Ministerio de Salud y Protección Social

CIRCULAR 44 DE 2013 

(Noviembre 19)

Asunto: Lineamientos para la implementación, operación y sostenimiento del sistema de información nominal del programa ampliado de inmunizaciones (PAI).

El programa ampliado de inmunizaciones del Ministerio de Salud y Protección Social, construyó un sistema de información para el registro nominal de vacunación. A la fecha, se han ajustado cuatro (4) de los ocho (8) módulos proyectados y el aplicativo Web se ha implementado en el 60% de las IPS vacunadoras existentes en el territorio nacional.

El objetivo del sistema de información nominal del PAI, consiste en realizar el seguimiento persona a persona, para verificar oportunamente el cumplimiento de su esquema de vacunación; de igual manera, hacer seguimiento a cada cohorte de vacunados, conociendo así los niveles de cumplimiento por dosis del esquema y el porcentaje de cobertura del programa, en las diferentes poblaciones objeto del PAI y por nivel de atención. La implementación del sistema en mención, pretende minimizar los errores de registro, reducir el tiempo de obtención y mejorar la calidad de la información, digitándola desde la fuente primaria y generando datos estadísticos oportunos de las personas vacunadas.

Bajo ese contexto, los responsables del programa ampliado de inmunizaciones (PAI) deben implementar y mantener operando el sistema de información nominal en todos y cada uno de los puntos de vacunación, para lo cual cumplirán con las siguientes instrucciones:

1. Direcciones departamentales y/o distritales de salud.

a) Disponer de equipos de cómputo exclusivos para el apoyo, control y seguimiento al sistema de información nominal del PAI, con una línea de acceso a internet mínimo de 1 megabyte de ancho de banda;

b) Contar, de manera permanente, con talento humano para el mantenimiento y seguimiento al sistema de información nominal del PAI, a nivel departamental / distrital. El número de personas designadas, dependerá del número de IPS y municipios a su cargo. Deberán asignar, talento humano adicional por cada 100 IPS.;

c) Garantizar la continuidad del ingreso de la información, para lo cual deben brindar capacitación e inducción en el manejo del aplicativo al nuevo personal que se vincule;

d) Implementar y hacer seguimiento a la utilización del formato de registro diario de vacunación actualizado, en todos los puntos de vacunación habilitados en su jurisdicción;

e) Diligenciar, conforme a los criterios que señale el Ministerio de Salud y Protección Social los formatos que se requieran durante el proceso de implementación;

f) Revisar y analizar los formatos de seguimiento del sistema de información nominal del PAI realizados en los puntos del área de influencia, e implementar acciones correctivas según sea el caso;

g) Manejar con responsabilidad y confidencialidad el usuario y la contraseña que se asigne para el ingreso al software PAI;

h) Proporcionar apoyo logístico para el desarrollo de las capacitaciones, e implementar una estrategia de capacitación y actualización permanente a nivel departamental y distrital, sobre el manejo del sistema de información nominal del PAI, que supla las necesidades de acuerdo con las deficiencias en conocimientos al respecto, o a los cambios de personal que se presenten;

i) Realizar seguimiento permanente a la calidad de la información, al comportamiento del software y al proceso en general;

j) Responder por la depuración de la información digitada en el sistema de información nominal del PAI, en los municipios de su área de influencia;

k) Canalizar las situaciones particulares de problemas de acceso e implementar estrategias que permitan garantizar la digitación de la información, de los puntos de vacunación en todos los municipios e IPS de su jurisdicción;

l) Garantizar técnica y financieramente el funcionamiento del sistema de información, en los puntos de vacunación y municipios bajo su dirección;

m) Continuar con el manejo simultáneo de los formatos, planillas, archivos y Web que actualmente se diligencian, hasta que el ministerio determine lo contrario;

n) Generar a través del sistema, los resultados mensuales de dosis aplicadas y coberturas existentes en su población, por cada uno de los biológicos;

o) Cumplir y hacer cumplir los lineamientos del PAI del Ministerio de Salud y Protección Social, especialmente en lo que se refiere al sistema de información del PAI.

2. Direcciones municipales de salud.

a) Disponer de equipos de cómputo para el apoyo, control y seguimiento al sistema de información nominal del PAI, con una línea de acceso a internet mínimo de 1 megabyte de ancho de banda;

b) Los municipios con más de 60 IPS vacunadoras, deben contar, de manera permanente, con talento humano para el mantenimiento y seguimiento al sistema de información nominal del PAI a nivel municipal. Este talento humano será el encargado de sostener el proceso en las instituciones de su municipio;

c) Garantizar la continuidad del ingreso de la información, realizando capacitación e inducción en el manejo del aplicativo al nuevo personal que se vincule;

d) Implementar y hacer seguimiento a la utilización del formato de registro diario de vacunación actualizado, en todos los puntos de vacunación habilitados en su jurisdicción;

e) Diligenciar de acuerdo con las necesidades del Ministerio de Salud y Protección Social los formatos que se requieran durante el proceso de implementación;

f) Revisar y analizar los formatos de seguimiento del sistema de información nominal del PAI realizados en los puntos del área de influencia, e implementar acciones correctivas según sea el caso;

g) Manejar con responsabilidad y confidencialidad el usuario y la contraseña que se asigne para el ingreso al software PAI;

h) Realizar seguimiento permanente a la calidad de la información, al comportamiento del software y al proceso en general;

i) Responder por la depuración de la información digitada en el sistema de información nominal del PAI, en las IPS de su área de influencia;

j) Implementar estrategias que permitan garantizar la digitación de los datos de los puntos de vacunación con dificultades tecnológicas (digitadores a nivel municipal, implementación del aplicativo desconectado, entre otras);

k) Continuar con el manejo simultáneo de los formatos, planillas, archivos y Web que actualmente se diligencian, hasta que el ministerio determine lo contrario;

l) Generar a través del sistema, los resultados mensuales de dosis aplicadas y coberturas existentes en su población, por cada uno de los biológicos;

m) Cumplir y hacer cumplir los lineamientos del PAI del Ministerio de Salud y Protección Social, especialmente en lo que se refiere al sistema de información del PAI.

3. IPS Vacunadoras con punto habilitado y/o instituciones con centro de acopio.

a) Disponer de equipos de cómputo exclusivos en los consultorios de vacunación, para el registro de los datos en el sistema de información nominal del PAI, con una línea de acceso a internet mínimo de 1 megabyte de ancho de banda;

b) Contar de manera permanente, con talento humano, según el volumen de personas vacunadas y dosis aplicadas, teniendo como referencia el anexo que hace parte de la presente circular;

c) Garantizar que el personal responsable del sistema de información nominal del PAI, esté debidamente capacitado en el manejo del software;

d) Garantizar la continuidad del ingreso de los datos, realizando capacitación e inducción en el manejo del aplicativo, al nuevo personal del área de vacunación;

e) Diligenciar la información en el formato de registro diario de vacunación actualizado (físico y/o digital), definido por el Ministerio de Salud y Protección Social;

f) Diligenciar los formatos que hacen parte del proceso de implementación y/o seguimiento del sistema de información nominal del PAI;

g) Manejar con responsabilidad y confidencialidad el usuario y la contraseña que se asigne para el ingreso al software PAI;

h) Registrar diariamente la población vacunada, con toda la información solicitada en el aplicativo o software PAI;

i) Garantizar el ingreso de los datos del histórico vacunar;

j) Diligenciamiento diario de la pérdida de biológicos e insumos, por manejo de la política de frascos abiertos o cualquier otro motivo;

k) Diligenciar diariamente el cardes de insumos del programa, según los formatos establecidos y validarlos con el inventario del sistema de información;

l) Proporcionar agilidad en la oferta del servicio, evitando retrasos en la atención;

m) Informar oportunamente cualquier anomalía en el sistema de información;

n) Continuar con el manejo simultáneo de los formatos, planillas, archivos y Web que actualmente se diligencian, hasta que el ministerio determine lo contrario;

o) Generar a través del sistema, los resultados mensuales de dosis aplicadas y coberturas existentes en su población, por cada uno de los biológicos;

p) Cumplir los lineamientos del PAI del Ministerio de Salud y Protección Social, especialmente en lo que se refiere al sistema de información del PAI.

4. Centros de acopio municipales y departamentales.

a) Disponer de equipos de cómputo, para el registro de los datos en el sistema de información nominal del PAI, con una línea de acceso a internet mínimo de 1 megabyte de ancho de banda;

b) Contar con talento humano responsable, para el registro y control de los datos de pedidos e inventarios en el sistema de información nominal del PAI;

c) Garantizar la continuidad del ingreso de los datos, realizando capacitación e inducción en el manejo del aplicativo al personal nuevo del área de vacunación;

d) Garantizar que el personal responsable del sistema de información nominal del PAI, esté debidamente capacitado en el manejo del software;

e) Diligenciar los formatos que hacen parte del proceso de implementación y/o seguimiento, del sistema de información nominal del PAI;

f) Manejar con responsabilidad y discreción el usuario y la contraseña que se asigne para el ingreso al software PAI;

g) Digitar oportunamente y con calidad, la información requerida para el control y seguimiento de los inventarios y pedidos a los puntos de vacunación a su cargo;

h) Diligenciar diariamente el kárdex de insumos del Programa, según los formatos establecidos y validarlos con el inventario del sistema de información;

i) Continuar con el manejo simultáneo de los formatos, planillas, archivos y Web que actualmente se diligencian, hasta que el Ministerio determine lo contrario;

j) Cumplir y hacer cumplir los lineamientos del PAI del Ministerio de Salud y Protección Social, especialmente en lo que se refiere al sistema de información del PAI.

5. Entidades administradoras de planes de beneficios (EAPB).

a) Designar un responsable para el apoyo y seguimiento al sistema de información nominal del PAI por áreas de influencia;

b) Garantizar que el personal responsable del sistema de información nominal del PAI, esté debidamente capacitado en el manejo del software;

c) Garantizar y/o verificar el manejo del formato de registro diario de vacunación actualizado, en los puntos de vacunación de su jurisdicción, incluyendo los puntos propios y los centros con los que tengan contratado el servicio;

d) Manejar con responsabilidad y discreción el usuario y la contraseña que se asigne para el ingreso al software PAI;

e) Realizar seguimiento a la calidad de la información, al comportamiento del software y al proceso en general, en los puntos de vacunación de su jurisdicción, incluyendo los puntos propios y los centros con los que tengan contratado el servicio;

f) Apoyar y hacer seguimiento a la depuración de la información digitada en el sistema de información nominal del PAI, incluyendo los puntos propios y los centros con los que tengan contratado el servicio;

g) Canalizar las situaciones particulares de problemas de acceso e implementar estrategias que permitan garantizar la digitación de la información, en los puntos de su red propia y adscrita;

h) Apoyar técnica y financieramente, a los puntos de vacunación en su red de servicios;

i) Generar a través del sistema, los resultados mensuales de dosis aplicadas y coberturas existentes en su población por cada uno de los biológicos;

j) Garantizar la operación del sistema de información nominal del PAI, para el registro y seguimiento en vacunación de su población afiliada;

k) Cumplir y hacer cumplir los lineamientos del PAI del Ministerio de Salud y Protección Social, especialmente en lo que se refiere al sistema de información del PAI.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 19 de noviembre de 2013.

N. del D.: La presente circular va dirigida a los gobernadores, alcaldes, secretarios de salud departamentales, distritales y municipales, directores de salud departamental, coordinadores del programa ampliado de inmunizaciones, entidades administradoras de planes de beneficios (EAPB) e instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS públicas y privadas).

ANEXO 1

Circular sistema de información nómina del PAI

Tiempo promedio de ingreso de información
ActividadTiempo en minutosTotal en minutos por grupo poblacional
Ingreso de recién nacido34
Ingreso de vacunas recién nacido1
Ingreso de niños314
Ingreso de vacunas de niños4
Ingreso de Historia vacunal de niño7
Ingreso de adultos36
Ingreso de vacunas de adultos1
Ingreso de historial vacunal de adulto2

Necesidades de talento humano para el registro de datos en el sistema de información nominal del PAI, de acuerdo con el volumen de digitación

Promedio de personas vacunadas al mesTalento humano requeridoNecesidad tecnológica
De 100 a 10001 Talento humano1 Equipo de cómputo exclusivo
De 1001 a 20002 Talento humano2 equipos de cómputo exclusivos
De 2001 a 30004 Talento humano4 equipos de cómputo exclusivos.
De 3001 en adelante5 Talento humano5 equipos de cómputo exclusivos

Talento humano: Vacunador o digitador capacitado en vacunación y en el sistema de información.