CIRCULAR V.P. 499 DE 2002 

(Julio 11)

Asunto: Decreto 13 de 2001 - Procedimiento de cuotas partes pensionales.

Como es de público conocimiento la no expedición de los bonos pensionales previstos en la Ley 100 de 1993 por parte de la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda, fundamentada inicialmente en el inciso cuarto del artículo 41 del Decreto 1748 de 1995, norma declarada nula mediante fallo del Consejo de Estado del 27 de julio de 2000, y actualmente en el Decreto 13 de 2001, demandado por el ISS ante el Consejo de Estado sin que hasta el momento se haya proferido decisión de suspensión o nulidad, ha generado un grave conflicto de orden social y de mala imagen para el Seguro Social, agudizado por los constantes fallos del poder judicial, obligando al ISS al reconocimiento de prestaciones fundamentadas en la presunción de legalidad del Decreto 13, sin que estas pensiones se encuentren debidamente financiadas, afectando de manera negativa las reservas pensionales del Seguro Social.

Entre otros aspectos argumentados por el poder judicial deben considerarse los siguientes fallos:

En sentencia judicial Nº 235 del 4 de abril de 2002, la Corte Constitucional en la parte de fundamentos y consideraciones, ítem B, considero que:

• “La seguridad social, en ciertos casos, adquiere el carácter de derecho fundamental;

• Los trámites administrativos no pueden entorpecer el reconocimiento de una pensión;

• La emisión del bono pensional no puede esgrimirse como disculpa para no reconocer una pensión; y cuando se niega la pensión por esta circunstancia, no se está resolviendo de fondo el derecho de petición y se puede incurrir en vía de hecho”.

El Juzgado Primero Laboral del Circuito Villavicencio Meta, oficio 429 del 15 de mayo de 2002 consideró:

• “El instituto del Seguro Social no puede caer en una completa inercia y por ende no darle impulso procesal al trámite del bono pensional a que tiene derecho el aquí accionante, como entidad administradora de pensiones que es, pueda adelantar las acciones pertinentes para reclamar la emisión del bono pensional a las entidades respectivas y no dilatar más la decisión de fondo que debe adoptarse, pues con ello se están vulnerando derechos fundamentales como el de la seguridad social en conexidad con el derecho a la vida, protección de la tercera edad, dignidad humana entre otros”.

El Juzgado 32 Civil del Circuito Bogotá D.C., Oficio Nº 02-01.281 del 28 de mayo de 2001 considero:

• “El ISS está obligado a aplicar el Decreto 13 de 2001, pensionado al actor por el sistema de cuotas partes, tal como lo ordenó la Corte Constitucional en la Sentencia T-900 de 2001”.

Con base en lo anterior y atendiendo precisas instrucciones de la presidencia del Seguro Social esta vicepresidencia ha adelantado trámites ante el Ministerio de Hacienda, Ministerio de Trabajo y otras entidades de control y del poder ejecutivo, a fin de buscar mecanismos que permitan solucionar los problemas anteriormente descritos y cuyos resultados se plasman en el convenio suscrito el 4 de abril del presente año, el cual les fue enviado con el memorando VP-2033 del 27 de marzo de 2002, destacando que solo se incluye Cajanal y las entidades públicas del orden nacional sustituidas por el Fopep, respecto al cual vale la pena resaltar, quedan excluidas las entidades del orden territorial.

La razón de la no inclusión de dichas entidades en el convenio citado anteriormente obedece a que, el Gobierno Nacional no puede comprometer el presupuesto de las entidades territoriales a menos que ellas decidan participar en dicho convenio.

En cuanto a las participaciones de que trata el artículo 356 y 357 de la Constitución Nacional, modificado por el Acto Legislativo 01 de 2001, y reglamentado por la Ley 715 de 2001, tienen destinación específica sin que se haya incluido el pago de bonos u cuotas partes, necesarios para el financiamiento de las pensiones.

Por las anteriores consideraciones se concluye que no es posible suscribir un convenio de compensación genérico con las entidades territoriales, debiendo recurrir a convenios de orden individual, entendiendo indudablemente que pudiera existir desinterés de algunos funcionarios públicos del orden territorial en la firma de dichos convenios, por lo que a través de la presidencia del Seguro Social, con oficio Nº 000701 del 9 de mayo y oficio Nº 000806 del 6 de junio ambos del presente año, se solicitó a la Procuraduría General de la Nación, dentro del ámbito de su competencia, apoyar los esfuerzos del Seguro Social en el sentido de conminar a los representantes legales de las entidades públicas al cumplimiento de sus obligaciones en la emisión y pago de los bonos pensionales o en su defecto, en la aceptación y pago de las cuotas partes pensionales.

Basados en los anteriores argumentos tanto de los efectos nocivos del no reconocimiento de prestaciones, como de reconocerlas sin que el instituto asegure las sumas necesarias para financiar dichas pensiones, y consecuentemente la protección del fondo de reservas del ISS, esta vicepresidencia imparte instrucciones en el sentido de consultar de manera inmediata las cuotas partes pensionales a las entidades territoriales, resaltando que el reconocimiento con cuota parte pensional se da cuando el afiliado es cotizante activo con el ISS al 31 de marzo de 1994 y continúa cotizando al Seguro Social, o cuando un afiliado está inactivo al 31 de marzo de 1994 y la última entidad a la que cotizó era el Seguro Social, y luego del 31 de marzo de 1994 se vincula nuevamente con el ISS, y con bono pensional cuando el afiliado al 31 de marzo de 1994 le cotizaba a una caja o fondo diferente al ISS, y con posterioridad a dicha fecha se traslada al ISS, o cuando estando inactivo al 31 de marzo de 1994, su última entidad pagadora de pensión era una caja o fondo diferente al ISS, y después del 1º de abril de 1994 se traslada al Seguro Social. (Ver instructivo anexo).

Una vez reconocida la prestación económica por cuota parte se debe enviar a la gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados y al grupo de cuotas partes copia de los actos administrativos debidamente firmados, junto con las cartas de consulta, aceptación u objeción de las cuotas partes pensionales.

No sobra reiterar, que el adecuado reconocimiento de las prestaciones con cuotas partes, la inclusión en nómina y los procesos de consulta de las misma, así como el envío de los actos administrativos, oficios de consulta, aceptación u objeción de las mismas, es de responsabilidad absoluta de las seccionales competentes para la decisión de prestaciones económicas. A sí mismo es responsabilidad de las seccionales sin competencia para decidir, el sustanciar adecuadamente los expedientes antes de la remisión a las seccionales competentes.

Igualmente, les recuerdo que las prestaciones económicas que tengan requisitos con solo tiempos del ISS, deben ser reconocidas, las cuales se reliquidarán una vez esté pagado el bono en su totalidad.

Cualquier desatención a las instrucciones contenidas en este documento acarreará el inicio de procesos disciplinarios con las sanciones que de ellos se desprendan, de acuerdo al Código Único Disciplinario.

Nota: Para dar cumplimiento a esta circular deberán proceder de conformidad al instructivo de cuotas partes pensiónales por cobrar, anexo en cuatro (4) folios.

N. del D.: Esta circular va dirigida a gerentes y coordinadores de pensiones nivel nacional, gerentes y jefes de departamento de atención al pensionado seccionales y demás personal de la vicepresidencia de pensiones.

Procedimiento cuotas partes pensionales por cobrar

Paso NºEmpleado responsableDependenciasDescripciónFormatos
1RecepciónCAP-Seccional• Recepción de documentos para iniciar reconocimiento de pensión. 
2SustanciadorCentro de decisión• Identificar si tiene tiempos públicos.
• Diligenciamiento del formato de entrada para solicitar documentos de acuerdo al tipo de prestación económica y establece si es cuota parte o bono.
Hay lugar a cuota parte pensional
• Cuando un afiliado es cotizante activo con el ISS al 31 de marzo de 1994 y continúa cotizando al ISS estas prestaciones se reconocen por cuota parte pensional.
• Cuando un afiliado está inactivo al 1º de abril de 1994 y la última entidad a la que cotizó era el Seguro Social, y luego del 31 de marzo de 1994 se vincula nuevamente con el ISS, estas prestaciones se reconocen por cuota parte pensional.
Hay lugar a bono pensional
• Cuando un afiliado 31 de marzo de 1994 le cotizaba a una caja o fondo diferente al ISS, y con posterioridad a dicha fecha se traslada al ISS, estas prestaciones se reconocen por bono pensional
O cuando estando inactivo al 31 de marzo de 1994, su última entidad pagadora de pensión era una caja o fondo diferente al ISS, y después del 31 de marzo de 1994 se traslada al ISS, estas prestaciones se reconocen por bono pensional.
• Se determina que cumple requisitos de edad.
• Se especifican los entes concurrentes con períodos y días laborados en cada entidad.
• Solicita a la GNHL los reportes oficiales (Historia Laboral Tradicional-Autoliss-Contaiss-Régimen Subsidiado).
• Se efectúa la respectiva imputación de pagos si es el caso.
• Con base en la historia laboral del ISS se determina el número de días aportados.
• Totaliza tiempos en todas las entidades, expresados en días.
 
3AbogadoCentro de decisión• Verifica el régimen jurídico aplicable y elabora proyecto de resolución. (Si en los últimos 10 años, los salarios no se encuentran registrados en la historia laboral del ISS, se debe solicitar a la entidad donde laboró antes del traslado al ISS). 
4LiquidadorCentro de decisión• Determina IBL de acuerdo el régimen aplicable.
• Ejecuta una liquidación provisional de acuerdo al proyecto de resolución y documentos allegados.
• Establece porcentaje concurrencia de cada entidad.
• Proyecta el valor de la pensión con su respectivo retroactivo si hay lugar.
 
5AbogadoSeccional• Actualiza el proyecto de resolución en el cual se debe dejar constancia clara que se trata de una prestación económica . con cuota parte de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 100, Decreto 13 de 2001 y el convenio suscrito entre el ISS, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Trabajo y Seguridad, el 4 de abril de 2002.
• Se efectúan las respectivas consultas de cuotas partes pensionales a las entidades concurrentes, los cuales en un término no mayor de 15 días hábiles se deben pronunciar sobre la misma, o en caso contrario se aplicara la figura del Silencio Administrativo Positivo, este ítem debe quedar implícito en las resoluciones que reconocen prestaciones económicas con cuotas partes.
• Si alguna entidad concurrente objeta las cuotas partes, se analiza se corrige y consulta por 2da vez (15 días hábiles)
• Si la entidad concurrente no responde en los términos de la Ley 33 de 1985 (15 días hábiles) se aplica el silencio administrativo positivo y se efectúa la respectiva resolución oficial la cual será enviada a los entes concurrentes y al grupo de cuotas partes nivel nacional.
• Cuando se concede la prestación sin consultar la cuota parte por una acción de tutela se debe enviar a nómina la resolución en firme copia de la tutela y copia del oficio donde se consultaron las cuotas partes.
• Una vez aceptadas las cuotas partes se actualiza el proyecto de resolución con base en los oficios recibidos, detallando en dicha resolución los números de los oficios de consulto y aceptación de cuotas partes.
Nota: En los casos en que una prestación económica hubiese iniciado su trámite como bono pensional y por una orden judicial dicha prestación debe ser reconocida por cuota parte se debe comunicar a la coordinación nacional de bonos pensionales.
Se anexa:
• Fotocopia de la cédula
• Registro civil de nacimiento
• Todas las certificaciones laborales de los entes concurrentes
• Historia laboral tradicional oficial
• Autoliss
• Contaiss
• Régimen subsidiado
• Certificaciones de salarios
6Nómina de pensionadosSeccional• Se realiza la inclusión a nómina en cada seccional con indicador 6, aclarando si fue reconocida con base en el convenio con el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Trabajo. (marca especial).
En el momento del ingreso a la nómina se deben incluir los nombres de las entidades concurrentes, número de días, porcentajes, números de los oficios de consulta y aceptación de la cuota parte.
• Emite mensualmente listados de prestaciones ingresadas a la nómina por cuotas partes.
Se anexa:
• Copia resolución debidamente firmada
• Copia oficio de consulta cuota parte
• Copia oficio de aceptación de la cuota parte
• Copia de la tutela en caso que se hubiese presentado.
7Coordinación de atención al pensionadoSeccional•·Envía al grupo de cuotas partes.Se anexa:
• Copia resolución debidamente firmada
• Copia oficio de consulta cuota parte
• Copia oficio de aceptación de la cuota parte
• Copia de la tutela en caso que se hubiese presentado
8Grupo de cuotas partesNivel nacional• Verifica contra las resoluciones enviadas por las seccionales la correcta inclusión en la nómina de los datos de las entidades concurrentes y si es necesario realiza cambios en los datos capturados.
• Elaboración cuentas de cobra. Cuando las cuentas de cobro son por primera vez se debe adjuntar a cada entidad concurrente copia de la resolución, oficio de aceptación y si obró silencio administrativo copia del oficio de consulta.
• Remitir listados de cuentas de cobro al departamento nacional de contabilidad en el formato establecido por el departamento.
• Enviar listados de cuentas de cobro al departamento nacional de cobranzas.
• Revisar y corregir las notas crédito y cuentas de cobro cuando la entidad concurrente manifieste que se deben aclara número de NIT, razón social o cuando el cobro sé a efectuado a la entidad que no corresponde.
• Efectuar el cruce correspondiente con la gerencia nacional de tesorería con el fin de verificar si las entidades concurrentes ya cumplieron con sus obligaciones de cuotas partes.
• Emite certificación especificando valor, número de cobro cancelada, entidad, razón social y registrar dichos pagos en el software de cuatas partes.
• Si transcurridos 30 días calendario después de enviada la cuenta de cobro a la entidad deudora, no sé ha realizado el pago de la obligación debida, le será enviado un primer requerimiento de cobro.
• Si dentro de los 30 días calendario siguientes al envío del primer requerimiento, la entidad deudora no se ha pronunciado ni ha cancelado al obligación, le será enviado un segundo requerimiento.
• Si transcurridos 20 días calendarios después de enviado el segundo requerimiento, la entidad deudora no ha efectuado el pago de la obligación, se remitirán los documentos a la dirección jurídica nacional para que inicie el cobro coactivo.
• Solicitar a la gerencia nacional de historia laboral y nómina de pensionados y a gerencia nacional de tesorería certificaciones en las cuales se manifiesta que los valores correspondientes a cada entidad deudora fueron efectivamente pagados por el Seguro Social al afiliado cuando así lo requiera la entidad deudora.
• Llevará un control de las cuotas partes pensionales que correspondan a cada entidad con los datos generales, tales como: entidad concurrente, número de documento, fecha de iniciación de la pensión, el valor inicial de la pensión, valor porcentual de las cuotas partes, valor a compartir con cada entidad concurrente, número de NiT.
• Organización del archivo de resoluciones y cuentas de cobro
 

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