CIRCULAR 47 DE 2000 

(Mayo 30)

Asunto: Aplicación del artículo 20 del Decreto 1513 de 1998 y el artículo 20 del Decreto-Ley 656 de 1994.

1. Enfoque.

Una de las características de la normatividad vigente para la liquidación , emisión, expedición, redención y pago de los bonos pensionales y sus cuotas partes, es la constante búsqueda de precisión en las responsabilidades asignadas tanto a las administradoras, cono a los empleadores, cajas fondos, afiliados y a los propios emisores.

Justamente, el Decreto 1513 del 4 de agosto de 1998 en su artículo 20, estableció de manera clara en las administradoras, la obligación de verificar las certificaciones expedidas por las entidades empleadoras o cajas, para garantizar a los diferentes emisores las seguridades de la información que incidirá en la liquidación posterior reconocimiento de un bono.

La OBP consciente de lo anterior y en la búsqueda de oportunidades de mejoramiento para su sistema, ha introducido ajustes en algunos de sus procedimientos que redundarán en mejora de sus servicios tanto para los usuarios como para la totalidad de afiliados al sistema general de pensiones.

Los cambios que se introducen para hacer operativos estos mandatos de la norma, se traducen básicamente en dos aspectos: el primero, está relacionado con los procedimientos y obligaciones establecidos a partir del Decreto-Ley 656 de 1994, y el segundo, con los diseños de algunos registros de las solicitudes.

2. Ajustes a los procedimientos actuales.

2.1. Por parte de las administradoras.

Las administradoras deberán hacer los siguientes controles:

Verificar las certificaciones que respaldan las vinculaciones laborales reportadas en una solicitud de emisión y/o redención. Estas verificaciones deben traducirse en la información suministrada a nivel de los registros tipo 5, 6, 7 y 8 de las solicitudes, de acuerdo al nuevo diseño. Lo anterior, se constituye en la prueba para el emisor de que la administradora realizó la verificación de la información.

Entendemos por verificar, el constatar el cumplimiento de los requisitos de autenticidad y procedencia de las certificaciones, en los términos establecidos en la reglamentación vigente.

• Suministrar la información de pensiones del afiliado con entidades diferentes el ISS. El diligenciamientos de esta información se hará en un nuevo registro denominado XP que se utilizará para capturar la información referente a esa pensión.

Estamos seguros que las administradoras no ahorrarán esfuerzos para garantizar la veracidad y confiabilidad en la información suministrada, a efecto de no incurrir en las causales previstas en el artículo 50 del Decreto 1748 de 1995.

2.2. Por parte de la OBP

• Implementar controles posteriores a la emisión, en aras de incrementar los estándares de calidad y seguridad que han caracterizado al sistema.

• Informar a la Superintendencia Bancaria si se llegaran a presentare inconsistencias, entre la información suministrada por la administradora y la constatada a posteriori por la OBP, para la emisión, redención y pago de un bono, de acuerdo con las responsabilidades asignadas a las administradoras en el Decreto-Ley 656 de 1994, para que esa entidad adopte las medidas que corresponda; sin menoscabo de emprender de inmediato las acciones administrativas para la anulación del bono y su reintegro si es del caso.

• A partir de la fecha, enviar a las administradoras las certificaciones que reciba directamente.

Nueva consulta disponible.

Teniendo en cuenta que los archivos masivos no ISS carecen de las características de seguridad y confiabilidad que les permitan ser utilizados en el proceso de reconocimiento, liquidación y emisión de bonos pensionales, el sistema no los considerará como válidos. En adelante dicha información se pondrá a disposición de las administradoras en consulta interactiva pero sólo podrá ser utilizada como información preliminar que deberá ser verificada y sometida al proceso de certificación establecido por las normas vigentes.

En esa misma opción también encontrarán, a título informativo y sujeta a verificación las consultas a empleadores que en alguna época fueron realizadas por la OBP.

Queda entonces entendido que la OBP no asume responsabilidad alguna por la veracidad de dichas informaciones y en esa medida no constituyen documentos públicos ni información vinculante para la emisión de bonos pensionales.

En el transcurso del mes de junio, la OBP habilitará esta opción que permitirá consultar únicamente la información de los afiliados que corresponde a cada administradora.

3. Cambios en el diseño de algunos registros en los archivos SA o SB.

a) Modificación de los registros 5, 6, 7 y 8.

La OBP entenderá que cualquier vinculación que la administradora reporte en un registro tipo 5 (ó 7 y 8 si se trata de modalidad 1 ) de su solicitud, fue debidamente verificada por la administradora , bajo su responsabilidad, si

— en la posición 256 del registro 5 trae una “S”

— en la posición 256 del registro 7 trae una “S”

— en la posición 173 del registro 8 trae una “S”

Igualmente entenderá que el salario base que la administradora reporte en un registro topo 6 de su solicitud, fue debidamente verificado por ella, bajo su responsabilidad , si en la posición 124 de dicho registro trae una “S”.

Los demás cambios que se introducen en los mencionados registros se detallarán en el “Instructivo de la Circular 47”, el cual se entregará próximamente.

Los registros que cumplan estos requisitos serán utilizados para la liquidación y emisión del bono correspondiente; en caso contrario, no serán utilizados.

Quedan entonces sujetos a estos requerimientos:

• Las vinculaciones sin afiliación al ISS certificadas por el empleador.

• Las vinculaciones ISS certificadas por esa entidad. Recuerde que esas certificaciones escritas continúan reemplazando al archivo masivo del ISS.

• El salario base certificado, y

b) Nuevo registro XPE

En este registro deberá reportarse toda la información de pensiones relacionada con un beneficiario.

Para mayor ilustración y comprensión del nuevo procedimiento la OBP entregará en los próximos días a las administradoras el instructivo mencionado anteriormente.

4. Prioridades para la OBP.

Conscientes del la importancia de actuar no sólo eficientemente sino dentro de los términos establecidos por la ley para el reconocimiento y pago de las redenciones anticipadas, la OBP dará prioridad a la atención de requerimientos por invalidez y muerte en los bonos tipo A y de vejez , invalidez y muerte en los bonos tipo B.

En este orden de ideas, la verificación de la información que las administradoras realicen directamente con los empleadores o cajas se tendrá como suficiente para efecto de las redenciones solicitadas. No obstante esta oficina efectuará a posteriori la verificación de la información.

5. Verificación por parte del emisor en las administradoras.

Con el fin de mejorar cada día más la calidad de la información suministrada y velar por el estricto cumplimiento de la normatividad vigente, la OBP en concordancia con lo establecido en el artículo 48 de 1995, modificado por el artículo 20 del Decreto 1513 de 1998 y en colaboración con la firma auditora del sistema de bonos pensionales, continuará realizando visitas periódicas a las administradoras y al ISS.

A efecto de establecer los puntos de control que se utilizarán en dichas visitas se solicita a las administradoras informar a la OBP, detalladamente y por escrito, antes del 15 de junio del presente año, los mecanismos que tengan establecidos para garantizar el cabal cumplimiento de la responsabilidad que les fue asignada por el Decreto-Ley 656 de 1994 y el Decreto 1513 de 1998.

6. Tiempo para los ajustes.

A partir de la fecha, las administradoras podrán realizar los ajustes que consideren necesarios en sus respectivos programas, de tal forma que nos permita reiniciar el 1º de junio el proceso de emisión de bonos pensionales, con los estándares de calidad deseados y el cumplimiento de los procedimientos aquí establecidos.

La presente circular deroga totalmente las circulares 43, 44, y 45.

N. del D.: La presente circular va dirigida a las administradoras de fondos de pensiones, AFP, Instituto de Seguros Sociales, ISS.

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