CIRCULAR 335 DE 1999

(Octubre 21)

Asunto: Complemento a la Circular 259 de noviembre 24 de 1998 sobre el procedimiento de reconocimiento y pago de incapacidades de la ARP.

El vicepresidente de protección de riesgos laborales en uso de las facultades legales conferidas mediante los literales a), c) y b), del artículo 41 del Decreto 1403 de 1994 y de la Resolución 2656 de junio 3 de 1996 del ISS, decide impartir instrucciones en complemento a la Circular 259 del 24 de noviembre de 1998 expedida por esta vicepresidencia, sobre el procedimiento de reconocimiento, liquidación y pago de las incapacidades temporales por riesgos profesionales, las cuales serán de obligatorio cumplimiento, de conformidad con el Decreto 1295 de 1994 y demás normas vigentes.

1. Verificación de derechos

Cuando el accidente de trabajo se produzca durante los ciclos de cotización que no han sido cargados a las bases de datos de autoliquidación, se deberá solicitar al empleador o al trabajador copia de la autoliquidación de aportes de los dos (2) últimos meses, las cuales serán autenticadas por el funcionario que las reciba y servirán de medio probatorio para complementar el certificado de novedades o el resumen de pagos en la comprobación de derechos durante el año anterior al siniestro.

Posteriormente, cuando se hayan cargado a las bases de datos de autoliquidación dichos ciclos de cotización, se deberá verificar por el grupo de comprobación de derechos el adecuado registro de las autoliquidaciones autenticadas, sin perjuicio de las acciones procedentes por fraude o falsedad en las mismas.

2. Reliquidación de incapacidades por definición de origen

Toda enfermedad o accidente que no haya sido clasificado o calificado como de origen profesional se considerará como de origen común. Las incapacidades temporales que se hayan expedido y pagado por la EPS como de origen común pero que finalmente se defina su origen como profesional, se deberán reliquidar de acuerdo con el procedimiento que se indica a continuación:

a) Incapacidad cancelada por origen común y posterior concepto como profesional:

Primero se verificará la profesionalidad del siniestro por el área de medicina laboral y el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento y pago de la prestación y luego se solicitará a la entidad aseguradora que la canceló (EPS o fondo de pensiones) la incapacidad original acompañada de una solicitud de reembolso por incapacidad.

La ARP liquidará la incapacidad de conformidad con el procedimiento vigente y generará dos notas crédito, una a nombre del empleador o trabajador por la diferencia a su favor entre el ciento por ciento (100%) de la liquidación y el porcentaje cancelado por la EPS y la otra a nombre de la entidad aseguradora para el reembolso de lo antes cancelado por ella, y

b) Incapacidad cancelada por origen profesional y posterior dictamen común: cuando la incapacidad se cancela inicialmente por origen profesional, pero se dictaminó posteriormente que el origen es común, conforme a los reglamentos vigentes se debe llevar a cabo el siguiente procedimiento:

Liquidar la diferencia a favor de la ARP y solicitar el reintegro a la entidad aseguradora que deba cancelar la incapacidad (EPS o fondo de pensiones), mediante solicitud de reembolso, la cuantía que le corresponde cubrir de conformidad con las proporciones que establece la Ley 100 de 1993, adjuntando original de la incapacidad y copia de la calificación médico laboral donde se determina el origen profesional.

Liquidar y solicitar al empleador o al asegurado mediante nota débito, la devolución de la diferencia de valores a que haya lugar. En este caso, se le informará al interesado el procedimiento a seguir, adjuntando copia del dictamen médico laboral. La devolución la podrá hacer en la tesorería seccional con base en el mecanismo que ésta defina (directamente en la tesorería o por consignación en una entidad financiera); si el empleador continúa afiliado a nuestra ARP, se le instruirá para que la nota débito sea cancelada mediante la autoliquidación de aportes, realizándose el control posterior de dicho pago por parte de la aseguradora.

PAR. 1º—Con el envío de la nómina de incapacidades se informará al jefe del departamento financiero sobre el reembolso que se debe efectuar a la entidad aseguradora para que proceda de conformidad y transfiera dicho valor a la cuenta que para tal fin se defina y se enviará copia de la nota crédito de reembolso a la entidad aseguradora para su correspondiente registro.

PAR. 2º—En ambos casos se dejará constancia escrita en la incapacidad original de su reliquidación y pago para evitar posteriores reclamaciones.

3. De los términos para la transcripción y cobro de incapacidades

El afiliado dispone de un año a partir de la fecha de expedición de la incapacidad por riesgos profesionales para solicitar la transcripción del certificado y presentarlo para cobro del subsidio correspondiente, siempre y cuando cumpla con los criterios de comprobación de derechos. Vencido el término, el certificado carece de validez para el reconocimiento y pago del subsidio, de conformidad con el artículo 96 del Decreto 1295 de 1994.

4. De la prórroga de la incapacidad temporal.

Si el médico tratante considera necesaria una prórroga de incapacidad temporal, podrá expedir el certificado correspondiente hasta por treinta (30) días. Para el reconocimiento, liquidación y pago de las prórrogas de incapacidades a los afiliados de la ARP-ISS, el médico gestor de calidad o quien haga sus veces en la seccional deberá valorar la historia clínica del paciente previo a la refrendación de la incapacidad.

En todo caso, al cumplimiento de los 90 días de incapacidad continua, el paciente deberá ser remitido a medicina laboral para establecer si requiere de más prórrogas o su valoración para determinar la pérdida de capacidad laboral.

5. De la reposición de certificados

En caso de ser necesaria la reposición o sustitución de un certificado, es competente para realizar este acto administrativo el médico gestor de calidad, el médico laboral o los médicos del Cabso o CASO, con el visto bueno del jefe del departamento de riesgos laborales/ATEP o quien haga sus veces.

6. Salario base de cotización de incapacidades por riesgos profesionales

La base para liquidar las incapacidades será el 100% del ingreso base de cotización, IBC, del mes anterior a la ocurrencia del accidente de trabajo o del primer diagnóstico clínico de la enfermedad profesional, incluyendo las prórrogas de incapacidades correspondientes al mismo año; Sin embargo, en el caso de prórrogas que vienen del año anterior, éstas se deben liquidar con el IBC del mes anterior al siniestro, previo reajuste con el índice de precios al consumidor, o en su defecto con el incremento del salario mínimo mensual, cuando éste fuere superior.

Las incapacidades de los trabajadores afiliados que sufran un siniestro ocupacional en enero, se liquidarán con el IBC del mes anterior al siniestro, previo reajuste con el índice de precios al consumidor, o en su defecto con el incremento del salario mínimo legal mensual, cuando éste fuere superior.

Las correcciones por variaciones del IBC derivadas de convenciones o pactos colectivos de trabajo, las deberá presentar el empleador dentro de los dos (2) meses siguientes a su definición, para que sean tenidas en cuenta en el reconocimiento y pago de las incapacidades.

La corrección del IBC no producirá efectos retroactivos si ella se presenta después de ocurrido el hecho que da lugar a la incapacidad, salvo en casos especiales que den lugar a modificaciones salariales, tales como una sentencia judicial.

Cuando entre una incapacidad y otra haya una interrupción de más de treinta (30) días, ya no se considerará como prórroga, así se expida por el mismo diagnóstico o evento. La incapacidad así expedida (por el mismo evento), se deberá liquidar con el IBC del mes anterior a la fecha de la ocurrencia del accidente de trabajo o del primer diagnóstico clínico de la enfermedad profesional, previo reajuste con el índice de precios al consumidor, o en su defecto con el incremento del salario mínimo legal mensual, cuando éste fuere superior.

PAR.—En todo caso y para efectos de control, el software liquidador de incapacidades de riesgos profesionales deberá acumular las incapacidades de cada afiliado por evento, independiente del código de diagnóstico o de las interrupciones en la expedición de certificados, y después de 360 días de expedición de incapacidades por el mismo evento, no se podrán expedir ni pagar nuevas incapacidades, salvo las excepciones legales y en este caso requerirán autorización del gerente seccional de riesgos profesionales o quien haga sus veces.

7. Del pago directo de las incapacidades a los trabajadores afiliados

Se les podrá cancelar directamente las incapacidades a los afiliados con derecho, siempre y cuando adjunten a los demás requisitos, la autorización del patrono en la cual se especifiquen los números de los certificados autorizados a cobrar.

Cuando haya una interrupción de más de treinta (30) días entre una incapacidad y otra y el trabajador se encuentre desvinculado laboralmente, ya no se podrá cancelar el subsidio económico de la incapacidad temporal, en consecuencia, no se deberán expedir dichos certificados.

8. Reconocimiento y pago de incapacidades a trabajadores a destajo

Los afiliados cuyo trabajo sea a destajo y que los aportes al seguro de riesgos profesionales sean por los días laborados al mes, tendrán derecho al reconocimiento y pago de incapacidades en proporción al promedio mensual de días o fracción de meses cotizados durante el mes anterior al siniestro. Si no hay cotización del mes anterior, se tomará el IBC reportado en el último formulario de afiliación. Lo anterior siempre y cuando hayan realizado correctamente la novedad de retiro de la autoliquidación y diligenciado el formulario de afiliación cada vez que ingresen nuevamente a laborar, en caso contrario no habrá lugar a la convalidación de la afiliación y en consecuencia el reconocimiento de las prestaciones serán a cargo del empleador.

9. Notas crédito de incapacidad temporal autorizadas para descuento por autoliquidación de la ARP.

Las notas crédito de incapacidad temporal, NCIT, para descuento por autoliquidación sólo podrán ser expedidas a través del software liquidador de incapacidades SITISS previa, comprobación de derechos, es decir, bajo ninguna circunstancia se expedirán autorizaciones manuales o con verificación posterior de derechos.

Las NCIT, para descuento por autoliquidación se expedirán única y exclusivamente a los empleadores que utilicen el medio magnético de reporte de novedades y cuyos aportes sean superiores al valor de la NCIT, para lo cual se les informará que deberán presentar copia de la NCIT al momento de entregar el medio magnético de reporte de novedades en los puntos de recepción de medios magnéticos del ISS.

Se debe tener en cuenta que la NCIT autorizada para descuento por autoliquidación se deberá descontar en un sólo formulario de autoliquidación; por lo tanto no se permite el fraccionamiento de la NCIT, bajo ninguna circunstancia, de lo cual se deberá informar al empleador.

Por una sola vez, deberán enviar en medio magnético el reporte de NCIT, para descuento por autoliquidación del SITISS correspondiente al presente año y con corte a 31 de septiembre de 1999. Las seccionales que en este año han expedido NCIT, manuales deberán enviarlas también en medio magnético en hoja de excell, de conformidad con el formato establecido en el numeral 4.3 de la Circular 259 de 1998. A partir de la fecha, deberán enviar a esta gerencia dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente, el reporte de NCIT, autorizadas para descuento por autoliquidación emitido por el SITISS solamente en medio magnético, de conformidad con los manuales de procedimiento y circulares vigentes. El jefe del departamento de riesgos laborales/ATEP será el responsable por el reporte y deberá contar con el visto bueno del gerente seccional de la ARP.

La presente circular se firma a 21 de octubre de 1999.

N. del D.: Esta circular va dirigida a gerentes seccionales de riesgos profesionales, gerentes seccionales administrativos, gerentes seccionales de EPS, jefes de departamento riesgos laborales/ATEP, jefes departamento financiero, jefes oficina auditoría interna, jefes oficina jurídica, personal de incapacidades ARP

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