CIRCULAR 473 DE 2002 

(Febrero 1º)

Ref.: Agilizar el trámite de prestaciones económicas con bono pensional.

Esta vicepresidencia, ha venido observando con preocupación la falta de diligencia en el envío de la información requerida para realizar los trámites para la expedición o pago de bonos pensionales, lo que conlleva a la demora en el reconocimiento de las prestaciones económicas, cuando estos así lo requieran. Estas demoras que en promedio superan 2 ó 3 años, han generado perjuicios económicos y emocionales a las personas que adelantan dicho trámite, en la mayoría de los casos de manera injustificada, dando lugar a permanentes requerimientos de la Superintendencia Bancaria y a glosas como la formulada por la KPMG firma auditora de la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, además de constantes derechos de petición, acciones de tutela e incidentes por desacato.

Ante la situación descrita, me permito reiterar la necesidad de obrar con la mayor diligencia en todos los trámites relacionados con bonos pensionales, desde la presentación de la solicitud hasta el reconocimiento de la prestación, entre los cuales debo destacar los previstos en la Circular 065 del 4 de julio de 1997 emanada de esta vicepresidencia, destacando el siguiente procedimiento:

Una vez establecido que la prestación solicitada tiene tiempos a convalidar con bono pensional, la seccional procederá a:

Establecer nombre de la entidad emisora del bono pensional, según el artículo 4º del Decreto 1314 de 1994, que dice “...Los bonos pensionales de que trata este decreto serán emitidos por la última entidad pagadora de pensiones a la cual haya pertenecido el afiliado o por la Nación o entidad territorial, cuando la responsabilidad corresponda a una caja, fondo o entidad del sector público sustituido por el fondo de pensiones públicas del nivel nacional o territorial respectivamente, antes de su vinculación al Instituto de Seguros Sociales...”.

Cuando el emisor del bono pensional es la Nación a través de la OBP del Ministerio de Hacienda, el trámite lo efectúa únicamente la coordinación nacional de bonos pensionales de esta vicepresidencia, previo el envío por parte de ustedes de la documentación establecida;

b) Establecer en las entidades públicas los funcionarios responsables de la firma de las certificaciones laborales;

c) Solicitar la liquidación provisional y emisión del bono pensional al emisor según lo establecido por el artículo 52 del Decreto 1748 de 1995, y

d) Remitir en un plazo no mayor a treinta días a partir de la radicación de los documentos, fotocopias debidamente foliadas, verificadas y autenticadas por el funcionario responsable en la dependencia, a la coordinación nacional de bonos pensionales del nivel nacional, de la siguiente documentación:

1. Proyecto de resolución que reconoce la pensión o certificación del régimen aplicable, verificando que el aplicado sea el más favorable para el afiliado;

2. Fotocopia ampliada del documento de identificación del afiliado;

3. Copia auténtica del registro civil de nacimiento, si nació después de junio de 1938 y partida de bautizo refrendada por la respectiva curia, si nació antes de junio de 1938.

4. Copia auténtica del registro civil de defunción, cuando sea del caso.

5. Certificado de estructuración de invalidez, firmado por el médico laboralista, cuando sea del caso.

6. Manifestación del beneficiario ante la administradora de pensiones (MTBP), en el sentido de que el titular del bono no se encuentra afiliado a otra administradora, ni se encuentra tramitando, él o sus sobrevivientes, una pensión, indemnización sustitutiva o devolución de aportes o saldos, que sea incompatible con el bono, según lo establecido en el artículo 52 del Decreto 1748 de 1995.

7. Certificados laborales de entidades públicas, ordenados de manera cronológica, de acuerdo a lo establecido en artículo 35 del Decreto 1748 de 1995 modificado por artículo 14 del Decreto 1513 de 1998.

NOTA: Respecto a este punto, destaco que es responsabilidad de las seccionales, efectuar el proceso de verificación de los documentos con relación a la integridad, exactitud y autenticidad para que puedan ser considerados como válidos, con las siguientes especificaciones:

“(...).

a) Nombre del trabajador, tipo y número de documento de identidad.

b) Nombre del empleador y su NIT.

c) Nombre y NIT de la entidad a la cual aporta o aportaba, o fondo territorial que responderá por los pagos derivados del bono, si es el caso. Si hubo más de una, especificará las fechas; los tiempos laborados deben coincidir con los tiempos cotizados por el trabajador a los diferentes fondos de pensiones o cajas de previsión.

d) Fecha de ingreso y de retiro, si es el caso.

e) Número total de días de interrupción por suspensión o licencia no remunerada; opcionalmente, fechas de iniciación y terminación de las interrupciones;

f) Edad y tiempo de servicios requeridos para la pensión, y monto porcentual de la misma, según el régimen pensional legal aplicable a este trabajador, si estaba vinculado en la fecha en que entró en vigencia el sistema general de pensiones.

g) Fecha en la cual entró en vigencia para el empleador el sistema general de pensiones.

h) Fecha en la cual se expide el certificado.

i) Fecha de expedición de la certificación y su número consecutivo.

j) Nombre y documento de identificación de la persona que expide la certificación...”.

8. Certificación de salario base SB al 30 de junio de 1992, según lo establecido por el artículo 28 numeral 2º del Decreto 1748 de 1995:

a) (Modificado).* Para trabajadores del sector público que no cotizaban al ISS, se tomará el salario básico, mas los gastos de representación y prima técnica constitutiva de salario, vigentes en FB, más el promedio de lo devengado por todos los demás conceptos constitutivos de salario durante los doce meses calendario anteriores a FB, si fueren menos de doce.

*(Nota: Modificado el presente literal a) por la Circular número 478 de 2002 del Instituto de Seguro Social)

b) Para trabajadores que cotizaban al ISS en FB, se tomará el último salario mensual devengado y reportado al ISS con anterioridad a esa fecha:

9. Fotocopia del reporte de los períodos de afiliación al régimen de pensiones ISS - semanas, sin inconsistencias.

10. Reporte del sistema de recaudo, autoliquidación de aportes - Autolis, consulta trabajadores independientes y servicio doméstico - Contais, afiliación y registro - Afilist y régimen subsidiado en pensiones - Subsidia, validados y actualizados.

Por último, les reitero que con oficio VPBP-7267 del pasado 21 de diciembre del año 2001, se impartieron instrucciones para la instalación y manejo de la consulta que registra el trámite de bonos pensionales a nivel nacional, por lo que agradezco hagan conocer a la coordinación de bonos pensionales de esta vicepresidencia, las inquietudes al respecto.

Con base en esta consulta, los gerentes seccionales, deberán proceder de la siguiente manera:

a) Reiterar mediante oficio a las entidades emisoras de bonos pensionales dentro de los cinco días siguientes al vencimiento del plazo inicial, el envío a la coordinación de bonos pensionales de esta vicepresidencia, de la liquidación del bono pensional correspondiente; así como también el pago de las cuotas partes a los emisores y contribuyentes. Los oficios enviados a estas entidades, deberán reposar en el respectivo expediente, como prueba de su gestión.

b) Enviar a la coordinación de bonos pensionales de esta vicepresidencia la y información faltante en los expedientes, cuando éstos lo requieran en un plazo no mayor a 15 días;

c) Durante los primeros 5 días de cada mes, deberán remitir a la coordinación de bonos pensionales de esta vicepresidencia, un informe que contenga la gestión adelantada, de acuerdo a los puntos a y b, anteriores.

Funcionarios responsables del cumplimiento de esta circular

Son responsables del cumplimiento de esta circular, así como de su divulgación y seguimiento, la coordinación nacional de bonos pensionales, la gerencia nacional de atención al pensionado, el coordinador nacional de atención al pensionado de la vicepresidencia de pensiones; los gerentes seccionales de pensiones, los jefes de departamento de atención al pensionado y los gerentes de CAP, quienes deberán velar por el reconocimiento oportuno de las prestaciones económicas en las cuales haya lugar a bono pensional y la aplicación estricta al procedimiento dentro de los términos establecidos, de manera que el trámite del bono pensional no demore el reconocimiento de la prestación.

En el desarrollo de las actividades descritas anteriormente, es necesario que tengan en cuenta lo siguiente:

a) Lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 50 del Decreto 1748 de 1994 con relación a las responsabilidades del emisor y de terceros, que señala “...por la veracidad de la información sobre la cual se basó el cálculo, responden, civil, fiscal y administrativamente, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar, los empleadores, entidades administradoras, afiliados y, en general cualquier tercero que haya certificado información que incida en el cálculo del bono...”.

b) El Código Único Disciplinario (L. 200/95) prevé que las acciones u omisiones que infrinjan las disposiciones de ley acarrea sanciones.

c) La Ley 678 del año 2001, que regula la responsabilidad patrimonial de los servidores, exservidores públicos y de los particulares que desempeñen funciones públicas a través del ejercicio de la acción de repetición, de que trata el artículo 90 de la Constitución Nacional.

Esta circular complementa lo establecido en la Circular 065 del 4 de julio de 1997, la cual se encuentra vigente.

N. del D.: Esta circular va dirigida al gerente nacional de atención al pensionado, coordinador nacional de atención al pensionado, gerentes seccionales de pensiones, jefes departamento de atención al pensionado, gerentes de CAP y demás personal que labore en el negocio de pensiones.

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