CIRCULAR 194 DE 1998 

(Junio 19)

Asunto: Procedimiento para el traslado de régimen pensional según Circular Externa 019 de 14 de marzo de 1998 de la Superintendencia Bancaria

Para efectos de lo dispuesto en la circular de la referencia, el Instituto imparte las siguientes instrucciones para su estricto cumplimiento:

I. Requisitos para el traslado de régimen

1. Término para los traslados. La Superintendencia recuerda el término de tres (3) años, contados desde la selección anterior, para trasladarse de régimen, previstos en los artículos 15 y 16 del Decreto 692 de 1994. Se entenderá que hubo selección desde el momento en que se presentó debidamente diligenciado el formulario correspondiente a la entidad administradora escogida, siempre que no se haya ejercido el derecho de retracto en los términos establecidos en el artículo 3º del Decreto 1161 de 1994.

2. Diligenciamiento de formularios. Cuando el afiliado decida trasladarse de régimen, expresará su voluntad ante su empleador o ante el ISS mediante el diligenciamiento del formulario aprobado por la Superintendencia mediante radicación 96045070-10, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre el particular.

3. Solicitud de retracto. El trabajador tiene el derecho a retractarse de su decisión manifestando su voluntad por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la cual haya efectuado la correspondiente selección, según lo prevé el artículo 3º del Decreto 1161 de 1994. Dicha solicitud de retracto tendrá validez siempre y cuando sea radicada en la entidad a la cual se desea trasladar el afiliado, dentro de los cinco (5) días hábiles anteriormente citados, sin perjuicio de que esta solicitud se envíe mediante correo certificado dentro del mismo plazo.

II. Traslado de una administradora de fondo de pensiones (AFP) al Seguro Social

4. Remisión de formularios de solicitud de traslado a las E.F.P. El ISS, a través del departamento nacional de afiliación y registro deberá informar a la administradora anterior a más tardar el octavo (8º) día de cada mes, las solicitudes de traslado de régimen, recepcionadas en todos los puntos afiliación del país, presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo vence un sábado, domingo o festivo, se entenderá prorrogado hasta el día hábil siguiente.

Para cumplir este requerimiento, las coordinaciones de afiliación y registro o los departamentos comerciales seccionales deben consolidar todas las solicitudes de traslado de su correspondientes puntos de afiliación y además diligenciar el formato que contiene.

• Nombre de los trabajadores

• Número de identificación

Este formato debe ser enviado debidamente diligenciado al departamento nacional de afiliación y registro a través de la red de comunicaciones, por medio magnético e impreso, acompañado las correspondientes fotocopias legibles de los formularios de vinculación a más tardar el tercer (3) día hábil de cada mes por el correo más rápido que disponga la seccional.

5. Recepción de informes de solicitudes de traslado. La EFP anterior deberá informar al departamento nacional de afiliación y registro del seguro social, al afiliado y al empleador, si es del caso, acerca de la procedencia o no de las solicitudes de traslado reportadas en el respectivo mes, a más tardar el veintitrés (23) del mismo mes en que se efectuó el reporte, teniendo en cuenta las especificaciones dadas en la Circular 019 de 1998, el departamento nacional de afiliación y registro adoptará las medidas pertinentes en orden a ejercer los controles sobre el envío de la información por las AFP dentro del plazo estipulado.

6. Grabación de los formularios y control de la información al plazo señalado. El departamento nacional de afiliación y registro tendrá la responsabilidad de grabar los formularios de vinculación al ISS correspondiente a los traslados aceptados por la respectiva administradora. El departamento nacional de afiliación y registro, en coordinación con la gerencia general de informática y la vicepresidencia de pensiones, garantizarán la grabación y actualización de las novedades de traslado.

La fecha con la cual se debe grabar los formularios de traslados debe corresponder a la del primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de vinculación al Seguro Social.

7. Remisión de la información y de los saldos del afiliado trasladado al Seguro Social. La AFP anterior tendrá como un plazo máximo treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que se recibió el correspondiente reporte de solicitudes de traslado, para transferir al Seguro Social los recursos correspondientes a la cuenta de ahorro individual conjuntamente con la información correspondiente a la historia laboral del afiliado, dejando expresa constancia de dicha transferencia.

La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual debe presentarse por medio magnético, debe cumplir con los parámetros establecidos en la Circular 019 del 43 de marzo de 1998.

La gerencia general de historia laboral y la gerencia nacional de recaudo y cartera en coordinación con la vicepresidencia de pensiones, deberán garantizar en lo de su competencia, el cumplimiento del traslado de la historia laboral y su incorporación al sistema como también la entrega de los aportes para pensión con sus rendimientos por parte de cada una de las AFP. Para tal efecto el departamento nacional de afiliación y registro remitirá a las mencionadas dependencias, a más tardar el día 25 de cada mes, la relación de todos los traslados aceptados por las AFP.

8. Solicitudes de traslado con anterioridad a la vigencia de la presente instrucción. Las solicitudes de traslado presentadas al Seguro social con anterioridad a la Circular 019 de 1998 de la Superintendencia Bancaria, deberán ser consideradas y tramitadas como del “mes inmediatamente anterior” y en las condiciones ya mencionadas.

9. Archivo de los listados y las fotocopias de los formularios de afiliación al ISS. El departamento nacional de afiliación y registro en coordinación con las áreas homológas de las seccionales serán responsables del archivo tanto de los listados como de los formularios de traslados al ISS, los cuales podrán ser consultados por la Superintendencia Bancaria en cualquier momento.

III. Traslado del Instituto de Seguros Sociales a una administradora de fondo de pensiones (AFP)

10. Término para los traslados. A este respecto de deberá tener en cuenta el término establecido en el numeral uno (1) de la presente circular.

11. Recepción fotocopia de formularios y listados de solicitud de traslado de afiliados. Las distintas administradoras privadas deberán enviar a la vicepresidencia de pensiones del Seguro Social a más tardar el octavo (8º) día de cada mes, las solicitudes de traslado presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo vence un sábado, domingo o festivo, se entenderá prorrogado hasta el día hábil siguiente.

Para cumplir este requerimiento, la administradora deberá enviar un listado, el cual debe contener.

— Primer apellido, segundo apellido y nombres del solicitante.

— Tipo y números del documento de identificación.

— Fotocopias legibles de los respectivos formularios de vinculación a la AFP y del reporte de la novedad de traslado debidamente registrada.

Este listado podrá ser enviado por medio magnético e impreso junto con la correspondiente fotocopia de los formularios de traslado. Si dicho listado y sus anexos son recibidos por una coordinación de afiliación y registro o un departamento comercial seccional, estos deben ser remitidos a la vicepresidencia de pensiones del Seguro Social a más tardar al siguiente día hábil calendario del cual fue recibido por el correo más rápido y eficiente que posea la seccional.

La vicepresidencia de pensiones deberá suministrar un medio magnético a la gerencia nacional de informática los reportes recibidos de las distintas (AFP) para que proceda a efectuar todos aquellos cruces necesarios, además de los indicados en la Circular 019 de 1998, contra las bases de datos de los afiliados del ISS, con el propósito de tener certeza en la validación de la información, y poder aceptar o rechazar las solicitudes de traslado de régimen, adoptando para tal efecto las medidas de control interno que estime pertinentes en orden a asegurar la eficiencia en el proceso. Así mismo, la vicepresidencia de pensiones suministrará a informática las respectivas proformas para que proceda a la emisión tanto de los reportes como de las comunicaciones con destino a la administradora de fondo de pensiones y a los empleadores, las cuales se deben entregar debidamente diligenciados por eta última a la vicepresidencia de pensiones para efectos de su remisión.

12. Informe de solicitudes de traslados. El Seguro Social, a través de la vicepresidencia de pensiones, informará a más tardar el veintitrés (23) del mismo mes en que recibió la solicitud, a la administradora, al afiliado y al empleador, si es del caso, acerca de la procedencia o no de las solicitudes de traslado reportadas en el respectivo mes de acuerdo con las proformas y demás información suministrada por la gerencia nacional de informática sobre la aceptación o causal de rechazo de solicitudes de traslado por AFP y empleador.

Además, la vicepresidencia de pensiones informará al departamento nacional de afiliación y registro y a la gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados en la fecha indicada mediante relación, aquellos afiliados que cumplieron con los requisitos para el traslado al régimen de ahorro individual (AFP) para efectos de que procedan a remitir de una parte, a la respectiva administradora la historia laboral del afiliado y, de otra, a marcar en la base de datos del ISS tales traslados.

13. Devolución de aportes a los fondos privados AFP. Una vez aceptado por el ISS el traslado de régimen de sus afiliados en las fechas señaladas, la vicepresidencia de pensiones con base en la información suministrada por la gerencia nacional de informática en cuanto a la validez del traslado, solicitará a la vicepresidencia financiera determinar los aportes en pensiones a devolver por cada afiliado que se traslada, como también la liquidación y cálculo de las rendimientos de tales cotizaciones recibidas por el ISS con posterioridad a la fecha de la efectividad de la solicitud de traslado, de conformidad con las tasas sobre rentabilidad mínima de los fondos privados de pensiones, certificadas por la Superintendencia Bancaria.

La vicepresidencia de pensiones con fundamento en los valores sobre aportes y rentabilidad suministrada por la vicepresidencia financiera, procederá dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha del reporte de las solicitudes, a ordenar la transferencia del título pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisión y entrega del bono pensional si a ello hubiere lugar.

14. Archivo de los listados y las fotocopias de los formularios de afiliación a la AFP. El departamento nacional de afiliación y registro en coordinación con la vicepresidencia de pensiones, será responsable del archivo de estos listados y de las fotocopias de los formularios de afiliación a la administradora de fondos de pensiones, los cuales podrán ser consultados por la Superintendencia Bancaria en cualquier momento.

Además de esto, el departamento nacional de afiliación y registro en coordinación con al gerencia nacional de informática y la vicepresidencia de pensiones, se encargará de garantizar la actualización de estas novedades de traslado aceptadas por el Instituto.

15. Funcionarios responsables del cumplimiento de esta circular. Serán responsables de la divulgación y ejecución de las instrucciones contenidas en la presente circular las vicepresidencia administrativa, financiera y pensiones; las gerencias nacional de informática, de historia laboral, de recaudo y cartera, las gerencias administrativas y de pensiones seccionales, el departamento nacional de afiliación y registro seccionales.

El incumplimiento de cualquiera de las instrucciones aquí impartidas dará lugar a investigaciones y sanciones de carácter disciplinario y pecuniario a que halla lugar de conformidad con las disposiciones que rigen la materia.

N. del D.: Esta circular va dirigida a la vicepresidencia administrativo, vicepresidente financiero, vicepresidencia de pensiones, gerencia nacional de historia laboral, gerencia nacional de recaudo y cartera, gerencia nacional de informática, departamento nacional de afiliación y registro, gerentes seccionales administrativos y de pensiones, jefes de departamento comercial y coordinadores de afiliación y registro seccionales, jefes seccionales departamento de historia laboral y nómina de pensionados.

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