CIRCULAR VP 555 DE 2003 

(Junio 4)

Asunto: Programa liquidador —Ley 797 de 2003— y otros aspectos importantes respecto del reconocimiento de prestaciones.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 797 de 2003, nos permitimos impartir las siguientes instrucciones para efectos de una correcta liquidación de las mismas, de acuerdo con las actualizaciones que para el efecto realizó al programa liquidador la gerencia nacional de informática, versión correspondiente a la 5.1, así:

Los ajustes correspondientes a la Ley 797 de 2003 se encuentran en el transfer de la carpeta pensiones y dentro de ella, en la carpeta abogados lo correspondiente al liquidador de los abogados, y en la carpeta nómina lo correspondiente al liquidador que genera las novedades para la nómina y las resoluciones automáticas.

Previa a la instalación de la nueva versión, deberán efectuar un backup de Los datos contenidos hasta el momento en el programa, a fin de evitar posibles pérdidas de información. Cualquier inquietud o asesoría, la atenderá el ingeniero Orlando Bernal, en la gerencia nacional de informática. Teléfono 343 7690.

A continuación se relacionan los principales aspectos a tener en cuenta con esta nueva versión del aplicativo:

Pensión de vejez

En términos generales, los requisitos para acceder a la pensión de vejez se mantienen por ahora, pero en la pantalla de captura encontrarán una nueva variable que es el porcentaje de invalidez para la concesión de la pensión especial de vejez anticipada por invalidez estipulada por la Ley 797 de 2003. En estos casos la edad mínima será de 55 años y el número de semanas se mantiene en 1.000, siempre y cuando el asegurado sea considerado inválido con una pérdida de capacidad laboral igual o superior al 50%.

El programa también permite la captura en las pensiones especiales de vejez para madre o padre trabajador con hijo menor invalido, controlando que la fecha de estructuración de la invalidez del menor sea anterior a la fecha en que cumple los 18 años de edad, siempre y cuando antes del cumplimiento de la mayoría de edad del hijo inválido, el asegurado ya cumpla con el requisito del número mínimo de semanas requerido por el sistema de pensiones para acceder a la pensión especial de vejez. El sistema controla que el porcentaje de invalidez del hijo menor sea igual o superior al 50%.

En estas pensiones especiales por hijo inválido, se debe tener en cuenta que la fecha de causación será a partir del día siguiente a la fecha en que se efectúa el retiro del servicio como servidor público o la renuncia como trabajador dependiente por parte de la madre o padre trabajador o a partir del día siguiente a la fecha de la última cotización efectuada al sistema en calidad de trabajador independiente, sin tener en cuenta si la misma está o no reportada como novedad en el sistema de autoliquidación mensual de aportes. No obstante, el ingreso en nómina y consecuente pago de la prestación, se dejará en suspenso hasta tanto legalice su retiro.

Pensión de invalidez

En la pantalla de captura de los datos básicos del asegurado, se incluyeron tres nuevas variables que son:

• Fecha de la primera calificación del estado de invalidez, la cual se utiliza para establecer la fidelidad al sistema exigida por la Ley 797 de 2003 para estos casos. Debe entenderse que esta fecha es la del primer dictamen realizado por la junta regional de calificación de invalidez.

• Fecha del vencimiento del último subsidio efectivamente cancelado, para lo cual el programa pregunta si se encontraba percibiendo subsidios por incapacidad. Es pertinente aclarar que los subsidios a que se refieren no son única y exclusivamente los cancelados por la EPS del seguro social, sino que también se debe solicitar el reporte de subsidios cancelados por cualquier EPS a la que haya estado afiliado el asegurado. Así mismo, para el reconocimiento de la prestación, la fecha de causación es la de estructuración de la invalidez, excepto cuando con posterioridad a esta fecha, el afiliado continúe disfrutando del subsidio por incapacidad temporal, evento en el cual el reconocimiento se hará a partir del día siguiente a la fecha de vencimiento del último subsidio.

• Número de semanas cotizadas en los tres últimos años anteriores a la fecha de estructuración de la invalidez, el cual es uno de los requisitos que permite establecer el derecho a la pensión. Aclarando que para los asegurados inválidos menores de 20 años de edad, se exigen solamente 26 semanas de cotización en el año anterior a la fecha de estructuración de la invalidez, no siendo necesaria la fidelidad al sistema de pensiones para ellos. Cabe anotar que el programa valida esta información, así como la fidelidad al sistema al momento de capturar la historia laboral del asegurado, para lo cual tanto en las pensiones de invalidez, como en la de sobrevivientes, se exigirá la captura de toda la historia laboral.

En caso que el programa determine que el requisito de la fidelidad al sistema no se cumple con base en la historia laboral del asegurado, desplegará un mensaje de error por pantalla y en la hoja de prueba, sin que proceda a liquidar la prestación.

Pensión de sobrevivientes

Al igual que en las pensiones de invalidez, se modificaron los programas de captura de los datos básicos del asegurado y de la historia laboral para verificar el cumplimiento de las 50 semanas de cotización en los 3 años anteriores a la fecha del fallecimiento y la fidelidad al sistema según el caso.

Además se modificó el programa permitiendo captura (sic) un(a) cónyuge y un(a) compañero(a) en los casos en que no haya convivencia simultánea con el causante durante los últimos cinco años anteriores al fallecimiento. A cada beneficiario se le asignará un porcentaje de acuerdo al tiempo de convivencia con el causante, dicho porcentaje se establecerá en forma manual.

El sistema verificará que la suma de estos dos porcentajes de convivencia sea igual a 100%, desplegando un mensaje de error cuando este requisito no se cumpla y distribuyendo la totalidad de la pensión de acuerdo a estos porcentajes. Si hay hijos se debe tener en cuenta que el sistema distribuirá en la misma proporción, pero sólo el 50% de la prestación. Es de aclarar que en las pensiones de sustitución, también se incluyó la característica antes anotada.

En caso de no cumplir con el requisito de fidelidad al sistema y/o con el de las semanas cotizadas en los últimos 3 años anteriores al fallecimiento, el programa verificará si el asegurado cotizó más del número mínimo de semanas requerido por el sistema de pensiones para acceder a la pensión de vejez previstas en el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 9º de la Ley 797 de 2003, liquidando la pensión de acuerdo a lo establecido por la Ley 797 de 2003, es decir, el 80% del monto que le hubiere correspondido en una pensión de vejez.

Adicionalmente, es de aclarar que con la entrada en vigencia de la Ley 797 de 2003, el hecho de tener hijos con el causante no convalida el requisito de la convivencia en los 5 últimos años anteriores al momento del fallecimiento, es decir, que para que un(a) cónyuge o compañero(a) permanente menor de 30 años tenga acceso a una pensión vitalicia de sobrevivientes deberá acreditar la convivencia, además de haber concebido un hijo con el causante, que convivió los 5 últimos años con el causante.

Respecto de los eventos en que existan cónyuge y compañero(a) permanente se deberán aplicar las siguientes reglas:

1. Si existe convivencia simultanea entre cónyuge y compañero(a) permanente, la totalidad de la pensión es para la cónyuge, si el vínculo conyugal se encuentra vigente.

2. Si no existe convivencia simultánea y se mantiene vigente la unión conyugal, la compañera tiene derecho a una cuota parte de lo correspondiente al porcentaje proporcional al tiempo convivido, siempre que éste haya sido superior a los últimos 5 años anteriores al fallecimiento, la otra cuota parte le corresponde al cónyuge con que existe sociedad conyugal vigente.

Como ejemplo práctico de lo anterior, y para efectos de la proporcionalidad, tenemos: La cónyuge a convivió con el causante durante 13 años hasta cuando se presenta una separación de hecho; posteriormente el causante empieza a convivir con la compañera B durante 8 años hasta que éste fallece. El tiempo total de convivencia entonces es de 21 años que equivalen al 100% de la prestación; con una regla de tres, concluimos que los 13 años de convivencia entre el causante y A equivalen al 61,9% de la prestación, mientras que la convivencia con B equivale al 38,1% de la pensión restante.

Se hace necesario aclarar los siguientes puntos respecto de la pensión de sobrevivientes estipulada por la Ley 797 de 2003, en los eventos en que existe sociedad conyugal no disuelta, ni convivencia entre cónyuge y causante en los últimos 5 años anteriores al momento de la muerte:

• Si existe convivencia con un(a) compañero(a) durante por lo menos los 5 años anteriores al momento del fallecimiento, el monto de la pensión se dividirá de forma proporcional según el tiempo de convivencia, entre el(la) cónyuge y el (la) compañero(a).

• Si existe convivencia con un(a) compañero(a) pero sin que sea por lo menos los 5 años anteriores al momento de fallecimiento, el(la) compañero(a) no tendrá derecho a la cuota parte de la pensión y por consiguiente, el(la) cónyuge tampoco lo tendrá.

• Si no existió convivencia con persona alguna durante por lo menos los últimos 5 años anteriores a la muerte, el(la) cónyuge no tendrá derecho a la pensión de sobrevivientes.

Otras modificaciones que van incluidas en esta nueva versión de la aplicación de liquidación de pensiones son:

1. Para todos los tipos de pensión, incluidas aquellas reconocidas bajo la Ley 100 de 1993, el programa liquida automáticamente, sobre el retroactivo de la pensión a partir de la mesada del mes de febrero de 2003 y posteriores, incluidas las mesadas adicionales de junio y diciembre, el descuento previsto en el literal d) del artículo 8º de la Ley 797 de 2003, es decir el 1% y 2% en las pensiones con montos superiores a 10 y 20 salarios mínimos respectivamente y lo despliega en la hoja de prueba y en la resolución y de igual manera lo incluye en la novedad de ingreso a la nómina de pensionados.

2. En el módulo de captura de ingresos manuales a la nómina, se incluyó también un campo adicional para capturar este descuento cuando por alguna razón la pensión no se pueda ingresar por el módulo de novedades automáticas y superen los 10 salarios mínimos. Para tal efecto, el programa de liquidación de los abogados o sustanciadores también liquida ese descuento. En este orden de ideas, es importante aclarar que si la fecha de causación es posterior al 1 de febrero de 2003, el descuento se debe aplicar solamente sobre lo efectivamente pagado, por ejemplo, si la fecha de acusación es febrero 15, no se descontará a partir del 1º de febrero, sino que se liquidará proporcionalmente sobre los 15 días realmente cancelados.

3. En la captura de la historia laboral se permitirán ingresos de hasta 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes en las cotizaciones efectuadas con posterioridad al mes de febrero de 2003.

4. De igual manera, se modificó el programa de captura de la historia laboral para que, en las cotizaciones efectuadas a partir del 1º de enero de 1995, el programa cuente años de 360 días y meses de 30 días. El digitador deberá tener en cuenta que para el mes de febrero el programa también contará 30 días, si se quiere capturar solamente 28 o 29 días para este mes, será necesario que el rango de cotización comience el 2 o el 3 del mes de febrero respectivo, según sea el caso.

5. Se ha actualizado el programa en cuanto a la liquidación de las indemnizaciones sustitutivas, la cual acoge el nuevo porcentaje establecido en la Ley 797 de 2003 a partir del 1º de febrero de 2003.

Es importante resaltar los siguientes aspectos, no del todo ligados con el programa liquidador, pero si necesarios para la correcta decisión de las prestaciones económicas por parte de cada uno de los centros de decisión:

Para efectos de conteo de tiempo al momento de sustanciar y liquidar las prestaciones económicas, se reitera que un año equivale a 360 días y un mes a 30 días, lo cual fue incluido en la nueva versión del programa liquidador; razón por la cual, al incluir la historia laboral del asegurado con posterioridad al 1º de enero de 1995, el programa automáticamente asume estos períodos como años de 360 días, mientras que los meses los asume como de 30 días, independientemente del número de días que tenga el año o mes en específico. Así mismo, es pertinente recordarles que, al momento de efectuar la liquidación de la prestación, será necesaria la inclusión de toda la historia laboral del asegurado, a fin de realizar las validaciones y cruces de información a que haya lugar. Por otra parte, ya no es necesaria la inclusión de la historia laboral mes a mes, excepto en los eventos en que en dichos períodos haya cambios de salarios.

En este mismo sentido, al momento de digitar el ingreso base de cotización reportado para determinado mes, se debe tener en cuenta que sólo se ingresa lo equivalente a lo realmente aportado. En este sentido, si por efecto de la imputación de pagos prevista en los decretos 1818 de 1996 y 1406 de 1999 y 510 de 2003, el número de días se reduce, se debe sacar la proporcionalidad en el ingreso base de cotización de ese ciclo, con el fin de no afectar el proceso de liquidación. Por ejemplo, si en un ciclo del año 2003 se reportaron $ 300.000 por 30 días y sólo quedan 15 días válidamente cotizados, luego del proceso de imputación de pagos, la suma del ingreso base de cotización para dicho ciclo ya no es por un valor de $ 300.000, que originalmente reportó, sino la proporción de esos 15 días con respecto a los $ 300.000.

De igual forma, en los eventos en los que el asegurado cotice fracción de mes se debe tener en cuenta que el ingreso base de cotización reportado no exceda el tope máximo establecido en la ley (25 smlmv). Para este caso se mantiene el principio de proporcionalidad sobre lo realmente aportado, sin que dicha proporción exceda el tope máximo diario, el cual se debe calcular manualmente, y que para el año 2003 es de $ 276.666. Por lo tanto, en el evento en que el número de días sea menor a 30 se debe calcular la proporción del valor del ingreso base de cotización de acuerdo al número de días reportados, y verificar que dicha proporción no exceda el valor del tope máximo diario calculado.

Por ejemplo, si un asegurado en un mes del año 2003 reporta 10 días con un ingreso base de cotización de $ 5.000.000 se debe tener en cuenta:

1. Que el máximo legal por esos 10 días es de $ 2.766.666, ya que el tope mensual legal por 30 días es de $ 8.300.000 (332.000*25); y por lo tanto no es posible dejar a esos 10 días un ingreso base de cotización con un valor de $ 5.000.000.

2. Que la proporción por esos 10 días sobre los $ 5.000.000 reportados es de $1.666.666, siendo éste el valor del ingreso base de cotización que se debe digitar. Para este caso, el valor reportado no excede el tope máximo que se tiene para los días reportados.

Es necesario anotar que, de la misma manera en que se calcula el ingreso base de cotización diario máximo, se debe calcular el diario mínimo; casos que deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar el proceso de imputación de pagos.

Se precisa que en vigencia de la Ley 797 de 2003, todas las prestaciones se deberán liquidar de conformidad con el ingreso base de liquidación dispuesto en el artículo 21 de la Ley 100 de 1993, y los montos a aplicar serán los previstos en los artículos 34, 40 y 48 de dicha ley hasta el 31 de diciembre de 2003.

Respecto de las resoluciones automáticas que deberá generar el programa, les manifestamos que las mismas serán integradas al sistema liquidador en próximos días, lo cual será oportunamente informado a cada centro de decisión, con el fin de que se impriman correctamente al cierre de la nómina.

Otros aspectos

Sobre los actos administrativos emitidos en cumplimiento de fallos de tutelas, en los cuales los jueces manifiesten expresamente que se debe conceder la prestación como mecanismo transitorio durante determinado período, se deberá incluir en el campo de la nómina conocido como fecha de vencimiento, la fecha hasta la cual se deberá cancelar la prestación según lo ordenado por el juez de tutela, a menos que antes de esa fecha se allegue el auto admisorio de la demanda instaurada ante la jurisdicción competente.

En los eventos en que los jueces ordenen el reconocimiento de prestaciones sin que haya lugar a las mismas y sin que se establezca en el fallo de tutela que es como mecanismo transitorio, siempre se deberán efectuar la impugnación de las mismas y, cuando la decisión en segunda instancia sea desfavorable y la tutela no sea escogida para revisión por la Corte Constitucional, se deberá proceder a remitir el expediente, junto con todos los antecedentes del caso a la vicepresidencia de pensiones del seguro social a fin de proceder a adelantar los trámites necesarios para solicitar la revisión ante la Corte Suprema de Justicia o el Consejo de Estado, tal como lo permite la Ley 797 de 2003, en su artículo 20.

Serán los gerentes seccionales los responsables de divulgar el contenido del presente memorando y de vigilar su cumplimiento por parte de los funcionarios y contratistas de las gerencias a su cargo, informando a la gerencia nacional de atención al pensionado, a más tardar el 9 de junio de 2003, el recibo de la presente y la actualización del programa. Además, teniendo en cuenta que este es un programa en desarrollo, les agradecemos las observaciones y fallas que se vayan presentando, con el fin de irlas ajustando.

N. del D.: Esta circular va dirigida al gerente nacional de historia laboral y nómina de pensionados, gerentes seccionales, jefes seccionales de departamento de atención al pensionado, jefes seccionales de historia laboral y nómina de pensionados.

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