Ministerio de Trabajo

CIRCULAR 51 DE 2014

(Julio 16)

Asunto: modificar la Circular 14 del 17 de febrero de 2014 – reporte de información de aportes al fondo de riesgos laborales.

(Nota: Derogada por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

Mediante la presente circular se modifica el numeral 2.2 del anexo técnico de la Circular 14 de febrero 17 de 2014, el cual quedará en los términos del anexo del presente acto.

Transición

Se extiende el plazo para que las administradoras de riesgos laborales remitan la información en los términos de la Circular 14 de 2014 y de la presente circular hasta el 1º de septiembre del presente año, con el propósito de que culminen las pruebas y validaciones de cargue y realicen los ajustes necesarios para dar cumplimiento a lo establecido en la misma.

Publíquese y cúmplase.

ANEXO TÉCNICO

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

2.2. Estructura del archivo maestro de información de las empresas y trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales.

El archivo maestro de información de empresas y trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo; un conjunto de registro detalle (registro tipo 2), que contiene la información del pago de las cotizaciones a las administradoras de riesgos laborales (ARL) y un conjunto de registro de detalle (registro tipo 3), que contiene la información de los valores girados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a las administradoras de riesgos laborales por concepto de aportes a riesgos laborales de las entidades beneficiarias del sistema general de participaciones (SGP).

Para efectos del reporte de la legalización de los aportes al fondo de riesgos laborales por parte de las entidades aportantes y trabajadores afiliados, beneficiarios del sistema general de participaciones (SGP), se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Las legalizaciones de aportes del sistema general de participaciones (SGP), por tratarse de liquidaciones individuales de aportes de los trabajadores afiliados se deben incluir dentro del reporte mensual a través del reporte establecido en el numeral 2.3, tabla número 7 registro tipo 2, campo 7 con el tipo de cotizante afiliado 47 – dependiente beneficiario del sistema general de participación. Los valores reportados por este concepto no deberán incluirse en la consignación mensual.

2. El plazo máximo para que las administradoras de riesgos laborales presenten la legalización de los valores girados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público correspondientes al sistema general de participaciones, será de tres (3) meses a partir del giro de los aportes por parte de dicho ministerio a la administradora de riesgos laborales (ARL).

Tabla número 4. Registro tipo 1 – registro de control

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. máxObligatorio
0Tipo de registro11
1Código de la ARLAlfanumérico6
2Fecha inicial del periodo de la informaciónAAAA-MM-DD10
3Fecha final del periodo de la informaciónAAAA-MM-DD10
4Total de registrosNúmero de registros del archivo relacionado8
5Nombre del archivo (sin extensión TXT)Ver tabla 117

 

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

Tabla número 5. Registro tipo 2 – registro de detalle – contiene la información del pago de las cotizaciones por parte de las empresas aportantes y trabajadores independientes afiliados a las administradoras de riesgos laborales.

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. máxObligatorioDescripción del campo
0Tipo de registro211 = registro de control
2 = registro detalle
3 = abonos SGP
1Código de la ARLAlfanumérico6Códigos asignados por la Superintendencia Financiera
2Tipo identificación del aportanteNI = número identificación tributaria
CC = cédula de ciudadanía
CE = cédula de extranjería
TI = tarjeta de identidad
RC = registro civil
PA = pasaporte
CD = carnet diplomático
2 
3Número identificación del aportante 17Los campos numéricos deben venir sin separador de miles.
4Dígito de verificación del aportanteEl campo digito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT1NO0 – 9
El campo digito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. máxObligatorioDescripción del campo
5Nombre o razón social del aportante 200Nombre de la empresa o vinculador laboral, si son aportantes independientes nombres y apellidos completos.
6Clase de aportanteA = aportante con 200 o más cotizantes
B = aportante con menos de 200 cotizantes
C = aportantes Mipyme que se acogen a la ley 590 de 2000
D = beneficiario Ley 1429 de 2010
I = independiente
1 
7Código del Centro de Trabajo del Aportante1 = Principal
2 = al primer centro de trabajo asignado
3 = al segundo centro de trabajo asignado
4 = al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente
2 
8Departamento del aportanteTabla departamentos – tabla Divipola del DANE2 
9Municipio del aportanteTabla municipios – tabla Divipola del DANE3 
10Dirección del aportante 50 
11Teléfono del aportante 20 
12Estado de pago del aportante1 = al día
2 = en mora
1 
13Total Ingreso Base de cotizaciónPara trabajadores Dependientes – acorde con el Decreto 1772 de 1994 artículo 11.
Trabajadores independientes – acorde Decreto 723 de 2013
12Este campo se calcula de la sumatoria del campo número 8 (ingreso base de cotización por afiliado) de la tabla número 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
14Total porcentaje de cotizaciónTeniendo en cuenta su clase de riesgo (tabla cotizaciones mínimas y máximas Decreto 1772/94 art. 13). No podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8,7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador.4Este campo se incluye el máximo porcentaje del campo número 9 (porcentaje de cotización por afiliado) de la tabla número 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles.

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. máxObligatorioDescripción del campo
15Total monto de cotizaciónPara trabajadores dependientes. -El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12 Decreto 1772 de 1994.
Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización. Decreto 723 de 2013.
12Este campo se calcula de la sumatoria del campo número 10 (monto de cotización por Afiliado) de la tabla número 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles.
16Total trabajadoresLos campos numéricos deben venir sin separador de miles.6Número total de trabajadores del centro de trabajo.
17Días en moraLos campos numéricos deben venir sin separador de miles4NODías en mora que el aportante con la administradora de riesgos laborales
18Valor en moraLos campos numéricos deben venir sin separador de miles.12NOValor en mora del aportante con la administradora de riesgos laborales

Tabla 5A. Registro tipo 3 – registro de detalle – contiene la información de los valores girados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a las administradoras de riesgos laborales, ARL, por concepto de anticipo de aportes a riesgos laborales de las entidades beneficiarias del sistema general de participaciones, SGP.

(Nota: Derogado por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)

Código del campoNombre del campoValor permitidoLog. máxObligatorioDescripción del campo
0Tipo de registro311 = registro de control
2 = registro detalle
3 = abonos SGP
1Código de la ARLAlfanumérico6Códigos asignados por la Superintendencia Financiera
2Tipo identificación del AportanteNI = número identificación Tributaria
CC = cédula de ciudadanía
CE = cédula de extranjería
TI = tarjeta de identidad
RC = registro civil
PA = Pasaporte
CD = carné diplomático
2 
3Número identificación del aportante 17Los campos numéricos deben venir sin separador de miles.
4Dígito de verificación del aportanteEl campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT1NO0 – 9
El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT
5Nombre o razón social del aportante 200Nombre de la empresa o vinculador laboral, si son aportantes independientes nombres y apellidos completos.
6Clase de aportanteA = aportante con 200 o más cotizantes
B = aportante con menos de 200 cotizantes
C = aportantes Mipyme que se acogen a la Ley 590 de 2000
D = beneficiario Ley 1429 de 2010
I = independiente
1 

Código del campoNombre del campo Valor permitido Log. máxObligatorioDescripción del campo
7Código del centro de trabajo del aportante1 = principal
2 = al primer centro de trabajo asignado
3 = al segundo centro de trabajo asignado
4 = al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente
2 
8Departamento del aportanteTabla departamentos – tabla Divipola del DANE2 
9Municipio del aportanteTabla municipios – tabla Divipola del DANE3 
10Dirección del aportante 50 
11Teléfono del aportante 20 
12Estado de pago del aportante1 = al día
2 = en mora
1 
13Mes al que corresponde la doceavaObligatorio y debe permitir valores entre 1 y 12.2Mes al cual corresponde la doceava que se está reportando
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
14Año al que corresponde la doceavaObligatorio y debe permitir valores mayores o iguales a 20134Año al cual corresponde la doceava que se está reportando
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles.
15Valor de la doceavaLos campos numéricos deben venir sin separador de miles.12Valor girado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por concepto de la doceava correspondiente al aportante beneficiario del SGP
Los campos numéricos deben venir sin separador de miles.
16Total trabajadoresLos campos numéricos deben venir sin separador de miles.6Número total de trabajadores base para el cálculo de la doceava
17Número de la doceavaObligatorio y debe permitir valores entre 1 y 12.2NONúmero de la cuota girada dentro del año por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por concepto de la doceava correspondiente al aportante beneficiario del SGP
18Valor abonos del añoLos campos numéricos deben venir sin separador de miles.12NOValor acumulado de los abonos realizados durante el año por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por concepto de las doceavas correspondiente al aportante beneficiario del SGP,

 

N. del D.: esta circular va dirigida a entidades administradoras de riesgos laborales, administrador fiduciario de los recursos del fondo de riesgos laborales y empleadores del sector público y privado.

(Nota: Derogada por la Resolución 5666 de 2016 artículo 5° del Ministerio del Trabajo)