CIRCULAR 180 DE 1998 

(Abril 29)

Ref.: Procedimiento para el cobro de aportes en mora en el sistema de autoliquidación.

1. Objetivo general

El objetivo general del procedimiento será el de detectar oportunamente al deudor moroso, enviarle un máximo de dos requerimientos de cobro e iniciarle el proceso de cobro judicial en caso de que sea necesario.

2. Objetivos específicos

Los objetivos específicos serán:

Detectar al deudor moroso a mas tardar dentro del mes siguiente al de la fecha del vencimiento del pago.

Enviarle máximo dos requerimientos de cobro entre los 45 y los 90 días siguientes a la fecha del vencimiento para el pago.

Iniciarle un proceso de cobro judicial si no ha cancelado la deuda vencida dentro de los 90 días siguientes a la fecha del vencimiento para el pago del aporte según su NIT.

3. Procedimiento

Para alcanzar los objetivos propuestos será necesario desarrollar el siguiente procedimiento:

3.1. La gerencia nacional de informática entregará al departamento nacional de cobranzas una base de datos con la información de los empleadores grandes y pequeños, de todo el país, que se encuentren en mora de pagar al menos una autoliquidación, así como los programas de consulta y clasificación correspondientes. La base de datos será actualizada al último día de cada mes.

3.2. Cada mes el departamento nacional de cobranzas generará un requerimiento de cobro y lo enviará por el nivel nacional a todos los empleadores morosos del país, según la base de datos.

3.3. El departamento nacional de cobranzas enviará al departamento financiero de cada seccional un listado o un medio magnético con los datos de los morosos de su zona, a los cuales se les ha enviado requerimiento de cobro.

3.4. Si al mes siguiente el empleador sigue figurando en la base de datos de morosos, el departamento nacional de cobranzas le enviará un segundo requerimiento de cobro directamente a su dirección.

3.5. Si al mes siguiente del segundo requerimiento el empleador continúa figurando en la base de datos de empleadores morosos, el departamento nacional de cobranzas enviará toda la información al departamento financiero de la seccional respectiva para que se inicie el proceso de cobro judicial.

3.6. El departamento financiero de la seccional, a través de la coordinación de recaudo y cartera o la dependencia que haga sus veces, elaborará la liquidación de la deuda de acuerdo con lo establecido en la Resolución 376 de enero de 1997 de la presidencia del Seguro Social y en las normas que la modifiquen.

3.7. La coordinación de recaudo y cartera proyectará la resolución mediante la cual será declarado el valor de la deuda en mora. Esta resolución será suscrita por el jefe del departamento financiero, según lo indicado en la Resolución 376 y en ella se determinarán los recursos que proceden en su contra.

3.8. La coordinación de recaudo y cartera efectuará la notificación personal de la resolución. Recepcionará el recurso de reposición, si lo hay, y proyectará la respuesta, que deberá ser firmada por el jefe del departamento financiero. Así mismo proyectará la constancia de ejecutoria para firma del jefe del departamento financiero. Si para resolver el recurso de reposición es necesario solicitar concepto jurídico, la solicitud del concepto será dirigida por el jefe del departamento financiero al director jurídico seccional, indicando los antecedentes completos.

3.9. Después de ejecutoriada la resolución que declare el valor de la deuda vencida, el jefe del departamento financiero la remitirá a la dirección jurídica seccional, para que se proceda a iniciar el cobro judicial.

4. Respuestas a los requerimientos

Los empleadores que al recibir un requerimiento deseen hacer alguna aclaración sobre los períodos que se les está cobrando o quieran hacer una propuesta formal de pago, serán atendidos por el departamento financiero seccional, a través de la coordinación de recaudo y cartera, o quien haga sus veces.

5. Información de la base de datos de los empleadores morosos

La base de datos de los empleadores morosos será actualizada cada mes por parte de la gerencia nacional de informática y contendrá los siguientes datos: NIT, razón social, municipio, departamento, dirección, teléfono, períodos en mora, seguros en mora, valor presuntivo de cada período en mora y por cada seguro.

La aplicación permitirá consultas por NIT y por razón social, además de clasificaciones por período, por seguro y por municipio.

La misma aplicación permitirá la emisión e impresión de los requerimientos y de los listados que se enviarán a las seccionales y la creación de nuevas bases de datos con los deudores que tienen primer requerimiento, los que tienen segundo requerimiento y los que han sido enviados para cobro judicial.

Para calcular el valor estimado de la deuda se tomará el valor de la última autoliquidación que haya cancelado el empleador por la sucursal que se encuentra en mora.

6. Procedimientos para cobros judiciales

Los cobros judiciales de deudas por aportes vencidos serán efectuados por las seccionales con el soporte y apoyo de la dirección jurídica nacional y el departamento nacional de cobranzas. Cuando un empleador tenga varios sucursales en diferentes ciudades, el cobro judicial será adelantado por la seccional a la cual corresponda el domicilio principal del deudor.

Para los cobros judiciales se utilizará la jurisdicción coactiva, pero en caso de que la coactiva no se pueda utilizar por no estar implementada o por no tener capacidad de acción en el momento requerido, se utilizará la jurisdicción laboral ordinaria.

Los procesos por jurisdicción coactiva serán adelantados, dirigidos y supervisados por la dependencia que tenga en el instituto la competencia para ello, según las normas vigentes. En todo caso los procesos de cobro coactivo requeridos para el recaudo de aportes, serán adelantados por dependencias de la seccional a la cual corresponde el domicilio principal del empleador.

En todos los casos los honorarios de abogados y gastos del proceso, en cuanto al cobro de aportes vencidos, correrán por cuenta del deudor y por lo tanto los contratos que se suscriban con los abogados no contemplarán ningún gesto por cuenta del instituto.

7. Acuerdos y convenios de pago con el deudor

Los acuerdos o convenios de pago con el deudor solo se harán dentro del proceso del cobro persuasivo, o sea en el intervalo de tiempo en que se le envían los requerimientos de cobro. Todos los convenios se sujetarán a las normas y procedimientos que estén vigentes sobre la materia al momento de llegar a un acuerdo con el deudor. Cuando la deuda y los documentos sean entregados para cobro judicial, la demanda se deberá presentar de inmediato, pues se supone que para ese momento han terminado la etapa de cobro persuasivo y la posibilidad de un acuerdo.

8. Responsabilidades

Serán responsables por el acatamiento de esta circular el gerente nacional de informática, el jefe del departamento nacional de cobranzas, los directores jurídicos seccionales, los jefes de departamento financiero seccionales, y los coordinadores de recaudo y cartera seccionales.

Por la verificación del cumplimiento de esta circular serán responsables los gerentes administrativos seccionales y los directores jurídicos seccionales.

El jefe del departamento nacional de cobranzas será responsable por la divulgación de la presente circular.

N del D.: Esta circular va dirigida a la gerencia nacional de recaudo, gerencia nacional de informática, gerencias administrativas seccionales, departamento nacional de cobranzas, directores jurídicos seccionales, jefes departamentos financieros seccionales, coordinadores de recaudo y cartera seccionales.

(Nota: Véase la Circular 357 de 2000 del Instituto del Seguro Social).

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