CIRCULAR 19 DE 1991

(Mayo 30)

El acta que contiene la verificación del cese de actividades reviste singular importancia, no solamente porque en virtud de ella las autoridades administrativas del trabajo, en su función de controlar y vigilar el cumplimiento de las disposiciones sociales, intervienen cuando se presentan traumatismos en una empresa que alteran la normalidad laboral, sino porque constituye un documento público (artículo 251 C.P.C.) y plena prueba de los hechos de que el funcionario da fe.

El acta aludida constituye, pues, elemento indispensable para acreditar la ocurrencia del cese colectivo de actividades y, de su idoneidad probatoria, depende que el Ministerio de Trabajo, en uso de sus facultades, proceda a declarar la correspondiente ilegalidad, cuando a ello haya lugar.

Por esta razón, en la diligencia de verificación del cese de labores y en desarrollo del principio de audiencia de las partes, debe permitirse la participación de representantes o voceros de empleadores y trabajadores. De otra parte, y dado que las medidas que con base en esta diligencia se adopten pueden implicar la terminación de los contratos de trabajo y la extinción de las garantías que amparan a ciertos empleados, asi como también acciones judiciales contra la organización u organizaciones sindicales, es necesario que al levantarse el acta se proceda con gran prudencia, pero a la vez con la mayor precisión.

En consecuencia, en toda diligencia de verificación de un cese colectivo de actividades el funcionario debe proceder de la siguiente forma:

1. Solicitar la presencia de las partes o voceros de las mismas, identificándolos plenamente. En caso de negativa a participar en la diligencia o de que ellas no se encuentren en el lugar, se dejará constancia en el acta.

2. Procedera a hacer un recorrido por la empresa, acompañado por las partes y sus voceros, cuando ello fuere posible, dejando constancia de todas las circunstancias que observe.

3. El funcionario se encuentra en la obligación de dejar claramente establecido si se verificó o no el cese de actividades, total o parcialmente, pudiendo levantar el acta en otro lugar, cuando por cualquier circunstancia no fuere posible realizarla en la empresa.

4. La presente circular, que en ejercicio del poder de instrucción se emite (para los efectos señalados en los artículos 6º y siguientes del Decreto 2400 de 1968, Ley 13 de 1984 y Decreto 482 de 1985), contiene los lineamientos mínimos que deben observar los funcionarios al verificar ceses de actividades, pero no impide la toma de decisiones administrativas correspondientes, cuando los mismos se hallen debidamente comprobados o su realización resulte ostensible.

En los términos anteriores, quedan modificadas las circulares números 005 del 16 de febrero, 026 del 20 de noviembre de 1984; 006 de 1985, y todas aquellas que se refieran a este tema.

Instructivo para complementar el acta de constatación

Acta de constatación cese de actividades

En (ciudad y fecha)... siendo las (hora) ... se hizo presente en las instalaciones de la empresa denominada (nombre empresa) ... ubicadas en (dirección empresa) ..., el inspector (número de colectivos de la regional, departamento y ciudad), con el fin de constatar un presunto cese de actividades, en cumplimiento del auto comisorio número de la fecha ... El funcionario solicita la presencia de un representante de la empresa como de la organización sindical, compareciendo en representación (nombre de la empresa) ... el señor (nombre y cargo y documento de identidad) ... y en representación de la organización sindical el señor (nombre, documento de identidad y cargo que ocupa en el sindicato) ...

El suscrito inspector, en compañía de los representantes anotados, reconoce las instalaciones de la empresa pudiendo verificar que en la sección (nombre de la sección) ... no se prestaba el servicio normal, por los trabajadores allí asignados, encontrándose únicamente (nombre de los trabajadores que estaban laborando), configurándose un cese de actividades (determinar claramente si es parcial o total).

En este estado de la diligencia se le concede el uso de la palabra al señor (nombre) ... representante de la organización sindical (nombre de la organización y clase de sindicato) ... quien manifestó:

Igualmente se le concede el uso de la palabra al señor (nombre) . en representaciLLLn de (nombre de la entidad) ... quien manifiesta:

No siendo otro el objeto de la presente diligencia se procede a dar por terminada una vez leída y aprobada por quienes en ella intervinieron, siendo las (hora) ...

Inspector de trabajo

Representante de la empresa

Representante del sindicato

En la práctica de la diligencia administrativa se pueden presentar las siguientes situaciones:

En el evento en que alguna de las partes no quiera firmar el acta correspondiente, se dejará constancia expresa exponiendo las razones por las cuales se niega a firmar.

En caso que no se atienda la invitación de participar en la diligencia se dejará la constancia respectiva exponiendo claramente el porque de la no participación.

Si no es posible para el inspector levantar el acta en el mismo sitio en donde se presentó el cese de actividades, se dejará constancia expresa por el funcionario comisionado de tal situación, y podrá levantarla en lugar diferente que se facilite para el ejercicio de sus funciones, invitando a las partes para el traslado, levantamiento y firma del acta.

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