CIRCULAR 258 DE 1998 

(Noviembre 24)

Ref.: Procedimiento para el recaudo y aplicación de cuotas en convenios de pago bajo el sistema de autoliquidación.

El siguiente será el procedimiento a seguir para recaudar las cuotas correspondientes a un convenio de pago y para aplicar el valor de esas cuotas, cuando se trate del sistema de autoliquidaciones.

1. Como parte del convenio la empresa deudora entregará a la oficina seccional de cobranzas un formulario de autoliquidación por cada mes vencido, indicando los intereses moratorios hasta la fecha de corte del convenio. Cada formulario deberá estar firmado por la persona autorizada de la empresa deudora. La empresa entregará también el medio magnético cuando así sea requerido.

2. Las cuotas periódicas que pague la empresa deudora se irán consignando en una cuenta bancaria de la seccional destinada específica y exclusivamente para la consignación de cuotas de convenios de pago bajo el sistema de autoliquidación, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el departamento nacional de operaciones bancarias.

3. La coordinación de recaudo y cartera recibirá de la empresa, el comprobante de consignación de cada cuota y llevará el registro como depósito recibido, por cada empresa y en forma global, de todas las consignaciones que hayan sido efectuadas en la mencionada cuenta.

4. Las cuotas pagadas por la empresa, acumulen un valor suficiente para pagar un formulario de autoliquidación, la coordinación de recaudo y cartera solicitará a la tesorería seccional el respectivo traslado bancario y el pago del formulario de autoliquidación, a través de una entidad financiera recaudadora autorizada.

5. Una vez pagado y radicado en una entidad financiera el formulario de autoliquidación, la tesorería seccional dejará fotocopia como soporte y devolverá todos los documentos al coordinador de recaudo y cartera.

6. El coordinador de recaudo y cartera dejará para su archivo una fotocopia del formulario de autoliquidación pagado y remitirá a la empresa las copias que le corresponden. Así mismo, se encargará de entregar el medio magnético en uno de los puntos autorizados por el ISS para su recibo.

7. Los intereses de financiación que pague el deudor dentro de la cuota mensual del convenio, no se utilizarán para cancelar formularios de autoliquidación, sino que serán transferidos por la coordinación seccional de tesorería a las cuentas de los negocios o seguros que les correspondan. Para ese efecto el coordinador de recaudo y cartera, o quien haga sus veces, informará por escrito al coordinador de tesorería cuánto es el valor de los intereses de financiación que ha pagado el deudor y cuánto de esos intereses corresponde a cada uno de los tres seguros. La distribución de los intereses de financiación entre los tres seguros se hará en forma proporcional al valor de la deuda amortizada por cada uno de ellos.

8. El coordinador de recaudo y cartera enviará cada mes un informe al departamento nacional de cuenta corrientes, sobre los pagos de formularios que se han efectuado por convenios de pago, indicando: número del sticker, fecha de pago, nombre y NIT del empleador y valor total pagado con el formulario. Con este informe no se enviará copia de autoliquidación. Copia de este informe se remitirá al departamento nacional de cobranzas. El departamento nacional de cuentas corrientes tendrá en cuenta esa información en los procesos de revisión y validación de autoliquidaciones.

9. Antes del día 10 de cada mes la coordinación de recaudo y cartera, o la dependencia que haga sus veces, remitirá al departamento nacional de cobranzas, un informe indicando por cada empresa el movimiento de su cuenta durante el mes anterior. Este informe deberá contener: Saldo anterior, más consignaciones del mes, menos retiros para pago de autoliquidaciones del mes y nuevo saldo, para cada empresa. El departamento nacional de cobranzas enviará copia de este informe al departamento nacional de operaciones bancarias.

La presente circular deroga las instrucciones contenidas en el memorando VF 079 del 20 de enero de 1997.

Serán responsables por la ejecución de este procedimiento: Los coordinadores de recaudo y cartera seccionales o quienes hagan sus veces, los coordinadores de tesorería seccionales o quienes hagan sus veces.

Serán responsables por la verificación del cumplimiento de la presente circular los jefes de departamento financieros seccionales y el jefe del departamento nacional de cobranzas.

Será responsable por la divulgación de la presente circular el jefe del departamento nacional de cobranzas.

N. del D.: Esta circular va dirigida a Jefes de departamentos financieros seccionales coordinadores de recaudo y cartera seccionales.

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