Ministerio de la Protección Social

CIRCULAR 33 DE 2010 

(Junio 18)

Asunto: Políticas de administración de personal.

En cumplimiento de las normas que regulan el tema, de manera atenta les solicito observar las siguientes instrucciones en materia de políticas de administración de personal, con el objeto de brindar los servicios de manera ágil y oportuna, para dar cumplimiento a las fechas y requisitos aquí establecidos, toda vez que no es posible garantizar el trámite de documentos radicados extemporáneamente o sin el lleno de requisitos.

1. Formas de provisión de empleos.

1.1. Nombramientos.

• Los nombramientos se realizan por resolución suscrita por el ministro.

• Con el objeto de atender los requerimientos de nómina y de ingreso de las novedades al sistema de seguridad social, se fija como política del Ministerio de la Protección Social que los funcionarios nuevos tomen posesión entre el primero (1º) y el quince (15) de cada mes.

• Los reportes de las novedades de nómina deben ser enviados al grupo de administración de personal hasta el segundo viernes de cada mes. En caso que el viernes sea día festivo, dichas novedades deberán reportarse al grupo de administración de personal el día hábil inmediatamente siguiente. Las novedades que no sean remitidas en el término anteriormente establecido, no serán tramitadas en la nómina de ese mes.

• Las actas de posesión tramitadas por las direcciones territoriales deben ser remitidas inmediatamente se produzcan al grupo de administración de personal, por correo certificado en original y sin numerar, adjuntando los documentos respectivos y las afiliaciones al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y a las cajas de compensación familiar, a mal tardar el día quince (15) de cada mes.

Para efectos de pagos de nómina y seguridad social, los documentos referidos en el punto anterior, deben enviarse a más tardar el quince (15) de cada mes, al grupo de administración de personal, así: vía fax al Nº 3305000 extensión 4062, y si es posible, escaneado al email: hmontenegro@minproteccionsocial.gov.co o al que desde la coordinación del grupo de administración de personal se establezca.

1.2. Encargos.

En concordancia con el artículo 34 del Decreto 1950 de 1973, el encargo es una forma de proveer de manera temporal empleos de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción, que se encuentran vacantes de manera definitiva, cuando se origina en alguna causal de retiro del servicio, de las previstas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004, o de manera temporal, cuando se presenta alguna de las situaciones previstas en el artículo 23 del Decreto 1950 de 1973.

Los funcionarios que ostentan derechos de carrera administrativa y quienes como titulares ocupan empleos de libre nombramiento y remoción, según el caso, podrán ser encargados en empleos vacantes, desvinculándose o no de las funciones propias de su cargo, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, en concordancia con el artículo 25 y con los principios del artículo 2º de la misma ley, así como con los requisitos del manual específico de funciones y competencias laborales del ministerio.

Con el fin de dar claridad respecto al cumplimiento de la normatividad y el procedimiento para proveer mediante encargo las vacantes definitivas y temporales de los empleos de carrera administrativa del Ministerio de la Protección Social, se imparten las siguientes directrices:

1.2.1. Condiciones:

Para ocupar mediante encargo los cargos de carrera administrativa que estén vacantes, en forma definitiva (ej.: por renuncia del titular) o temporal (ej.: por encargo del titular), se requiere que el funcionario a encargar, esté inscrito en el escalafón de carrera administrativa, para lo cual debe cumplir las condiciones establecidas en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, que son:

1. Acreditar los requisitos para el ejercicio del empleo a proveer;

2. No haber sido sancionado disciplinariamente en el último año;

3. Acreditar la última evaluación del desempeño en nivel sobresaliente;

4. Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el cargo;

Solo podrán optar por el derecho preferencial a ser encargados, los funcionarios inscritos en carrera administrativa que cumplan los requisitos de estudio y experiencia establecidos en la respectiva resolución del manual de funciones, requisitos y competencias laborales.

1.2.2. Procedimiento:

1. Para efectos de determinar el funcionario con mejor derecho a ocupar el empleo vacante, se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) Una vez se cuente con el empleo vacante, corresponde al grupo de administración de personal efectuar la revisión de las historias laborales de los servidores públicos de la entidad, con el fin de establecer si es procedente proveer el empleo a través de encargo.

b) Cuando se identifique que solo cumple con los requisitos para el encargo un funcionario que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior al vacante, este tendrá derecho preferencial a ser encargado.

c) Se tendrá en cuenta el mismo criterio cuando no exista servidor público del grado inmediatamente inferior que cumpla los requisitos, pero haya solo un servidor público que ocupe el empleo que corresponda al grado inferior subsiguiente en el orden estrictamente descendente.

d) Cuando cumplan para el encargo varios servidores públicos, se verificará en primer lugar los requisitos de quienes ocupen el grado inmediatamente anterior al cargo vacante, y por defecto a los subsiguientes en orden estrictamente descendente.

e) Cuando haya varios funcionarios que se encuentren en las mismas condiciones de grado salarial, tendrá derecho preferencial a ocupar el empleo, quien se encuentre desempeñando el cargo en la misma dependencia del empleo vacante.

f) En el caso que se establezca que hay más de un servidor público con el mismo grado salarial en la misma dependencia que tiene derecho a ser encargado, o que hay varios servidores en dependencias diferentes, el criterio de desempate será por antigüedad y educación formal que se establecerá así:

i. Un (1) pulo por cada año cumplido de vinculación al actual Ministerio de la Protección Social, o desde su vinculación a los anteriores ministerios de Trabajo y Salud, hasta un máximo de veinte (20) puntos.

ii. Cinco (5) puntos por cada título de educación formal en pregrado, adicional a los requisitos mínimos del empleo.

iii. Cinco (5) puntos por cada título de postgrado.

g) En caso de persistir el empate, se efectuará un sorteo para definir el funcionario designado. Sorteo que debe realizarse por parte del grupo de administración de personal, con testigos y dejando constancia en acta sobre el mismo.

2. Una vez establecido el funcionario con mejor derecho a ocupar mediante encargo el empleo vacante, se procederá a solicitar ante la Comisión Nacional del Servicio Civil la respectiva autorización cuando ello se requiera, es decir, cuando se trate de una vacante definitiva que no esté reportada a la oferta pública de empleos de carrera OPEC.

3. Recibida por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil la autorización a que se ha hecho mención, cuando ella autónomamente lo defina, el grupo de administración de personal procederá a proyectar el respectivo acto administrativo de encargo, el cual surtirá el trámite interno establecido.

4. Proferido el acto administrativo del encargo, se procederá a su comunicación por escrito al funcionario respectivo, quien contará con diez (10) días hábiles para aceptar el encargo, lo cual manifestará por escrito ante la coordinación del grupo de administración de personal.

5. A partir de la aceptación del encargo, el funcionario encargado, cuenta con diez (10) días hábiles para posesionarse en el nuevo cargo, término dentro del cual deberá elaborar el acta de entrega del cargo que ocupa, la cual debe ser entregada al jefe inmediato y remitir copia a la respectiva dirección territorial, o al grupo de administración de personal en el nivel central, según sea el caso.

6. En caso de agotar los plazos estipulados para la aceptación y para la posesión, sin que haya mediado aceptación y/o posesión, se procederá a dar aplicación a lo previsto en el artículo 45 del Decreto 1950 de 1973 y se derivará en una nueva designación para encargar a otro funcionario, de acuerdo con el procedimiento establecido.

7. El encargo, no puede ser superior a seis (6) meses, de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 Ley 909 de 2004. Con anterioridad al termino del mismo sin que se haya provisto en forma definitiva la vacante, se evaluará la viabilidad de su prórroga ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, cuando a ello haya lugar.

8. Todo encargo estará sujeto a la situación administrativa del titular del empleo (ej.: terminación del encargo o la comisión), o de su provisión por lista de elegibles para nombramiento en periodo de prueba.

2. Situaciones administrativas.

2.1. Servicio activo.

En concordancia con lo dispuesto por el artículo 59 del Decreto 1950 de 1973, un empleado se encuentra en servicio activo, cuando ejerce actualmente las funciones del empleo del cual ha tomado posesión.

2.2. Licencias.

2.2.1. Licencias ordinarias no remuneradas.

• Las licencias ordinarias no remuneradas y las prórrogas serán autorizadas por resolución suscrita por el ministro en el nivel central, y autorizadas por los directores territoriales, a través de resolución, cuando se trate de funcionarios de las direcciones territoriales y oficinas especiales.

• Para los funcionarios de las direcciones territoriales y oficinas especiales, la licencia y la prórroga será autorizada por los directores territoriales y debe remitirse al grupo de administración de personal, señalando la causa.

• El término de esta licencia será hasta de 60 días continuos o discontinuos al año, prorrogables por otros 30 días más.

• La solicitud deberá presentarse en el grupo de administración de personal por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación al inicio de la licencia. En concordancia con el artículo 64 del Decreto 1950 de 1973, el solicitante deberá justificar documentalmente la causa de la licencia, cuando ello sea necesario.

• La solicitud debe realizarse mediante escrito, a través del formato único de novedades de personal, y debe contar con el visto bueno del jefe inmediato de la dependencia respectiva; cuando se trate de los directores territoriales y jefes de las oficinas especiales, deberá contar con el visto bueno de la directora técnica de la dirección general de inspección, vigilancia y control de trabajo; cuando se trate de funcionarios de las direcciones territoriales y oficinas especiales, deberá contar con el visto bueno del respectivo director territorial.

• Una vez otorgada la licencia ordinaria no remunerada, y en caso que se solicite prórroga a la misma, la entidad decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

2.2.2. Licencias por enfermedad.

• Proceden únicamente con certificado expedido o transcrito por la empresa promotora de salud, EPS., a la cual se encuentra afiliado el funcionario.

• El funcionario afectado por incapacidad médica, tiene la obligación de hacer llegar al jefe inmediato el original del certificado de incapacidad correspondiente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de inicio o expedición de la misma.

• Una vez recibido el certificado, es responsabilidad del jefe inmediato informar a la coordinación del grupo de bienestar y evaluación laboral, la ocurrencia de la incapacidad de los funcionarios a su cargo.

• Si la incapacidad es superior a tres (3) días, se legaliza mediante resolución expedida por la secretaría general en el nivel central y de los directores territoriales en las direcciones territoriales y las oficinas especiales.

Las prestaciones económicas correspondientes a los tres (3) primeros días de incapacidad laboral, originada por enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado, serán de cargo de los respectivos empleadores, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 1º Decreto 1406 de 1999.

• Si la incapacidad es hasta de tres (3) días, no se proyecta resolución, y el documento expedido por la empresa promotora de salud, EPS., debe remitirse, acompañado del formato único de novedades de personal en el cual se consiga la información de la licencia por enfermedad, en el nivel central al grupo de bienestar y evaluación laboral, y en las direcciones territoriales a los directores territoriales, para que estos autoricen la licencia, de acuerdo con lo previsto en el artículo 71 del Decreto 1950 de 1973. Una vez autorizada la licencia, los documentos se remiten al grupo de administración de personal, para ser archivados en la historia laboral del funcionario.

• El director territorial, una vez reciba la incapacidad superior a tres (3) días, debe remitirla inmediatamente a la empresa promotora de salud, EPS., donde se encuentre afiliado el empleado para que se realice la respectiva liquidación. Cuando la empresa promotora de salud, EPS., expida la liquidación, el director territorial deberá remitirla junto con la respectiva resolución, al grupo de bienestar y evaluación laboral.

• Cuando se está incapacitado no se recibe salario, sino un auxilio por enfermedad general y dicho pago es asumido por las EPS. A partir del cuarto (4º) y hasta el día noventa (90) el auxilio por enfermedad general equivale a las 2/3 partes del ingreso base de cotización para salud; a partir del día noventa y uno (91) y hasta el día ciento ochenta (180) equivale al cincuenta por ciento (50%) del ingreso base de cotización al cual se ha hecho referencia, conforme a lo establecido en el literal b) del artículo 18 del Decreto 3135 de 1968 y el literal a) del artículo 9º del Decreto 1848 de 1969.

2.2.3. Licencia de maternidad.

• La funcionaria que se encuentre en estado de embarazo, deberá comunicar esta novedad lo antes posible y por escrito, al jefe inmediato, con copia a los grupos de administración de personal y bienestar y evaluación laboral, para lo de su competencia, adjuntando certificado médico que pruebe de manera sumaria su estado de gravidez.

Cuando se está en uso de licencia por maternidad se recibe un auxilio económico equivalente al cien por ciento (100%) del ingreso base de cotización para salud, siempre y cuando la funcionaria haya cotizado mínimo el mismo tiempo que duró la gestación.

• Para el trámite de pago del auxilio por maternidad, por parte de la empresa promotora de salud, EPS., a la cual se encuentra afiliada la funcionaria, se deben tener en cuenta las mismas indicaciones de la licencia por enfermedad general.

2.2.4. Licencia de paternidad.

• El cónyuge o compañero permanente tiene derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad.

• Esta licencia remunerada, es incompatible con la licencia de calamidad doméstica y en caso de haberse solicitado esta última por el nacimiento del hijo, estos días serán descontados de la licencia remunerada de paternidad, de conformidad con lo previsto en el artículo 1º de la Ley 755 de 2002.

• El único soporte válido para el otorgamiento de licencia remunerada de paternidad, es el registro civil de nacimiento, el cual deberá presentarse a la empresa promotora de salud, EPS, a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del menor.

Trámites para solicitar la licencia de paternidad ante el ministerio:

• El funcionario debe solicitar mediante oficio dirigido al grupo de bienestar y evaluación laboral en el nivel central o ante la dirección territorial, la licencia de paternidad, por lo menos con tres (3) días hábiles de antelación al inicio de la licencia, indicando los días hábiles de que hará uso, a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del nacimiento del menor.

• Al escrito de solicitud, se deberán adjuntar los siguientes documentos:

Registro civil del recién nacido

Fotocopia de la cédula de los padres.

Fotocopia del carné de afiliación a la EPS del padre.

2.2.5. Reporte de los accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales.

• En el nivel central, en el evento de ocurrencia de una enfermedad profesional o un accidente de trabajo, el funcionario debe informar de inmediato al grupo de bienestar y evaluación laboral, el cual a través del coordinador o del profesional responsable del tema de salud ocupacional, diligencia y presenta en forma simultánea, el formulario de reporte de accidente de trabajo ante la ARP Positiva Compañía de Seguros y la entidad promotora de salud a la cual se encuentre afiliado el funcionario.

• En las direcciones territoriales y oficinas especiales en el evento de ocurrencia de una enfermedad profesional o un accidente de trabajo, el director territorial respectivo, o el funcionario que éste designe para tal efecto, de forma inmediata, debe diligenciar y presentar simultáneamente, el formulario de reporte de accidente de trabajo ante la seccional o regional de la ARP Positiva Compañía de Seguros y la entidad promotora de salud a la cual se encuentre afiliado el funcionario y remitir vía fax dicho reporte al grupo de bienestar y evaluación laboral, para su conocimiento y posterior archivo en la historia laboral.

• Cuando se está incapacitado por enfermedad profesional o por accidente de trabajo no se recibe salario, sino un auxilio especial equivalente al cien por ciento (100%) del ingreso base de cotización para salud. Este pago es asumido por la ARP a la cual se encuentre afiliado el ministerio, de conformidad con el literal a) del artículo 18 del Decreto 3135 de 1968 y demás normas concordantes.

• Los trámites y requisitos para el reconocimiento y pago de la incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo, son los mismos que para la enfermedad general, a los cuales se ha hecho referencia en la presente circular.

2.3. Comisiones.

2.3.1. Comisiones al interior.

• Las solicitudes de comisión deberán ser presentadas a la secretaría general, mínimo con dos (2) días hábiles de anticipación, para efectos de adelantar los trámites que se requieran en el formato que para el efecto se establezca. En todo caso, las solicitudes de comisión, deberán incluir de manera expresa el nombre completo del funcionario a comisionar, las fechas de la comisión, el lugar de destino, el objeto de la comisión, si se requiere contar con pasajes o con algún medio de transporte, si los gastos que ocasiona la comisión se financian por funcionamiento o por inversión y el número del CDP en el que se amparan, entre otros.

• Cuando se solicite comisión al interior a las ciudades cuyo aeropuerto se encuentre retirado del destino de la comisión, tales como, Cali, Pasto, Medellín, Bucaramanga, etc., se debe contemplar expresamente en la solicitud, el reconocimiento de transporte terrestre, que esté acorde con las tarifas aplicables en cada región, con el fin de que sea incluido en el acto administrativo que concede la comisión y que a su vez, pueda ser reconocido por parte del grupo central de cuentas.

• Cuando las comisiones se financien con recursos de funcionamiento, serán autorizadas en todos los casos por la secretaría general, para garantizar que se ajusten a los parámetros y disponibilidades presupuestales, al igual que a las disposiciones en materia de austeridad.

• Cuando los desplazamientos al interior del país se financien con cargo a proyectos de inversión como parte de las actividades programadas para estos, la solicitud, debe ser efectuada por la dirección general que tenga a su cargo la ejecución, y deberá contar con el visto bueno del señor ministro o del viceministro respectivo, según sea el caso, para garantizar que se ajusten al cumplimiento de los objetivos, metas y actividades del proyecto de inversión pertinente.

• Los tiquetes aéreos se autorizarán solo de acuerdo con los lugares y fechas de comisión autorizados por la resolución respectiva.

Cualquier modificación a los tiquetes de los destinos y/o fechas objeto de la comisión, debe ser solicitada ante la empresa contratada para tal fin directamente por el interesado y la responsabilidad y el cubrimiento de los costos a que haya lugar con ocasión de tal modificación, corresponde única y exclusivamente al funcionario comisionado, excepto cuando las modificaciones obedezcan a casos fortuitos que deberán ser certificados por las respectivas aerolíneas.

• No se autorizarán comisiones de servicio, a los funcionarios que tengan pendiente la legalización de máximo tres comisiones que se le han concedido con anterioridad.

2.3.2. Comisiones al exterior

El trámite se inicia con la solicitud de comisión al exterior radicada en la secretaría general, anexando los siguientes documentos:

De acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial 02 del 29 de septiembre de 2008 del Presidente de la República y la Circular 002 del 3 de octubre de 2008 de los departamentos administrativos de la Presidencia de la República y el Departamento Administrativo de la Función Pública, las comisiones de servicios y de estudios al exterior, deben ser autorizadas solo cuando respondan a necesidades estrictas del servicio y resulten indispensables para el mejoramiento de la función administrativa, en desarrollo de la política de austeridad y racionalización del gasto público.

Invitación del organismo extranjero en la que indique con claridad las fechas de inicio y de terminación del evento, así como el lugar de realización y los costos asumidos por el organismo que realiza la invitación. (Importante verificar qué tipo de organismo hace la invitación y de dónde provienen sus recursos).

Justificación de la comisión en la cual se indique la importancia de la participación de la entidad en el evento, en máximo diez (10) líneas.

Certificación de personal de la entidad invitada que acredite el cargo y el salario del funcionario a efectos de determinar y verificar sus viáticos

Agenda de trabajo de la comisión de servicios.

Autorización previa del señor ministro.

Si el comisionado pertenece al nivel directivo, en la solicitud de comisión de servicios, debe especificarse lo relativo a la asignación de funciones a que haya lugar, en otro empleo del mismo nivel, con el fin de garantizar la continuidad en la prestación del servicio.

Si el Ministerio de la Protección Social asume los gastos de los tiquetes aéreos, o de cualquier forma de desplazamiento necesario para el cumplimiento de la comisión, el valor aproximado de tales conceptos debe detallarse en la solicitud.

• De conformidad con lo previsto en las circulares de fechas 08 de mayo y 24 de octubre de 2007, expedidas por la secretaría general de la Presidencia de la República y la Dirección del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, todo proyecto de decreto de autorización al cual no se acompañe el visto bueno de esa secretaría o su delegado, o no se reciba con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación al viaje previsto para el funcionario, será devuelto sin trámite alguno.

• Por lo anterior y con el fin de dar trámite oportuno a las solicitudes de comisiones de servicios al exterior, estas deberán radicarse en la secretaría general, con una antelación no menor a diez (10) días hábiles a la fecha del viaje por parte del comisionado, adjuntando la totalidad de los documentos requeridos. Sin excepción, lo que no se reciba con esa antelación NO será tramitado por esta secretaría.

2.3.3. Legalización comisiones.

La legalización de comisiones y trámites de viáticos debe realizarse dentro de los ocho (8) días siguientes a su realización, si se trata de comisión al interior, o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su realización, si se trata de comisión al exterior de conformidad con lo previsto en el Decreto 2140 de 2008, y de acuerdo a lo establecido en la respectiva resolución, anexando los documentos exigidos como son:

Certificado de permanencia por los días autorizados en la resolución.

Pasabordos.

Factura de pago de tiquetes aéreos y/o recibo de pago de transporte terrestre o fluvial, cuando han hecho uso de estos medios, siempre que su adquisición haya sido previamente autorizada, y que sea expedida por la persona jurídica o natural que preste el servicio. En el caso que el servicio se preste por persona natural, el recibo debe indicar como mínimo el nombre, documento de identificación, valor y firma.

Copia del oficio remisorio del informe sobre cumplimiento de la comisión, cuando a ello haya lugar.

El ministro, los viceministros, el secretario general y los directores generales, están exentos de presentar certificado de permanencia e informe sobre cumplimiento de la comisión.

2.4. Permisos.

2.4.1. Permisos remunerados.

De conformidad con lo previsto en el artículo 74 del Decreto 1950 de 1973, los empleados, pueden solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos.

• Los permisos remunerados por un (1) día, deben ser solicitados por escrito mediante formato único de novedades de personal a que se ha hecho referencia, en el cual se debe señalar la justificación, serán autorizados por el jefe inmediato y previamente a su inicio, debe remitirse la respectiva novedad al grupo de administración de personal.

• Los permisos remunerados de dos (2) y tres (3) días, deben ser solicitados por escrito, mediante formato único de novedades de personal a que se ha hecho referencia, en el cual se señale la justificación, con el visto bueno del jefe inmediato, y serán autorizados por el ministro, los viceministros, la secretaria general, jefes de oficina y directores territoriales, cada uno según su competencia, y deben remitirse al grupo de administración de personal, previamente a su inicio.

• Trámite para los permisos de estudio no programados por la entidad:

La solicitud debe realizarse por escrito, señalando el horario requerido y la jornada laboral establecida para su compensación.

El permiso solicitado, debe contar con la aprobación del jefe de la dependencia.

En el nivel central, corresponde a la secretaria general a través de la coordinación del grupo de administración de personal, conceder por escrito el permiso solicitado; y en las direcciones territoriales, corresponde al respectivo director territorial conceder por escrito el permiso para estudio al cual se ha hecho referencia.

En ambos casos, debe remitirse al grupo de administración de personal, para su archivo en la historia laboral.

2.4.2. Permisos sindicales.

Conforme a la Circular 98 del 26 de diciembre de 2007, suscrita por el Ministro de la Protección Social y por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, la secretaria general otorgará el permiso sindical remunerado a los miembros de las organizaciones sindicales para asistir a las actividades sindicales, de acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente, en especial el artículo 416 A del Código Sustantivo del Trabajo, adicionado por el artículo 13 de la Ley 584 de 2000, reglamentado por el Decreto 2813 del mismo año.

La solicitud del permiso sindical, será presentada a la secretaria general por escrito por lo menos con cinco (5) días hábiles de anterioridad a la actividad o programación de las reuniones, debidamente suscrita por el presidente o secretario general de la organización sindical correspondiente, con el nombre y número de documento de identidad del beneficiario, la finalidad y la duración del permiso, con el fin de concertar el otorgamiento de este sin que se afecte la prestación del servicio.

La solicitud de permiso sindical que no se reciba con la antelación establecida, no será tramitada por esta secretaria.

2.5. Vacaciones.

• Se otorgan oficiosamente o a petición del interesado. Es responsabilidad del jefe de cada dependencia, programar las vacaciones de los funcionarios a su cargo, garantizando la adecuada y continua prestación del servicio.

• Para solicitar las vacaciones, el funcionario debe haber cumplido un (1) año continuo de servicio en este ministerio.

• La programación de vacaciones correspondientes a una vigencia fiscal respectiva (un año) y enero y febrero de la vigencia siguiente (año siguiente), debe ser remitida por el jefe de cada dependencia al grupo de administración de personal a más tardar el 31 de marzo de la anualidad respectiva.

Para la presente vigencia, y los meses de enero y febrero de 2011, la programación de vacaciones debe ser remitida al grupo de administración de personal, a más tardar a 31 de julio de 2010.

• La solicitud de vacaciones de cada funcionario, debe presentarse por escrito, mediante formato único de novedades de personal que suministra para tal efecto el grupo de administración de personal, el cual debe contar con el visto bueno del coordinador del grupo y del jefe de la dependencia, cuando a ello haya lugar. Cuando se trate de los directores territoriales, debe contar con el visto bueno de la directora técnica de la dirección general de inspección, vigilancia y control de trabajo; y cuando se trate de funcionarios de las direcciones territoriales y de las oficinas especiales, debe contar con el visto bueno del director territorial respectivo.

• Cuando las vacaciones las solicite un funcionario de nivel directivo, la solicitud, debe contar con el visto bueno del ministro o del viceministro según sea el caso; igualmente se deberá postular al funcionario que realizará el reemplazo durante el disfrute de las vacaciones del titular, quien deberá ocupar empleo igualmente perteneciente al nivel directivo, preferiblemente. El funcionario postulado deberá reunir los requisitos exigidos para ocupar el empleo temporalmente vacante. En este caso, de llegar a proceder encargo, este se limitará al término que duren las correspondientes vacaciones.

• Cuando la solicitud de vacaciones corresponda a un coordinador de grupo, debe igualmente incluirse el nombre de quien se postula para ejercer las funciones del coordinador de grupo respectivo.

• En el nivel central, las vacaciones son concedidas mediante resolución expedida por el ministro o la secretaria general según sea el caso, y en las direcciones territoriales y las oficinas especiales, mediante resolución expedida por el director territorial respectivo.

• Para expedir la resolución de reconocimiento y pago de vacaciones, el funcionario debe haber cumplido un (1) año de servicio.

• La solicitud debe formularse en orden de causación, esto es, que en caso de tener vacaciones interrumpidas o aplazadas, estas deben disfrutarse primero, antes de concederse vacaciones correspondientes a otro período.

• El reconocimiento y pago de las vacaciones se tramitará en la nómina del mes inmediatamente anterior a su disfrute.

Aplazamiento de las vacaciones:

• El aplazamiento de las vacaciones, siempre y cuando medien estrictas necesidades del servicio, podrá realizarse a solicitud escrita del jefe de cada dependencia dirigida a la secretaria general, mencionando las razones concretas en las cuales se fundamenta dicha solicitud y mínimo con tres (3) días hábiles de antelación al inicio del disfrute, toda vez que no habrá lugar a efectuar el trámite de las solicitudes que no cumplan con el término de antelación previsto.

• El aplazamiento se dispondrá a través de resolución motivada, con constancia en la historia laboral, y ocasiona la devolución del dinero recibido por vacaciones, así como afecta correspondientemente los pagos de aportes en salud y pensión.

Interrupción de vacaciones:

• Ocurre cuando por lo menos se ha disfrutado de cinco (5) días hábiles de vacaciones.

• Procede solo en los casos descritos en el artículo 15 del Decreto 1045 de 1978.

• La interrupción de las vacaciones, se realizará por solicitud escrita del jefe de cada dependencia dirigida a la secretaria general, informando la fecha en la cual se hará efectivo el disfrute, que deberá ser dentro de la misma vigencia o a más tardar dentro de los primeros seis (6) meses de la vigencia siguiente. Teniendo en cuenta el artículo 15 del Decreto 1045 de 1978 antes mencionado, la solicitud de reintegro al servicio, se realizará mínimo con tres (3) días de antelación a la fecha en la cual se hará efectivo.

• No habrá lugar a efectuar el trámite de las solicitudes que no cumplan con el término de antelación previsto.

Acumulación de vacaciones:

• Los funcionarios que tengan dos (2) o más períodos de vacaciones cumplidos y pendientes por disfrutar, deben programar por lo menos un (1) período de los pendientes durante la presente vigencia fiscal y antes de que se acumule un periodo más.

• En caso de no recibir comunicación respecto al disfrute de al menos un periodo de las vacaciones acumuladas, a más tardar el 31 de julio de la presente vigencia, la secretaria general en el nivel central y los directores territoriales en las direcciones territoriales y oficinas especiales, concederán de oficio, dentro de la vigencia fiscal, por lo menos un (1) período a disfrutar.

3. Jornada laboral.

3.1. Informe de cumplimiento de jornada laboral

Corresponde al jefe de cada dependencia y a los coordinadores de grupo, verificar el cumplimiento de la jornada laboral de los funcionarios a su cargo. En desarrollo de lo anterior, los jefes de las dependencias, deberán remitir al grupo de administración de personal, a más tardar el quince (15) de cada mes, la información relacionada con el incumplimiento de la jornada laboral y la inasistencia del personal a su cargo del mes inmediatamente anterior, para proceder al pago de nómina o en su defecto realizar los descuentos respectivos.

Conforme lo previsto en el artículo 2º del Decreto 1737 de 2009 y en concordancia con lo expuesto en el concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública del 5 de agosto de 2009:

“ART. 2º—El jefe inmediato deberá reportar al jefe de personal, o a quien haga sus veces, la inasistencia a laborar del personal a su cargo. La ausencia de este reporte será sancionado de conformidad con lo señalado en la Ley 734 de 2002.

El servidor público que no concurra a laborar dentro de los dos días hábiles siguientes deberá informar a la dependencia de talento humano o a la que haga sus veces, los motivos que ocasionaron su ausencia. Cuando los motivos no constituyan justa causa de conformidad con las normas legales o no se justifique la inasistencia, el funcionario responsable de ordenar el gasto deberá descontare día o los días no laborados (...)” (destacados fuera de texto).

3.2. Horas extras.

• Teniendo en cuenta que la jornada laboral establecida para el Ministerio de la Protección Social, las horas laboradas que excedan del horario de la jornada laboral, se contabilizarán como trabajo extra, para aquellos cargos autorizados, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• El reconocimiento y pago de horas extras se autorizará teniendo en cuenta las políticas de austeridad del gasto establecidas por los departamentos administrativos de la Presidencia de la República y de la Función Pública, mediante la Circular 002 del 3 de octubre de 2008.

• La solicitud de autorización de horas extras debe contener el horario en el cual se laborarán las mismas, tanto en semana como los días sábados.

• La solicitud de autorización para el reconocimiento de horas extras debe presentarse al grupo de administración de personal dentro de los últimos cinco días del mes anterior en el cual se va a prestar el servicio, por la dependencia interesada, justificando las razones para formular dicha petición.

• La secretaría general, a través de los grupos de administración de personal y de presupuesto, en su orden, determinará con base en la disponibilidad presupuestal existente si otorga autorización, evento que será informado al área solicitante dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente.

• Una vez recibida la autorización antes mencionada, el jefe de la dependencia o el coordinador del grupo solicitante, podrá autorizar a los funcionarios que van a trabajar tiempo suplementario que ejecuten las tareas previstas.

• Con el fin de reportar las horas extras laboradas, los funcionarios con derecho al reconocimiento y pago de las mismas, deben diligenciar el formato que para el efecto suministre el grupo de administración de personal, sin tachaduras ni enmendaduras, el cual debe contar con el visto bueno del jefe inmediato y remitirlo al mencionado grupo, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes.

• En concordancia con lo dispuesto en la Circular 070 del 11 de noviembre de 2008, no se autorizará trabajo adicional o suplementario los días domingos y/o festivos.

• Para el caso de los conductores, se contabilizarán las horas extras, desde el momento en que recojan al funcionario, hasta las 8:00 a.m., y a partir de las 5:30 p.m., hasta cuando lo trasladen nuevamente al lugar asignado.

• De conformidad con el decreto salarial vigente, el límite para el pago de horas extras mensuales para el nivel técnico (hasta el grado 9) y para el nivel asistencial (hasta el grado 19) es hasta de 50 horas mensuales, con excepción de los conductores que es hasta 100 horas mensuales. Se recomienda no exceder el límite establecido, con el fin de evitar descansos compensatorios, ya que no se cuenta con personal suficiente para realizar reemplazos.

4. Formato único de hoja de vida y declaración juramentada de bienes y rentas.

• El formato único de hoja de vida, se debe diligenciar por todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración y se deberá presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces.

• El formulario de declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada, se debe diligenciar al momento de la posesión y para el desempeño del cargo.

• El corte de cuentas, para el diligenciamiento del formulario de declaración juramentada de bienes, es el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al de su presentación.

• El formato único de hoja de vida y el formulario de declaración juramentada de bienes y rentas, debe actualizarse cada año, y presentarse por los servidores públicos al grupo de administración de personal, a más tardar el último día del mes de marzo de cada anualidad.

• En caso de retiro, la actualización de los formatos referidos, será cortada en la misma fecha en que se produjo este hecho y deberá ser presentada igualmente al grupo de administración de personal por el servidor público dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

5. Trámites de préstamos y libranzas.

La libranza será recibida por el grupo de administración de personal previa autorización del funcionario que solicite dicho trámite, y este a su vez las remitirá al grupo de tesorería una vez se expida la certificación de ingresos y retenciones.

• En consideración al alto volumen de embargos que se han venido registrando, producto del incumplimiento a las obligaciones crediticias adquiridas por los funcionarios de la entidad, únicamente se tramitarán autorizaciones para libranzas, cuando se alleguen dando cumplimiento a lo siguiente:

Que la libranza se presente en original.

Que el documento se encuentre diligenciado, que sea plenamente legible, y no presente enmendaduras.

Que el funcionario que solicita el trámite, posea capacidad de endeudamiento, es decir, que una vez realizados los descuentos vigentes, no se supere el 50% de su salario, ni se afecte el salario mínimo legal vigente.

Que el funcionario que solicita el trámite, no tenga embargo en turno o pendiente de pago.

Que en caso que exista embargo vigente consistente en la retención del salario, el funcionario esté cumplimiento(sic) con la totalidad del porcentaje ordenado por el juzgado o autoridad judicial respectiva. (Como por ejemplo: La quinta parte, el 50%, o el 30% del salario).

• Con el objeto de hacer más eficiente el trámite, para que a una cooperativa y/o entidad se le asigne código por nómina para descuentos por libranzas, deberá tener como mínimo 50 funcionarios afiliados.

• Las novedades generadas por la aprobación de libranzas, o pagos o abonos especiales a las mismas, deben ser presentadas al grupo de administración de personal, a más tardar el día 10 de cada mes, y en caso de ser festivo, el plazo se extiende hasta el día hábil siguiente.

• Para efectos del estudio de la capacidad de pago, y los trámites de la libranza, las solicitudes respectivas se recibirán únicamente entre el 15 y el 20 de cada mes y en caso de ser festivo, el plazo se extiende hasta el día hábil siguiente; aquellas que sean radicadas con posterioridad a dicho período, se tramitarán en el mes siguiente.

El grupo de tesorería, entregará a la entidad o cooperativa solicitante, las libranzas autorizadas y no autorizadas, al día hábil siguiente establecido para el estudio de la capacidad de pago.

• Para efectos del estudio de la capacidad de pago, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Los descuentos por concepto de salud, pensión y embargos judiciales.

No se tendrán en cuenta las primas y/o bonificaciones.

En el caso que el funcionario se encuentre encargado de un empleo de superior jerarquía, el estudio de la capacidad de pago, se realizará teniendo en cuenta el empleo del cual es titular, teniendo en cuenta que se han presentado situaciones en las cuales el término del encargo se presenta por un corto tiempo, y esa situación ha sido aprovechada para solicitar créditos, sin que al momento de volver al empleo titular se tenga la capacidad de pago.

• Las autorizaciones de libranzas de los funcionarios de la entidad, tanto del nivel central, como de las direcciones territoriales, serán suscritas única y exclusivamente por la coordinadora del grupo de tesorería, previa certificación sobre ingresos y retenciones del grupo de administración de personal.

• Cuando se trate de libranzas que recogen créditos, una vez sea aprobado el nuevo crédito por la cooperativa y/o entidad financiera, se deberá enviar el original del paz y salvo de la libranza cancelada al grupo de administración de personal, por cuanto sin este requisito, no habrá lugar a incluir la nueva cuota en el sistema.

• Cuando el funcionario se disponga a disfrutar del período de vacaciones, de acuerdo con el número de períodos de disfrute, se efectuará de manera automática el descuento de dos (2) o tres (3) cuotas de las libranzas, que a la fecha se encuentren vigentes en la base de datos, para el período de nómina en el cual se reconozcan dichas vacaciones, según la fecha a partir de la cual se inicie el disfrute.

• Cuando por capacidad económica u otra razón, no sea posible efectuar deducción alguna en la nómina periódica, el funcionario deberá realizar el pago de la cuota respectiva, directamente a la entidad crediticia por el valor dejado de cancelar, e informar por escrito a la coordinación del grupo de administración de personal tal circunstancia. Es preciso anotar que en este caso, el grupo de administración de personal, remitirá comunicación a la entidad crediticia, informándole el número de cuotas no descontadas, las cuales deberán ser canceladas directamente por el funcionario.

• Es de resaltar que las obligaciones civiles que como deudores, codeudores o fiadores contraigan los funcionarios de la entidad, la adquieren a título personal y no institucional, y por lo tanto el incumplimiento de dichas obligaciones genera acciones civiles, solo entre las personas involucradas.

6. Prepensionados.

• Transcurridos treinta (30) días después de que el funcionario cumpla con los requisitos para tener derecho a la pensión de vejez, debe solicitar el reconocimiento de la misma, a la Caja Nacional de Previsión Social, al Seguro Social o al Fondo de Pensiones al que se encuentre afiliado.

• Así mismo, debe remitir a la coordinación del grupo de administración de personal, copia de la solicitud.

• En el evento que el funcionario no presente la solicitud al momento del cumplimiento de los requisitos de ley, conforme a la normatividad vigente, el representante legal de la entidad, deberá adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento de la mencionada pensión, para lo cual, previamente la secretaría general le solicitará la remisión de la documentación requerida para el respectivo trámite.

7. Retiro.

7.1. Por renuncia.

• Cuando el funcionario así lo determine en forma libre y espontánea, podrá presentar su renuncia al empleo que desempeña, dirigida al señor ministro como nominador, manifestando en forma escrita e inequívoca, la voluntad de separarse del cargo, consignando la fecha precisa en la cual se hará efectivo el retiro.

• Copia del escrito de renuncia que se presente dirigido al nominador, debe remitirse a los siguientes grupos:

Grupo de administración de personal, con el fin de que por parte de ese grupo se proyecte el acto administrativo respectivo y de que el funcionario, haga entrega del carné y del formato de declaración juramentada de bienes y rentas, debidamente diligenciado.

Grupo de bienestar y evaluación laboral, en el caso de funcionarios que deben realizar evaluaciones de desempeño de personal a su cargo o que requieran ser evaluados.

Grupo de administración de recursos físicos, con el fin de hacer entrega del inventario a su cargo, cuando el funcionario desempeñe empleo en el nivel central.

Grupo de gestión contractual, para aquellos funcionarios que ejercen supervisión de contratos y/o convenios, cuando el funcionario desempeñe empleo en el nivel central.

Una vez recibida la copia del escrito de renuncia por parte de los grupos de bienestar y evaluación laboral, de administración de recursos físicos y de gestión contractual, estos deberán comunicarse con el grupo de administración de personal, a efectos de verificar la procedibilidad legal de la renuncia para continuar con los trámites de su competencia.

• Una vez presentado el escrito, de conformidad con lo previsto en el artículo 113 del Decreto 1950 de 1973, la administración cuenta con un plazo de treinta (30) días hábiles para su aceptación. El funcionario no puede retirarse del servicio hasta tanto no le sea comunicada la resolución a través de la cual se le acepta renuncia.

• En el caso de renuncia de un funcionario al cual se le ha reconocido la pensión de vejez, por parte del Seguro Social, Buenfuturo u otro fondo de pensiones, al escrito de renuncia, deberá anexar copia de la resolución de reconocimiento de la pensión respectiva.

En general cuando se requiera trámite de actos administrativos para que un servidor público pueda ausentarse del servicio, tales como licencias no remuneradas, permisos, vacaciones, o renuncia, los funcionarios solamente podrán ausentarse una vez recibida la comunicación mediante la cual se informa la expedición del acto administrativo respectivo o se informa que la ausencia ha sido autorizada, en el caso de los permisos.

Además de los términos especiales contemplados en la presente circular, relacionados con los plazos para gestionar los trámites requeridos, para efectos de la gestión del trámite de revisión y firma de los actos administrativos, los documentos deberán ser remitidos a este despacho por lo menos con dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha en la cual deban ser expedidos cumpliendo previamente con la entrega y radicación prevista en el sistema de control de correspondencia.

N. del D.: La presente circular va dirigida al despacho del ministro, viceministros, directores generales, jefes de oficina, directores territoriales, coordinadores y funcionarios del Ministerio de la Protección Social.