Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

CIRCULAR 41 DE 2012

(Septiembre 13)

(Nota: Modificado el segundo párrafo de la presente Circular por la Circular 25 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Asunto: Obligatoriedad del módulo de inspección simultánea para exportaciones - carga contenerizada.

Para su conocimiento y aplicación, de manera atenta se informa que a partir del 17 de septiembre de 2012 entra en obligatoriedad el módulo de inspección simultánea, SIIS, de la ventanilla única de comercio exterior, VUCE, en los dos terminales marítimos de la ciudad de Barranquilla: Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla y Palermo Sociedad Portuaria. En este sentido, el declarante deberá presentar la solicitud de inspección para todos los contenedores de exportación a través de la VUCE. A su vez, las entidades de control (DIAN, ICA, Invima y Policía Antinarcóticos) y puertos realizarán su correspondiente actuación en el sistema.

El alcance de la obligatoriedad del módulo SIIS se refiere a las operaciones en las cuales el declarante relacionado en la solicitud de autorización de embarque, SAE, cuenta con todos los números de los contenedores al momento de firmar la solicitud de inspección. Las operaciones que no cumplan con este requisito se realizarán de manera manual, mientras se implementan las mejoras informáticas.

No obstante, tratándose de una operación de exportación que se realice utilizando como mínimo una sola unidad de carga, la misma deberá tramitarse por el módulo de SIIS de la VUCE y no podrá aludir desconocimiento del número de contenedor para no tramitar la solicitud por el sistema.

Respecto a las operaciones de carga contenerizada que se tramitan por las sociedades portuarias de Cartagena y Santa Marta, muelles El Bosque y Contecar, se mantiene vigente lo establecido en las circulares 27 y 29, ambas de 2011. La obligatoriedad del sistema se implementará de manera gradual en estos puertos.

En el evento en que se presente alguna dificultad en el uso de esta herramienta tecnológica que impida continuar con el proceso en el sistema, el interesado debe informarlo a través del correo electrónico inspeccion@vuce.gov.co, adjuntando el formato diligenciado de “reporte de incidencias”, el cual se encuentra publicado en la página web de la VUCE www.vuce.gov.co en la opción de “ayuda”, en la cual también se podrá consultar el protocolo de contingencia adjunto a esta circular. En ese orden, cuando se realice una actualización a dicho protocolo, la subdirección de diseño y administración de operaciones de la dirección de comercio exterior informará Io pertinente a través de dicha página web.

En el caso de requerir alguna información adicional, los interesados pueden comunicarse con el call center, en Bogotá al teléfono 6067676 - opción asterisco (*), o a nivel nacional al teléfono 018000113666, de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m., a 6:00 p.m., y sábados de 8 a.m. a 1 p.m., o al correo electrónico inspeccion@vuce.gov.co.

Con el fin de apoyar a los declarantes en las operaciones a realizar en SIIS, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuenta en la página web de la VUCE con el link de preguntas frecuentes, ayudas en línea en el módulo SIIS, chat y e-learning. Adicionalmente, durante la semana del 17 al 21 de septiembre de 2012 se instalará una mesa de ayuda en Barranquilla en la que participarán las entidades de control (DIAN, ICA, Invima, Policía Antinarcóticos) y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

La presente circular rige a partir de su publicación.

N. del D.: La presente circular va dirigida a usuarios y funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Anexo: Protocolo de contingencia módulo de inspección simultánea, VUCE - Versión 2,0 del 11 de septiembre de 2012 en cuatro (4) folios.

Protocolo de contingencia módulo de inspección simultánea, VUCE. Versión 2,0 del 11 de septiembre de 2012.

Objetivo

Establecer el procedimiento a seguir en los eventos en los que se presenten fallas en los sistemas informáticos de las entidades de control (DIAN, ICA, Invima y Policía Antinarcóticos) y en el módulo de inspección simultánea, SIIS, de la ventanilla única de comercio exterior, VUCE, que administra el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Procedimiento

Los casos de contingencia se podrán presentar de acuerdo con los eventos que se mencionan a continuación:

1. Servicios informáticos electrónicos de la DIAN.

En casos de inconvenientes en los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, que impidan a los usuarios y responsables aduaneros efectuar su trámite de salida de mercancías, dando lugar a la aplicación de una contingencia a nivel nacional o local, ordenada por la subdirección de gestión de comercio exterior o dirección seccional de dicha entidad, según sea el caso. Esta situación deberá informarse a los siguientes correos electrónicos: inspeccion_tecnica@vuce.gov.co e inspeccion@vuce.gov.co, del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

La oficina de sistemas de información del ministerio la reportará vía correo electrónico a la subdirección de diseño y administración de operaciones, quien evaluará al inicio de la contingencia. Si esta procede, se informará a los usuarios a través de la página web de la VUCE (www.vuce.gov.co), y a las entidades de control mediante correo electrónico a los funcionarios y administradores VUCE, así como a los funcionarios de los puertos registrados en el sistema. La contingencia continuará hasta que la DIAN notifique nuevamente al ministerio la normalidad en el servicio por los mismos canales. Una vez sea superada la contingencia, la oficina de sistemas de información lo reportará a la subdirección de diseño y administración de operaciones, quien a su vez lo informará a los mismos usuarios, a través de los canales de comunicación establecidos.

En el evento en que la falla se presente en el envío del resultado del acta de inspección del funcionario aduanero, la solicitud de inspección por SIIS continuará sin ningún inconveniente y para esta situación no se presentará trámite manual.

2. Ventanilla única de comercio exterior, VUCE.

En los eventos en que se presenten inconvenientes en la plataforma técnica de la VUCE, la oficina de sistemas de información los reportará vía correo electrónico a la subdirección de diseño y administración de operaciones, quien evaluará el inicio de la contingencia. Si esta procede, se informará a los usuarios a través de la página web de la VUCE (www.vuce.gov.co), y a las entidades de control mediante correo electrónico a los funcionarios y administradores VUCE, así como a los funcionarios de los puertos registrados en el sistema. Una vez sea superada la contingencia, la oficina de sistemas de información lo reportará a la subdirección de diseño y administración de operaciones, quien a su vez lo informará a los mismos usuarios, a través de los canales de comunicación establecidos.

3. ICA e Invima.

Cuando se presenten fallas en la comunicación entre una de las entidades sanitarias y SIIS, o inconvenientes técnicos en alguna de las plataformas de estas entidades, deberán notificarlo a los siguientes correos electrónicos: inspeccion_tecnica@vuce.gov.co e inspeccion@vuce.gov.co, del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. La oficina de sistemas de información la reportará vía correo electrónico a la subdirección de diseño y administración de operaciones, quien evaluará el inicio de la contingencia. Si esta procede, se informará a los usuarios a través de la página web de la VUCE (www.vuce.gov.co), y a las entidades de control a través de correo electrónico dirigido a los funcionarios y administradores VUCE, así como a los funcionarios de los puertos registrados en el sistema. La contingencia continuará hasta que ICA o Invima notifiquen nuevamente al ministerio la normalidad en el servicio por los mismos canales. Una vez sea superada la contingencia, la oficina de sistemas de información lo reportará a la subdirección de diseño y administración de operaciones, quien a su vez lo informará a los mismos usuarios, a través de los canales de comunicación establecidos.

4. Terminales marítimos.

Cuando se presenten fallas en la comunicación entre el terminal marítimo y SIIS, el puerto cuenta con dos opciones:

i) Ingresar directamente al sistema y realizar la actuación requerida, o

ii) Enviar la información del ID de carga por medio de archivos planos. Para esta situación no se presentará trámite manual.

5. Fuerza mayor o caso fortuito.

En el evento que por fuerza mayor o caso fortuito se presenten eventos que impidan la conexión a Internet por parte de los usuarios, las operaciones de solicitud de inspección simultánea se realizarán de manera manual. Para tales efectos, la subdirección de diseño y administración de operaciones del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, informará a través de la página web de la VUCE el inicio del trámite de forma manual.

6. Fase de estabilización de la obligatoriedad.

Durante la implementación se realizan ajustes al sistema para optimizar la operación. Es posible que durante esta fase se presenten situaciones que no permitan continuar con el proceso normal de una solicitud a través de la VUCE, por lo cual el trámite de estas operaciones se deberá realizar de forma manual.

En estos eventos, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo llevará el control de las operaciones que se realicen de manera manual identificando sus causas, e informará a las entidades de control las soluciones que se deben adoptar de manera conjunta.

Para tales efectos, serán las entidades de control quienes analizarán y evaluarán si el proceso se realizará de manera manual y en todo caso remitirán información al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo a los siguientes correos electrónicos: inspeccion_tecnica@vuce.gov.co e inspeccion@vuce.gov.co.

(Nota: Modificado el segundo párrafo de la presente Circular por la Circular 25 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)