CIRCULAR EXTERNA 18 DE 1995 

(Marzo 15 )

De conformidad con lo previsto en los artículos 60, literal c), 113 y 114 de la Ley 100 de 1993 (1), 15 y 16 del Decreto 692 de 1994 (2), y con fundamento en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero (3), esta superintendencia indica a continuación el procedimiento para el traslado entre regímenes pensionales y entre las administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad:

1. Términos para los traslados. Este despacho estima conveniente recordar los términos de tres (3) años y de seis (6) meses, ambos contados desde la selección anterior, para trasladarse de régimen y para cambiarse de sociedad administradora respectivamente, previstos en los artículos 15 y 16 del Decreto 692 de 1994.

2. Diligenciamiento de la selección y vinculación. El interesado deberá expresar su voluntad de cambiarse de administradora o trasladarse de régimen manifestando por escrito al empleador y a la nueva entidad administradora con no menos de treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha en la cual desea quedar vinculado a la nueva entidad administradora, diligenciando el formulario de traslado o vinculación, según lo previsto en el artículo 6º del Decreto 228 de 1995.

El diligenciamiento del formulario de vinculación de la administradora a la cual desea cambiarse o del Instituto de Seguros Sociales, ISS, con el cual se inicia el proceso de vinculación, se podrá efectuar a partir del primer día del séptimo (7º) mes, para cambio de administradora, o a partir del primer día del trigésimo séptimo (37) mes, para traslado de régimen pensional, contados desde la selección anterior, entendiendo por ésta la realizada “dentro de los términos legales”.

El formulario de vinculación deberá diligenciarse en original y dos copias, cuya distribución será la siguiente: original para la nueva administradora, una copia para el trabajador y una copia para el empleador.

3. Solicitudes de retracto. El trabajador tiene el derecho de retractarse de su decisión, manifestando su voluntad por escrito y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la cual haya manifestado por escrito la correspondiente selección, según lo prevé el artículo 3º del Decreto 1161 de 1994. Dicha solicitud de retracto tendrá validez siempre y cuando sea radicada en la entidad a la cual se le presentó el formulario, dentro de los cinco (5) días hábiles anteriormente citados, sin perjuicio de que esta solicitud se envíe mediante correo certificado dentro del mismo plazo.

4. Reporte de novedades al ISS o administradora anterior. La nueva administradora o el ISS deberá informar dentro de los primeros veinte (20) días calendario de cada mes, al ISS o a la administradora anterior, las novedades que se presenten en materia de traslados en el mes inmediatamente anterior, para lo cual emplearán una fotocopia del formulario de vinculación.

5. Informe de aceptación o rechazo. El ISS o la administradora anterior tendrá como plazo máximo hasta el día veinticinco (25) de cada mes para informar a la nueva administradora o al ISS acerca de la aceptación o el rechazo de las solicitudes de traslado del mes inmediatamente anterior.

Para ello empleará un formato que contenga como mínimo las siguientes especificaciones:

— Nombre o razón social (de la nueva administradora o ISS)

— Fecha de reporte

— Nombre del solicitante

— Documento de identificación

— Aceptación ___ rechazo ___

— Causales del rechazo:

1. Permanencia inferior a seis (6) meses en una administradora del régimen de ahorro individual.

2. Permanencia inferior a tres (3) años en uno de los regímenes pensionales previstos en la Ley 100 de 1993.

3. Status de pensionado.

4. Solicitud de pensión en trámite.

5. No afiliado.

— Nombre, cargo y firma del funcionario responsable.

6. Informe de aceptación o rechazo al solicitante y al empleador. La nueva administradora o el ISS deberá informar por escrito tanto al solicitante como al empleador la confirmación de la aceptación del traslado o su rechazo como máximo el día treinta (30) de cada mes, respecto de las solicitudes del mes anterior, empleando para ello la misma información descrita en el punto anterior.

7. Efectividad de la afiliación a la nueva administradora o al ISS. El traslado surtirá efectos el primer día del mes siguiente a aquel en el cual se efectuó el diligenciamiento del formulario. El ISS o la nueva administradora deberá confirmar la aceptación del traslado al solicitante y al empleador según lo previsto en el ordinal anterior.

8. Última cotización administradora anterior. La última autoliquidación a la administradora anterior o al ISS de los trabajadores dependientes, se realizará en los primeros diez (10) días del mes en el cual se hizo efectivo el traslado. En el caso de los trabajadores independientes, se deberá presentar la primera autoliquidación, al ISS o a la nueva administradora, en el mes en el cual se hizo efectivo el traslado.

9. Traslado de saldos e información a la administradora nueva o al ISS. El ISS o la administradora anterior tendrá como plazo máximo los treinta (30) días hábiles siguientes al reporte de novedades a la administradora anterior o al ISS para transferir los saldos y remitir la información respectiva al ISS o a la nueva administradora. La información a trasladar será como mínimo la contenida en la historia laboral del afiliado: nombres y apellidos, edad, sexo, documento de identificación, semanas cotizadas, administradoras anteriores especificando las semanas cotizadas en cada una de ellas, solicitud del bono pensional y/o título pensional, certificación expedida por la administradora anterior de las tres últimas autoliquidaciones.

10. Vigencia. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, capítulo Superintendencia Bancaria.

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