CIRCULAR EXTERNA 59 DE 1994 

(Julio 11)

Dentro del proceso de modernización, sistematización y agilización de trámites que viene adelantando esta superintendencia, se ha considerado de primordial importancia tomar medidas tendientes a optimizar los procesos de posesión de miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

Este despacho, en consecuencia, se permite impartir las siguientes instrucciones:

1. Lista de chequeo. La Superintendencia Bancaria ha diseñado una lista de chequeo, cuyo modelo se adjunta, en la que se señalan los documentos que se requieren para la posesión en cada uno de los cargos mencionados en la referencia.

Para cada caso, las entidades vigiladas deberán enviar, anexa a la documentación respectiva, la lista de chequeo debidamente diligenciada y firmada por el representante legal, en señal de que los documentos que se remiten corresponden a los solicitados en la denominada lista de chequeo.

2. Entrega de documentos. En todos los casos la documentación debe ser entregada en el grupo de registro de esta superintendencia (oficina 104, zona A), dependencia donde se establecerá un punto de control en el cual se verificará en forma inmediata que la misma esté completa, caso en el cual se impondrá un sello indicativo de que los documentos exigidos están completos, de manera que pueda procederse a su radicación en el grupo de correspondencia.

En caso de que la documentación se encuentre incompleta, la misma se devolverá indicando el (los) documento(s) faltante(s) con el propósito de que la persona o entidad interesada, una vez reúna lo requerido, reinicie el trámite.

En el evento en que se radique la documentación incompleta, esta superintendencia la devolverá acompañada de un oficio en el cual se indicará el (los) documento(s) faltante(s) para iniciar el estudio de la posesión correspondiente.

3. Centro de información de registro. Esta superintendencia ha establecido un centro especial para brindar información oportuna a las entidades vigiladas, a fin de minimizar los tiempos de espera y respuesta en los trámites de las posesiones.

Para el efecto, se ha destinado:

a) La línea telefónica número 2801448, con dedicación exclusiva, para la atención de consultas;

b) El fax número 2334710, y

c) Un funcionario asignado exclusivamente para absolver las inquietudes relativas a la documentación que todo trámite de posesión requiere, así como al estado en que se encuentra un proceso específico.

Todo lo dispuesto anteriormente no obsta para que en los casos que la Superintendencia Bancaria lo requiera, y como resultado de un análisis posterior, solicite las aclaraciones y documentos que considere pertinentes.

Esta superintendencia agradecerá de manera especial su colaboración para que se adopten, por parte de cada una de las entidades, las medidas internas necesarias tendientes a garantizar la efectividad del nuevo sistema.

Es oportuno comentar que éste es sólo el primero de los cambios que se introducirán al trámite de posesiones como resultado del proceso de modernización de la Superintendencia Bancaria, modificaciones que serán informadas a medida que se avance en su desarrollo.

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