CIRCULAR 288 DE 1999 

(Febrero 22)

Asunto: Instructivo para el trámite de contratación de prestación de servicios personales.

Esta administración continuará con las directrices que venía realizando la anterior administración, en el sentido de que toda suscripción de contratos de prestación de servicios personales seguirá siendo autorizada por la presidencia del instituto.

A continuación me permito impartir las siguientes instrucciones en cuanto a:

a) Autorización de nuevos contratos con extracontratistas. Para tales efectos, es importante enviar la información de los contratistas de prestación de servicios personales debidamente actualizada dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes a la oficina nacional de contratación, en medio magnético o vía satélite e impreso, avalado con la firma de cada gerencia en cuanto a:

Contratación vigente en el mes. Según formato 001 anexo.

Relación de pago a contratistas. Copia de las relaciones de pago, detallada por negocio, tipo de función y ubicación de acuerdo a los formatos 002 y 003 anexos.

Autorización de contratos. Las solicitudes de autorización de contratos con excontratistas, deben ser enviadas a los vicepresidentes respectivos y directores nacionales, teniendo en cuenta las fechas de vencimiento de los contratos. Se requiere que cada solicitud sea allegada por la gerencia seccional respectiva o clínica con por lo menos un (1) mes de anticipación al vencimiento conforme al formato 004 anexo, con el objetivo de no causar traumatismos en la prestación de los servicios;

b) Reemplazo de contratistas. Toda solicitud de reemplazo de contratistas que se hayan retirado del instituto, debe ser justificada y sustentada por los gerentes seccionales o de clínica ante la respectiva vicepresidencia o dirección nacional según sea el caso, y éstos a su vez sustentarán ante la presidencia las necesidades en materia de contratación;

c) Modificación en los contratos. No se autoriza la modificación en los contratos de prestación de servicios personales lo cual incluye entre otras: cambio de honorarios, cambio de funciones, cambio de negocio, etc.;

d) Suspensión de contratos. Se autorizarán suspensiones de contratos cuando exista incapacidad médica o licencia por maternidad expedida al contratista, siempre que el término de la licencia o la incapacidad no exceda de la mitad del plazo pactado en el contrato cuya suspensión se solicita. En los casos de incapacidades sucesivas, el supervisor del contrato deberá evaluar las necesidades de la institución para justificar la suspensión. En estos casos, debe darse estricto cumplimiento a lo dispuesto en la cláusula decimaquinta del contrato de prestación de servicios personales en el sentido de que las suspensiones por incapacidad médica y licencia por maternidad deben ser reportadas al instituto dentro de los cinco (5) días siguientes a fa ocurrencia del hecho.

En cuanto a las solicitudes de suspensión por motivos personales distintos a los señalados, es necesario que la solicitud se presente con la debida anticipación a la fecha que se pretende suspender y en ella se indique la causa o los hechos en que se funda y el supervisor del contrato deberá justificar la viabilidad de la suspensión. Estas suspensiones comenzarán a regir a partir de la fecha en que esté aprobada por la presidencia del instituto y será responsabilidad de los supervisores de cada contrato su cumplimiento;

e) Seguridad social. Es necesario dar estricto cumplimiento a la Circular de la vicepresidencia administrativa Nº 079 de agosto 5 de 1997 en el sentido de exigir la cotización mensual por parte de los contratistas que suscriban contrato de prestación de servicios personales por un plazo superior a tres (3) meses, el acreditar su afiliación a los sistemas de seguridad social en salud y pensiones El no cumplimiento de este requisito, es causal de terminación del contrato tal como lo estipula la cláusula segunda - obligaciones del contratista, literal 4º del contrato de prestación de servicios personales: “acreditar afiliación a los sistemas obligatorios de salud y pensiones en un término no mayor a un (1) mes, contado éste a partir de la firma del contrato...”, y

f) Delegación para suscribir contratos de prestación de servicios. Las gerencias que estén delegadas para la suscripción de contratos de prestación de servicios personales con excontratistas, serán responsables de legalizar los contratos con base en la autorización expedida por la presidencia del lSS De ninguna forma podrán existir contratos de prestación de servicios personales que no cuenten con la autorización de la presidencia. Al encontrar contratos que no hayan sido autorizados, será responsabilidad de cada gerente el pago de los honorarios al “contratista” con su patrimonio, sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar.

La oficina nacional de contratación no es la encargada de autorizar nueva contratación, cambios y reemplazos en los contratos de prestación de servicios personales, es la presidencia a través de las vicepresidencias y direcciones nacionales. Esta oficina solo dará cumplimiento y trámite a las disposiciones que la presidencia estime conveniente.

La observancia de lo establecido en la presente circular es responsabilidad de sus destinatarios y la supervisión corresponde a la gerencia nacional de recursos humanos.

NOTA: Los formatos adjuntos a esta circular (informe contratación vigente, formato 001, mes del informe, formato 002, mes del informe, formato 003, y solicitud de autorización de contratos con extracontratistas formato 004) podrán ser consultados en las oficinas del Instituto de Seguro Social.

N. del D.: Esta circular va dirigida a la secretaría general, vicepresidentes, directores nacionales, gerentes nacionales, y seccionales gerentes de clínicas, gerente zona especial de Urabá y jefes de departamentos de recursos humanos.

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