tabla cotizaciones mínimas y máximas D. 1772/94, art. 13) no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador4SIEste campo se incluye el máximo porcentaje del campo 9 (porcentaje de cotización por afiliado) de la tabla 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
15 Total monto de cotización Para trabajadores dependientes. -El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12 Decreto 1772/94.
Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización
12 SI Este campo se calcula de la sumatoria del campo 10 (monto de cotización por afiliado) de la tabla 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
16Total trabajadoresLos campos numéricos deben venir sin separador de miles6SINúmero total de trabajadores del centro de trabajo
17Días en moraLos campos numéricos deben venir sin separador de miles4NODías en mora que el aportante con la administradora de riesgos laborales
18Valor en moraLos campos numéricos deben venir sin separador de miles12NOValor en mora del aportante con la administradora de riesgos laborales

*(Nota: Modificado el numeral 2.2 del presente anexo técnico por la Circular 51 de 2014 del Ministerio de Trabajo)

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

2.3. Estructura del archivo maestro de información de los afiliados por aportante al sistema general de riesgos laborales.

El archivo maestro de información de afiliados por aportante al sistema general de riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registro detalle (registro tipo 2) que contiene la información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales.

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

Tabla 6. Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. MáxObligatorio
0Tipo de registro11SI
1Código de la ARLAlfanumérico6SI
2Fecha inicial del periodo de la informaciónAAAA-MM-DD10SI
3Fecha final del periodo de la informaciónAAAA-MM-DD10SI
4Total de registrosNúmero de registros del archivo relacionado8SI
5Nombre del archivo (Sin extensión txt)Ver tabla 117SI

Tabla 7. Registro tipo 2 - Registro de detalle - contiene la información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas y trabajadores independientes afiliados a las administradoras de riesgos laborales

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. MáxObligatorioDescripción del campo
0Tipo de registro21SI1= Registro de control
2= Registro detalle
1Código de la ARLAlfanumérico6SICódigos asignados por la Superintendencia Financiera
2Tipo identificación del aportanteNI: Número de identificación tributaria
CC: Cédula de ciudadanía
CE: Cédula de extranjería
TI: Tarjeta de identidad
RC: Registro civil
PA: Pasaporte
CD: Carnet diplomático
2SI 
3Número identificación del aportante 17SILos campos numéricos deben venir sin separador de miles
4Dígito de verificación del aportanteEl campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT1NO0-9
El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT
5Tipo de identificación del afiliadoCC= Cédula de ciudadanía
CE= Cédula de extranjería
TI= Tarjeta de identidad
RC= Registro civil
PA= Pasaporte
MS= Menor sin identificación
AS= Adulto sin identificación
2SI 
6Número de identificación del afiliado 17SILos campos numéricos deben venir sin separador de miles
7Tipo de cotizante - afiliado1- Dependiente
2- Servicio doméstico
3- Independiente
4- Madre comunitaria
12- Aprendices del SENA etapa lectiva
15- Desempleado con subsidio de caja de compensación familiar
16- Independiente agremiado o asociado
18- Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC
19- Aprendices del SENA etapa productiva
20- Estudiantes régimen especial (L. 789/2002)
21- Estudiante de postgrado en salud (D. 190/96)
22- Profesor de establecimiento particular
30- Dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31- Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana
33- Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional
2  

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. MáxObligatorioDescripción del campo
  34- Concejal amparado por póliza de salud
40- Beneficiario UPC adicional
41- Cotizante sin ingresos con pago por tercero
42- Cotizante pago solo salud artículo 2º Ley 1250 de 2008
43- Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones con pago por tercero. Literal e) del parágrafo 1º del artículo 15 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 3° de la Ley 797 de 2003
44- Cotizante voluntario a pensiones con pago por tercero
45- Empleo de emergencia mayor a un mes
46- Empleo de emergencia menor a un mes
47- Dependiente beneficiario del sistema general de participación
   
8Ingreso base de cotización del afiliadoIBC del afiliado sin centavos9SIIBC del afiliado
9Porcentaje de cotización del afiliadoTeniendo en cuenta su clase de riesgo (tabla cotizaciones mínimas y máximas D. 1772/94, art. 13) no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador4SILos campos numéricos deben venir sin separador de miles
10Monto de cotización del afiliadoPara trabajadores dependientes. El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12 Decreto 1772/94.
Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización
9SILos campos numéricos deben venir sin separador de miles
11Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliadoDe acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 20027  
12Código del centro de trabajo del afiliado1= Principal
2= Al primer centro de trabajo asignado
3= Al segundo centro de trabajo asignado
4= Al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente
2  
13Departamento de la ubicación laboral del afiliadoTabla departamentos - Tabla Divipola del DANE2SI 
14Municipio de la ubicación laboral del afiliadoTabla municipios - tabla Divipola del DANE3SI 
15Periodo de pagoMM-AAAA7SI 
16Número de días cotizados a riesgos laboralesObligatorio y debe permitir valores entre 0 y 302SI 

 

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

Glosario de campos

Cód.Nombre del campoLongitudTipoValor permitido
0Tipo de registro1N1= Registro de control
2= Registro detalle
1Código de la administradora - ARL6ACódigos asignados por la Superintendencia Financiera
2Tipo identificación del aportante2ANI= Número identificación tributaria
CC= Cédula de ciudadanía
CE= Cédula de extranjería
TI= Tarjeta de identidad
RC= Registro civil
PA= Pasaporte
3Número identificación del aportante17A 
4Dígito de verificación del aportante1N0-9
5Nombre o razón social del aportante200ANombre del aportante para empresas y nombres y apellidos completos para independientes que son aportantes
6Clase de aportante1AA Aportante con 200 o más cotizantes
B Aportante con menos de 200 cotizantes
C Aportante Mipyme que se acoge. Ley 590 de 2000
I Independiente
7Código del centro de trabajo2N1= Principal
2= Al primer centro de trabajo asignado
3= Al segundo centro de trabajo asignado
4= Al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente
8Departamento del aportante2NTabla departamentos - tabla Divipola del DANE
9Municipio del aportante3NTabla municipios - tabla Divipola del DANE
10Dirección del aportante50A 
11Teléfono del aportante10A 
12Estado de pago del aportante1N1= Al día
2= En mora
13Número total de empleados en el centro de trabajo5NLos campos numéricos deben venir sin separador de miles
14Días en mora del aportante4NLos campos numéricos deben venir sin separador de miles
15Valor en mora del aportante10NLos campos numéricos deben venir sin separador de miles, únicamente el punto para separar decimales
16Tipo de identificación del afiliado2ACC= Cédula de ciudadanía
CE= Cédula de extranjería
TI= Tarjeta de identidad
RC= Registro civil
PA= Pasaporte
MS= Menor sin identificación
AS= Adulto sin identificación
17Número de identificación del afiliado17N 
18Código tipo de cotizante - afiliado2N1= Dependiente
2= Servicio doméstico
3= Independiente
16= Independiente agremiado o asociado
19= Aprendices del SENA etapa productiva
20= Estudiantes régimen especial Ley 789 de 1996)
21= Estudiante de postgrado en salud (D. 190/96)
22= Profesor de establecimiento particular
31= Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
32= Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana

Cód.Nombre del campoLongitudTipoValor permitido
19Ingreso base de cotización del afiliado9NLos campos numéricos deben venir sin separador de miles, únicamente el punto para separar decimales
20Porcentaje de cotización del afiliado4NTeniendo en cuenta su clase de riesgo (tabla cotizaciones mínimas y máximas D. 1772/94, art 13) no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador
21Monto de cotización del afiliado9NPara trabajadores dependientes. El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12, Decreto 1772/94. Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización
22Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado7NDe acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002
23Código del centro de trabajo del afiliado2N1= Principal
2= Al primer centro de trabajo asignado
3= Al segundo centro de trabajo asignado
4= Al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente
24Departamento de la ubicación laboral del afiliado2NTabla departamentos - tabla Divipola del DANE
25Municipio de la ubicación laboral del afiliado2NTabla municipios - tabla Divipola del DANE
26Total ingreso base de cotización12NTotal ingreso base de cotización de los trabajadores
27Total porcentaje de cotización4NTeniendo en cuenta su clase de riesgo (tabla cotizaciones mínimas y máximas D. 1772/94, art. 13).
No podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador
28Total monto de la cotización12NPara trabajadores dependientes. -El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12 Decreto 1772/94.
Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización
29Fecha consignación10AAAAA-MM-DD
30Valor consignado12NLos campos numéricos deben venir sin separador de miles, únicamente el punto para separar decimales
31Total de empresas afiliadas6NLos campos numéricos deben venir sin separador de miles
32Fecha inicial del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
34Total de registros8NNúmero de registros del archivo relacionado
35Nombre del archivo (Sin extensión txt)17AVer tabla 1
36Periodo de pago7 MM-AAAA
37Número de días cotizados a riesgos laborales2NObligatorio y debe permitir valores entre 0 y 30

 

(Nota: Derogada por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)