CIRCULAR 201 DE 1998 

(Julio 1º)

Asunto: Procedimiento para el cobro de cuotas partes pensionales por aportes, a favor del ISS como asegurador.

Objetivo del procedimiento

Definir las funciones de cada una de las dependencias involucradas en el cobro de las cuotas partes pensionales adeudadas al ISS como ente asegurador, con el objeto de obtener un recaudo oportuno por este concepto.

Disposiciones de orden legal

La Pensión por aportes fue creada por la Ley 71 de 1988, que en su artículo 7º dice:

“A partir de la vigencia de la presente ley, los empleados oficiales y trabajadores que acrediten veinte (20) años de aportes sufragados en cualquier tiempo y acumuladas en una o varias de las entidades de previsión social o de las que hagan sus veces, del orden nacional, departamental, municipal, intendencial, comisarial o distrital y en el Instituto de los Seguros Sociales, tendrán derecho a una pensión de jubilación siempre que cumplan sesenta (60) años de edad o más si es varón y cincuenta y cinco (55) años o más si es mujer”.

El artículo primero del Decreto 2709 del 13 de diciembre de 1994, señala:

“La pensión a que se refiere el artículo 7º de la Ley 71 de 1988, se denomina pensión de jubilación por aportes”.

“Tendrán derecho a la pensión de jubilación por aportes quienes al cumplir 60 años o más de edad si es varón, o 55 años o más si es mujer, acrediten en cualquier tiempo, 20 años o más de cotizaciones o aportes continuos o discontinuos en el Instituto de Seguros Sociales y en una o varias de las entidades de previsión social del sector público”.

El artículo once del Decreto 2709 del 13 de diciembre de 1994, establece:

“Todas las entidades de previsión social a las que un empleado haya efectuado aportes para obtener esta pensión, tienen la obligación de contribuirle a la entidad de previsión pagadora de la pensión, con la cuata parte correspondiente.

Para el efecto, de las cuotas partes a cargo de las demás entidades de previsión, la entidad pagadora notificará el proyecto de liquidación de la pensión a los organismos concurrentes en el pago de la pensión, quienes dispondrán del término de quince (15) días hábiles para aceptarla u objetarla, vencido el cual, si no se ha recibido respuesta se entenderá aceptada y se procederá a expedir la resolución definitiva de reconocimiento de la pensión.

La cuota parte a cargo de cada entidad de previsión, será el valor de la pensión por el tiempo aportado a esta entidad, dividido por el tiempo total de aportación”.

Procedimiento

7. A nivel nacional, el área competente de pensiones realiza el estudio de la solicitud de reconocimiento de la prestación, determinando las cuotas partes correspondientes a otras cajas, fondos de previsión social o entidades del Estado. Decisión que es adoptada mediante una resolución.

Este acto, es producto del programa de ingresos que para este tipo de pensión, terminará de desarrollar la gerencia nacional de informática.

A nivel seccional dicho reconocimiento es efectuado por el departamento de atención al pensionado, pero igualmente se determinarán las cuotas partes que correspondan a las entidades concurrentes.

La gerencia nacional de atención al pensionado informará a la gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados, de todo reconocimiento de pensión con cuotas, para su respectiva incorporación a la nómina.

En el nivel seccional, la gerencia de pensiones informará mensualmente a gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados, las prestaciones reconocidas para su respectiva incorporación a nómina.

3. La gerencia nacional de atención al pensionado remitirá al departamento nacional de cobranzas, copia de la resolución mediante la cual se reconoce la pensión, anexando los oficios con los cuales las entidades concurrentes aceptan la cuota asignada, en caso contrario se informará si se dio aplicación al

silencio administrativo.

Adicionalmente se informará la dirección de la entidad concurrente, el número de teléfono, el número de fax, la ciudad y/o municipio y el departamento.

En el nivel seccional, la gerencia de pensiones remitirá al departamento nacional de cobranzas, los documentos relacionados en el párrafo anterior.

4. El departamento nacional de cobranzas, remitirá a la entidad deudora la cuenta de cobro, adjuntando la resolución que reconoció la pensión y el oficio de aceptación de la cuota parte por dicha entidad.

5. La gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados informará y suministrará mensualmente al departamento nacional de cobranzas, previo desarrollo programa por parte de la gerencia nacional de informática, el valor que se debe cobrar a cada entidad, por concepto de las pensiones giradas cada mes, indicando todo el detalle requerido para el pago de la entidad deudora e incluyendo la cuenta de cobro elaborada.

6. Para efectos presupuestales, de causación contable y de tesorería, la gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados, suministrará mensualmente al departamento nacional de contabilidad la discriminación de cada uno de los riesgos a los cuales corresponde la prestación y las entidades concurrentes, como un subproducto de la nómina de pensionados.

De conformidad con los datos suministrados por la gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados, el departamento nacional de cobranzas llevará un control de las cuotas partes pensionales que corresponden a cada entidad, con los datos generales, tales como: a) Entidad concurrente, b) Nombre del afiliado, c) Documento de identidad, d) Fecha de iniciación de la pensión, el valor inicial de la pensión, e) Valor porcentual de la cuota parte de jubilación, f) Valor a compartir con cada entidad concurrente, g) Número de identificación tributaria de la entidad deudora.

8. Cada año, en el mes de agosto, el departamento nacional de cobranzas remitirá a las entidades deudoras, el valor aproximado de la cuota parte que le corresponderá pagar en el año siguiente, con el objeto de que sea incorporado a su presupuesto.

9. El departamento nacional de cobranzas remitirá a la entidad deudora, la cuenta de cobro por el mes girado a los pensionados, indicando cómo debe ser la forma de pago, el número de la cuenta en donde debe consignar, designada por la gerencia nacional de tesorería.

10. Si transcurridos 30 días calendario después de enviada la cuenta de cobro por el departamento nacional de cobranzas a la entidad deudora, no se ha realizado el pago de la obligación debida, le será enviado por parte de este departamento un primer requerimiento de cobro.

11. Si dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al envío del primer requerimiento, la entidad deudora no se ha pronunciado ni ha cancelado la obligación, le será enviado un segundo requerimiento.

12. Si transcurridos veinte (15) días calendario después de enviado el segundo requerimiento, la entidad deudora no ha efectuado el pago de la obligación, el departamento nacional de cobranzas remitirá los documentos a la dirección jurídica nacional para que inicie el cobro coactivo.

13. La gerencia nacional de historia laboral la de pensionados, a solicitud del departamento nacional de cobranzas, expedirá y remitirá una certificación manifestando que los valores correspondientes a cada entidad deudora fueron efectivamente pagados por el seguro social al afiliado cuando asilo requiera la entidad deudora.

14. Como comprobación de lo enunciado en el numeral 12, la gerencia nacional de tesorería, certificará que las nóminas de pensionados fueron giradas, cuando así lo solicite la entidad deudora.

15. Cuando la entidad deudora haya presentado, o presente cuenta de cobro a cargo del ISS por el mismo concepto, dicha cuenta de cobro surtirá en forma completa el trámite administrativo y presupuestal, establecido en el instituto para la aprobación y pago de cuentas. Una vez aprobado y autorizado el pago de la cuenta por el área competente de pensiones, la vicepresidencia financiera podrá determinar la forma de hacer un cruce de cuentas con la entidad deudora, sise estima conveniente.

16. Funcionarios responsables. De acuerdo con lo establecido en la Resolución 2656 del 3 de junio de 1996, de la presidencia del ISS, se asignan las siguientes responsabilidades:

16.1. Funcionarios responsables por el acatamiento de la presente circular:

— Gerencia historia laboral y nómina de pensionados.

— Gerencia nacional de atención al pensionado.

— Gerencia nacional de tesorería.

— Gerencia nacional de informática.

— Coordinación de historia laboral y nómina de pensionados.

— Coordinación nacional de atención al pensionado.

— Departamento nacional de cobranzas.

— Gerencias seccionales de pensiones.

— Departamento nacional de contabilidad.

16.2. Funcionarios responsables por la divulgación de esta circular.

— Vicepresidente de pensiones.

— Vicepresidente financiero.

N. del D.: La presente circular va dirigida a vicepresidentes, directores nacionales, gerentes nacionales, jefe departamento nacional de cobranzas, gerentes administrativos seccionales, jefes de departamento seccional de atención al pensionado y jefes de departamento seccional financiero.

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