Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

CIRCULAR 21 DE 2017

(Agosto 2)

Asunto: Asignación de Certificado de Firma Digital.

(Nota: Derogada por la Circular 38 de 2018 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Para su conocimiento y fines pertinentes, de manera atenta se informan los parámetros para la asignación de certificados de firmas digitales a los usuarios registrados y a los nuevos usuarios que realicen trámites ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuenta con 1332 certificados de firma digital que serán asignadas así:

Período de asignaciónCantidad a asignar
8 de agosto al 30 septiembre de 2017432
15 de octubre a 30 de noviembre 2017300
15 de diciembre 2017 a 30 de enero 2018200
15 de febrero a 30 de marzo de 2018200
15 de abril al 31 de mayo de 2018200

Los certificados que no sean asignados en las fechas estipuladas se acumularan para el siguiente período, según lo descrito anteriormente.

1. Solicitud certificado de firma digital

Los usuarios interesados en obtener certificado de firma digital deberán realizar la solicitud ingresando a la página www.vuce.gov.co de la Ventanilla Única de Comercio Exterior — VUCE; en el botón solicitud de Firma Digital, especificando el módulo o módulos que van a utilizar.

Solo se asignará un certificado de Firma Digital por NIT. Si se presentaran varias solicitudes de certificados para una misma empresa, se tomará la primera solicitud recibida a través de la VUCE teniendo en cuenta fecha y hora registrada por el servidor, como única solicitud. Las demás serán rechazadas.

2. Pre-aprobación de certificados

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo realizará la pre-aprobación en un término máximo de dos (2) días hábiles después de recibida la solicitud del certificado de firma digital, la cual será notificada a través del correo electrónico suministrado por el usuario para notificaciones al momento de registro en la VUCE.

3. Aprobación de Certificados de Firma Digital por parte de la empresa certificadora

Una vez pre-aprobada la solicitud de firma digital, la empresa certificadora contactará al usuario telefónicamente o por correo electrónico para continuar el trámite de solicitud. Para iniciar el proceso se requieren los siguientes documentos:

Para el representante legal:

• Copia documento de identificación ampliado al 150%.

• Copia del certificado de representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días.

• Registro Único Tributario – RUT.

Persona natural:

• Copia documento de identificación.

• Registro Único Tributario – RUT.

Pertenencia empresa: (Certificado emitido a un empleado o funcionario de una empresa que le permite identificarse como miembro de la misma).

• Copia documento de identificación.

• Certificación laboral firmada por recursos humanos o por el representante legal, con fecha de expedición no mayor a 30 días.

• Registro Único Tributario – RUT.

Los documentos anteriormente citados deberán enviarse al correo electrónico proyecto.mincomercio@certicamara.com, y en el asunto deberán citar el número de identificación del titular del Certificado de Firma Digital.

Una vez recibidos los documentos la empresa certificadora validará la información registrada en el formulario y contará con cinco (5) días hábiles para la entrega del certificado de Firma Digital en ciudades principales.

Si los documentos no cumplen con los parámetros establecidos, la empresa certificadora realizará el requerimiento al correo electrónico que el solicitante registró en el formulario de emisión de certificados de firma digital.

La empresa certificadora contará con cinco (5) días hábiles después de la respuesta al requerimiento para la entrega del Certificado de Firma Digital.

4. Emisión Certificado Firma Digital o Tóken USB Criptográfico

La empresa certificadora a través de correo electrónico informará los datos de envío, el cual incluye el número de la guía de entrega del Certificado de Firma Digital o Tóken USB Criptográfico.

5. Reposición

El usuario podrá solicitar reposición de un nuevo certificado digital por la vigencia restante del certificado anterior, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones: a) Poseer un certificado digital vigente y b) El tiempo restante de la vigencia del certificado de firma digital que se desea reponer sea superior a tres (3) meses.

Reposición sin costo

• Cambio de titular o cambio de cargo: En este caso debe existir manifestación expresa del representante legal o del ordenador del gasto de la entidad que actúa en la VUCE.

Solo aplica una reposición sin costo por certificado, no aplica reposición sobre reposición.

• Por error en la emisión: Cuando el Certificado de Firma Digital presente error asociado a la generación del mismo.

Reposición con costo

El pago del valor de la reposición será asumido por el solicitante en los siguientes casos:

• Por bloqueo de dispositivo o Tóken USB Criptográfico: Cuando el titular del Certificado de Firma Digital ingresa la contraseña errada por más de tres veces.

• Olvido de contraseña: Cuando el titular olvida o extravía la contraseña asignada.

• Por pérdida o daño del Tóken USB Criptográfico: Cuando el titular extravía o genera un daño por mal uso del dispositivo Tóken USB Criptográfico.

6. Disposiciones finales

• El solicitante contará con treinta (30) días calendario para diligenciar el formato para emisión de certificados de firma digital y anexar los documentos requeridos. Vencido este término si no se cuenta con dicha información se entenderá que el usuario desiste del trámite.

• Los tiempos de entrega inician a partir de la aprobación exitosa de los documentos.

• La renovación del certificado de Firma igital deberá ser solicitada treinta (30) días calendario antes de su vencimiento.

La presente circular rige a partir de la fecha de publicación y deroga la Circular 21 de 2014.

N. del D.: La presente circular va dirigida a usuarios y funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

(Nota: Derogada por la Circular 38 de 2018 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)