CIRCULAR 383 DE 2000 

(Julio 31)

Asunto: Instructivo para el trámite de actas de suspensión y terminación anticipada de contratos de prestación de servicios personales.

La Circular 288 del 22 de febrero de 2000, contempla que las actas de terminación por mutuo acuerdo, las actas de suspensión por incapacidad médica o por licencia de maternidad y las actas de suspensión por motivos personales de los contratos de prestación de servicios personales del instituto, deben ser suscritas por el señor presidente del ISS.

Con el fin de dar mayor agilidad al proceso de contratación del instituto, a partir de la fecha los gerentes de clínicas descentralizadas y los gerentes administrativos seccionales suscribirán dichos actos con arreglo al siguiente procedimiento:

1. Actas de terminación por mutuo acuerdo. Las solicitudes de terminación por mutuo acuerdo deben ser presentadas con la debida anticipación a la fecha que se pretenda terminar el contrato y en ella se indique la causa o los hechos en que se funda y el supervisor del contrato deberá justificar la viabilidad da la suspensión. Estos actos comenzarán a regir a partir de la fecha en que esté aprobada por la gerencia respectiva.

2. Actas de suspensión por incapacidad médica o por licencia de maternidad. Se autorizará suspensión de contratos, cuando exista incapacidad médica o licencia de maternidad siempre que esta sea expedida por EPS en la que se encuentra afiliado el contratista. En los casos de incapacidades sucesivas, el supervisor del contrato deberá evaluar las necesidades de la institución para justificar la suspensión. En estos casos debe darse estricto cumplimiento a lo dispuesto en la cláusula decimoquinta del contrato de prestación de servicios personales en el sentido de que las suspensiones por incapacidad médica y licencia de maternidad deben ser reportadas al instituto dentro de los cinco días siguientes a la ocurrencia del hecho.

3. Actas de suspensión por motivos personales no superiores a quince días. Las solicitudes de suspensión por motivos personales deben ser presentadas con una anticipación de 10 días a la fecha que se pretenda suspender y en ella se indique la causa o los hechos en que se funda y el supervisor del contrato deberá justificar la viabilidad de la suspensión. Estas suspensiones comenzarán a regir a partir de la fecha en que esté aprobada por la gerencia respectiva y será responsabilidad de los supervisores de cada contrato su cumplimiento. Sólo podrá suscribirse una suspensión por contrato.

En los casos de fuerza mayor la manifestación de suspender el contrato se hará en el momento de ocurrencia del hecho, si ello fuere posible, o dentro de los 5 días siguientes a la ocurrencia del mismo.

Suscrita el acta de suspensión del contrato esta produce los siguientes efectos:

• Para el contratista: 1. La obligación de ampliar la garantía constituida, por el término de la suspensión; la cual debe ser presentada por el contratista y aprobada, por el ISS, antes de la suscripción del acta de reanudación. 2. Cesa en forma temporal, la prestación de servicio por parte del contratista por el término acordado en la suspensión. 3. La obligación de reanudar la prestación del servicio al vencimiento de la suspensión acordada, hasta el vencimiento del término del contrato, más el término de la suspensión 4. La obligación de reintegrar al instituto todos los elementos entregados para la ejecución del contrato. 5. Cesa, en forma temporal, la obligación de cotizar a los sistemas de seguridad social en pensiones y salud durante el término de la suspensión.

• Para el instituto: 1. Cesa en forma temporal, la obligación de reconocer honorarios por el término de suspensión acordada. 2. La obligación de entregar al contratista, al vencimiento del término de suspensión, los elementos que requiera para la ejecución del contrato.

Adicionalmente se les recuerda que los requisitos para la suspensión de los contratos son: 1. Que exista causa justificada para la suspensión. 2. Que el servicio contratado pueda suplirse con recurso propio durante la ausencia del contratista. 3. Que la suspensión sea superior a 3 días. 4. Que por efectos de la suspensión, la ejecución del contrato no sobrepase la vigencia fiscal en la que se suscribió el contrato, salvo en el caso de disponibilidad de vigencia futura.

Las gerencias indicadas deben remitir a la gerencia nacional de recursos humanos mensualmente un informe de las modificaciones contractuales suscritas con ocasión de la presente circular y de los antecedentes que las sustenten.

Las actas de suspensión deben ser suscritas con el modelo y en el papel de seguridad que hasta la fecha se ha utilizado para su realización.

Vencido el término de la suspensión acordada, deberá proseguirse con la ejecución del contrato, efecto para el cual se suscribirá el acta de reanudación, por parte del contratista y la respectiva gerencia seccional, o gerencia de la clínica. Vale la pena agregar que para hacerse efectiva la reanudación deberá haberse aprobado la ampliación de la garantía.

Las actas de suspensión por motivos personales superiores a quince días, serán suscritas por el presidente del ISS y se seguirá utilizando el proceso aprobado hasta la fecha. Sobre este punto se recuerda a las gerencias, que se debe remitir el acta y sus antecedentes a la gerencia nacional de recursos humanos con la debida anticipación a la fecha que se pretende suspender. Estas suspensiones comenzarán a regir a partir de la fecha en que esté aprobada por la presidencia del instituto y será responsabilidad de los supervisores de cada contrato su cumplimiento.

La observancia de lo establecido en la presente circular es responsabilidad de sus destinatarios.

N. del D.: Esta circular va dirigida a gerentes clínicas descentralizadas y gerentes administrativos seccionales.

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