Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

CIRCULAR 18 DE 2011 

(Junio 7)

Asunto: Registro en línea de usuarios ante la ventanilla única de comercio exterior-VUCE

(Nota: Sustituida por la Circular 19 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular 9 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Para su conocimiento y aplicación, de manera atenta se informa que se ha implementado el procedimiento de registro electrónico de usuarios ante la ventanilla única de comercio exterior-VUCE, para los usuarios que actúen de manera directa y tengan firma digital y para aquellos que tramitan solicitudes a través de agencias de aduanas o de apoderados especiales, en los términos indicados, según corresponda.

Previamente a efectuar cualquier registro ante la VUCE, los usuarios deben encontrarse inscritos en el registro único tributario-RUT y tener actualizada la información inherente a este, ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, por cuanto es fuente importante de información para la obtención del registro electrónico ante la VUCE.

Usuarios nuevos con firma digital

Son usuarios nuevos con firma digital, aquellos que a la fecha de la entrada en funcionamiento del aplicativo de registro electrónico de usuarios ante la VUCE, no se encuentren registrados en la base de datos de la ventanilla única de comercio exterior-VUCE, que correspondan a importadores y exportadores que efectúan sus trámites directamente a través de la VUCE, agencias de aduana y apoderados especiales nuevos no registrados.

Procedimiento de registro:

1. El usuario debe ingresar a la dirección electrónica http: //www.vuce.gov.co, acceder por el link “registro de usuarios” ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y seguir el procedimiento que está dispuesto en el manual “registro electrónico de usuarios” ubicado en link “ayuda-importaciones” de la misma página web.

Usuarios nuevos sin firma digital que actúan a través de agencias de aduana o apoderados especiales

Son usuarios nuevos sin firma digital aquellos que no se encuentran registrados ante la ventanilla única de comercio exterior-VUCE, que deciden realizar sus trámites a través de agencias de aduana o de apoderados especiales.

El importador o exportador que realice sus trámites a través de las agencias de aduana o de apoderados especiales debe presentar un poder debidamente otorgado por el representante legal de la empresa, con presentación personal ante notario público e indicar dirección, teléfono, fax y ciudad donde se encuentre ubicada la empresa; así mismo, el correo electrónico del poderdante (importador o exportador).

El poder debe señalar de manera precisa el trámite (importaciones, exportaciones, declaración juramentada de origen, certificados de origen, registro de productor de bienes nacionales, sistema de inspección simultánea), para el cual o los cuales está autorizando a la agencia de aduana o al apoderado especial.

Procedimiento para registrar al usuario importador o exportador:

Este registro lo debe hacer la agencia de aduanas o el apoderado especial, ingresando a la página “www.vuce.gov.co”, acceder al link “registro de usuarios” ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y seguir el procedimiento que se encuentra dispuesto en el manual “registro electrónico de usuarios”.

Proceso para adjuntar el poder y efectuar el vínculo entre apoderado y poderdante:

Esta asociación la debe efectuar la agencia de aduanas o el apoderado especial, ingresando a la página “www.vuce.gov.co”, acceder al link “registro de usuarios” ubicado en la parte superior derecha de la pantalla; seleccionar la opción “asociar usuarios”, digitar el usuario y contraseña que le fue asignado por el sistema VUCE y seguir el procedimiento que se encuentra dispuesto en el manual “registro electrónico de usuarios”, ubicado en el link “ayuda-importaciones”.

Usuarios nuevos internos

Son usuarios nuevos internos cada uno de los empleados de las empresas importadoras, exportadoras, agencias de aduana o apoderados especiales que requieren operar en la VUCE y que se identifican con el NIT más el sufijo tr.

El procedimiento a seguir se encuentra dispuesto en el manual “registro electrónico de usuarios”, ubicado en el link “ayuda-importaciones”.

Usuarios registrados en el sistema VUCE

Con el objeto de verificar si quienes están realizando trámites a nombre de un tercero se encuentran debidamente autorizados por este, los importadores, exportadores, agencias de aduanas o apoderados especiales registrados ante la VUCE desde el año 2005 hasta la fecha de entrada en vigencia de la presente circular, deben ingresar a la página www.vuce.gov.co, luego acceder al link “consulta de usuarios registrados”, digitar el usuario y contraseña que le fue asignado por el sistema VUCE y seguir el procedimiento que se encuentra dispuesto en el manual “registro electrónico de usuarios”, ubicado en el link “ayuda-importaciones”.

Los usuarios que no estén de acuerdo con el registro existente derivado de los poderes físicos allegados previamente para su incorporación a la VUCE, deben manifestar esa situación al correo electrónico actualizacion.vuce@mincomercio.gov.co e indicar el RUT, la razón social y los correos electrónicos de las empresas a desasociar. Para realizar este procedimiento, los interesados contarán con un término de seis (6) meses contados a partir de la entrada en vigencia de la presente circular, término en el cual, el importador, exportador, las agencias de aduanas y apoderados especiales, deberán revisar la asociación y notificar cualquier inconformidad al correo electrónico antes mencionado; de lo contrario, se dará por aceptada la asociación existente.

A partir de la publicación de la presente circular, se establece un periodo de transición de tres (3) meses para que los usuarios que no se puedan registrar a través del aplicativo por una razón debidamente justificada, lo puedan hacer de manera física tal como se venía efectuando. Una vez finalizada la transición no se permitirá el trámite de registro de manera física.

Usuarios importadores que realizan importaciones por valores inferiores a mil dólares

Las personas naturales o jurídicas que realicen importaciones inferiores a mil dólares (US$ 1.000.00), deberán acercarse al grupo VUCE de la subdirección de diseño y administración de operaciones del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, ubicado en la calle 28 Nº 13 A-15 en la ciudad de Bogotá, D.C., con el propósito de registrarse ante el sistema y así poder realizar el trámite de la solicitud del registro o licencia de importación, con fotocopia de la cédula de ciudadanía.

La presente circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y deroga las circulares(sic) 057 de 2005 y 011 y 038 de 2007.

N. del. D.: La presente circular va dirigida a usuarios y funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular 9 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

(Nota: Sustituida por la Circular 19 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)