Ministerio del Trabajo

CIRCULAR 35 DE 2015

(Septiembre 22)

Asunto: Estructura y reporte de información de expuestos y siniestros.

De acuerdo con el artículo 1º de la Ley 1562 del 2012, se define el sistema general de riesgos laborales como: “... el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan”.

Para el desarrollo de estas actividades tanto de prevención y promoción como el pago de prestaciones asistenciales y económicas, dicho sistema ha previsto el pago de una cotización que depende de la clase de riesgo en la que se ubique el trabajador afiliado; los porcentajes conforme a los cuales se determina el monto de la cotización son los establecidos en el artículo 6º de la Ley 1562 del 2012.

Teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario monitorear y analizar periódicamente el comportamiento financiero del sistema en mención, con el fin de generar alertas e insumos para la toma de decisiones acertadas en procura del equilibrio y estabilidad del mismo.

Estos análisis se hacen a través de estudios actuariales, para cuya realización se hace necesario contar con la información de los expuestos (afiliados), siniestros (eventos de accidentes de trabajo y enfermedades laborales) y las reservas matemáticas (cálculo de los recursos económicos que podrían requerirse para cubrir el siniestro - formato 394 de la Superintendencia Financiera de Colombia).

Con el objeto de establecer los reportes de expuestos, siniestros y reservas matemáticas, los cuales deben ser enviados por las administradoras de riesgos laborales, a continuación se describe los lineamientos a seguir, que son de obligatorio cumplimiento:

1. Nombre de los archivos.

La manera de nombrar los archivos compone los siguientes criterios:

1.1. Código ARL.

Tabla de códigos asignados a las administradoras de riesgos laborales para efectos de generación del nombre del archivo

AdministradoraRazón socialCódigo para generación de archivo
14-4 Axa Colpatria 1404
14-7 Compañía de Seguros Bolívar S.A. 1407
14-8 Compañía de Seguros de Vida Aurora S.A. 1408
14-17 Seguros de Vida Alfa S.A. 1417
14-18 Liberty Seguros de Vida S.A. 1418
14-23 Positiva Compañía de Seguros S.A. 1423
14-25 Colmena Seguros 1425
14-28 Compañía Suramericana Administradora de Riesgos Laborales 1428
14-29 Equidad Seguros 1429
14-30 Mapfre Colombia Vida Seguros S.A. 1430

1.2. Nombre archivo.

BDEXPUES Base de datos de expuestos
BDSINIES Base de siniestros
BD394 Base de datos formato 394

1.3. Periodo de reporte.

Año y mes (AAAAMM)

Nota: En el caso que el periodo de reporte sea todo el año y no mensual, MM será igual a 00.

Ejemplo:

“1428_BDEXPUES_200901.txt”

Este ejemplo indica que el archivo es de información de Suramericana de enero de 2009 de la tabla de expuestos.

1.4. Estructura del archivo.

La información se debe entregar en un archivo de texto separando cada variable por punto y coma (;). Cada línea del archivo debe ser un registro. La primera fila debe contener el nombre de las variables tal como se indica en los formatos de reporte de estructura básica que se presentan más adelante (ver tabla 1 y tabla 2 que forman parte de la presente circular).

2. Estructura de las tablas y campos que conforman el conjunto de datos.

Cada uno de los campos requeridos para el reporte de la información deberá tener el nombre tal como aparece en las siguientes estructuras de bases de datos.

El requerimiento de información consta de tres (3) bases de datos: Una de expuestos, una de siniestros y una de reservas matemáticas (Formato 394 de la Superintendencia Financiera de Colombia).

2.1. Reporte 1: Estructura básica de la base de datos de expuestos.

2.1.1. Periodicidad del reporte.

Mensualmente. Para contar con información histórica, cada administradora de riesgos laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día quince (15) del mes siguiente.

2.1.2. Condiciones de los registros.

• Cada fila será el registro de un afiliado de acuerdo con las condiciones de las variables descritas en la base de datos. La información incluye tanto personas que hayan iniciado afiliación antes del 1º de enero de cada año o después de esa fecha, como personas que hayan finalizado afiliación antes del 31 de diciembre de cada año o se encuentren vigentes a esa fecha. En caso que los afiliados no reporten pago durante un periodo de información se debe presentar la información presunta del afiliado y cuando llegue la verdadera información se debe actualizar el reporte en una fecha de cargue posterior.

• En caso de que la información no aplique o no se tenga disponible, el campo se debe dejar en blanco.

Tabla 1: Estructura básica del reporte de expuestos

Nombre variableDescripción variableLongitudDescripciónEjemplo y observaciones
1 COD_ARL Código de la ARL 4 dígitos Códigos de las aseguradoras asignado por la Superfinanciera. 1405
2 TPO_IDEN Tipo de identificación del asegurado 1 dígito 1 = Cédula de ciudadanía
2 = Cédula de extranjería
3 = Número único de identificación
4 = Tarjeta de identidad
5 = Pasaporte
3
3 NRO_IDEN Número de identificación del asegurado 20 caracteres Si son solo números, no incluir ceros a la izquierda 41617888
4 NRO_AHNO Año de reporte 4 dígitos Entero > 2002 y < 2014 2008
5 NRO_MES Mes de reporte máximo 2 dígitos Entero > = 1 y < = 12 6
6 ANO_CARGUE Año de cargue 4 dígitos Entero > 2002 y < 2014 2008
7 MES_CARGUE Mes de cargue máximo 2 dígitos Entero > = 1 y < = 12 6
8 TPO_VINR Tipo de vinculador 1 dígito 1 = Empleador
2 = Contratante
3 = Cooperativa
4 = Persona natural
5 = Independiente
 
9 TPO_IDVI Tipo de identificación del vinculador (Empresa) 1 dígitos 1 = Cédula de ciudadanía
2 = Cédula de extranjería
3 = Número único de identificación
4 = Tarjeta de identidad
5 = Pasaporte
6 = NIT
6
10 NRO_IDVI Número de identificación del vinculador (Empresa) 20 caracteres Si es NIT incluir el dígito de verificación sin utilizar separaciones, guiones, puntos, etc. 80000234351
11 TPO_PSN Tipo de persona 1 dígito 1 = Jurídica
2 = Natural
2
12 COD_AEEM Código de actividad económica de la empresa 7 dígitos Decreto 1607 de 2002  
13 CLS_RIEM Clase de riesgo asignado a la empresa 1 dígito Valores de 1 a 5 1
14 COD_CTRAB Código centro de trabajo 3 dígitos Código asignado por la empresa a los centros de trabajo, es la misma reportada tanto a RUAF como a PILA 1
15 COD_AECT Código de actividad del centro de trabajo 7 dígitos Decreto 1607 de 2002 1625987
16 CLS_RICT Clase de riesgo asignado al centro de trabajo 1 dígito Información obligatoria 4
17 FCH_NACI Fecha de nacimiento del asegurado 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
18 TPO_SEX Sexo del afiliado 1 dígito F = Femenino
M = Masculino
 
19 IBC_REAL Indica si los valores reportados en las variables ‘VLR_IBC’ y ‘NRO_DÍAS’ son reales o presuntivos. 1 dígito 1 = Sí
2 = No
 
20 VLR_IBC IBC: Valor devengado durante el mes por el asegurado, así este no haya trabajado durante el mes completo. Entero En caso de no reportar pago, se reporta el IBC devengado en el mes inmediatamente anterior. Número entero positivo sin decimales y sin separados de miles. 589500
21 TPO_VINC Tipo de vinculación 1 dígito 1 = Dependiente
2 = Planta
3 = Misión
4 = Cooperado
5 = Independiente
6 = Estudiante o aprendiz
4
22 COD_MUNC Código Divipola del municipio del centro de trabajo 5 dígitos División político-administrativa de Colombia 2012 50001
Este código está compuesto por los dos primero dígitos son el departamento y los siguientes el código del municipio
23 FCH_INVI Fecha de inicio de vinculación 8 dígitos AAAAMMDD.
Fecha en que el afiliado inició vínculo con ARL.
20050625
24 FCH_FIVI Fecha de fin de vinculación 8 dígitos AAAAMMDD.
Se reporta en blanco si el afiliado aún se encuentra activo. En caso de retiro, se reporta el día de retiro del afiliado.
20050625
25 NRO_DÍAS Número de días de cotización del asegurado: Sumatoria de días laborados reportados cotizados del asegurado durante el año de reporte según la segmentación de las variables incluidas en esta base. Entero Número entero positivo sin decimales y sin separados de miles.
En caso de no presentar pago se reportan 30 días de cotización.
365
26 VLR_TASA Tasa de cotización #.### Número real positivo, máximo tres decimales 0,522
27 VAL_COT Valor de la cotización del periodo ####.### Número real positivo, máximo tres decimales 589.500.245
28 VAL_RCD Valor recaudado, corresponde al valor es el reportado por los operadores. ####.### Número real positivo, máximo tres decimales 125.000

2.2. Reporte 2: Estructura básica de la base de datos de siniestros.

2.2.1. Periodicidad del reporte.

Mensualmente. Para contar con información histórica, cada administradora de riesgos laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día quince (15) del mes siguiente.

2.2.2. Condiciones de los registros.

• Cada fila será el registro de un siniestro que haya ocurrido en cualquier momento posterior al 1º de enero de 2009 y que durante el periodo de reporte haya presentado alguna modificación en alguna de las variables incluidas en la base de datos.

• Lo anterior no significa que todos los meses deben reportarse todos los siniestros históricos que tenga la administradora de riesgos laborales. En un mes determinado aparecerán únicamente aquellos que hayan tenido algún cambio en alguna variable: Puede ser que haya sido avisado en ese mes, o tenido algún pago o algún cambio en algún código de una variable definida en la base de datos.

• Si un siniestro afecta a dos amparos, deberá reportarse con la información solicitada para cada uno de los amparos afectados en los periodos correspondientes.

• En caso que la información no aplique o no se tenga el campo se debe dejar en blanco.

Tabla 2: Estructura básica del reporte de siniestros

Nombre variableDescripción variableLongitudDescripciónEjemplo y observaciones
1 COD_ARL Código de la ARL 4 dígitos Códigos de las aseguradoras asignado por la Superfinanciera 1405
2 NRO_AHNO Año de reporte 4 dígitos Entero > 2000 y <2014 2008
3 NRO_MES Mes de reporte. Mes de la base de datos que se está reportando 2 dígitos Número entero sin decimales y sin separador de miles. 11
4 COD_SINI Código de siniestro: Número de siniestros reportados para la misma llave NIT de la empresa.
Número de identificación del asegurado
Entero Número entero sin decimales y sin separador de miles. 45
5 TPO_VISI Tipo de vinculación del siniestrado 1 dígito 1 = Dependiente
2 = Independiente
1
6 TPO_SINI Tipo de siniestro 1 dígito 1 = Accidente de trabajo
2 = Enfermedad laboral
2
7 TPO_ACTR Tipo de accidente de trabajo 1 dígito 1 = Violencia
2 = Tránsito
3 = Deportivo
4 = Recreativo o cultural
5 = Propios del trabajo
3
8 COD_DIAG Código del diagnóstico principal confirmado (Para enfermedad laboral) 5 caracteres Según clasificación estadística internacional de enfermedades y problemas relacionados con la salud. Décima revisión CIE-10. L60.0
9 TPO_PRES Tipo de prestación afectado 1 o 2 dígitos 1 = Prestación asistencial
2 = Incapacidad temporal
3 = Incapacidad permanente parcial
4 = Pensión de invalidez
5 = Pensión sobrevivencia
6 = Auxilio funerario
7 = Recobros
8 = Honorarios por juntas calificación
9 = Gastos de honorarios y judiciales
10 = Otros gastos
5
10 PRO_JUR Proceso jurídico (para cada prestación económica) 1 dígito 1 = SÍ
2 = No
1
11 FCH_NACI Fecha de nacimiento del asegurado 8 caracteres AAAAMMDD 20050625
12 TPO_SEX Sexo del afiliado 1 carácter F = Femenino
M = Masculino
F
13 TPO_ESTA Estado del siniestrado 1 dígito 1 = Válido
2 = Inválido
3 = Muerte
1
14 FCH_OCUR Fecha de ocurrencia del siniestro 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
Posterior a la fecha del nacimiento del asegurado
15 FCH_AVIS Fecha de aviso del siniestro 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
16 FCH_DIAG Fecha de diagnóstico. Solo aplica para enfermedad laboral 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
17 FCH_ESIN Fecha de estructuración de invalidez 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
18 FCH_MUER Fecha de muerte del afiliado 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
19 TPO_IDEN Tipo de identificación del siniestrado 1 dígito 1 = Cédula de ciudadanía
2 = Cédula de extranjería
3 = UN-Número único de identificación
4 = Tarjeta de identidad
5 = Pasaporte
4
20 NRO_IDEN Número de identificación del siniestrado 20 caracteres No colocar ceros a la izquierda 40617889
21 TPO_VINC Tipo de identificación del vinculador (empresa) 1 dígito 1 = Cédula de ciudadanía
2 = Cédula de extranjería
3 = Número único de identificación
4 = Tarjeta de identidad
5 = Pasaporte
6 = NIT
6
22 NRO_IDVI Número de identificación del vinculador (empresa) 20 caracteres Si es NIT incluir el dígito de verificación sin utilizar separaciones, guiones, puntos, etc. 8003265891
23 COD_AEEM Código de actividad económica de la empresa 7 dígitos Decreto 1607 de 2002 1100100
24 COD_CTRAB Código centro de trabajo 3 dígitos Código asignado por la empresa a su centro de trabajo, reportado a todos los operadores administradores del recaudo del sistema de seguridad social 101
25 COD_AECT Código de actividad del centro de trabajo 7 dígitos Decreto 1607 de 2002 1100100
26 CLS_RIEM Clase de riesgo asignado a la empresa 1 dígito Valores de 1 a 5 1
27 CLS_RICT Clase de riesgo asignado al centro de trabajo 1 dígito Valores de 1 a 5 3
28 COD_MUNC Código Divipola del municipio del centro de trabajo 5 caracteres División político-administrativa de Colombia 2012 50001
Este código está compuesto por los dos primeros dígitos son el departamento y los siguientes el código del municipio
29 VLR_PAGO Valor pagado durante el mes Entero Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles. No incluir pagos por concepto de mesada pensional. -654000
30 VLR_RMIN Reserva matemática inicial. Reserva matemática calculada al inicio de la invalidez o pensión Entero Números enteros sin decimales y sin separador de miles 23000000000
31 VLR_RESV Variación de reserva de avisados durante el mes Entero Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles. El primer valor reportado para un siniestro de pensiones corresponde al saldo a la fecha y los siguientes registros presentan las variaciones de dicho saldo; en el momento de constitución de la reserva matemática se debe reportar un valor negativo igual al valor de constitución de dicha reserva. Para un siniestro diferente a pensiones el primer registro corresponde al valor de apertura de la reserva y los siguientes valores corresponden a variaciones positivas o negativas de dicha reserva. Incluir rubros asociados directamente con el siniestro. -354000
32 SLD_RESV Saldo de la reserva Entero Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles. Incluir rubros asociados directamente al siniestro. 354525328
33 MTO_RESV Movimiento de la reserva Entero Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles. Incluir rubros asociados directamente al siniestro.  
34 COS_JUD Valor de reserva más pagos de gastos judiciales Entero Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles. Incluir rubros asociados directamente al siniestro. 30800
35 POR_CONT Porcentaje de contingencia aplicado Entero Formato: 0-100 30
36 VLR_IBLC IBL o IBC: Promedio de 6 o 12 meses (según corresponda) utilizado para cálculo de la prestación económica asociada al siniestro. Entero Números enteros sin decimales y sin separador de miles. Debe estar indexado a la fecha del siniestro 543700
37 VLR_MESA Mesada pensional vigente Entero Números enteros sin decimales y sin separador de miles. 589500
38 NRO_MESA Número de mesadas al año Entero 12, 13, 14,...  
39 VLR_MERO Suma de mesadas retroactivas Entero Corresponde a la suma de mesadas retroactivas reconocidas al momento de la estructuración. Valor entero sin decimales. 1018750000
40 POR_PCL Pérdida de capacidad laboral vigente ##.## Número real positivo, máximo dos decimales 54,55
Valor que valida con el estado del siniestro: Inválido, IPP.
41 NRO_DIAS Número de días de incapacidad pagados en el mes Entero Números enteros sin decimales y sin separador de miles 365
42 TSA_REEM Tasa de reemplazo Entero Formato: 0-100 45
43 TPO_CONY Tipo de cónyuge (si aplica) 1 dígito 1 = Vitalicio
2 = Temporal
1
44 ID_BEN1 ID del beneficiario 1 Entero  1
45 TPO_SXB1 Sexo del beneficiario 1 1 carácter F = Femenino
M = Masculino
F
46 TPO_PAB1 Parentesco del beneficiario 1 1 dígito 1 = Esposo (a)
2 = Hijo(a)
3 = Padre/Madre
4 = Hermano
1
47 FCH_NAB1 Fecha de nacimiento del Beneficiario 1 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
48 TPO_ESB1 Estado del beneficiario 1 1 carácter V = Válido
I = Inválido
V
49 ID_BEN2 ID del beneficiario 2 Entero  2
50 TPO_SXB2 Sexo del beneficiario 2 1 carácter F = Femenino
M = Masculino
F
51 TPO_PAB2 Parentesco del beneficiario 2 1 dígito 1 = Esposo (a)
2 = Hijo(a)
3 = Padre/Madre
4 = Hermano
1
52 FCH_NAB2 Fecha de nacimiento del Beneficiario 2 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
53 TPO_ESB2 Estado del beneficiario 2 1 carácter V = Válido
I = Inválido
V
54 ID_BEN3 ID del beneficiario 3 Entero  1
55 TPO_SXB3 Sexo del beneficiario 3 1 carácter F = Femenino
M = Masculino
F
56 TPO_PAB3 Parentesco del beneficiario 3 1 dígito 1 = Esposo (a)
2 = Hijo(a)
3 = Padre/Madre
4 = Hermano
1
57 FCH_NAB3 Fecha de nacimiento del beneficiario 3 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
58 TPO_ESB3 Estado del beneficiario 3 1 carácter V = Válido
I = Inválido
V
59 ID_BEN4 ID del beneficiario 4 Entero  1
60 TPO_SXB4 Sexo del beneficiario 4 1 carácter F = Femenino
M = Masculino
F
61 TPO_PAB4 Parentesco del beneficiario 4 1 dígito 1 = Esposo (a)
2 = Hijo(a)
3 = Padre/Madre
1
62 FCH_NAB4 Fecha de nacimiento del beneficiario 4 8 dígitos AAAAMMDD 20050625
63 TPO_ESB4 Estado del beneficiario 4 1 carácter V = Válido
I = Inválido
V

2.3. Reporte 3: Formato 394.

2.3.1. Periodicidad del reporte.

Mensualmente. Para contar con información histórica cada administradora de riesgos laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día 15 del mes siguiente.

2.3.2. Condiciones de los registros.

Cada administradora de riesgos laborales enviará al Ministerio del Trabajo - Dirección de riesgos laborales, cada uno de los archivos remitidos a la Superintendencia Financiera de Colombia con el formato 394.

La presente circular es de obligatorio cumplimiento desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 22 de septiembre de 2015.

N. del D.: La presente circular va dirigida a administradoras de riesgos laborales.