CIRCULAR 60 DE 2008 

(Octubre 6)

Dependencia 10000

Asunto: Instrucciones sobre simplificación de trámites, funciones, requisitos específicos y términos de respuesta.

En ejercicio de la facultad de dirección asignada a este despacho en el artículo 3º del Decreto 205 de 2003, me permito impartir las siguientes instrucciones:

El artículo 3º del Código Contencioso Administrativo regula los principios que orientan las actuaciones administrativas, entre los que se destacan para este propósito, los de economía, celeridad y eficacia, en virtud de los cuales, los procedimientos se deben adelantar con la menor cantidad de gastos; no se deben exigir más documentos y copias de los estrictamente necesarios; se deben remover de oficio los obstáculos puramente formales y suprimir trámites innecesarios.

Por su parte, el artículo 22 del Decreto 2150 de 1995 establece que las autoridades de control no podrán solicitar copias o fotocopias de ningún documento que repose en los archivos de las entidades públicas.

Con fundamento en lo dispuesto en los artículos citados, los trámites ante las direcciones territoriales del Ministerio de la Protección Social se deben realizar sin solicitar más copias que las estrictamente indispensables para adelantar la actuación de que se trate. Así mismo, a los ciudadanos no se les podrán solicitar documentos que reposen en las demás entidades del Estado, a las cuales deberá dirigirse el funcionario competente en procura de obtener los documentos que requiera.

— Así mismo, como los reglamentos de trabajo, las convenciones y pactos colectivos de trabajo, así como los estatutos de las organizaciones sindicales y de las asociaciones de pensionados reposan en los archivos del Ministerio de la Protección Social, ningún funcionario podrá solicitar al ciudadano, para adelantar trámite alguno o para realizar investigaciones administrativas laborales, copia o fotocopia de tales documentos, ni certificados de existencia y representación legal de las referidas organizaciones. Los documentos deben ser solicitados por el funcionario competente a la dependencia en la que repose el documento necesario para adelantar el respectivo trámite.

— Los certificados de existencia y representación legal y, en general, aquellos documentos que deban ser expedidos por las cámaras de comercio, continuarán siendo solicitados a los ciudadanos, solo si el funcionario no puede acceder a tales documentos por medios electrónicos y mientras se celebran con estas entidades los respectivos convenios.

— De conformidad con lo establecido en el artículo 5º del Código Contencioso Administrativo, en concordancia con la Resolución 3150 de 2005 que reglamenta el trámite del derecho de petición en el Ministerio de la Protección Social, la información que deben contener las peticiones que se formulen por escrito, es la siguiente:

1. Entidad o dependencia a la que se dirige.

2. Nombres y apellidos completos del solicitante, su representante o apoderado, si es el caso, documento de identidad y dirección.

3. Objeto de la petición.

4. Razones en que fundamenta la petición.

5. Firma del peticionario o de su apoderado.

6. Documentos en que se fundamenta la solicitud.

— Los trámites de competencia de las direcciones territoriales y de las oficinas especiales, así como los requisitos específicos que en cada caso se deben exigir y el término máximo de respuesta al ciudadano, son los que se señalan en la siguiente tabla:

ÍtemNombre del trámite y disposición que lo regulaRequisitosTérmino de respuesta al ciudadano
1Aprobación de reglamento de trabajo.1. Solicitud del empleador o su representante.Diez (10) días hábiles, cuando no hay lugar a objeciones.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 116.2. Dos (2) ejemplares del reglamento de trabajo en medio físico debidamente firmados y uno (1) en medio magnético.Cinco (5) días hábiles adicionales, cuando se formulan objeciones.
  3. Manifestación expresa sobre la existencia de pacto o convención colectiva de trabajo, en el evento en que lo haya. 
2Investigación administrativa laboral por incumplimiento de normas de derecho individual, colectivo (convención, pacto colectivo, laudo arbitral) y de seguridad social en pensiones y riesgos profesionales.Solicitud escrita en original y copia.Tres (3) meses.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ARTS. 485 y 486.  
3Autorización para despido de trabajadora en estado de embarazo.Solicitud suscrita por el empleador en original y copia, indicando los hechos constitutivos de la justa causa que se invoca y la relación de documentos que se acompaña.Cuarenta y cinco (45) días hábiles.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 240.  
4Autorización de trabajo de adolescentes entre 15 y 17 años y de menores de 15 años de edad.1. Formato diligenciado y firmado por el empleador, los padres y el adolescente o el menor.Un (1) día.
 – Ley 1098 de 2006. ARTS. 35 y 113.2. Certificado de escolaridad. 
5Autorización de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o compensaciones de salario.Solicitud firmada por el empleador y el trabajador.Un (1) día.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 151.  
6Autorización para compensar en dinero las vacaciones.Solicitud firmada por el empleador y el trabajador.Un (1) día.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 189.  
7Autorización pago parcial de cesantías.Solicitud firmada por el empleador y el trabajador.Un (1) día.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 256.  
8Autorización de contratación de trabajadores a domicilio.1. Solicitud suscrita del empleador.Cinco (5) días hábiles.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 90.2. Registro de trabajadores y de salarios. 
9Autorización para laborar horas extras.1. Solicitud suscrita por el empleador, dirigida al director territorial del domicilio principal de la empresa, indicando las razones que justifican la petición y la vigencia requerida.Diez (10) días hábiles.
 – Decreto 995 de 1968. ART. 1º.2. Manifestación expresa sobre la existencia de organización sindical en la empresa. 
  3. Indicación de número y fecha de la inscripción del comité paritario de salud ocupacional. 
  4. Número y fecha de la resolución mediante la cual fue aprobado el reglamento de trabajo. 
  5. Información sobre la administradora de riesgos profesionales a la cual se encuentra afiliado el empleador. 
  Nota uno: La vigencia de la autorización se mantendrá mientras subsistan las causas que dieron origen, sin que pueda exceder de 3 años. 
  Nota dos: No se requiere realizar visita previa de verificación a la empresa. 
10Autorización de trabajo sin solución de continuidad.1. Solicitud suscrita por el empleador, indicando las razones que justifican la petición y vigencia requerida.Veinte (20) días hábiles.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 166.2. Manifestación expresa sobre la existencia de organización sindical. 
 – Decreto 13 de 1967. ARTS. 1º y 3º.3. Indicación de número y fecha de la resolución que aprobó el reglamento de trabajo. 
 – Decreto 995 de 1968. ART. 4º.Nota: La vigencia de la autorización se mantendrá mientras subsistan las causas que le dieron origen. 
11Autorización para el funcionamiento de empresas de servicios temporales.1. Solicitud suscrita por el representante legal.Treinta (30) días hábiles.
 – Ley 50 de 1990. ARTS. 82 y 83.2. Escritura pública de constitución. 
 – Decreto 4369 de 2006. ART. 7º.3. Balance suscrito por el contador o por el revisor fiscal y copia de los respectivos extractos bancarios. 
  4. Reglamento de trabajo que contenga las disposiciones especiales relativas a derechos y obligaciones de trabajadores en misión. 
  5. Formatos de contratos de trabajo a celebrar con trabajadores y usuarios del servicio. 
  6. Póliza de garantía. 
12Autorización de funcionamiento de agencias de colocación de empleo.Agencia privada lucrativa y no lucrativa:Diez (10) días hábiles.
 – Decreto 3115 de 1997. ARTS. 5º, 6º y 8º.1. Solicitud escrita firmada por el representante legal. 
  2. Escritura de constitución. 
  3. Copia del reglamento interno de funcionamiento. 
  4. Póliza de seguro de cumplimiento. 
  A la agencia privada no lucrativa no se le exige póliza de seguro de cumplimiento. 
  Agencia pública: Carta solicitando autorización, en la que se indique el acto de creación o autorización y la disposición que establece como función de la entidad, la intermediación laboral. 
13Autorización de regímenes de trabajo asociado y compensaciones de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado.1. Solicitud suscrita por el representante legal.Cuarenta y cinco (45) días hábiles.
 – Ley 79 de 1988. ARTS. 59 y 70.2. Copia del acta de asamblea de constitución suscrita por presidente y secretario, en la que conste la aprobación de los respectivos regímenes. 
 – Ley 1233 de 2008.3. Listado de fundadores debidamente firmado, con indicación del documento de identidad. 
 – Decreto 4588 de 2006. ARTS. 22, 24 y 25.4. Información solicitada en la lista de chequeo para revisión y autorización de los regímenes. 
 – Resolución 2684 de 2007.5. Copia de los estatutos de la cooperativa suscrito por presidente y secretario. 
  6. Dos ejemplares de los regímenes de trabajo asociado y de compensaciones. 
  7. Certificación de curso básico de economía solidaria. 
  Nota: Los anteriores documentos, a excepción del previsto en el numeral 7º se presentarán tanto en medio físico como magnético. 
14Registro de comité paritario de salud ocupacional del vigía ocupacional.Formato diligenciado por el representante legal.Un (1) día.
 – ART. 21 del Decreto-Ley 1295 de 1994.  
15Depósito de reformas estatutarias de organizaciones sindicales de primero, segundo y tercer grado.1. Solicitud suscrita por el presidente o el secretario de la organización sindical, acompañada de copia del acta de la reunión donde consten las reformas introducidas, firmada por todos los asistentes.Un (1) día.
 Código Sustantivo del Trabajo, artículo 369, modificado por el artículo 48 de la Ley 50 de 1990.2. Copia de los estatutos con las reformas insertadas. 
 Sentencia C-465 de 2008 de la Corte Constitucional.  
16Inscripción en el registro sindical de organizaciones de primer grado (fundación).1. Solicitud suscrita por el presidente y el secretario de la junta directiva o de la asamblea general.Cinco (5) días hábiles.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 3652. Copia del acta de fundación suscrita por los asistentes, con indicación del documento de identidad. 
 – Ley 50 de 1990. ART. 45, modificado por el artículo 4º de la Ley 584 de 2000.3. Copia del acta de elección de la junta directiva. 
 – Resolución 626 de 2008.4. Copia del acta de asamblea en la que fueron aprobados los estatutos. 
  5. Copia de los estatutos del sindicato, autenticados por el secretario de la junta directiva. 
  6. Nómina de la junta directiva con indicación del documento de identidad. 
  7. Nómina de afiliados con indicación del documento de identidad. 
  Nota: Las actas a las que se refieren los numerales 2º, 3º y 4º pueden ir en una sola. 
17Inscripción en el registro sindical de organizaciones de segundo y tercer grado (fundación).1. Solicitud suscrita por el presidente de la asamblea o por el presidente o el secretario de la federación o confederación.Cinco (5) días hábiles.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ARTS. 365, 419 y 420.2. Copia del acta de fundación suscrita por los representantes de cada organización afiliada, indicando nombre, domicilio, número y fecha de la resolución de inscripción en el registro sindical y del Diario Oficial en que fue publicada, así como nombre de los asistentes a la asamblea y documento de identidad. 
 – Resolución 626 de 2008.3. Autorización de la asamblea general de cada organización sindical a sus representantes, para la fundación. 
  4. Copia del acta de elección de junta directiva, con indicación de los nombres y documentos de identidad. 
  5. Copia del acta de asamblea en la que fueron aprobados los estatutos. 
  6. Copia de los estatutos de la federación o confederación, según sea el caso, autenticados por el secretario general de la junta directiva. 
  7. Nómina de la junta directiva con indicación del documento de identidad y la empresa donde laboran. 
18Depósito de cambio de junta directiva, subdirectiva o comité seccional de organizaciones sindicales de primero, segundo y tercer grado.1. Solicitud de depósito de cambio de junta directiva suscrita por el presidente o el secretario del sindicato, dirigida a la inspección de trabajo del domicilio de la organización sindical, de la subdirectiva o del comité seccional.Un (1) día.
 Decreto 1194 de 1994.2. Parte pertinente del acta de elección suscrita por el secretario. 
 Sentencia C-465 de 2008.3. Listado debidamente firmado por los asistentes a la asamblea de elección. 
  4. Nómina de directivos con indicación del nombre, documento de identidad y cargo asignado. 
  Para depositar la rotación de cargos directivos, solo se debe allegar la solicitud del sindicato, acompañada del acta de la junta en la que se adoptó la decisión. 
19Cancelación del registro sindical por orden judicial o por fusión.Por orden judicial: Quince (15) días hábiles.
 – Ley 50 de 1990. ART. 56.Sentencia debidamente ejecutoriada.Treinta (30) días hábiles.
  Por fusión:  
 – Código de Comercio. ART. 172. Consejo de Estado. Sentencia 1º de octubre de 1980.1. Solicitud suscrita por el presidente del nuevo sindicato. 
  2. Acta de asamblea general de cada una de las organizaciones sindicales que se van a fusionar, firmada por todos los asistentes, en la que conste la autorización para la fusión y el quórum. 
20Depósito de convenciones y pactos colectivos de trabajo.Tres (3) ejemplares de la convención o del pacto colectivo de trabajo.Un (1) día.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 469.  
21Constatación de cese de actividades.Solicitud suscrita por el empleador, en la que se indique el nombre o razón social de la empresa y la dirección del sitio de trabajo donde se lleva a cabo el cese.Un (1) día.
 – Circular 19 de 1991.  
22Aprobación de estatutos de asociaciones de pensionados y de sus reformas.Nómina completa del personal de fundadores con sus firmas, especificando nacionalidad y entidad de previsión social que reconoce la pensión.Diez (10) días hábiles.
 – Ley 43 de 1984. ART. 4º.Acta de la asamblea general o federal donde conste la aprobación de las reformas introducidas, firmada por todos los asistentes. 
 – Decreto 1654 de 1985. ART. 4º—Un (1) ejemplar de los estatutos aprobados. 
23Reconocimiento de personería jurídica de asociaciones de pensionados de primer grado.1. Solicitud suscrita por los miembros de la junta directiva provisional, indicando documento de identidad y domicilio de cada directivo.Diez (10) días hábiles.
 – Ley 43 de 1984. ART. 4º2. Número y fecha de resolución por medio de la cual se aprobaron los estatutos. 
 – Decreto 1654 de 1985. ARTS. 1º, 3º, 5º y 6º.3. Nómina completa del personal de fundadores debidamente firmada, en la que se indique nacionalidad, sexo y entidad de previsión a través de la cual recibe la pensión. 
24Reconocimiento de la personería jurídica de asociaciones de pensionados de segundo y tercer grado.1. Solicitud suscrita por el comité ejecutivo provisional, señalando el nombre de la asociación a la que pertenecen.Diez (10) días hábiles.
 – Ley 43 de 1984. ART. 4º2. Número y fecha de resolución mediante la cual fueron aprobados los estatutos. 
 – Decreto 1654 de 1985. ARTS. 2º, 3º y 5º3. Acta de fundación de la federación o confederación suscrita por todos los delegados asistentes, la cual debe contener la siguiente información: Objeto de la reunión, orden del día, nombre e identificación de los delegados asistentes, asociación(es) que representa(n), número y fecha de la resolución que reconoció la personería jurídica y número del Diario Oficial en el que fue publicada. 
  4. Listado de pensionados de las asociaciones que van a formar parte de la federación o confederación. 
  5. Nómina del comité ejecutivo provisional en la que se indique nombre, cédula de ciudadanía, cargo directivo, dirección y firma de cada integrante. 
25Registro de junta directiva - cambio total o parcial de asociaciones de pensionados.1. Solicitud suscrita por el presidente y secretario de la agremiación.Diez (10) días hábiles.
 – Resolución 2795 de 1986. ARTS. 1º, 2º y 3º2. Copia del acta de la asamblea general o congreso, en la que conste la elección total o parcial de directivos. 
  3. Nómina de la junta directiva con indicación del número de cédula, cargo y firma. 
  4. Lista total de afiliados a la agremiación, firmada por el secretario de la misma. 
26Expedición de certificado de representación legal de asociaciones de pensionados.Solicitud suscrita por el interesado.Cinco (5) días hábiles.
 – Ley 43 de 1984. ART. 4º.  
27Cancelación de la personería jurídica de asociaciones de pensionados.1. Copia del acta de la asamblea en la que se decidió disolver la organización.Quince (15) días hábiles.
 – Ley 43 de 1984. ART. 4º.2. Número y fecha de la resolución mediante la cual se aprobaron los estatutos. 
 – Decreto 1654 de 1985. ART. 9º  
28Intervención para evitar el despido de trabajadores que participaron pacíficamente en el cese de actividades.Lista de trabajadores que el empleador considera necesario despedir, con indicación del documento de identidad y la dirección de cada uno de ellos.Quince (15) días hábiles.
 – Decreto 2164 de 1959.Información relativa a la sentencia que declaró la ilegalidad del cese de actividades, indicando la fecha de ejecutoria. 
 – Resoluciones 1064 y 1091 de 1959 y 342 de 1977.  
29Autorización para disminución de capital social.1. Solicitud suscrita por el representante legal.Cuarenta (40) días hábiles.
 – Código de Comercio. ART. 145.2. Relación detallada a la fecha de la solicitud, del total del pasivo laboral y pensional, discriminado por cada uno de los rubros. 
  3. Fotocopia del acta de la asamblea general de socios en la que se decidió la disminución de capital, firmado por el representante legal y el secretario. 
  4. Copia del balance general que presentó la empresa a la respectiva superintendencia antes de la disminución de capital, así como del proyectado después de la disminución, firmados por gerente general, contador y revisor fiscal. 
  5. Información sobre el (los) rubro(s) tanto del activo como del patrimonio que afecta la disminución de capital. 
  6. Relación de pensionados directos o compartidos con el Instituto de Seguros Sociales, acompañado del correspondiente cálculo actuarial. 
30Declaratoria de unidad de empresa.Solicitud suscrita por el interesado.Dos (2) meses.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 194, subrogado por el artículo 32 de la Ley 50 de 1990.Durante el trámite le será solicitada al empleador la información necesaria para adelantar los estudios relativos al predominio económico, conexidad, complementariedad y similitud. 
 – Resolución 4674 de 2004. ART. 4º.  
31Autorización para cierre parcial, total o para suspensión de actividades hasta por 120 días y/o para despido colectivo de trabajadores.1. Solicitud suscrita por el empleador dirigida al director territorial del domicilio principal de la empresa, en la que se indiquen las razones que justifican la solicitud y a qué cargos se hace referencia, sin identificar a los trabajadores cuyos contratos serán objeto de suspensión o terminación.Dos (2) meses.
 – Código Sustantivo del Trabajo. ART. 466.2. Nómina actualizada de personal discriminando áreas administrativa y operativa e indicando cargo, salario, fecha de ingreso, tiempo de servicio, edad y tipo de contrato. 
 – Ley 50 de 1990. ARTS. 66 y 67.3. Relación detallada a la fecha de solicitud, del total del pasivo laboral y pensional, discriminado por cada uno de los rubros. 
 – Decreto 1469 de 1978. ART. 37.4. Relación de pensionados directos o compartidos con el Instituto de Seguros Sociales, acompañada del correspondiente cálculo actuarial. 
 – Resolución. 4674 de 2004. ART. 1ºNota uno: Si la solicitud la motivan causas económicas y/o técnicas, se deberá aportar además, la información señalada en la Nota interna de fecha 9 de diciembre de 2005, relativa al estudio de dichas causas. 
  Nota dos: Cuando la solicitud despido colectivo se origine en la decisión de liquidar anticipadamente la sociedad, deberá adjuntarse además, copia del acta en la que conste la decisión adoptada por los socios. 

Como consecuencia de lo dispuesto en el ítem 9 de la presente tabla, queda sin efecto lo establecido en la nota interna del 9 de diciembre de 2005 sobre trámite de solicitud para laborar horas extras expedida por el Viceministro de Relaciones Laborales.

Los diferentes formatos a que se refiere la presente nota interna, serán los que para el efecto diseñe el nivel central del Ministerio de la Protección Social, los cuales estarán publicados en la página institucional: www.minproteccionsocial.gov.co.

Los destinatarios de la presente circular, deberán dar estricto cumplimiento a la instrucción impartida.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular va dirigida a funcionarios de las direcciones territoriales, oficinas especiales e inspecciones de trabajo del Ministerio de la Protección Social.

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