Secretaría Distrital de Hacienda

CIRCULAR 18 DE 2016

(Diciembre 7)

Asunto: Programación vigencia 2017.

Programación de pagos - Calendario del programa anual mensualizado de caja - Cierre de operaciones de tesorería

Con el propósito de atender en forma oportuna los pagos ordenados por las entidades distritales, así como la presentación de los estados contables y demás informes requeridos y además, teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución SDH-393 de 2016(1) y la Circular DDT 12 de 2016(2), a continuación se detalla la programación de pagos establecida por la dirección distrital de tesorería, el calendario del programa anual mensualizado de caja, PAC, y las directrices para el cierre de operaciones de tesorería, para la vigencia 2017.

1. Programación de pagos - vigencia 2017.

Las entidades cobijadas en esta circular que requieran ordenar pagos a la dirección distrital de tesorería, deben cumplir los lineamientos generales sobre el proceso de la cuenta única distrital señalados en la Circular DDT 12 de 2016 y Circular DDT 16 de 2016.

Las siguientes son las fechas límite establecidas para la radicación de los documentos que ordenan pago a través del aplicativo OPGET:

FECHA LÍMITE PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS QUE ORDENAN PAGO A TRAVES DE OPGET
DOCUMENTOENEFEBMARABRMAYJUNJULAGOSEPOCTNOVDIC
RA NóminaJueves 19Jueves 16Martes 21Martes 18Jueves 18Viernes 9Martes 18Viernes 18Martes 19Jueves 19Lunes 20Lunes 11
OP RA adicionalJueves 26Jueves 23Martes 28Martes 25Jueves 25Martes 27Miércoles 26Lunes 28Martes 26Jueves 26Lunes 27Lunes 25
Nómina docentesLunes 23Lunes 20Jueves 23Jueves 20Lunes 22Miércoles 21Viernes 21Miércoles 23Jueves 21Lunes 23Miércoles 22Lunes 11
RA Segur. SocialLunes 2Miércoles 1Miércoles 1Lunes 3Martes 2Jueves 1Martes 4Martes 1Viernes 1Lunes 2Miércoles 1Viernes 1
ODVJueves 26Jueves 23Martes 28Martes 25Jueves 25Martes 27Miércoles 26Lunes 28Martes 26Jueves 26Lunes 27Viernes 22

Así mismo, las entidades deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) La oficina de gestión de pagos tramitará los documentos que ordenan pago y que hayan sido radicados en el aplicativo OPGET hasta las 11:59 p.m. A su vez, la oficina de operaciones financieras realizará estos pagos el día hábil siguiente a su radicación.

b) El cronograma establecido en la presente circular aplica para pagos con y sin situación de fondos.

c) Las relaciones de autorización (RA) para el pago de los aportes de seguridad social y parafiscales correspondientes a diciembre de 2017, deberán ser radicadas en el aplicativo OPGET a más tardar el 18 de diciembre de 2017, con el fin de generar los pagos dentro de la vigencia 2017.

d) Órdenes de devolución de ingresos no tributarias: cuando sea procedente, las entidades deben radicar un oficio dirigido a la oficina de gestión de ingresos mediante el cual ordenen la devolución de ingresos no tributarios, el cual debe estar firmado por el responsable del presupuesto y el ordenador del gasto y cumplir los requisitos de la normativa vigente. Para la vigencia 2017, estos oficios serán recibidos desde el 10 de enero hasta el 15 de diciembre.

Es responsabilidad de cada entidad programar oportunamente sus pagos para garantizar que se cumpla cabalmente con las obligaciones de pago contraídas, sujetándose estrictamente a las fechas y horarios señalados en la presente circular.

2. Calendario del programa anual mensualizado de caja.

Sin título16
Sin título16
 

3. Cierre de operaciones de tesorería - Vigencia 2017.

a) Reintegros: Deberán efectuarse según lo señalado en el literal r) del numeral 2º de la Circular DDT 12 de 2016. La fecha máxima de radicación es el 22 de diciembre de 2017, incluyendo la legalización definitiva y cierre de caja menor.

b) Reembolsos: Para el cierre de la vigencia fiscal no operan los reembolsos de caja menor.

c) Anulaciones: Deberán efectuarse según lo señalado en el literal q) del numeral 2º de la Circular DDT 12 de 2016. Las entidades distritales no podrán tramitar un nuevo documento hasta que se haya surtido la anulación solicitada.

La fecha máxima de solicitud de anulación es el 26 de diciembre de 2017, con el fin de que ésta sea atendida dentro de la vigencia y la entidad tenga la opción de tramitar un nuevo documento que ordene pago, constituyendo una cuenta por pagar.

d) Cuentas por pagar: Para la constitución y radicación de las cuentas por pagar las entidades deberán tener en cuenta lo siguiente:

• El aplicativo OPGET estará habilitado para el registro de las cuentas por pagar entre el 26 de diciembre y el 31 de diciembre de 2017, hasta a las 11:59 P.M.

• La entidad debe registrar las cuentas por pagar de igual forma que los pagos habituales.

• Las cuentas por pagar deben estar firmadas digitalmente por el responsable del presupuesto y el ordenador del gasto para que se constituyan como tal.

• Todas las cuentas por pagar afectan el PAC de enero de cuentas por pagar.

• La dirección distrital de tesorería girará la totalidad de las cuentas por pagar durante las dos (2) primeras semanas del mes de enero de 2018, a excepción de las cuentas por pagar relacionadas con los conceptos de nómina que por ley tengan un término diferente.

Si la entidad requiere que el giro de las cuentas por pagar para un mismo beneficiario se realice en momentos diferentes, debe radicar las órdenes de pago que sean necesarias; en caso de radicar solo una (1) orden de pago se realizará un solo giro, reiterando que la totalidad de las cuentas por pagar serán giradas durante las dos (2) primeras semanas de enero de 2018.

• Se constituyen cuentas por pagar cuando se generen obligaciones como consecuencia de bienes, obras y servicios que hayan sido recibidos a satisfacción de la entidad, dentro de la vigencia.

• En la primera semana de enero de 2018, la entidad debe radicar un oficio dirigido al tesorero distrital con el reporte de las cuentas por pagar, anexando el listado resumido generado por el aplicativo OPGET (soporte necesario para proceder con el pago), debidamente firmado por el responsable del presupuesto, el ordenador del gasto y el contador público.

El oficio debe especificar si dentro de las cuentas por pagar se encuentra pendiente alguna obligación que requiera atención prioritaria, por ejemplo por tratarse del pago de servicios públicos o sentencias judiciales.

• Se debe tramitar una relación de autorización por cada uno de los siguientes conceptos: Intereses de cesantías, cesantías fondos y cesantías Foncep.

• Las oficinas de planeación financiera y gestión de pagos de la dirección distrital de tesorería verificarán conjuntamente que la constitución de las cuentas por pagar sea consistente de acuerdo con la información almacenada en los aplicativos OPGET y Sispac.

• Para el pago de las obligaciones con cargo a las reservas presupuestales constituidas y aprobadas por la dirección distrital de presupuesto se debe tramitar el documento que ordena el pago en el aplicativo OPGET, señalando como vigencia 2016. OPGET validará la existencia presupuestal y de PAC de reservas.

• Establecimientos públicos, Contraloría de Bogotá y ente autónomo universitario:

— Aparte de los anteriores puntos deben incluir dentro de las cuentas por pagar lo correspondiente al pago de cesantías. La orden de pago por este concepto debe tener como beneficiario a la propia entidad, de tal manera que cuente con estos recursos en el mes de enero de 2018 para que efectúe el pago en el mes de febrero de 2018.

— La devolución de los descuentos causados por el giro de las órdenes de pago de diciembre de 2017 será realizada por la dirección distrital de tesorería a más tardar el 29 de diciembre de 2017.

— La devolución de los descuentos causados en las cuentas por pagar será realizada por la dirección distrital de tesorería a más tardar el 19 de enero de 2018.

Finalmente, queremos resaltar que con la efectiva participación y compromiso de las entidades involucradas, continuaremos garantizando la confiabilidad, agilidad y seguridad de las operaciones de ordenación y pago de compromisos.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, ordenadores del gasto, responsables de presupuesto, responsables financieros y administrativos de las entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital y los fondos de desarrollo local.

1 “Por la cual se establece el procedimiento para el funcionamiento de la cuenta única distrital, CUD”.

2 “Lineamientos generales sobre el proceso de la cuenta única distrital, CUD”.