CIRCULAR 57 DE 2005 

(Diciembre 1º)

Asunto: Controles y medidas para la expedición de documentos de identificación.

Mediante Circular 55 del 23 de noviembre de 2005 se suspendió el cobro por expedición de duplicados, rectificaciones de cédulas y tarjetas de identidad y copias de registro civil, en cumplimiento del fallo de la Corte Constitucional proferido en Sentencia C-1171 del 17 de noviembre de 2005, por el cual se declaró inexequible el artículo 65 del Decreto 2241 de 1986, y teniendo en cuenta que la Resolución 3 del 28 de enero de 2005 por la cual se actualizaban las tarifas para la expedición de documentos de identificación y de otros servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil perdió su fuerza ejecutoria como consecuencia de la decisión de la Corte Constitucional, y según el artículo 66 del Código Contencioso Administrativo.

Debido al incremento significativo que se está presentando en la demanda de los servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil, con ocasión a la anterior situación, es necesario prevenir a los ciudadanos, y tener en cuenta por parte de la registraduría el principio general según el cual no se puede abusar de los derechos.

El principio de abuso del derecho que informa la relación ciudadano-administración, significa que a una persona no le es dado, so pretexto que le asiste el mismo, utilizarlo de manera descomedida y no consultando el de los demás ni los fines del servicio a cargo del Estado.

De conformidad con jurisprudencia de la Corte Constitucional en Sentencia T-511 de 1993 “Se abusa de un derecho constitucional propio cuando su titular hace de él un uso inapropiado e irrazonable a la luz de su contenido esencial y de sus fines. El abuso es patente cuando injustificadamente afecta otros derechos y, también, cuando su utilización desborda los límites materiales que el ordenamiento impone a la expansión natural del derecho, independientemente de que se produzca en este caso un daño a terceros”.

Cabe anotar que “Cada derecho tiene su espíritu, su objeto y su finalidad; quien quiera que pretenda desviarlo de su misión social, comete una culpa, delictual o cuasidelictual, un abuso del derecho, susceptible de comprometer con ese motivo su responsabilidad”. (CSJ, cas. feb. 21/38).

En desarrollo del anterior principio, es necesario establecer algunos controles en el procedimiento a seguir para la eficiente prestación de los servicios por parte de la registraduría, mientras se expiden las normas correspondientes que permitan el cobro de las tarifas por los servicios prestados, y con el fin de evitar el uso irracional de los mismos, y que estos se vean desmejorados.

En consecuencia, se establecen los siguientes controles y medidas en el trámite de los documentos de identificación:

I. Controles

1. Cedulación.

a) Múltiples solicitudes. Una misma persona que tenga una solicitud en trámite de duplicado o primera vez de cédula de ciudadanía, no le es dado solicitar, ni la entidad se encuentra obligada a tramitar un nuevo documento, mientras está en curso la primera solicitud.

b) Procedimiento. Para tal efecto, las registradurías que tengan acceso al sistema ANI, deben consultar si la persona que hace la solicitud tiene trámite pendiente, en este caso deberán informarle al mismo, la no viabilidad de un nuevo trámite de su documento, pues resulta apenas razonable que la Registraduría Nacional del Estado Civil no puede expedir múltiples documentos de identidad al mismo ciudadano debido a los costos que le acarrea cada trámite a la administración y en desmedro de las solicitudes de otros ciudadanos que tengan un interés genuino del servicio.

En caso de que no sea posible consultar el ANI y realizar el anterior control, se le debe informar al solicitante que la Registraduría Nacional del Estado Civil hará las investigaciones pertinentes con el fin de comprobar que no tenga duplicidad de solicitudes. De presentarse múltiples solicitudes, solo se dará trámite a la primera, salvo el caso de trámite de rectificación posterior del documento.

Los delegados deben impartir instrucciones a los centros de acopio para implementar el control correspondiente, en caso de resultar positiva la duplicidad de solicitudes, no se dará trámite y se devolverá a la registraduría de origen, y se le informará al ciudadano la duplicidad de solicitudes.

Este mismo control se ejercerá por parte de las oficinas centrales, sobre aquellas expediciones de primera vez y duplicado en trámite que no haya sido entregado el documento con las mismas consecuencias antes enunciadas.

2. Registro civil y tarjeta de identidad.

a) Múltiples copias de registro civil. En atención al principio antes enunciado, en cada diligencia no es permitido solicitar ni expedir más de una copia de registro civil ni tarjeta de identidad.

b) Procedimiento. Para efectos de racionalizar la expedición de copias de registro civil, la Registraduría Nacional del Estado Civil, expedirá solo una copia por diligencia. Se debe advertir, que se expedirán máximo cinco al mes, salvo justificación motivada por parte del particular.

Con el fin de tener un mayor control en las solicitudes, cada registraduría debe llevar un registro de solicitudes, en donde el particular manifieste bajo la gravedad de juramento, entendida con su firma, el fin y la destinación de las solicitudes de las múltiples copias de registro civil.

De igual forma debe darse aplicación al parágrafo del artículo 21 de la Ley 962 de 2005 referente a las copias de los registros civiles, que establece que “Las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición”.

De la misma manera se tendrá en cuenta el artículo 38 de la Ley 962 de 2005 en relación con la prueba de nacionalidad que establece como tal “... la cédula de ciudadanía para los mayores de dieciocho (18) años, la tarjeta de identidad para los mayores de catorce (14) años y menores de dieciocho (18) años o el registro civil de nacimiento para los menores de catorce (14) años ...”.

3. Certificaciones.

a) Múltiples copias de certificaciones. En atención al principio antes enunciado, en cada diligencia no es permitido solicitar ni expedir más de una certificación.

b) Procedimiento. Para efectos de racionalizar la expedición de certificaciones, la Registraduría Nacional del Estado Civil, expedirá solo una por diligencia. Se debe advertir, que se expedirán máximo cinco al mes, salvo justificación motivada por parte del particular.

Con el fin de tener un mayor control en las solicitudes de expedición de certificaciones, cada registraduría debe llevar un registro de solicitudes, en donde el particular manifieste bajo la gravedad de juramento, entendida con su firma, el fin y la destinación de las solicitudes de las múltiples certificaciones.

II. Estrategia de información al ciudadano

Los delegados y registradores especiales, distritales y municipales, deben informar a los ciudadanos a través de los medios de comunicación que tengan a su disposición, los controles y medidas, y adicionalmente en el caso de la cédula de ciudadanía, acerca de que sus formatos de cédula expedidos en años anteriores (cédula laminada e intermedia) se encuentran vigentes y con plenos efectos.

La Registraduría Nacional del Estado Civil, ha coordinado con el Gobierno Nacional para que el Congreso de la República, a través de un proyecto de ley, amplíe el plazo establecido por la Ley 757 de 2002 para la renovación de la cédula de ciudadanía de todos los colombianos.

La renovación, será un proceso gratuito, organizado y regulado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para que el ciudadano en el momento en el que se haga la convocatoria para realizar esa diligencia, cuente con todas las medidas logísticas que le permita sin traumatismo acceder a la expedición de su cédula de ciudadanía renovada.

En todas las oficinas de las registradurías, en lugar visible al público, debe publicarse a través de un afiche o cartelera, un mensaje dirigido a los ciudadanos en donde se informe que las cédulas de ciudadanía expedidas en años anteriores (cédula laminada e intermedia) se encuentran vigentes y con plenos efectos, de igual forma, avisar, que no deben preocuparse por renovar sus documentos, pues la Registraduría Nacional del Estado Civil, se encuentra adelantando el proceso de renovación tecnológica de los documentos de identificación, del cual se les dará aviso con anticipación.

III. Señalamiento de mecanismos para optimizar la organización en la prestación de los servicios

De presentarse una gran demanda de los servicios de identificación y registro civil y una afluencia considerable en las oficinas de las registradurías, que con lleve congestión y dificultad para la atención al ciudadano, les solicito estudiar la posibilidad de establecer el procedimiento de turnos, citas u otros mecanismos como fichas, que permitan una mejor organización y atención al usuario.

Para tal efecto, les solicito informar la determinación a adoptar sobre este punto a la registraduría delegada para el registro civil y la identificación y coordinar con esta lo necesario, para cumplir con dicho propósito, labor que debe estar culminada a más tardar, antes del 12 de diciembre de 2005.

Finalmente, es importante hacer un llamado a sus regiones y respectivos municipios, sobre la conciencia ciudadana que debe existir sobre las presentes medidas, con el fin de evitar molestias en la prestación de los servicios por parte de esta entidad.

N. del D.: Esta circular va dirigida a delegados departamentales, registradores distritales, registradores especiales y registradores municipales.

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