CIRCULAR 178 DE 1998 

(Abril 28)

Asunto: Proceso de recaudación de aportes del régimen subsidiado de pensiones.

Con el fin establecer las responsabilidades en relación con el proceso de recaudo del subsidio de pensiones y que tiene que ver con los grupos de madres comunitarias, discapacitados y trabajadores independientes, cuyos aportes para pensiones son recibidos del Gobierno Nacional a través del consorcio Prosperar S.A., de conformidad con lo establecido en la Ley 100 de 1993 y los decretos 1858 de 1995, 326 de 1996 y demás normas concordantes.

Por lo anterior las responsabilidades y el procedimiento a seguir en el instituto en cuanto al recaudo del subsidio de pensiones será el que se establece a continuación:

1. Con respecto a la afiliación, el día 25 de cada mes el consorcio Prosperar S.A. remite al departamento nacional de afiliación y registro del instituto en medio magnético la información de los afiliados con algunas especificaciones que se han definido previamente entre dicha entidad y el instituto, para que en el término de dos (2) días hábiles procese y cargue la información en la base de datos de afiliados al régimen de subsidio de pensiones, simultáneamente al envío del medio magnético debe reiteres un oficio a la gerencia nacional de recaudo y a la gerencia nacional de mercadeo de pensiones, con el fin de dar a conocer el inicio del proceso de los nuevos afiliados.

2. Una vez se ha dado ingreso a la información y se ha procesado afiliación y registro deberá informar a Prosperar S.A., cuántos registros se aceptaron y cuántos se rechazaron, con respecto a los rechazados el consorcio rectificará y devolverá la información en el término de dos (2) días hábiles después.

3. El departamento nacional de afiliación y registro debe informar a la gerencia nacional de recaudo cuántos nuevos afiliados cruzaron, con el fin de se informe a la gerencia nacional de informática para que se generen y envíen las cintas de impresión de comprobantes de pago del mes a partir del cual se otorga el subsidio, proceso en el que la gerencia nacional de recaudo requiere un término aproximado de 5 a 7 días hábiles.

4. La gerencia nacional de recaudo deberá colocar los comprobantes de pago en el correo para que sean enviados a cada afiliado a nivel nacional, con el fin de que efectúen los pagos en los bancos con los que el instituto posee convenio para recibir los aportes de trabajadores independientes a más tardar el último día de cada mes.

NOTA: cuando los afiliados no han recibido el talonario pueden utilizar el formulario en blanco para el pago de los aportes que únicamente se encuentra en el Banco Central Hipotecario.

5. Los bancos dentro de los días (10) primeros días hábiles de cada mes enviarán la relación de los recibos de pago de cotizaciones de los afiliados a nivel nacional al departamento nacional de conciliación del instituto, correspondientes al mes anterior, así como los pagos masivos que efectuó el consorcio Prosperar S.A. Una vez recibida la información, este departamento procederá a ingresar a la base de datos la información con el fin de establecer, los pagos y no pagos efectuados por cada afiliado incluidos los del consorcio Prosperar S.A., para lo cual tendrá trece (13) días hábiles.

6. El departamento nacional de conciliación, envía la información a la gerencia nacional de informática para que efectúe la imputación de pagos y a la vez clasifique la información de los trabajadores subsidiados que pagaron con comprobantes de pago para efectuar los respectivos cruces de cuenta (traslado del régimen contributivo al régimen subsidiado, además de la clasificación de pagos por banco). Dicho proceso tardaría aproximadamente tres (3) días hábiles.

7. La gerencia nacional de recaudo, informará simultáneamente a la gerencia nacional de mercadeo de pensiones y a la gerencia nacional del tesorería acerca de la conciliación bancaria.

8. La gerencia nacional de tesorería a través del departamento nacional de conciliaciones bancarias procederá a aplicar los dineros recibidos por los bancos y por parte del consorcio Prosperar S.A., y así mismo, deberá hacer los respectivos traslados del régimen contributivo al régimen subsidiado, para consolidar la cuenta del régimen subsidiado de pensión, para lo cual tendrá un término de cinco (5) días hábiles.

9. La gerencia nacional de mercadeo de pensiones, una vez recibida información procederá a cruzarla e informarán al consorcio Prosperar S.A., acerca de aquellos afiliados que no hayan cotizado lo correspondiente en el término establecido por la ley, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

NOTA: El Instituto de Seguros Sociales, en el caso anterior, donde el afilado a dejado de cotizar de conformidad con el término estipulado en la ley, deberá mantener la historia laboral vigente donde consten las semanas cotizadas de dichos afiliados.

Los plazos de tiempo, estipulados para cada proceso en la presente circular podrán ser inferiores a los aquí establecidos. Por lo tanto y de ser así, cada área encargada podrá remitir la información una vez la tenga a la dependencia que sigue en el orden indicado, sin esperar el vencimiento del plazo inicial con el único fin de agilizar cada uno de los procesos.

De conformidad con lo establecido en la Resolución 2656 de junio 3 de 1996, emitida por la presidencia del instituto, se responsabiliza del cumplimiento del proceso establecido en la presente circular, al gerente nacional de mercadeo de pensiones. Lo anterior, no exonera del cumplimiento de la presente circular a todos y cada uno de los funcionarios que en la actualidad tengan dentro de sus funciones las indicadas en la presente circular para el correcto desarrollo y cumplimiento de los procesos aquí indicados.

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