CIRCULAR 358 DE 2000 

(Febrero 8)

Asunto: Requisitos para el trámite, celebración, legalización y perfeccionamiento de los contratos.

Con el propósito de reiterarles el cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad en las actuaciones contractuales que como entidad estatal estamos obligados a aplicar, es necesario, para solicitar el trámite y elaboración de un contrato, tener en cuenta los siguientes requisitos generales, bases de contratación, soportes, documentos y obligaciones:

Requisitos generales

1. De acuerdo con el estatuto general de contratación de la administración pública, todo contrato debe estar precedido de un proceso de selección que se efectuará siempre a través de licitación o concurso público, salvo los casos en que la ley permite contratar directamente. A los funcionarios les está prohibido eludir los procedimientos de selección objetiva y los demás requisitos exigidos en dicho estatuto (L. 80/93, art. 24, num. 8º).

2. Todo contrato debe contener estudios previos sobre análisis de conveniencia y/o justificación, ya que los servidores públicos deben buscar con la celebración de los contratos, el cumplimiento de los fines estatales, Ia continua y eficiente prestación .le los servicios públicos y la efectividad de Los derechos e intereses de los administrados (L 80/93, arts. 3º y 24, nums. 3º, 7º y 12).

Bases de contratación

La elaboración del contrato debe ser solicitada únicamente por los representantes de cada negocio, por lo que deben darse las instrucciones pertinentes al interior de cada dependencia para que otros funcionarios se abstengan de hacerlo.

El memorando u oficio de solicitud de elaboración del contrato, debe dirigirse a la dirección jurídica nacional o seccional, según el caso, y debe contener las siguientes bases mínimas de contratación:

• Objeto del contrato en forma precisa y detallada.

• Valor del contrato, discriminando el impuesto del IVA, si lo tiene, o en su defecto indicando la causal de exclusión. Si el valor se pacta en moneda extranjera deberá indicarse la tasa representativa del mercado, TRM, a la cual se va a pagar y señalar el valor de conversión en pesos colombianos.

• Forma de pago, indicando si el pago es contra cumplimiento del objeto contractual o por mensualidades, pagos parciales, cartas de crédito u otra modalidad y si se requiere el pago de anticipos o pagos anticipados y en qué cuantías.

• Plazo para la ejecución, del objeto contractual y vigencia del mismo, fijado en años, meses, días hábiles o calendario, indicando a partir de cuándo se comienza a contar dicho plazo.

• Lugar de entrega de los bienes o de la prestación de los servicios, según se trate.

• Obligaciones especiales del contratista que ameriten quedar expresamente consagradas en el contrato.

• Obligaciones especiales del instituto que se considere deban contemplarse en el contrato.

Soportes y documentos

Con la solicitud de elaboración del contrato deben anexarse los siguientes documentos:

Informe detallado sobre el proceso de selección objetiva, previo los estudios técnico, económico y jurídico de las propuestas, cuando las normas de contratación lo exijan. Se indicará claramente cuáles propuestas fueron seleccionadas y las razones de dicha selección. certificando que éstas se encuentran ajustadas a los condiciones y precios del mercado: con lo anterior se deberán anexar cuadros comparativos de ofertas y puntajes.

Propuesta u oferta del contratista.

Términos de referencia o copia del pliego de condiciones, cuando el contrato haya estado sometido a un proceso de selección que exija este documento previo.

Cuando se trate de personas jurídicas, certificado de existencia y representación legal del contratista y acta de autorización de la junta directiva al representante legal, cuando éste tenga limitaciones por la cuantía del contrato.

Certificado de registro de proponentes expedido por la cámara de comercio, para los contratos y cuantías que lo requieran (ver cuadro anexo).

Certificado de disponibilidad presupuestal y/o certificado de afectación de vigencias futuras, cuando por el plazo del contrato afecte el presupuesto de la siguiente vigencia fiscal.

Copia del aviso de invitación pública con constancia de fijación, y desfijación cuando de acuerdo con el proceso de selección se requiera (D. 855/94, art. 3º, inc. 5º).

Para los documentos otorgados en el exterior se exigirá autenticación de los mismos por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país y la firma de tales funcionarios será a su vez autenticada por el cónsul colombiano, conforme lo señala el artículo 480 del Código de Comercio.

Evaluación jurídica, financiera y técnica.

Información sobre el supervisor o área supervisora del contrato justificación y/o conveniencia de celebrar el contrato.

Paz y salvo expedido por la DIAN sobre obligaciones tributarias nacionales (L. 550/99, art. 57, par. 3º). Anexamos Circular 20 del 18 de enero de 2000 expedida por la DIAN.

Otras certificaciones que se requieran en casos especiales, tales como registros sanitarios del Invima, certificados de calidad de los productos y normatización de Icontec, certificados de distribución autorizada o de exclusividad.

En los contratos de prestación de servicios a celebrarse con personas naturales, éstas deberán anexar la correspondiente hoja de vida, con el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación y el certificado de antecedentes penales otorgados por el Departamento Administrativo de Seguridad (L. 190/95, art. 1º, par.), certificados de idoneidad y experiencia o sobre la calidad de intuito personae de éstas. De acuerdo con el artículo 114 del Decreto 2150 de 1995, las personas naturales que contraten con el Estado en la modalidad de prestación de servicios deberán acreditar su afiliación a los sistemas de salud y pensiones previstos en la ley, cuando la duración del contrato sea superior a tres (3) meses.

En los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles en los que el instituto es el arrendatario. se deberán anexar copia de las escrituras públicas del inmueble y certificado de tradición y libertad, además de los estudios y avalúos pertinentes para la fijación del canon de arrendamiento.

En procesos licitatorios, es necesario remitir la constancia de haberse dado cumplimiento a los requisitos previos que señala el artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Las direcciones jurídicas deberán abrir y custodiar los expedientes correspondientes a cada contrato, en los que deberán reposar debidamente foliados, los documentos antes referenciados y los originales del contrato y sus modificaciones, con su respectivo certificado de disponibilidad y registro presupuestal, pólizas, actas de iniciación y suspensión de la ejecución del objeto contractual, cuando a ello haya lugar, actas de liquidación y copia de los actos administrativos que se expidan en relación con cada contrato en particular, para imponer multas y sanciones, declarar los siniestros de las pólizas o liquidar unilateralmente el contrato conforme a la ley.

Obligaciones adicionales

Una vez suscrito el contrato deberá procederse a su perfeccionamiento y legalización. No se podrá iniciar su ejecución sin el previo registro presupuestal y aprobación de las pólizas correspondientes.

Es obligación del supervisor del contrato exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual y adelantar las acciones necesarias para que la administración pueda obtener oportunamente el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y/o garantías a que haya lugar. De acuerdo con la Resolución 5488 de 1995, modificada por la Resolución 3035 de 1996, expedidas por el presidente del instituto, la información sobre imposición de sanciones y multas, cuando el acto administrativo quede debidamente ejecutoriado, la debe comunicar el supervisor, en medio magnético (formato de la Superintendencia de Industria y Comercio), a la cámara de comercio en la cual esté registrado el contratista sancionado, a través del respectivo ordenador del gasto, a más tardar el 15 de julio y el 15 de enero para el primero y segundo semestre de cada año. Para este efecto, las direcciones jurídicas en las seccionales y la secretaría general en el nivel nacional, una vez en firme la providencia que impone multas y sanciones a los contratistas, deben reportar esta información al área que controla y supervisa la ejecución del contrato, para que ésta diligencie el formato y lo remita a la respectiva cámara de comercio.

En los contratos de tracto sucesivo y en aquellos que se requiera, deberá procederse a su liquidación, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993. El supervisor del contrato deberá proyectar la respectiva acta para estudio de las direcciones jurídicas y trámite ante el ordenador del gasto. El original del acta de liquidación debe ser remitido a las direcciones jurídicas, una vez surtido el trámite correspondiente. para que repose en el respectivo expediente.

Cuando las solicitudes de elaboración de contratos no llenen los requisitos y carezcan de los documentos señalados, la dirección jurídica nacional o seccional exigirá su cumplimiento y se abstendrá de tramitar el contrato hasta que se allegue toda la información necesaria, de acuerdo con los parámetros señalados en la presente circular.

Se anexa cuadro resumen del proceso de contratación en el ISS por cuantías, para el año 2000 y circular de la DIAN sobre la exigencia del paz y salvo de obligaciones tributarias nacionales.

NOTA: Los anexos de la presente circular pueden ser consultados en el Instituto de Seguros Sociales.

N. del D.: Esta circular va dirigida a secretario general, vicepresidentes, directores nacionales, gerentes nacionales, gerentes seccionales y de clínicas, directores jurídicos seccionales y de clínicas.

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