CIRCULAR EXTERNA 40 DE 1995 

(Junio 9)

Como es de su conocimiento, las normas contenidas en el estatuto cambiario, Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República y sus posteriores modificaciones, permiten una mayor flexibilidad en el manejo de las cuentas corrientes en moneda extranjera, razón por la cual se hace necesario establecer un mecanismo de control que permita hacer un seguimiento más completo del movimiento de las mismas y su incidencia cambiaria.

Para el efecto, y con el propósito de actualizar y racionalizar los procedimientos de supervisión bancaria y de control interno utilizados para el cumplimiento de lo previsto en el numeral 4º, del artículo 69 de la precitada disposición, según la cual los intermediarios en el mercado cambiario deben informar trimestralmente a esta superintendencia sobre el movimiento de sus cuentas corrientes en el exterior, este despacho se permite impartir las siguientes instrucciones:

1. Movimiento de ingresos y egresos

1.1. Reportes de la información. Los movimientos de ingresos y egresos de divisas de las cuentas corrientes en moneda extranjera que tengan los establecimientos de crédito con sus corresponsales en el exterior deberán consolidarse trimestralmente conforme la estructura e indicaciones que para el efecto se señalan en la proforma adjunta y mantenerse a disposición de esta superintendencia en la dirección general de la entidad.

1.2. Conceptos involucrados en el reporte. Para el diligenciamiento de la proforma sobre ingresos y egresos de divisas a que hace referencia el numeral anterior, se deberán tener en cuenta los conceptos que se relacionan a continuación:

1.2.1. Columna 1. Código del corresponsal. Corresponde al código contable que la entidad haya asignado internamente al corresponsal para efecto de los registros a que haya lugar.

1.2.2. Columna 2. Nombre del corresponsal. Corresponde a la denominación o razón social del corresponsal.

1.2.3. Columna 3. Fecha de la operación. Corresponde a la fecha en la cual se realiza la operación por parte del corresponsal y deberá registrarse bajo el formato DDMMAA.

1.2.4. Columna 4. Fecha de contabilización. En esta columna deberá registrarse la fecha en la cual el intermediario del mercado cambiario efectuó la contabilización de la operación en divisas, bajo el formato DDMMAA.

1.2.5. Columna 5. Código de la operación y columna 6. Concepto de la operación.

1.2.5.1. Ingresos.

En virtud a que la gran mayoría de las operaciones en o denominadas en moneda extranjera se realizan en dólares americanos, ante la presencia de una “canasta de monedas” o monedas diferentes al dólar americano, éstas se reexpresarán a dólares americanos para luego convertirlos a pesos colombianos.

Dado que el tipo de cambio utilizado en la fecha de la transacción o para reexpresar a moneda para informar debe corresponder al que más se aproxime al tipo real de cambio como relación de intercambio de monedas entre países, para tales efectos se utilizarán las tasas de cambio que indique el Banco de la República del día del intercambio de las monedas extranjeras.

1.3. Recomendaciones para el diligenciamiento del informe. Para el correcto diligenciamiento del informe de ingresos y egresos de divisas, comedidamente les solicito atender las siguientes instrucciones:

1.3.1. Deben registrarse todas y cada una de las operaciones que afecten las cuentas corrientes en moneda extranjera.

1.3.2. En relación con los códigos 09 de ingresos y 28 de egresos es necesario precisar que deben incluirse todas aquellas operaciones que no se contemplan en esta circular, aclarando en anexo la descripción de los conceptos involucrados y los orígenes de las mismas.

1.3.3. Para todos y cada uno de los conceptos es necesario que se conserven los respectivos documentos probatorios.

1.3.4. El informe de ingresos y egresos debe cuadrar con los saldos contables (saldo en libros), el saldo del extracto del corresponsal y las partidas pendientes de conciliación, las cuales deben codificarse de acuerdo con lo indicado anteriormente.

2. Conciliaciones y reportes de los saldos de las cuentas corrientes.

2.1. Conciliaciones. Los saldos de las cuentas corrientes en moneda extranjera con los corresponsales en el exterior deberán ser conciliados con los respectivos estados de cuenta de cada mes.

Las partidas que resulten pendientes deberán regularizarse en un plazo no mayor de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha del respectivo balance, es decir, que no deberán figurar partidas pendientes con más de 60 días calendario.

De otra parte, teniendo presente que el manejo inadecuado de estas cuentas induce a las entidades financieras a presentar estados financieros que no cumplen con las cualidades de la información contable además de no reconocer plenamente los hechos económicos objeto de análisis, eventos que constituyen una práctica no autorizada por esta superintendencia como quiera que pueden ir en detrimento de los intereses de la institución y de terceros de buena fe, en el caso de aquellos saldos negativos (cargan y cargamos) que reflejen más de noventa (90) días de antigüedad sin ser correspondidos o que por una u otra circunstancia se encuentren perdidos, como el caso de remesas extraviadas, dobles pagos o pagos errados, entre otros, se procederá a calificarlos bajo los parámetros establecidos en la Resolución 1980 de 1994, para la cartera de consumo.

Las conciliaciones que realicen los establecimientos sobre el movimiento las cuentas corrientes en moneda extranjera deberán clasificarse de manera uniforme para cada corresponsal y por eventualidades o epígrafes: cargamos no abonan, abonamos no cargan, cargan no abonamos y abonan no cargamos, bajo el siguiente esquema:

Fecha de corte__________ Banco corresponsal_______ País_________

Moneda_______ Número de cuenta corriente_______ Epígrafe_______

2.2. Resumen general de conciliaciones. Una vez elaborada la conciliación por cada banco corresponsal ésta se debe resumir y cuadrar así:

Fecha____________________ Banco corresponsal___________________

Esta información deberá elaborarse en forma mensual a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de corte mensual y debe reposar en la entidad a disposición de esta superintendencia.

2.3. Reporte de información. Para efectos del análisis y revisión del comportamiento de las cuentas corrientes en moneda extranjera, las entidades destinatarias de la presente circular, deberán remitir trimestralmente a la Superintendencia Bancaria, en la proforma F.1000-64 (Formato 154 para su transmisión vía módem), la información general del anterior cuadro resumen, en donde se extracten las partidas no correspondidas que superen los noventa (90) días de la fecha de operación.

Esta información deberá enviarse a más tardar el último día hábil del mes siguiente al del corte del trimestre calendario, es decir, al finalizar abril, julio, octubre y enero, refiriendo para su trámite el código 753 “Controles de ley”. El primer envío deberá corresponder a la información del primer trimestre de 1995.

3. Vigencia y derogatoria. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-capítulo Superintendencia Bancaria y deroga la Circular Externa 020 de 1989.

* NOTA: La presente circular está dirigida a los miembros de la junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de los intermediarios del mercado cambiario y del Banco de la República.

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