CIRCULAR 27 DE 2009 

(Julio 13)

Asunto: Registro de los contratos de importación de tecnología, Forma 03, trámite electrónico a través de la ventanilla única de comercio exterior, VUCE.

(Nota: Sustituida por la Circular 19 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Para su conocimiento y aplicación, atentamente se informa que se ha modificado el procedimiento que deben seguir los usuarios para registrar los contratos de importación relativos a licencia de tecnología, asistencia técnica, servicios técnicos, ingeniería básica, marcas, patentes y demás contratos tecnológicos, en el marco de lo establecido por el Decreto 259 de 1992, el Decreto-Ley 210 de 2003 modificado por los decretos 4269 de 2005, 2785 de 2006 y 2700 de 2008, de la siguiente manera:

1. Requisitos.

El grupo tecnología y comercio de servicios de la subdirección de diseño y administración de operaciones de la dirección de comercio exterior, registrará a través del módulo del formulario único de comercio exterior, FUCE, de la ventanilla única de comercio exterior, VUCE, los contratos de importación de tecnología siempre que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 2º del Decreto 259 de 1992, los cuales se relacionan a continuación:

a) Identificación de las partes, con expresa consignación de su nacionalidad y domicilio.

b) Identificación de las modalidades que reviste la transferencia de tecnología que se importa.

c) Valor contractual de cada uno de los elementos involucrados en la transferencia de tecnología.

d) Determinación del plazo de vigencia.

En aplicación del artículo 2º del Decreto 259 de 1992, el grupo tecnología y comercio de servicios no registrará los contratos que contengan alguna de las siguientes cláusulas:

a) Cláusulas conforme a las cuales la empresa vendedora de tecnología o concedente del uso de una marca se reserve el derecho de fijar los precios de venta o reventa de los productos que se elaboren con base en la tecnología respectiva.

b) Cláusulas que obliguen al comprador de tecnología a transferir al proveedor los inventos o mejoras que se obtengan en virtud del uso de dicha tecnología.

c) Cláusulas que prohíban o limiten de cualquier manera la exportación de los productos elaborados con base en la tecnología respectiva o que prohíban o limiten el intercambio subregional o la exportación de productos similares a terceros países.

2. Registro previo en el sistema de la ventanilla única de comercio exterior, VUCE.

A partir del 3 de agosto de 2009, el registro de los contratos de importación de tecnología de que trata el Decreto 259 de 1992 se realizará de manera electrónica a través del módulo FUCE de la VUCE. Para lo anterior, se informa que los usuarios deben estar registrados ante el sistema VUCE como se indica en la Circular Externa 38 de 2007 de la dirección de comercio exterior.

Para el registro electrónico de los contratos de importación de tecnología es necesario el completo diligenciamiento del formulario denominado registro de contratos de importación de tecnología - Forma 03, el cual debe ser firmado digitalmente por el representante legal de la empresa receptora de la tecnología, quien para este efecto debe obtener su certificado digital de firma en una entidad certificadora debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El representante legal puede optar por otorgar poder mediante presentación personal a un apoderado especial donde se indique explícitamente que está autorizando para firmar la Forma 03. Dicho apoderado especial puede ser una persona de la empresa a quien el representante legal autorice expresamente y quien obtendrá la firma digital para realizar debidamente el registro electrónico.

3. Solicitud de registro.

El contrato de importación de tecnología para el cual se solicita el registro se debe escanear y presentar como archivo adjunto a la Forma 03 diligenciada a través de la VUCE, de manera previa al pago de regalías correspondientes. En caso de que el contrato haya sido otorgado en idioma extranjero, se debe escanear la traducción oficial del mismo.

Cuando se trate del registro de contratos que licencien la explotación de derechos de propiedad industrial, también debe adjuntarse a la Forma 03, certificación expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, en donde conste la vigencia, titularidad y clase de la(s) marca(s) o patentes objeto del contrato y relacionarlas en la casilla 7 de la Forma 03.

En caso que los anexos no puedan ser escaneados por superar 4 megas, se deben radicar físicamente en el grupo de gestión documental del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, o enviarlos por correo certificado dirigido al grupo tecnología y comercio de servicios, indicando el número de radicación asignado por el sistema VUCE a la Forma 03 que radicó.

Para el registro del contrato de importación de tecnología a través del módulo FUCE de la VUCE, se ingresa el usuario y contraseña asignados en el momento de registro ante el sistema VUCE y se procede a “iniciar inscripciones”, confirmar el RUT y RUE, digitar como número de subpartida: 0000000000 (diez ceros) y seleccionar el trámite: “Registro contratos de importación de tecnología”, donde se despliega la Forma 03 a ser diligenciada y transmitida en línea.

4. Registro del contrato de importación de tecnología.

El grupo tecnología y comercio de servicios verificará que el contrato cumpla los requisitos establecidos y efectuará el correspondiente registro dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación, según lo establece el artículo 3º del Decreto 259 de 1992, mediante la asignación de un número de registro en orden ascendente y la firma digital del funcionario autorizado.

La Forma 03 firmada digitalmente y numerada constituye el registro de los contratos de importación de tecnología de que trata el artículo 1º del Decreto 259 de 1992. Este registro le será comunicado al interesado por medios electrónicos como respuesta al trámite a través de la VUCE y en caso de devolución, la respuesta electrónica a través de la VUCE incluirá las causales de la misma.

5. Procedimiento y pautas de diligenciamiento de la Forma 03.

Al diligenciar y transmitir electrónicamente la Forma 03 se deben tener presentes las siguientes instrucciones procedimentales:

5.1. Forma 03.

Para que el formulario para registro de contratos importación de tecnología-Forma 03 sea registrado, es necesario el correcto y completo diligenciamiento de acuerdo con su instructivo.

5.2. Descripción de la solicitud.

En la casilla 1 de la Forma 03 escriba el registro que solicita, los antecedentes, aclaraciones y precisiones que considere necesarios. Ejemplo: solicitud registro de contrato, solicitud registro de otrosí, solicitud registro de oferta mercantil y su orden de servicios, solicitud de prórroga y reporte de pagos.

5.3. Registro de contrato con valor determinado.

Cuando se radique la Forma 03 junto con un contrato de tecnología, pactado con una contraprestación económica por valor determinado, por concepto de la prestación de servicios tecnológicos y una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos establecidos, la Forma 03 debidamente registrada, será soporte suficiente para los giros parciales de divisas que se efectúen posteriormente. El registro de la Forma 03 tendrá como fecha límite la misma vigencia de terminación acordada en el contrato, contada a partir de la fecha de registro en la VUCE.

5.4. Registro de un contrato sin pago de regalías.

Cuando un contrato se pacte sin pago de regalías, el registro de la Forma 03 tendrá la vigencia del contrato, contada a partir de la fecha de registro en la VUCE.

5.5. Registro de contrato de cuantía indeterminada.

Cuando se trate de un contrato de valor indeterminado, en la casilla 12 se deberá anotar “indeterminado” y en la casilla 11: “0” (cero). Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos, se expide el registro electrónico del contrato, el cual tendrá vigencia por el término de un (1) año contado a partir de la fecha de registro en la VUCE. Con el objeto de prorrogar automáticamente dicho registro y para dar cumplimiento al requisito señalado en el literal c) del artículo 2º del Decreto 259 de 1992, es necesario radicar a través del módulo FUCE, previo al vencimiento de la vigencia del registro, nueva Forma 03 diligenciada y adjuntar certificación de revisor fiscal o quien tenga la facultad, donde consten los pagos efectuados al exterior, por concepto de la ejecución del contrato de tecnología durante la vigencia que termina. El grupo de tecnología y comercio de servicios tomará nota de los pagos y prorrogará automáticamente por otro año el registro inicial del contrato a través de la VUCE.

5.6. Aspecto cambiario.

El Decreto 259 de 1992 señala que para efectos del pago de regalías, el registro surtirá plenos efectos desde la fecha del registro y que los pagos que se realicen en ejecución de los contratos, se harán con arreglo a las normas cambiarias vigentes.

5.7. Registro de servicios imprevistos.

Con el fin de facilitar y agilizar la prestación de servicios técnicos o asistencia técnica imprevistos, se podrá efectuar previamente el respectivo giro al exterior para su posterior registro de la factura en la VUCE, de un mismo proveedor de tecnología hasta por un valor anual de US$ 20.000,00.

5.8. Registro modificación de contrato.

Cuando se trate del registro de un acuerdo de adición, cesión, otrosí o adendo, mediante el cual se modifique un contrato de importación de tecnología registrado, se debe transcribir en la casilla 4.2.2 de la Forma 03 el objeto y fecha de ese acuerdo.

5.9. Registro de contrato con licencia de propiedad industrial.

Si se trata de un contrato trata que otorga licencia de uso de marcas o patentes, además de la transcripción de la cláusula objeto del contrato, debe relacionarse en la casilla 7 nombre, número de certificado (asignado por la Superintendencia de Industria y Comercio) y clase de la marca.

5.10. Regalías tecnológicas.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Decisión 291 del Acuerdo de Cartagena, las regalías que requieren registro son las originadas de las contribuciones tecnológicas intangibles. Se entiende por contribuciones tecnológicas intangibles los recursos derivados de la tecnología, tales como marcas, patentes, diseños industriales, secretos industriales (know-how), modelos de utilidad, que puedan presentarse bajo la forma de objetos, documentos técnicos e instrucciones.

5.11. Contratos de software.

Los contratos sobre licencia de distribución o de uso de soporte lógico (software) o de ambos, no requieren del requisito de registro, por tratarse de obras enmarcadas dentro del derecho de autor, Ley 23 de 1982. Las regalías provenientes de la propiedad literaria, artística y científica (derechos de autor), están excluidas de la obligación de registrar los contratos, por no estar comprendidos dentro de los contratos de tecnología señalados en el Decreto 259 de 1992, y estar regulados por las disposiciones de la Ley 23 de 1982, sobre derechos de autor.

5.12. Registro de contratos no tecnológicos.

Cuando se trate de contratos diferentes a los relacionados en el artículo 1º del Decreto 259 de 1992 y adicionalmente se pacte un valor por concepto de servicio técnico o asistencia técnica, se procederá a registrar únicamente el valor pactado por dichos servicios tecnológicos. Si no se pacta un valor, pero se establece la prestación de servicios técnicos o asistencia técnica se debe aplicar el procedimiento señalado en el punto 5.5.

5.13. Anulación o disminución del valor registrado en la Forma 03.

En el evento en que un contrato de importación de tecnología debidamente registrado a través de la VUCE, requiera ser anulado o disminuido respecto al valor declarado; será necesario presentar una nueva solicitud de registro de la Forma 03, señalando en la casilla 11 y 12 el valor en que disminuye el valor inicial, precedido del signo menos (-) e informar la correspondiente justificación en la casilla de observaciones.

Se recuerda que los documentos soporte de la operación de importación de tecnología, tales como original del contrato, facturas, declaraciones de cambio, etc., se deben conservar por un período mínimo de cinco (5) años, de conformidad con lo establecido en el artículo 632 del estatuto tributario.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa SOI 58 de 1992 y las circulares externas 15 de 1994, 86 de 1995, 37 y 74 de 1996 del Incomex.

N. del D.: Esta circular va dirigida a usuarios y funcionarios Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Anexo: Forma 03 e instructivo.

Información para Mincomercio
Registro contratos de importación de tecnología - Forma 03
Objeto de la solicitud
1. Escriba el registro que solicita* 
Proveedor extranjero de tecnología/Contratista
2. Nombre o razón social extranjero* 
3. País extranjero* 
Contrato - Servicio
4.1. Tipo? Nuevo ? Prórroga de Registro y Reporte de Pagos ? Adición ? Cesión ? Otrosí ? Adendo o Modificación ? Otro
4.2 Cite el número de Registro Anterior ITSITS
4.2.1 Solicitud de Prórroga de Registro y Reporte de Pagos efectuados, indicando el correspondiente período de tiempo cubierto por dichos pagos. 
4.2.2 Solicitud de registro de un Acuerdo de Adición, Cesión, Otrosí, Adendo, Modificación u Otro documento soporte, escriba totalmente en castellano la cláusula objeto de dicho documento. 
5. ClaseLicencia Asistencia Técnica Servicio Técnico
6. Nombre del contrato: 
7. Transcriba completamente en castellano la cláusula objeto del contrato de importación de tecnología o indique la descripción del servicio tecnológico que se importa. 

8. Fecha de Factura(s) (dd/mm/aaa) 9.1 Número de la(s) Factura(s)9.2 Letras de la(s) factura(s)10. Valor
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
11. Declaro valor del contrato o valor a girar USD*   
12. Valor declarado en letras (dólares americanos)*   
13. Fecha inicio del servicio*   
14. Fecha de pago*DíaMes Año 
DíaMes Año 

• *Declaro bajo la gravedad de juramento que los conceptos, cantidades y demás detalles citados son correctos, que el contrato cuyo registro se solicita cumple con los requisitos contenidos en el Decreto 259 de 1992. Autorizo al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo a utilizar la información contenida en el presente registro para la elaboración de estadísticas o para la consulta de las mismas.

Instructivo

Registro contratos de importación de tecnología - Forma 03

Objeto de la solicitud

1. Escriba el registro que solicita*.

Especificar el objeto de la solicitud que radica, informando en detalle los antecedentes, aclaraciones, precisiones y observaciones que considere necesarios.

En la parte final escriba el Nombre y teléfono de la persona a contactar.

Ejemplo: Solicitud registro de contrato, solicitud registro de Otrosí, solicitud registro de oferta mercantil y su orden de servicios, solicitud de prórroga y reporte de pagos, solicitud para anular un registro, etc.

Proveedor extranjero de tecnología/contratista

2. Nombre o razón social del extranjero*.

Razón o denominación social de la empresa extranjera que presta el servicio, tal como se encuentra en el contrato.

3. País extranjero*.

Indique el país de domicilio de la empresa extranjera que presta los servicios.

Contrato-Servicio

4.1. Tipo*.

Marque una opción de acuerdo con el objeto de la solicitud escrito en la Casilla 1.

4.2. Cite el número anterior de registro ITS.

Esta casilla se diligencia excepto para solicitudes nuevas o que se radique por primera vez.

Informe el número de registro inmediatamente anterior asignado en la comunicación de registro, inicia con las letras ITS. En caso contrario indique el número con que radicó inicialmente el contrato ante el ministerio.

4.2.1. Solicitud de prórroga de registro y reporte de pagos efectuados, indicando el correspondiente período de tiempo cubierto por dichos pagos.

Describa en detalle la prórroga del registro que solicita y declare los correspondientes pagos efectuados, indicando el período de tiempo cubierto por los pagos.

4.2.2. Solicitud de registro de un acuerdo de adición, cesión, otrosí, adendo, modificación u otro documento soporte, escriba totalmente en castellano la cláusula objeto de dicho documento.

Cuando se trate de una solicitud de registro de modificación a un contrato registrado, escriba en este espacio el objeto y fecha de dicho acuerdo de modificación.

5. Clase*.

Marque la opción que corresponda de acuerdo con el objeto del contrato o servicio recibido.

6. Nombre del contrato.

Indicar el título, clase, denominación o número que caracteriza el contrato que presenta para registro o que ya esté registrado con anterioridad.

Ejemplo: Contrato de asistencia técnica - traducción oficial Nº 2006-0120 del contrato de licencia de marca - Contrato 2012 - Contrato de servicios técnicos Nº 01/2009 - Traducción oficial de contrato de asistencia técnica - Oferta mercantil y orden de servicios - Traducción oficial de una oferta de servicios y su orden de servicios.

7. Transcriba completamente en castellano la cláusula objeto del contrato de importación de tecnología o indique el servicio tecnológico que se importa*.

Escribir totalmente en castellano la cláusula objeto del contrato o la cláusula alcance de los servicios o el Anexo donde se relacionen los servicios tecnológicos que importa.

En caso de factura(s) escriba el objeto de los servicios tecnológicos que presenta para registro.

Si mediante el contrato se otorga licencia de uso de marcas o patentes, relaciónelas señalando nombre, número de certificado (lo asigna la Superintendencia de Industria y Comercio) y clase. Si es necesario utilice un Anexo.

8. Fecha de la(s) factura(s).

Diligenciar en caso de presentar factura(s) como soporte de la importación de servicios tecnológicos, seleccionando la fecha de emisión de la(s) factura(s) que presenta para registro.

9.1 y 9.2. Relacione el # y letras de la(s) factura(s) a registrar.

Diligenciar en caso de presentar factura(s), relacionando el número y letras que identifica cada factura presentada para registro.

10. Valor.

Diligenciar en caso de presentar factura(s), indicando el valor pactado por la prestación de servicios o el correspondiente valor de cada factura, en la moneda en que está efectuando la transacción, sin realizar conversión alguna.

11. Declaro valor del contrato o del valor a girar USD*.

Efectúe la conversión si es necesario y declare en dólares americanos, el valor total pactado del contrato o el total de la sumatoria de las facturas presentadas para registro, a la tasa representativa del mercado vigente en la fecha del contrato o factura.

Si se trata de una solicitud de registro de un contrato, acuerdo de adición, cesión, otrosí, adendo, modificación u otro documento soporte, que se presenta por primera vez para registro y no tiene valor específico o es de cuantía indeterminada, entonces escribir el número cero (0).

Si se trata de una solicitud casilla 4.1 Tipo: Prórroga de registro y reporte de pagos, entonces declare el valor causado durante la vigencia del registro que termina.

Cuando se trate de una solicitud para anular o disminuir un valor registrado en el FUCE, declare el correspondiente valor precedido con el signo menos (-).

12. Valor declarado en letras. (dólares americanos)*

Escriba en letras el valor que declara en la casilla 11.

Si el contrato, acuerdo de adición, cesión, otrosí, adendo, modificación u otro documento soporte que presenta para registro, no tiene valor específico o es de cuantía indeterminada escriba: “Sin valor determinado en el momento de esta solicitud de registro” o escriba la razón que considere necesaria.

13. Fecha inicio del servicio*.

Corresponde a la fecha en que se inicia la prestación de los servicios objeto de esta solicitud de registro.

Para el caso de una solicitud casilla 4.1 Tipo: Prórroga de registro y reporte de pagos, corresponde a la fecha en que inicia el período de tiempo para el cual reporta el valor pagado al exterior.

14. Fecha del pago*.

Indique la fecha en que realizará el primer pago parcial o total del valor que declara para registrar en las casillas 11 y 12.

En caso de contratos sin valor o cuantía indeterminada indique la fecha estimada en que se causará el primer pago en virtud del registro que solicita.

Para el caso de una solicitud casilla 4.1 Tipo: Prórroga de registro y reporte de pagos, corresponde a la fecha en que termina el período de tiempo para el cual reporta el valor pagado al exterior.

Nota: En el campo de observaciones por favor diligenciar el nombre del representante legal o apoderado y cédula

(Nota: Sustituida por la Circular 19 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

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