CIRCULAR EXTERNA 63 DE 1994 

(Julio 18 )

Teniendo en cuenta las disposiciones sobre remisión de información contable y estadística expedidas por esta superintendencia, con posterioridad a las Circulares Externas 005, 006 de 1989, 8 de 1992 y 4 de 1993, y con el fin de mantener una unidad de criterio que facilite tanto para las entidades vigiladas como para esta entidad, el manejo de la misma, este despacho ha considerado conveniente recoger en un solo documento las instrucciones para el manejo de la información complementaria al plan único de cuentas para el sistema financiero, que deben remitir las entidades destinatarias de la presente circular, para lo cual se permite impartir las instrucciones que a continuación se señalan.

1. De la presentación de los estados financieros.

1.1. Disposiciones aplicables a todas las entidades.

1.1.1. De los estados financieros intermedios (trámite 30 - balances intermedios y/o anexos). Las entidades destinatarias de la presente circular deberán presentar, dentro de los períodos que más adelante se señalan, el balance general y el estado de ganancias y pérdidas (excedentes), según la codificación, que para cada tipo de entidad en particular, se establece en el plan único de cuentas para el sistema financiero.

1.1.2. Estados financieros de fin de ejercicio (trámite 16 - balances corte de ejercicio). Con el propósito de asegurar el trámite oportuno de los balances de fin de ejercicio económico, los destinatarios del presente instructivo deberán remitir los estados financieros correspondientes a más tardar el último día hábil del mes siguiente a la fecha del corte respectivo. En todo caso, se remitirán los estados financieros por lo menos con un mes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse. El balance general y sus respectivos anexos deberán remitirse acompañados del dictamen del revisor fiscal y de las notas a los estados financieros para hacer posible los estudios respectivos.

1.1.3. Aspectos de carácter técnico para transmisión vía módem. Para los efectos a que se refiere este instructivo las entidades destinatarias del mismo deberán tener en cuenta el documento “definición del nuevo sistema de envío de información contable por línea telefónica y/o medios magnéticos por parte de las entidades vigiladas a la Superintendencia Bancaria”, SB-DS-003 versión 3.0, expedido mediante Circular Externa 057 de 1992, en donde se explica la estructura del archivo y el ambiente de comunicaciones bajo el cual se debe transmitir a la superintendencia la información contable y estadística.

Con el fin de garantizar la existencia de adecuados procedimientos de control respecto de la completa y oportuna remisión de la información vía módem, el envío de todos los reportes definidos por la Superintendencia Bancaria reviste carácter obligatorio para todo efecto a que haya lugar.

En cuanto hace referencia al reporte vía módem de los diferentes tipos de informe que aquí se relacionan, deberá tenerse en cuenta que en caso de que en dicho informe se involucre la transmisión de formatos y éstos no registren saldos o sus saldos sean cero, el correspondiente formato deberá reportarse en un registro tipo cuatro (4) con columna 99, unidad de captura 99 subcuenta 999, con saldo cero (0).

En el evento de que una entidad no informe tal situación conforme a lo descrito anteriormente en el envío de un determinado tipo de informe, el mismo será considerado como no recibido con las consecuencias que ello implica.

Para la remisión de aquella información a la cual se le haya establecido proformas cuya presentación se realiza en papel o en otro medio magnético distinto a la transmisión vía módem que haga referencia a relaciones especiales o específicas y los saldos a reportar sean cero, o no hayan registros a reportar deberá enviarse una constancia escrita firmada por el representante legal, mediante la cual se certifique tal eventualidad.

1.1.4. Certificación de la información presentada. Como constancia escrita y soporte documental de la información que por medios magnéticos se remite a la Superintendencia Bancaria y certificación de que la misma es fiel copia de los datos tomados de los libros de la entidad, en la fecha del reporte, deberá tramitarse el anexo F. 0000-01 “remisión de información” (Circ. Externa 019/94), debidamente suscrito por el representante legal, el contador y el revisor fiscal o el funcionario que según la naturaleza de la información remitida sea el responsable de la misma.

En punto a la certificación que de la información haga el revisor fiscal conviene recordar que requieren solamente de la firma de este funcionario, los reportes que deban ser elaborados en cumplimiento de las normas establecidas por el Código de Comercio y por la Ley 43 de 1990, o establecidos expresamente por disposición de autoridad alguna en desarrollo de las normas regulatorias del sistema financiero (Junta Directiva del Banco de la República, Conpes, decreto del Gobierno Nacional), relacionados, entre otros, con la presentación de estados financieros intermedios, estados financieros consolidados, estados financieros de publicación y con las notas a los estados financieros, todo en concordancia con las normas fijadas por esta superintendencia en uso de la facultad consagrada en el subnumeral 7º del numeral 6º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y, en lo no previsto en ellas, con las normas básicas contables establecidas por el Decreto 2649 de 1993, y demás normas concordantes.

En los demás casos, y con el fin de evaluar la manera como la entidad está dando cumplimiento a todas las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, el revisor fiscal deberá allegar, con la misma periodicidad de los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio que se deben remitir a esta superintendencia, un dictamen en el que se exprese claramente la información financiera revisada, las normas o prácticas de auditoría seguidas y su opinión sobre si la información reportada ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, se ha dado cumplimiento a las normas legales respectivas y se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación, sin perjuicio de que tan pronto como se detecte una irregularidad, que en opinión de la revisoría fiscal deba ser conocida por esta superintendencia, se pronuncie sobre tal circunstancia. Dicho reporte versará principalmente sobre la fidelidad de la información transmitida a la Superintendencia Bancaria en relación con el cumplimiento del régimen de encaje, inversiones, posición propia y las normas sobre patrimonio adecuado o de solvencia.

Cuando por cualquier circunstancia, el revisor fiscal considere pertinente expresar alguna salvedad sobre la información examinada, deberá dejar constancia concreta y precisa de la información respectiva, con indicación de las causas que la motivan.

Es claro que la revisión de esta información financiera es menor, en alcance, que un examen de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas con el fin de dictaminar los estados financieros de fin de ejercicio y de cumplir con los requerimientos del Código de Comercio al respecto.

Todo lo aquí dispuesto se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades diferentes a la Superintendencia Bancaria que versen sobre remisión de información a esta entidad o a cualquier otra.

1.2. Períodos de presentación de la información contable.

1.2.1. Reporte mensual de los estados financieros intermedios.

1.2.1.1. De las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y de las sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad.

1.2.1.1.1. De los estados financieros de la sociedad. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías y las sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad presentarán mensualmente el balance general y el estado de pérdidas y ganancias (excedentes), según la codificación establecida en el plan único de cuentas para el sistema financiero (Res. 3600/89), dentro de los primeros veinte (20) días comunes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo.

1.2.1.1.2. De los estados financieros de los fondos.

1.2.1.1.2.1. De los estados financieros del fondo de cesantías. Las sociedades administradoras de fondos de cesantía presentarán, vía módem, mensualmente, dentro de los primeros veinte (20) días del mes inmediatamente siguiente al corte respectivo, la información relativa al balance general y al estado de ganancias y pérdidas del fondo de cesantía según la codificación establecida en la clase 7 para las cuentas de orden en el plan de cuentas adoptado mediante Resolución 5070 de 1991 para dichas entidades, sin perjuicio de los informes diarios que deban remitir estas entidades de conformidad con las exigencias vigentes sobre el particular.

1.2.1.1.2.2. De los estados financieros del fondo de pensiones. De acuerdo con el artículo 97 de la Ley 100 de 1993 los fondos de pensiones y los que resulten de los planes alternativos de capitalización o de pensiones, se constituirán como patrimonios autónomos propiedad de los afiliados, independientemente del patrimonio de la administradora y la contabilización de sus operaciones deberá efectuarse de acuerdo con la clase 7 del plan de cuentas adoptado mediante Resolución 5070 de 1991 para los fondos de cesantías, sin perjuicio del esfuerzo menor que se deba realizar para las adecuaciones o adiciones que se realicen al mismo.

La información relativa al balance general y al estado de ganancias y pérdidas de los fondos de pensiones se remitirá mensualmente vía módem, según la codificación establecida en el citado plan de cuentas, dentro de los primeros veinte (20) días del mes inmediatamente siguiente al respectivo corte.

1.2.1.2. De las sociedades fiduciarias.

1.2.1.2.1. De los estados financieros de la sociedad. Las sociedades fiduciarias presentarán mensualmente el balance general y el estado de ganancias (excedentes) y pérdidas, según la codificación establecida en el plan único de cuentas para el sistema financiero (Res. 3600/89), dentro de los primeros veinte (20) días comunes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo.

1.2.1.2.2. Estados financieros de los negocios fiduciarios de inversión, administración de fondos de pensiones, administración inmobiliaria y los fondos mutuos de inversión. Las entidades fiduciarias deberán transmitir mensualmente, dentro de los veinte (20) días comunes inmediatamente siguientes al corte del respectivo mes calendario, vía módem, el balance general y el estado de resultados de acuerdo con la codificación de la clase 7 del plan único de cuentas para el sistema financiero (PUC), correspondiente a los siguientes negocios fiduciarios, sin perjuicio de los informes diarios que deban remitir estas entidades de conformidad con las exigencias vigentes sobre el particular.

No sobra por demás advertir que en el evento en que se presenten hechos o circunstancias que impidan o dificulten el cumplimiento de la finalidad señalada en el acto constitutivo de los negocios fiduciarios o en las normas legales, el representante legal de la entidad fiduciaria las deberá poner en conocimiento de esta superintendencia expresando los motivos que la originaron.

1.2.1.2.2.1. Los fideicomisos de inversión, integrados bajo la modalidad de fondos comunes ordinarios. La contabilización de las operaciones del fondo común ordinario deberá efectuarse de conformidad con el plan de cuentas adoptado por la Resolución 5070 de 1991. Con tal propósito, deberán tenerse en cuenta las modificaciones que a la clase 7 del referido plan contable se introdujeron mediante Circular Externa 024 de 1994.

(Nota: Derogado por la Circular Externa 081 de 1995 numeral 4 de la Superintendencia Bancaria)

1.2.1.2.2.2. Los fideicomisos de inversión, integrados bajo la modalidad de fondos comunes especiales. Los representantes legales de las sociedades fiduciarias que administren un fondo común especial, deberán remitir a la Superintendencia Bancaria los estados financieros de los fondos administrados siguiendo la reglamentación vigente en materia de fondos comunes ordinarios. Estos estados deberán venir acompañados de un informe en el cual se describan en forma detallada la composición del portafolio del fondo al último día calendario del mes inmediatamente anterior, presentando separadamente:

— Los activos a que hacen referencia los literales a), b) y c) del numeral 1.1.2 de la Circular Externa 005 de 1992, con sus respectivas fechas y precios de adquisición, plazos de vencimiento y precios de mercado al cierre del mes.

— Los activos de liquidez exigidos en el último inciso del numeral 1.1.2 de la Circular Externa 005 de 1992.

De igual forma, deberá informarse a la Superintendencia Bancaria el comportamiento del fondo durante cada uno de los días del respectivo mes, discriminando en especial:

— Los costos y gastos asumidos por el fondo durante el respectivo período;

— El valor de las unidades del fondo para cada uno de los días del mes;

— La rentabilidad del período expresada en términos anuales efectivos.

— Los activos vendidos durante el período, la fecha y el precio de la transacción.

Así mismo deberán anexarse a los estados financieros todos los informes que hayan sido rendidos a la respectiva sociedad fiduciaria por parte de las personas o firmas del exterior con las cuales haya celebrado contratos, de conformidad con lo previsto en la citada Circular 005 de 1992, incluidos los reportes diarios sobre composición y comportamiento del portafolio.

Para los fondos comunes especiales en moneda extranjera, la entidad deberá transmitir vía módem, bajo los sufijos 1, 2 y 0 respectivamente, los estados financieros correspondientes a moneda legal, moneda extranjera y a moneda total, utilizando la codificación de la clase 7 del plan único de cuentas establecida para los fideicomisos de inversión.

1.2.1.2.2.3. Los celebrados para la administración de fondos de pensiones.

1.2.1.2.2.4. Los celebrados para la administración de fondos mutuos de inversión.

1.2.1.2.2.5. Los fideicomisos cuya finalidad consista en el desarrollo de proyectos inmobiliarios. Esta transmisión deberá estar acompañada de los correspondientes informes rendidos por el interventor.

1.2.1.3. De los almacenes generales de depósito. Los almacenes generales de depósito presentarán mensualmente el balance general y el estado de pérdidas y ganancias, según la codificación establecida en el plan único de cuentas para el sistema financiero (Res. 3600/89), dentro de los primeros veinte (20) días comunes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo.

1.2.2. Reporte trimestral de los estados financieros intermedios.

1.2.2.1. Estados financieros de algunos fideicomisos. Las sociedades fiduciarias deberán transmitir vía módem a esta superintendencia, dentro de los veinte (20) días comunes inmediatamente siguientes al corte del respectivo trimestre calendario, el balance general y el estado de ganancias y pérdidas, de acuerdo con la codificación de la clase 7 del plan único de cuentas para el sistema financiero (PUC), de los negocios fiduciarios cuyo monto total de activos sea igual o exceda de cien millones de pesos ($ 100.000.000), teniendo en cuenta que una vez se inicie la remisión de estados financieros correspondientes a los respectivos negocios fiduciarios que a continuación se señalan, las entidades fiduciarias están obligadas a seguirlos enviando hasta su liquidación, aun cuando el monto de sus respectivos activos disminuya del monto establecido.

1.2.2.1.1. De inversión con destinación específica.

1.2.2.1.2. Los celebrados por entidades públicas. Los negocios fiduciarios celebrados con entidades públicas tales como la Nación, las entidades territoriales, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta sujetas al régimen previsto para las empresas que actúan en calidad de fideicomitentes.

1.2.2.1.3. Otros negocios fiduciarios de bienes diferentes de dinero. Los demás negocios fiduciarios en virtud de los cuales se entreguen bienes diferentes de dinero, con el objeto de que la entidad fiduciaria los destine al cumplimiento de la finalidad contenida en el acto constitutivo.

1.2.2.1.4. Reportes especiales. De los negocios fiduciarios cuyos activos no sean superiores al monto establecido en el numeral 1.2.2.1, precedente, o de aquellos que se encuentren incluidos en los subnumerales siguientes, se deberá transmitir trimestralmente un reporte de cada uno de ellos, que contendrá tan sólo el saldo de los códigos del plan único de cuentas para el sistema financiero que más adelante se detallan, con corte al último día del respectivo trimestre.

1.2.2.1.4.1. Bienes fideicomitidos que no generen ingresos. Que, dada la finalidad indicada en el acto constitutivo, los bienes fideicomitidos no generen ingresos, sin perjuicio de que los costos y gastos, incluida la comisión fiduciaria, sean asumidos directamente por el fideicomitente.

1.2.2.1.4.2. Enajenación de bienes fideicomitidos. Que el objeto del respectivo negocio fiduciario consista, únicamente, en que la entidad fiduciaria enajene los bienes fideicomitidos de conformidad con las instrucciones impartidas en el acto constitutivo, sin que dicha actuación esté sujeta al ejercicio de actividades de administración.

71Activo
72Pasivo
73Bienes fideicomitidos
731Acreedores fiduciarios
734Superávit
735Resultados de ejercicios anteriores
736Resultados del ejercicio
7511510Comisiones del fiduciario

Tal reporte deberá efectuarse bajo el registro tipo 3 de que trata el documento SB-DS-003 versión 3.0, teniendo como encabezado —en el campo “Indicador tipo de información” del registro tipo 2 - el código 2 (PUC parcial), el cual ha sido creado para el efecto.

1.2.2.2. Otros reportes. Se remitirán trimestralmente, vía módem, dentro de los veinte (20) días comunes inmediatamente siguientes al corte del respectivo trimestre calendario, los estados financieros de los negocios fiduciarios celebrados para garantizar el cumplimiento de obligaciones a cargo del fideicomitente o de terceros, independientemente del monto de los activos que éstos presenten.

(Nota: Modificado el numeral 1.2.2.2.1.3 (sic) por la Circular 81 de 1995 numeral 4 de la Superintendencia Bancaria)

2. Información periódica. Las entidades destinatarias de la presente circular deberán remitir a esta superintendencia, dentro de los períodos y plazos que para cada caso específico se señala, la información que a continuación se relaciona.

2.1. De las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías y sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad.

2.1.1. Reportes de la sociedad.

2.1.1.1. Informe semanal de operaciones REPO (proforma F. 0000-10). Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, deberán remitir a la división de estadística de esta superintendencia, a más tardar el día miércoles de la semana siguiente al corte respectivo, antes de las 12:00 M, la información relativa a las operaciones REPO de la semana inmediatamente anterior, atendiendo la estructura de la proforma F. 0000-10. Las sociedades administradoras, enviarán sus operaciones REPO activas y pasivas clasificándolas según se trate de operaciones efectuadas por la entidad o por el fondo que administren. La remisión de la antedicha información se efectuará referenciado el trámite 245 - estadística. Informe semanal.

2.1.1.2. Reporte trimestral de las transacciones en efectivo. Dentro de los veinte (20) primeros días de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año deberá remitirse, en disquete, y conforme a la estructura del anexo F. 0000-11 la información sobre el “reporte de transacciones en efectivo”, correspondiente al trimestre calendario inmediatamente anterior, conforme a las indicaciones que sobre el particular se señalaron en las Circulares Externas 075 de 1992, 015 y 019 de 1993.

La citada información deberá ser enviada a esta superintendencia en disquete, formato de columna decimal, en hoja de cálculo - lotus 123, versión 2.0 o superiores, utilizando un solo archivo para las diferentes matrices a reportar bajo el nombre de Transefe.rep (reporte de transacciones en efectivo), presentando un reporte por cada semana del trimestre correspondiente y un reporte consolidado para todo el período.

La remisión de la referida información deberá hacerse tramitando la proforma F. 0000-01, debidamente suscrita por el representante legal y por el funcionario responsable de verificar los mecanismos de control y reglas de conducta a que se refiere el artículo 2º del Decreto 1872 de 1992, referenciando para el efecto el trámite 146 - transacciones en efectivo. El envío de información sobre transacciones en efectivo, en los términos, cuantía y demás modalidades previstas en las circulares anteriormente citadas, deberá cumplirse cuando éstas efectivamente se hayan realizado, es decir, cuando se verifique que se han recibido o efectuado depósitos, retiros, pagos, inversiones u otro tipo de operación en efectivo, en moneda legal o extranjera por los montos a que se refieren las mencionadas normas, conforme a las indicaciones que sobre este particular se señalaron para las sociedades de servicios financieros mediante Circular Externa 052 de 1993, en caso contrario y conforme lo señalado en el numeral 1.1.3 de esta circular, en el oficio anteriormente referenciado se indicará dicha eventualidad.

2.1.1.3. Reporte semestral sobre composición accionaria. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, enviarán, en papel, a esta superintendencia, a la división de estadística —grupo central de riesgos—, la información sobre composición accionaria, relación entre accionistas, composición del capital y transacción de acciones, dentro de los plazos establecidos en la Circular Externa 001 de 1990, referenciando para el efecto el trámite 105 - composición accionaria, utilizando para el efecto las proformas F. 888-18, F. 888-20, F. 888-22 y F. 888-23.

2.1.1.4. Reporte anual de la información para establecer la base gravable del impuesto de industria y comercio. De conformidad con lo establecido en los artículos 42 y 26 de la Ley 14 de 1983 y en los artículos 207 y 212 del Decreto 1333 de 1986, los destinatarios de la presente circular deberán remitir, a la división de estadística de esta superintendencia, para cada municipio donde se tengan oficinas abiertas al público (incluyendo aquellos municipios en los cuales los concejos municipales hayan establecido exenciones para el pago del impuesto), el número de oficinas que tiene la entidad en ese municipio y el valor acumulado, para el año correspondiente, de las cuentas que a continuación se relacionan.

Los ingresos operacionales para aquellas oficinas que captan recursos del público, pero no otorgan préstamos, podrán calcularse proporcionalmente a los recursos captados.

Para la remisión de la citada información deberá tenerse en cuenta el documento “envío de la información en disquete para el cálculo de la base gravable del impuesto de industria y comercio”, SB-DS-006, versión 2.0 en donde se explica la estructura y contenido del archivo que se debe enviar a esta superintendencia, expedido mediante Circular Externa 027 de 1994.

Las sociedades administradoras de pensiones y de cesantías y las sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad deberán reportar en moneda total, sufijo 0 (moneda legal, sufijo 1 + moneda extranjera, sufijo 2) los siguientes códigos:

CódigoNombreObservaciones
4101Intereses y descuento amortizado inversiones financierasSe debe reportar únicamente el valor correspondiente a intereses.
4102Intereses y descuento amortizado cartera de créditosSe debe reportar únicamente el valor correspondiente a intereses.

CódigoNombreObservaciones
4104Otros intereses 
4115Comisiones y/o honorarios 
413535Por reexpresión de otros activosSe debe reportar sólo el valor proveniente de los certificados de cambio.
413540Por realización de otros activosSe debe reportar sólo el valor proveniente de los certificados de cambio.
410199Ajuste por inflaciónSe debe reportar únicamente el valor del ajuste por intereses.
410299Ajuste por inflaciónSe debe reportar únicamente el valor del ajuste por intereses.
410499Ajuste por inflación 
411599Ajuste por inflación 

Con los valores reportados para cada uno de los anteriores códigos, para cada municipio, la Superintendencia Bancaria calculará la base gravable de la siguiente manera:

Base gravable = 4101 + 4102 + 4104 + 4115 + 413535 + 413540 - (410199 + 410299 + 410499 + 411599)

2.1.2. Reportes del fondo. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías y las sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad reportarán, de acuerdo con las instrucciones que para cada caso en particular se establece, la información que a continuación se relaciona:

2.1.2.1. Reportes del fondo de pensiones.

2.1.2.1.1. Valoración del portafolio de inversión del fondo de pensiones. La valoración del portafolio de inversión de los fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad se deberá efectuar diariamente de acuerdo con el procedimiento establecido en las Circulares Externas 062 de 1991 y 073 de 1992 expedidas por esta superintendencia y demás normas que la adicionen o modifiquen.

2.1.2.1.2. Valoración del fondo de pensiones. La valoración del fondo de pensiones se efectuará en forma diaria y se expresará en pesos y en unidades, para lo cual deberá adoptarse, en lo pertinente, las indicaciones establecidas en las Circulares Externas 021 y 072 de 1992 expedidas por esta superintendencia así como las demás normas que las adicionen o modifiquen.

2.1.2.1.3. Informe diario del fondo de pensiones. Las entidades que administren fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad remitirán diariamente a esta superintendencia un informe sobre los portafolios de inversión y los fondos de pensiones, de conformidad con lo dispuesto en las Circulares Externas 047 de 1993, 025 de 1994 y demás normas que las adicionen o modifiquen, de acuerdo con los lineamientos señalados en el documento técnico “definición del sistema de envío a la Superintendencia Bancaria de la información requerida para la valorización de los portafolios de inversión y de los fondos por parte de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y de las sociedades fiduciarias”, SB-DS-011 versión 2.0. No obstante lo anterior, dichos informes se enviarán paralelamente en papel, de acuerdo con las instrucciones de la Circular Externa 073 de 1991 y la Carta Circular 09 de 1992, hasta tanto se considere conveniente suprimir su envío en papel.

Con el propósito de precisar el alcance respecto de la asignación de códigos para la transmisión vía módem de la información de los fondos de pensiones, a continuación se formulan algunas indicaciones en relación con lo previsto para la identificación del fondo de pensiones obligatorio.

2.1.2.1.3.1. Plan básico. Tipo de patrimonio autónomo: 6.

Código de patrimonio autónomo: 1000 (uno, cero, cero, cero).

2.1.2.1.3.2. Planes alternativos. (L. 100/93, art. 87 y 88 y D. 876/94). Tipo de patrimonio autónomo: 6.

Código de patrimonio autónomo: La sociedad administradora deberá asignar el código correspondiente en forma secuencial y ascendente a partir del código 1001 (uno, cero, cero, uno) hasta 1999 (uno, nueve, nueve, nueve) para cada plan alternativo administrado. De tal hecho deberá informarse por escrito a la división de operaciones de esta superintendencia, indicando además el nombre del plan alternativo y la fecha de inicio de operaciones.

2.1.2.1.3.3. Fondos de pensiones voluntarias. Tipo de patrimonio autónomo: 6.

Código de patrimonio autónomo: La sociedad administradora deberá asignar el código correspondiente en forma secuencial y ascendente a partir del código 0001 (cero, cero, cero, uno) hasta 0999 (cero, nueve, nueve, nueve) para cada fondo administrado. De tal hecho deberá informarse por escrito a la división de operaciones de esta superintendencia, indicando además el nombre del fondo y la fecha de inicio de operaciones.

La codificación señalada anteriormente, así como la palabra clave (password), deberá aplicarse para las transmisiones vía módem tanto de estados financieros del fondo como de los informes diarios (valoración del fondo y portafolio de inversiones).

Esta información deberá ser certificada por el funcionario responsable del área financiera, así mismo, el plazo y hora límite para su envío será inmodificable so pena de las sanciones administrativas que su inobservancia ameriten, referenciando, para efectos del subsistema de trámites, el código 498 - portafolio de inversión y fondo de cesantía, en los términos de la Circular Externa 057 de 1991.

2.1.2.2. Reportes del fondo de cesantías.

2.1.2.2.1. Valoración del portafolio de inversión del fondo de cesantías. La valoración del portafolio de inversión del fondo de cesantías se deberá efectuar diariamente de acuerdo con el procedimiento establecido en las Circulares Externas 062 de 1991 y 073 de 1992 expedidas por esta superintendencia y demás normas que la adicionen o modifiquen.

2.1.2.2.2. Valoración del fondo de cesantías. La valoración del fondo de cesantías se efectuará en forma diaria y se expresará en pesos y en unidades, para lo cual deberá adoptarse, en lo pertinente, las indicaciones establecidas en las Circulares Externas 021 y 072 de 1992 expedidas por esta superintendencia así como las demás normas que las adicionen o modifiquen.

2.1.2.2.3. Sistema de envío de la información requerida para la valoración de los portafolios de inversión y de los fondos de cesantía. Para efectos de las transmisiones vía módem de las operaciones diarias de los fondos de cesantías y para la valoración de los portafolios de inversión de dichos fondos se ha considerado conveniente desarrollar e implementar un sistema de información computarizado que, entre otros, soporta las siguientes funciones básicas:

2.1.2.2.3.1. Información general. Se refiere a las características generales de la información a reportar, tales como fecha de la información, clase de reporte y entidad reportante, entre otros.

Este tipo de información se remitirá en los registros tipo-1 y tipo-2, de acuerdo con las especificaciones del citado documento SB-DS-11.

2.1.2.2.3.2. Plan de cuentas. Proforma F. 2110-05. Incorpora la totalidad de los códigos definidos para los fondos de cesantía en la Resolución 5070 de 1991, necesarios para identificar y determinar el comportamiento de algunas operaciones llevadas a cabo por el fondo.

Este tipo de información se remitirá en el registro tipo-3, de acuerdo con las especificaciones del citado documento SB-DS-11.

2.1.2.2.3.3. Valoración diaria y trimestral del fondo. Proforma F. 2110-06. Contiene la información requerida para llevar a cabo la valoración diaria y trimestral del fondo (proforma F. 2110-06), referente al valor de la unidad para las operaciones del día (formato 01), el valor de la rentabilidad del fondo al cierre del día (formatos 02 y 03), la rentabilidad trimestral comparada con la rentabilidad mínima exigida, el cálculo de las sumas a abonar cuando no se obtiene la rentabilidad mínima (formatos 04 y 05), entre otros.

Este tipo de información se remitirá en el registro tipo-4, de acuerdo con las especificaciones del citado documento SB-DS-11.

2.1.2.2.3.4. Portafolio de inversión. Se refiere a los títulos que conforman el portafolio de inversión de un fondo, en los cuales las sociedades administradoras invierten los recursos de los fondos.

De otro lado y para fines de un adecuado reporte debe tenerse en cuenta que en el portafolio de inversión existen títulos en los cuales su comportamiento resulta homogéneo, principio que se tendrá en cuenta para la determinación de la información específica a reportar para cada uno de ellos; estos comportamientos son:

—Títulos al descuento

—Títulos con características fijas

Sin amortización

Con amortización

—Títulos con características variables

Sin amortización

Con amortización

—Títulos con comportamiento especial

—Operaciones de reporto activa

—Acciones

Adicionalmente, este tipo de información contempla un consolidado del portafolio de inversión a nivel de clase de título/emisor.

La información contemplada en este numeral debe ser remitida en los registros tipo-5, tipo-6 y tipo-7 de acuerdo con las especificaciones señaladas en el citado documento SB-DS-011.

2.1.2.2.3.5. Remisión diaria de la información. Conforme lo establece las Circulares Externas 053 de 1992, 047 de 1993 y 025 de 1994, con el fin de garantizar un sistema de información ágil y oportuno para el procesamiento, análisis y control de las operaciones inherentes a los fondos de cesantía, se ha definido a través del documento “definición del sistema de envío a la Superintendencia Bancaria de la información requerida para la valoración de los portafolios de inversión y de los fondos por parte de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y sociedades fiduciarias”, SB-DS-011 versión 2.0 que corresponde a una versión actualizada de la estructura del archivo a reportar y al ambiente de comunicaciones bajo el cual se debe transmitir a la Superintendencia Bancaria la información requerida. No obstante lo anterior, dichos informes se enviarán paralelamente en papel, de acuerdo con las instrucciones de las Circulares Externas 073 de 1991, 053 de 1992 y Carta Circular 09 de 1992, hasta tanto se considere conveniente ordenar su suspensión por parte de esta superintendencia.

Teniendo en cuenta que en los procesos de reprivatización de entidades los fondos de pensiones y cesantías se encuentran habilitados para participar en la adquisición de las correspondientes acciones en condiciones especiales así como también en las ofertas efectuadas por medio de martillo simultáneo en las bolsas de valores del país y con el propósito de adecuar la transmisión vía módem de las novedades de los portafolios de los fondos, se ha considerado conveniente modificar la estructura del registro tipo 6 parámetro 012, denominado “tipo y número de acciones”, a que hace referencia el documento técnico SB-DS-011 versión 2.0, de la siguiente forma:

Se crea un nuevo tipo de acción denominado “especial”, con código asociado cuatro (4), para identificar las acciones del portafolio que han sido adquiridas en virtud de una oferta en condiciones especiales, las cuales se han venido reportando bajo el código uno (1) denominado “acciones ordinarias”. Por su parte las acciones adquiridas bajo condiciones normales del mercado en las bolsas de valores, deberán reportarse de acuerdo con el código de tipo de acción correspondiente (1 ordinaria, 2 preferencial y 3 privilegiada).

2.1.2.2.3.6. Documento soporte. La información contenida en el archivo transmitido a esta superintendencia o, presentado en cinta o disquete, en caso de contingencias, así como el correspondiente reporte en papel, deberá ser certificada por el funcionario responsable del área financiera, referenciando, para tal efecto, el trámite 498 - portafolio de inversión y fondo de cesantías, conforme a las instrucciones a que se refieren las Circulares Externas 057 y 073 (num. 3º) de 1991.

2.1.2.3. Reportes mensuales.

2.1.2.3.1. Información sobre afiliados al fondo de pensiones. Dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, se deberá enviar a esta superintendencia, a la delegatura para entidades administradoras de pensiones y cesantías, la información correspondiente al número de afiliados del fondo al cierre del mes inmediatamente anterior, discriminando entre trabajadores dependientes y afiliados independientes utilizando la proforma A. 2000-05. Así mismo, a partir del mes de noviembre de 1994, deberá informarse el número de solicitudes de traslado recibidas. Para estos efectos deberán relacionarse el trámite 773 - correspondencia informativa y como actividad de inicio 50 presentación.

De otro lado, con la misma periodicidad deberá remitirse la información correspondiente al número de afiliados que hayan presentado durante el mes inmediatamente anterior solicitudes de pensión por invalidez o sobrevivencia.

2.1.2.3.2. Conciliaciones y descubiertos en cuenta corriente. Con el objeto de facilitar el análisis por parte de este despacho de cada uno de los estados financieros de los fondos de pensiones y de los fondos de cesantías, a los mismos se anexará, debidamente certificada por el representante legal la información sobre las conciliaciones del saldo correspondiente al mes anterior al del ejercicio correspondiente de cada una de las cuentas corrientes bancarias, de ahorros y en corporaciones de ahorro y vivienda, con indicación de la fecha de las partidas conciliatorias, informando respecto de las demás de treinta (30) días, las gestiones adelantadas para su regularización.

La referida información se hará con relación al mes inmediatamente anterior al del estado financiero que se reporta, excepto en el caso de cierres de ejercicio de la sociedad administradora cuyo reporte deberá corresponder al del mismo mes del cierre.

2.2. Sociedades fiduciarias.

2.2.1. Reportes de la sociedad.

2.2.1.1. Informe semanal de operaciones REPO. Proforma F. 0000-10. Las sociedades fiduciarias deberán remitir a la división de estadística de esta superintendencia, a más tardar el día miércoles de la semana siguiente al corte respectivo, antes de las 12:00 M, la información relativa a las operaciones REPO de la semana inmediatamente anterior, atendiendo la estructura de la proforma F. 0000-10.

Las sociedades fiduciarias, enviarán sus operaciones REPO activas y pasivas clasificándolas según se trate de operaciones efectuadas por la entidad o por el fondo común ordinario u otros fideicomisos.

La remisión de la antedicha información se efectuará referenciando el trámite 245 - estadística. Informe semanal.

2.2.1.2. Reporte trimestral.

2.2.1.2.1. Transacciones en efectivo. Dentro de los veinte (20) primeros días de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año deberá remitirse, en disquete, y conforme a la estructura del anexo F. 0000-11 la información sobre el reporte de transacciones en efectivo, correspondiente al trimestre calendario inmediatamente anterior, conforme a las indicaciones que sobre el particular se señalaron en las Circulares Externas 075 de 1992, 015 y 019 de 1993.

La citada información deberá ser enviada a esta superintendencia en disquete, formato de columna decimal, en hoja de cálculo - Lotus 123, versión 2.0 o superiores, utilizando un solo archivo para las diferentes matrices a reportar bajo el nombre de Transefe.rep (reporte de transacciones en efectivo), presentando un reporte por cada semana del trimestre correspondiente y un reporte consolidado para todo el período.

La remisión de la referida información deberá hacerse mediante oficio debidamente suscrito por el representante legal y por el funcionario responsable de verificar los mecanismos de control y reglas de conducta a que se refiere el artículo 2º del Decreto 1872 de 1992, referenciando para el efecto el trámite 146 - transacciones en efectivo.

El envío de información sobre transacciones en efectivo, en los términos, cuantía y demás modalidades previstas en las circulares anteriormente citadas, deberá cumplirse cuando éstas efectivamente se hayan realizado, es decir, cuando se verifique que se han recibido o efectuado depósitos, retiros, pagos, inversiones u otro tipo de operación en efectivo, en moneda legal o extranjera por los montos a que se refieren las mencionadas normas, conforme a las indicaciones que sobre este particular se señalaron para las sociedades de servicios financieros mediante Circular Externa 052 de 1993, en caso contrario y conforme a lo señalado en el numeral 1.1.3 de esta circular, el oficio a que hace referencia en párrafo anterior así lo indicará.

2.2.1.2.2. Reporte de evaluación de cartera.

2.2.1.2.2.1. Informe por deudor. Proforma F. 0000-13 (formato 001). Las sociedades fiduciarias deberán reportar, por cliente, las deudas contraídas con la entidad, clasificadas por tipo de crédito (comercial, de consumo o hipotecario), por calificación (“A”, “B”, “C”, “D”, “E” o “NC” no calificada), y por clase de garantía que respalda el crédito (real, personal u otras, esto es, aquellas que se asimilan a garantía real según el artículo 17 de la Resolución 2053 de 1989 y demás normas que la adicionen o modifiquen), cuando la sumatoria de las deudas contraídas por el cliente, incluidos los intereses, comisiones, honorarios causados y no pagados, las contingencias —intereses de cartera— registrados en el código 6430 y demás operaciones activas de crédito sea igual o superior a tres millones de pesos ($ 3.000.000). El envío de la mencionada información deberá hacerse referenciando el trámite 72 - endeudamiento de clientes.

Así mismo, se reportarán las contingencias de los clientes indicando el número y el valor según sea en moneda legal o extranjera. Si un cliente no presenta deudas iguales o superiores a tres millones de pesos, pero presenta contingencias en cuantía igual al del referido monto o la suma de sus contingencias más el valor de su cartera de crédito es equivalente a dicho valor, se reportará como cliente individual.

Dado que en la actualidad las sociedades fiduciarias vienen administrando “fideicomisos de cartera” y titularización, es necesario que estas sociedades reporten dichos fideicomisos cuando el fideicomitente sea una entidad vigilada por esta superintendencia, independientemente de que se trate de encargo fiduciario, fiducia mercantil o pública. Los parámetros para reportar cartera serán los mismos que reglamentan el envío de la información para la entidad otorgante del crédito, teniendo en cuenta, para efectos del cruce con el balance, las cuentas PUC relacionadas en el numeral 2.2.1.2.2.4 de la presente circular, así como el código 6430.

De acuerdo con la agrupación definida en el primer párrafo de este numeral, deberán reportarse, en pesos, las operaciones en moneda legal y en moneda extranjera, de los siguientes conceptos:

Número de deudas. Corresponde al número de créditos vigentes que ya han sido desembolsados por la entidad.

Capital. Corresponde al saldo del capital de los créditos que la entidad le ha desembolsado al cliente.

Intereses. Corresponde al saldo de los intereses que se han causado sobre los créditos que la entidad le ha desembolsado al cliente.

Otros. Corresponde al saldo por otros conceptos (honorarios, comisiones, etc.), que se han causado sobre los créditos que la entidad le ha desembolsado al cliente.

Provisiones. Corresponde al monto total de la provisión que la entidad ha hecho sobre los créditos desembolsados al cliente.

Defecto en la garantía. Corresponde a las diferencias presentadas entre los valores de las garantías constituidas y los saldos de las deudas correspondientes (incluidos capital, intereses y otros conceptos).

Contingencia de intereses. Corresponde al saldo de los intereses provenientes de operaciones de crédito, que de acuerdo con las instrucciones indicadas en la Circular Externa 070 de 1993 deben registrarse en la cuenta 6430 del PUC.

2.2.1.2.2.2. Informe del deudor por departamento. Proforma F. 0000-14 (formato 002). Corresponde a la información consolidada del deudor por zona geográfica y deberá reportarse, por deudor, cada uno de los departamentos, en donde se hayan realizado desembolsos, indicando el código del municipio donde el cliente relacionado presenta el mayor saldo de la deuda, así como los saldos consolidados por clasificación y calificación de los créditos desembolsados por la entidad en ese departamento. El total de la cartera por departamentos (sumatoria de la subcuenta 999), deberá coincidir con la sumatoria de capital, intereses y otros de la unidad de captura 09 de la proforma F. 0000-13 (formato 001).

2.2.1.2.2.3. Informes consolidados de cartera. Proforma F. 0000-15 (formato 003). Corresponden a la información consolidada de la entidad, sobre la evaluación de la cartera en poder de los deudores reportados individualmente, así como el consolidado de la cartera no reportada individualmente.

La entidad deberá reportar en cada consolidado los saldos de la cartera, agrupados por tipo de créditos (comercial, consumo e hipotecario), calificación (“A”, “B”, “C”, “D”, “E” o “NC” no calificada), clase de garantía que respalda el crédito (real, personal u otras, esto es, aquellas que se asimilan a garantía real según el artículo 17 de la Resolución 2053 de 1989 y demás normas que la adicionen o modifiquen) y por tipo de moneda (legal o extranjera).

De acuerdo con la anterior agrupación, deberán reportarse los conceptos: número de deudas, capital, intereses, otros conceptos, provisiones y defecto en la garantía, descritos en el numeral 1.1 de la presente circular.

2.2.1.2.2.4. Validaciones con el plan de cuentas. La información sobre evaluación de cartera (endeudamiento de clientes), de que trata la presente circular, deberá coincidir con los registros contables consignados en el plan de cuentas, al mismo período contable, razón por la cual la información se reportará en pesos.

Para el caso de los créditos en moneda extranjera, incluidos los correspondientes intereses, comisiones y honorarios causados y no pagados y otras operaciones activas de crédito, a partir de la vigencia de esta circular, se deberán reportar los saldos en pesos, a la tasa de cambio definida en la Circular Externa 8 de 1993.

Para efectos de la validación con el plan de cuentas, se deberá tener presente que la información tiene carácter estrictamente contable y en consecuencia la suma de los informes consolidados (reportados y no reportados individualmente) deberá ser consistente con la contabilizada en el PUC, en los códigos que se relacionan a continuación, y sustentarse en la realidad contable sin basarse en estimaciones ni aproximaciones:

a) Capital

CódigoNombre
14Cartera de créditos

Para efectos de este reporte, entiéndese por capital los valores correspondientes a este grupo sin deducir las provisiones.

b) Intereses

CódigoNombre
160515Intereses, cartera de créditos
160595Intereses, otros

c) Otros conceptos

Código Nombre
1505Aceptaciones (bancarias) en plazo
1510Aceptaciones (bancarias) después del plazo
161005Comisiones, aceptaciones bancarias
161010Comisiones, cartas de crédito
161015Comisiones, avales
161020Comisiones, garantías bancarias
161025Comisiones, servicios bancarios
161030Comisiones, negocios fiduciarios
1615Servicios de almacenaje
162515Arrendamientos, de bienes en leasing
1635Pagos por cuenta de clientes
1945Cartas de crédito de pago diferido
1950Créditos a empleados
6437Arrendamientos y sanciones en contratos de leasing

d) Contingencias

CódigoNombre
6205Avales
6210Garantías bancarias
6215Cartas de crédito
6220Créditos aprobados no desembolsados
6225Apertura de crédito
6475Cánones por recibir
6480Opciones de compra por recibir

e) Provisiones por crédito

CódigoNombre
1490Provisión cartera comercial
1492Provisión cartera de consumo
1494Provisión cartera hipotecaria para vivienda
1694Provisión cuentas por cobrar comerciales
1696Provisión cuentas por cobrar de consumo
1697Provisión cuentas por cobrar hipotecarias para vivienda
199917Provisión otros activos, créditos de consumo
199922Provisión otros activos, créditos hipotecarios para vivienda

Adicionalmente a las cuentas PUC definidas anteriormente, las entidades deberán reportar los saldos que presentan los clientes en el código 6430, contingencias —intereses de cartera— en las columnas 13 y 14 del formato 001 y 003 respectivamente. De esta forma el saldo de la deuda se discriminará por capital, intereses, otros conceptos y contingencias de intereses.

En el evento en que un cliente presente saldos por aceptaciones bancarias códigos 1505 y/o 1510, deberán clasificarse y calificarse por monto conforme a los parámetros definidos en la Resolución 2053 de 1989.

Si un cliente presenta un crédito con garantía real u otra y garantía personal, deberá reportar la deuda clasificada en garantía real u otra.

En operaciones que impliquen un descuento, la entidad reportará en la proforma F. 0000-15, formato 003, columnas 3 y 4, unidad de captura 12, código subcuenta 999 el valor correspondiente al descuento por amortizar, a la fecha de corte, con el propósito de que al hacer la validación con la cuenta 14 del PUC no se presenten desfaces.

2.2.1.2.2.5. Utilización de la información de evaluación de cartera y demás información comercial disponible. En función de un sano criterio de protección de los activos, las entidades financieras deben acudir a las diferentes fuentes de información comercial para contar con elementos de juicio suficientes en el momento de otorgar créditos o invertir sus recursos. Es conveniente tener presente que el hecho de no utilizar la información disponible, ha sido calificada por esta superintendencia, como práctica insegura.

2.2.1.2.2.6. Envío de la información. La información de que trata la presente circular, debe ser reportada de acuerdo con la codificación dada para las distintas proformas aquí relacionadas, atendiendo las instrucciones impartidas en el documento SB-DS-007, versión 2.0 definición del sistema de envío a la Superintendencia Bancaria de la información requerida para la evaluación de cartera por parte de las entidades vigiladas, utilizando los siguientes medios de envío de información:

Vía módem. Se debe utilizar para enviar aquellos archivos cuyo tamaño sea menor o igual a 500 Kbytes.

Medio magnético (cintas o disquete). Se debe utilizar para remitir los archivos con tamaño mayor a 500 Kbytes, según las instrucciones impartidas en la Circular Externa 055 de 1992.

Los archivos de tamaño inferior a 500 Kbytes que sean enviados en medio magnético (cinta o disquete), así como los archivos que excedan los 500 Kbytes que sean enviados vía módem, serán considerados por esta superintendencia como no recibidos.

Con el propósito de obtener copia de los formatos respectivos, del documento SB-DS-007, de la codificación de municipios y departamentos (CODMUNI.TXT) y de la codificación CIIU.TXT, las entidades deberán hacer llegar a la división de sistemas de esta superintendencia, un disquete de tamaño 5 1/4 o 3 1/2 pulgadas, doble cara, alta densidad, compatible con equipos IBM-AT, sistema operacional DOS versión 3.0 o superior.

2.2.1.2.2.7. Documento soporte. Las entidades deben enviar la proforma para la remisión de información (proforma F. 0000-01), en original y copia debidamente diligenciada por el representante legal, las cuales deberán radicarse dentro de los plazos fijados para el envío de esta información.

2.2.1.2.2.8. Períodos y fechas de reporte. Las entidades enviarán a la Superintendencia Bancaria la información de evaluación de cartera, con la última calificación asignada por la entidad, correspondiente a los cortes señalados, a más tardar, en las fechas que a continuación se relacionan:

Información con corte a: Fecha de reporte: 

Marzo 31Abril 30
Junio 30Julio 31
Septiembre 30Octubre 31
Diciembre 31Enero 31

Para el reporte de la información con corte a 31 de marzo y 30 de septiembre, fechas en las cuales se debe evaluar como mínimo el 75% de la cartera comercial, según las Resoluciones 2053, 3056 y 3535 de 1989, las entidades deberán reportar la última calificación otorgada por la entidad a sus deudores, ya sea que ésta se haya asignado entre marzo 31 o septiembre 30 y la fecha de reporte, o en su defecto, la más reciente otorgada por la entidad a dicho cliente. Para el caso de la cartera de consumo e hipotecaria para vivienda, las cuales deben mantenerse permanentemente calificadas según las resoluciones mencionadas anteriormente, las entidades vigiladas deberán reportar estrictamente la clasificación otorgada para las fechas de corte.

Para el caso de los créditos reclasificados por la Superintendencia Bancaria, las entidades remitirán como calificación del crédito, la otorgada por la superintendencia, a menos que esta entidad haya autorizado nuevamente su reclasificación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Resolución 2053 de 1989.

2.2.1.2.2.9. Período de prueba para la transmisión vía módem. Con el fin de garantizar un sistema de envío de información vía módem, eficiente y libre de errores en la estructura del archivo, esta superintendencia ha considerado conveniente establecer un período de prueba para el reporte de la información que aquí se reglamenta.

Con este propósito, las entidades destinatarias de la presente circular, transmitirán en paralelo, vía módem medio magnético, según sea el caso, los formatos aquí establecidos con la información correspondiente al corte del 30 de junio de 1994, en el período comprendido entre el 1º de agosto y el 30 de septiembre de 1994, tantas veces como sea necesario, hasta obtener un reporte libre de errores, sin que ello implique prórroga para el envío de la información sobre endeudamiento correspondiente al mes de junio de 1994, en los términos de la Circular Externa 002 de 1990.

La información correspondiente a septiembre de 1994 y subsiguientes se considerará para todos los efectos como válida, para aquellos archivos cuyo tamaño es menor o igual a 500 kbytes, solamente si es transmitida vía módem. En consecuencia para estos archivos, todo reporte de la misma que se haga en medio distinto al anterior, se dará por no recibida, con las implicaciones que ello conlleva.

2.2.1.2.2.10. Clasificación por actividad económica (CIIU). Con el fin de que las entidades puedan disponer de un mayor plazo para la actualización de la codificación CIIU, esta superintendencia considera prudente iniciar la vigencia de la referida clasificación, hasta el informe correspondiente a marzo de 1995. En consecuencia hasta dicha fecha, se seguirá utilizando la siguiente clasificación:

1000Agricultura, caza, silvicultura y pesca
2000Explotación de minas y canteras
3000Industrias manufactureras
4000Electricidad, gas y vapor
5000Contratistas generales
6000Comercio por mayor y al por menor restaurantes hoteles
7000Transporte almacenamiento y comunicaciones
8000Establecimientos financieros seguros bienes inmuebles servicios a compañías
9000Servicios comunales sociales y personales

2.2.1.2.2.11. Naturaleza jurídica sobre clasificación de los clientes. Dado que algunas entidades han realizado consultas sobre como clasificar los clientes, personas jurídicas, de acuerdo con su naturaleza jurídica, a continuación se presentan algunas precisiones sobre el particular:

a) Establecimientos públicos. Son organismos creados por la ley, o autorizados por ésta, encargados principalmente de atender funciones administrativas, conforme las reglas del derecho público. Dentro de este grupo se deben clasificar, también, los siguientes organismos del gobierno central.

— Presidencia

— Ministerios

— Departamentos administrativos

— Unidades administrativas especiales

— Superintendencias

— Gobernaciones

— Alcaldías

— Secretarías

— Contralorías

— Fiscalías

— Procuradurías

— Registradurías

— Tesorerías

— Otros, de similar naturaleza;

b) Empresas industriales y comerciales del Estado. Son organismos creados por la ley, o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial, conforme a las reglas del derecho privado;

c) Sociedades de economía mixta. Son organismos constituidos bajo la forma de sociedades comerciales con aportes estatales y de capital privado, creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial conforme a las reglas de derecho privado;

d) Sociedades privadas nacionales y sociedades privadas extranjeras. Esta clasificación obedece al lugar de origen del respectivo ente societario. Así, el artículo 469 del Código de Comercio establece que “son extranjeras las sociedades constituidas conforme la ley de otro país y con domicilio principal en el exterior”.

Por otra parte, la sociedad conformada con arreglo a la ley colombiana y con domicilio principal en este territorio, será nacional, y

e) Sociedades multinacionales. Son aquellas sociedades que se constituyen con capitales de inversionistas de diferentes países y cuyo ámbito rebasa las fronteras del Estado de su domicilio principal.

Las personas naturales por no tener objeto social y las personas jurídicas que no clasifiquen en los criterios antes enunciados se reportarán en “0” no aplica.

2.2.1.3. Reporte semestral sobre composición accionaria. Las sociedades fiduciarias, enviarán, en papel, a esta superintendencia, a la división de estadística —grupo central de riesgos—, la información sobre composición accionaria, relación entre accionistas, composición del capital y transacción de acciones, dentro de los plazos establecidos en la Circular Externa 001 de 1990, referenciando para el efecto el trámite 105 “composición accionaria”, utilizando para el efecto las proformas F. 888-18, F. 888-20, F. 888-22 y F.888- 23.

2.2.1.4. Reporte anual de la información para establecer la base gravable del impuesto de industria y comercio. De conformidad con lo establecido en los artículos 42 y 26 de la Ley 14 de 1983 y en los artículos 207 y 212 del Decreto 1333 de 1986, los destinatarios de la presente circular deberán remitir, a la división de estadística de esta superintendencia, para cada municipio donde se tengan oficinas abiertas al público (incluyendo aquellos municipios en los cuales los concejos municipales hayan establecido exenciones para el pago del impuesto), el número de oficinas que tiene la entidad en ese municipio y el valor acumulado, para el año correspondiente, de las cuentas que a continuación se relacionan.

Los ingresos operacionales para aquellas oficinas que captan recursos del público, pero no otorgan préstamos, podrán calcularse proporcionalmente a los recursos captados.

Para la remisión de la citada información deberá tenerse en cuenta el documento envío de la información en disquete para el cálculo de la base gravable del impuesto de industria y comercio, SB-DS-006, versión 2.0 en donde se explica la estructura y contenido del archivo que se debe enviar a esta superintendencia, expedido mediante Circular Externa 027 de 1994.

Las sociedades fiduciarias reportarán en moneda total, sufijo 0 (moneda legal, sufijo 1, + moneda extranjera, sufijo 2) los siguientes códigos:

 

 

Con los valores reportados para cada uno de los anteriores códigos, para cada municipio, la Superintendencia Bancaria calculará la base gravable de la siguiente manera:

Base gravable = 4101 + 4104 + 4115 + 413535 + 413540 - (410199 + 410499 + 411599)

2.2.2. Reportes de los fideicomisos.

2.2.2.1. Reportes del fondo común ordinario, de los fondos de pensiones y de los fondos comunes especiales y de los portafolios de dichos fondos.

2.2.2.1.1. Valoración del portafolio de inversión del fondo común ordinario, de los fondos de pensiones y de los fondos comunes especiales. La valoración del portafolio de inversión del fondo común ordinario, de los fondos de pensiones y de los fondos comunes especiales se deberá efectuar diariamente de acuerdo con el procedimiento establecido en las Circulares Externas 062 de 1991 y 073 de 1992 expedidas por esta superintendencia y demás normas que la adicionen o modifiquen. Tratándose de fondos comunes especiales la periodicidad de la valoración será la establecida en los correspondientes reglamentos debidamente aprobados por esta entidad.

2.2.2.1.2. Valoración del fondo común ordinario. La valoración del fondo común ordinario se efectuará en forma diaria y se expresará en pesos y en unidades de características variables o en un valor uniforme de unidad constante que será único y determinado, para lo cual deberá adoptarse, en lo pertinente, las indicaciones establecidas en la Circular Externa 063 de 1993, en concordancia con las disposiciones de las Circulares Externas 021 y 072 de 1992, expedidas por esta superintendencia así como las demás normas que las adicionen o modifiquen.

2.2.2.1.3. Informe diario de los fondos comunes ordinarios y de los portafolios de dichos fondos, de los fondos de pensiones y de los fondos comunes especiales. Para efectos de las transmisiones vía módem de las operaciones diarias de los fondos comunes ordinarios y para la valoración de los portafolios de inversión de dichos fondos, de los fondos de pensiones y de los fondos comunes especiales, se ha considerado conveniente desarrollar e implementar un sistema de información computarizado que, entre otras, soporta las siguientes funciones básicas:

— Valoración del portafolio de los fondos comunes ordinarios, fondos comunes especiales y de los fondos de pensiones.

— Valoración de los fondos comunes ordinarios.

— Producción de información estadística.

Dicho esquema está consignado en el documento técnico “definición del sistema de envío a la Superintendencia Bancaria de la información requerida para la valorización de los portafolios de inversión y de los fondos por parte de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y de las sociedades fiduciarias”, SB-DS-011 versión 2.0 que corresponde a una versión actualizada de la estructura del archivo a reportar y el ambiente de comunicaciones bajo el cual se debe transmitir a la Superintendencia Bancaria la información requerida.

2.2.2.1.3.1. Proformas y formatos para el reporte de la información diaria. Para efectos del envío de la información vía módem y el reporte vía papel de la valoración de los fondos común ordinario y de pensiones voluntarias y de las correspondientes cuentas de la clase 7 del plan único de cuentas para el sistema financiero, aplicable a los respectivos fondos, deberá tramitarse la información a que hace referencia las siguientes proformas:

— F. 2100-01(Formato 006).Valoración del fondo.
(Nota: Derogada por la Circular 081 de 1995 numeral 4 de la Superintendencia Bancaria)

— F. 2100-02(Formato 007).Rentabilidad del fondo.
(Nota: Derogada por la Circular 081 de 1995 numeral 4 de la Superintendencia Bancaria)

— A. 2100-03Papel.Determinación del patrimonio - nuevo valor del fondo
— A. 2100-04Papel.Ingresos y gastos

No obstante lo anterior, los informes de que tratan las proformas F. 2100-01 (formato 006) y F. 2100-02 (formato 007) se enviarán paralelamente en papel, de acuerdo con las instrucciones de la Circular Externa 034 de 1994 y la Carta Circular 09 de 1992, hasta tanto se considere conveniente suprimir su envío en papel.

Toda vez que conforme la Circular Externa 009 de 1994 se había establecido que a partir del cinco (5) de abril de 1994 las sociedades fiduciarias deberían reportar los informes de valoración del fondo y de valoración del portafolio del día inmediatamente anterior en forma diaria, teniendo en cuenta que durante los tres (3) primeros meses de reporte, correspondiente al período comprendido entre los meses de abril y junio del presente año, la información se presentaría en papel y paralelamente se iniciarían las pruebas de transmisión diaria vía módem, se ha considerado conveniente prorrogar hasta el 31 de agosto de 1994 el plazo para la transmisión vía módem, en calidad de prueba, de los citados reportes diarios correspondientes a los fondos comunes ordinarios, fondos comunes especiales y fondos de pensiones.

2.1.2.1.3.2. Documento soporte. La información contenida en el archivo transmitido a esta superintendencia o, presentado en cinta o disquete, en caso de contingencias, así como el correspondiente reporte en papel, deberá ser certificada por el funcionario responsable del área financiera, referenciando el trámite 498 - portafolio de inversión y fondos comunes, conforme a las instrucciones a que se refieren las Circulares Externas 057 y 073 (num. 3º) de 1991.

2.2.2.2. Reporte semanal del fondo común ordinario. Las sociedades fiduciarias reportarán la información referente al fondo común ordinario que maneja, de acuerdo con el diseño que para el efecto presenta la proforma F. 888-38, referenciando para el efecto el trámite 245 - estadística. Informe semanal.

Esta información deberá reportarse en términos de rentabilidad efectiva anual neta, independientemente de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales, calculada de forma tal que se haga referencia a la rentabilidad obtenida durante los treinta (30) días calendario inmediatamente anteriores. En consecuencia, la información reportada en el anexo de la referencia, debe expresar en el literal c) del mismo, los términos de la rentabilidad efectiva anual neta al cierre de la semana que se reporta.

En todo caso, en atención a la índole propia de estas operaciones fiduciarias, en el informe semanal se indicará, en forma discriminada, el porcentaje de la comisión y las tablas de manejo que presentan.

2.2.2.3. Reporte mensual.

2.2.2.3.1. Fondo común ordinario - inversiones de alta liquidez.

2.2.2.3.1.1. Aspectos de carácter general. Las sociedades fiduciarias que administren fondos comunes ordinarios deberán efectuar inversiones de alta liquidez no inferior al veinticinco por ciento (25%) del promedio diario que durante el mes haya registrado el activo del fondo administrado.

Las referidas inversiones deberán estar representadas en depósitos a la vista o en títulos de deuda cuyo vencimiento no exceda de treinta (30) días comunes y hayan sido emitidos o garantizados por la Nación, el Banco de la República, la Financiera Energética Nacional, FEN, u otro establecimiento de crédito del país.

En todo caso no menos del diez por ciento (10%) del activo de los fondos deberá estar representado en las inversiones o depósitos anteriormente mencionados, cuyo vencimiento no sea superior a quince (15) días comunes.

La posición en inversiones de alta liquidez de los fondos comunes ordinarios se establecerá tomando en consideración el valor de las inversiones u operaciones computables para el cumplimiento de los requeridos de dichas inversiones de alta liquidez.

El requerido de inversiones de alta liquidez y las disponibilidades para cumplirlo se determinará por períodos mensuales. Para ello se obtendrá el promedio aritmético de las inversiones requeridas de los días hábiles de cada período, el cual se comparará con el promedio aritmético de las inversiones y operaciones computables poseídas durante el mismo período.

Serán computables para efectos del cumplimiento de los porcentajes previstos anteriormente, en adición a los títulos mencionados, las operaciones de reporto activas celebradas por las sociedades fiduciarias con recursos de los fondos comunes ordinarios, siempre y cuando hayan sido celebradas con instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria y su vencimiento no exceda de treinta (30) o de quince (15) días comunes, según corresponda.

Así mismo, serán computables para los efectos previstos en el párrafo anterior los títulos que formen parte de las inversiones del fondo común ordinario y hayan sido emitidos o garantizados por la Nación, el Banco de la República, la Financiera Energética Nacional, FEN, u otros establecimientos de crédito del país, cualquiera sea su vencimiento, cuando respecto de los mismos existiere un compromiso de compra por parte de una institución sometida al control y vigilancia de esta superintendencia cuyo vencimiento no exceda de treinta (30) o de quince (15) días comunes, según el caso.

2.2.2.3.1.2. Reporte de la información. Mientras se establecen las condiciones técnicas para la remisión vía módem de la información aquí referida, se enviará en papel, en pesos, la proforma A. 1500-03, fondo común ordinario inversiones de alta liquidez, dentro del plazo señalado para la presentación de los estados financieros del fondo común ordinario, conforme las indicaciones que para su diligenciamiento se señalan en el instructivo pertinente.

El reporte a que hace referencia el presente numeral deroga las proformas F. 888-43 (formato 062) y F. 888-44 (formato 063), así como la Circular Externa 027 de 1991 y aplica a partir de los estados financieros del fondo común ordinario con corte al 31 de agosto de 1994.

2.2.2.3.2. Conciliaciones y descubiertos en cuenta corriente. Con el objeto de facilitar el análisis por parte de este despacho de cada uno de los estados financieros de los fondos comunes de inversión, a los mismos se anexará, debidamente certificada por el representante legal, la siguiente información, referida al mes inmediatamente anterior al del estado financiero que se reporta, excepto en el caso de cierres de ejercicio de la sociedad fiduciaria cuyo reporte deberá corresponder al del mismo mes de cierre.

2.2.2.3.2.1. Conciliaciones. Las conciliaciones del saldo correspondiente al mes anterior al del ejercicio correspondiente de cada una de las cuentas corrientes bancarias, de ahorros y en corporaciones de ahorro y vivienda, con indicación de la fecha de las partidas conciliatorias, informando respecto de las demás de treinta (30) días, las gestiones adelantadas para su regularización.

2.2.2.3.2.2. Descubiertos en cuenta corriente. Si durante el mes anterior al del ejercicio que se reporta se presentaron descubiertos en algunas de las cuentas corrientes bancarias del fondo debe indicarse su período de duración, así como el monto de los mismos y los intereses correspondientes.

2.2.2.3.3. Fideicomiso inmobiliario. Junto con los estados financieros de los fideicomisos cuya finalidad consista en el desarrollo de proyectos inmobiliarios, se remitirá mensualmente la siguiente información, en papel, respetando la estructura de los anexos que para el efecto se han diseñado.

2.2.2.3.3.1. Información general sobre el proyecto. Proforma A.1500-01. En esta proforma, se deberá registrar el valor de la obra, el de su ejecución, los ajustes y el porcentaje de avance de los trabajos correspondientes al saldo del código 71715 del plan único de cuentas, respecto a los costos y el resultante del costo por unidad a la fecha del envío de la información, para cada uno de los proyectos inmobiliarios. En consecuencia se suprime el anexo F. 222-06 que se viene remitiendo actualmente.

2.2.2.3.3.2. Financiación del proyecto. Proforma A. 1500-02. En este anexo se indicará cada uno de los créditos obtenidos, totalizados por cada entidad financiera. Así mismo, deberá enviarse la información con el nombre de los aportantes y el monto de tales aportes que soportan el proyecto.

Las proformas A.1500-01 y A.1500-02 derogan la presentación del anexo F. 222-06 “información general sobre el proyecto” creado mediante la Circular Externa 005 de 1989 y aplica a partir de los estados financieros de los fideicomisos cuya finalidad consista en el desarrollo de proyectos inmobiliarios con corte al 31 de agosto de 1994.

2.3. Almacenes generales de depósito.

2.3.1. Reporte semanal. Los almacenes generales de depósito, remitirán con carácter semanal, a más tardar el día miércoles de la semana siguiente a la del reporte, a las 12:00 meridiano, a la división de estadística, referenciando para el efecto el trámite 245 - estadística. Informe semanal, la siguiente información:

2.3.1.1. Mercancías en depósito por artículo. Relación consolidada. Proforma F. 230-01.

2.3.1.2. Informe semanal consolidado. Proforma F. 230-11.

2.3.1.3. Informe semanal de operaciones REPO. Proforma F. 0000-10.

2.3.2. Reporte mensual. Se remitirán, como anexo a los estados financieros y dentro de los períodos para su transmisión establecidos, los siguientes anexos:

2.3.2.1. F. 230-05 Relación de préstamos (trámite 30 - balances intermedios y/o anexos).

2.3.2.2. F. 230-14 Clasificación de las cuentas por cobrar (formato 005), (trámite 30 - balances intermedios y/o anexos).

2.3.3. Reporte trimestral.

2.3.3.1. Anexo F. 230-01 Mercancías en depósito. Trimestralmente se remitirá el anexo F. 230-01 mercancías en depósito por artículos, por ciudades, este anexo se remitirá dentro de los veinte (20) días calendario siguientes al cierre de cada trimestre, a la división de estadística, referenciando para el efecto el trámite 216 — estadística — información entidades financieras.

2.3.3.2. Reporte de transacciones en efectivo. Dentro de los veinte (20) primeros días de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año deberá remitirse, en disquete, y conforme a la estructura del anexo F. 0000-11 la información sobre el “reporte de transacciones en efectivo”, correspondiente al trimestre calendario inmediatamente anterior, conforme a las indicaciones que sobre el particular se señalaron en las Circulares Externas 075 de 1992, 015 y 019 de 1993.

La citada información deberá ser enviada a esta superintendencia en disquete, formato de columna decimal, en hoja de cálculo - lotus 123, versión 2.0 o superiores, utilizando un solo archivo para las diferentes matrices a reportar bajo el nombre de Transfer.rep (reporte de transacciones en efectivo), presentando un reporte por cada semana del trimestre correspondiente y un reporte consolidado para todo el período.

La remisión de la referida información deberá hacerse mediante oficio debidamente suscrito por el representante legal y por el funcionario responsable de verificar los mecanismos de control y reglas de conducta a que se refiere el artículo 2º del Decreto 1872 de 1992, referenciando para el efecto el trámite 146 - transacciones en efectivo. El envío de información sobre transacciones en efectivo, en los términos, cuantía y demás modalidades previstas en las circulares anteriormente citadas, deberá cumplirse cuando éstas efectivamente se hayan realizado, es decir, cuando se verifique que se han recibido o efectuado depósitos, retiros, pagos, inversiones u otro tipo de operación en efectivo, en moneda legal o extranjera por los montos a que se refieren las mencionadas normas, conforme a las indicaciones que sobre este particular se señalaron para las sociedades de servicios financieros mediante Circular Externa 052 de 1993, en caso contrario y conforme a lo señalado en el numeral 1.1.3 de esta circular, el oficio a que hace referencia en párrafo anterior así lo indicará.

2.3.3.5. Reporte de evaluación de cartera.

2.3.3.5.1. Informe por deudor. Proforma F. 0000-13 (formato 001). Los almacenes generales de depósito deberán reportar, por cliente, las deudas contraídas con la entidad, clasificadas por tipo de crédito (comercial, de consumo o hipotecario), por calificación (“A”, “B”, “C”, “D”, “E” o “NC” no calificada), y por clase de garantía que respalda el crédito (real, personal u otras, esto es, aquellas que se asimilan a garantía real según el artículo 17 de la Resolución 2053 de 1989 y demás normas que la adicionen o modifiquen), cuando la sumatoria de las deudas contraídas por el cliente con la institución sea mayor o igual a tres millones de pesos ($ 3.000.000). El envío de la mencionada información deberá hacerse referenciando el trámite 72 - endeudamiento de clientes.

Así mismo, se reportarán las contingencias de los clientes indicando el número y el valor según sea en moneda legal o extranjera. Si un cliente no presenta deudas iguales o superiores a tres millones de pesos, pero presenta contingencias en cuantía igual al del referido monto o la suma de sus contingencias más el valor de su cartera de crédito es equivalente a dicho valor, se reportará como cliente individual. De acuerdo con la agrupación definida en el primer párrafo de este numeral, deberán reportarse, en pesos, las operaciones en moneda legal y en moneda extranjera, de los siguientes conceptos:

Número de deudas. Corresponde al número de créditos vigentes que ya han sido desembolsados por la entidad.

Capital. Corresponde al saldo del capital de los créditos que la entidad le ha desembolsado al cliente.

Intereses. Corresponde al saldo de los intereses que se han causado sobre los créditos que la entidad le ha desembolsado al cliente.

Otros. Corresponde al saldo por otros conceptos (honorarios, comisiones, etc.), que se han causado sobre los créditos que la entidad le ha desembolsado al cliente.

Provisiones. Corresponde al monto total de la provisión que la entidad ha hecho sobre los créditos desembolsados al cliente.

Defecto en la garantía. Corresponde a las diferencias presentadas entre los valores de las garantías constituidas y los saldos de las deudas correspondientes (incluidos capital, intereses y otros conceptos).

Contingencia de intereses. Corresponde al saldo de los intereses provenientes de operaciones de crédito, que de acuerdo con las instrucciones indicadas en la Circular Externa 070 de 1993 deben registrarse en la cuenta 6430 del PUC.

2.3.3.5.2. Informe del deudor por departamento. Proforma F. 0000-14 (formato 002). Corresponde a la información consolidada del deudor por zona geográfica y deberá reportarse, por deudor, cada uno de los departamentos, en donde se hayan realizado desembolsos, indicando el código del municipio donde el cliente relacionado presenta el mayor saldo de la deuda, así como los saldos consolidados por clasificación y calificación de los créditos desembolsados por la entidad en ese departamento. El total de la cartera por departamentos (sumatoria de la subcuenta 999), deberá coincidir con la sumatoria de capital, intereses y otros de la unidad de captura 09 de la proforma F. 0000-13 (formato 001).

2.3.3.5.3. Informes consolidados de cartera. Proforma F. 0000-15 (formato 003). Corresponden a la información consolidada de la entidad, sobre la evaluación de la cartera en poder de los deudores reportados individualmente, así como el consolidado de la cartera no reportada individualmente.

La entidad deberá reportar en cada consolidado los saldos de la cartera, agrupados por tipo de créditos (comercial, consumo e hipotecario), calificación (“A”, “B”, “C”, “D”, “E” o “NC” no calificada), clase de garantía que respalda el crédito (real, personal u otras, esto es, aquellas que se asimilan a garantía real según el artículo 17 de la Resolución 2053 de 1989 y demás normas que la adicionen o modifiquen) y por tipo de moneda (legal o extranjera).

De acuerdo con la anterior agrupación, deberán reportarse los conceptos: número de deudas, capital, intereses, otros conceptos, provisiones y defecto en la garantía, descritos en el numeral 1.1 de la presente circular.

2.3.3.5.4. Validaciones con el plan de cuentas. La información sobre evaluación de cartera (endeudamiento de clientes), de que trata la presente circular, deberá coincidir con los registros contables consignados en el plan de cuentas, al mismo período contable, razón por la cual la información se reportará en pesos.

Para el caso de los créditos en moneda extranjera, incluidos los correspondientes intereses, comisiones y honorarios causados y no pagados y otras operaciones activas de crédito, a partir de la vigencia de esta circular, se deberán reportar los saldos en pesos, a la tasa de cambio definida en la Circular Externa 8 de 1993.

Para efectos de la validación con el plan de cuentas, se deberá tener presente que la información tiene carácter estrictamente contable y en consecuencia la suma de los informes consolidados (reportados y no reportados individualmente) deberá ser consistente con la contabilizada en el PUC, en los códigos que se relacionan a continuación, y sustentarse en la realidad contable sin basarse en estimaciones ni aproximaciones:

a) Capital

CódigoNombre
14Cartera de créditos

Para efectos de este reporte, entiéndese por capital los valores correspondientes a este grupo sin deducir las provisiones.

b) Intereses  

CódigoNombre
160515Intereses, cartera de créditos
160595Intereses, otros

c) Otros conceptos

CódigoNombre
1505Aceptaciones (bancarias) en plazo
1510Aceptaciones (bancarias) después del plazo
161005Comisiones, aceptaciones bancarias
161010Comisiones, cartas de crédito
161015Comisiones, avales
161020Comisiones, garantías bancarias
161025Comisiones servicios bancarios
161030Comisiones, negocios fiduciarios
1615Servicios de almacenaje
162515Arrendamientos, de bienes en leasing
1635Pagos por cuenta de clientes
1945Cartas de crédito de pago diferido
1950Créditos a empleados
6437Arrendamientos y sanciones en contratos de leasing

d) Contingencias

CódigoNombre
6205Avales
6210Garantías bancarias
6215Cartas de crédito
6220Créditos aprobados no desembolsados
6225Apertura de crédito
6475Cánones por recibir
6480Opciones de compra por recibir

e) Provisiones por crédito

CódigoNombre
1490Provisión cartera comercial
1492Provisión cartera de consumo
1494Provisión cartera hipotecaria para vivienda
1694Provisión cuentas por cobrar comerciales
1696Provisión cuentas por cobrar de consumo
1697Provisión cuentas por cobrar hipotecarias para vivienda
199917Provisión otros activos, créditos de consumo
199922Provisión otros activos, créditos hipotecarios para vivienda

Adicionalmente a las cuentas PUC definidas anteriormente, las entidades deberán reportar los saldos que presentan los clientes en el código 6430, contingencias —intereses de cartera— en las columnas 13 y 14 del formato 001 y 003 respectivamente. De esta forma el saldo de la deuda se discriminará por capital, intereses, otros conceptos y contingencias de intereses.

En el evento en que un cliente presente saldos por aceptaciones bancarias códigos 1505 y/o 1510, deberán clasificarse y calificarse por monto conforme a los parámetros definidos en la Resolución 2053 de 1989.

Si un cliente presenta un crédito con garantía real u otra y garantía personal, deberá reportar la deuda clasificada en garantía real u otra.

En operaciones que impliquen un descuento, la entidad reportará en la proforma F. 0000-15, formato 003, columnas 3 y 4, unidad de captura 12, código subcuenta 999 el valor correspondiente al descuento por amortizar, a la fecha de corte, con el propósito de que al hacer la validación con la cuenta 14 del PUC no se presenten desfaces.

2.3.3.5.5. Utilización de la información de evaluación de cartera y demás información comercial disponible. En función de un sano criterio de protección de los activos, las entidades financieras deben acudir a las diferentes fuentes de información comercial para contar con elementos de juicio suficientes en el momento de otorgar créditos o invertir sus recursos. Es conveniente tener presente que el hecho de no utilizar la información disponible, ha sido calificada por esta superintendencia, como práctica insegura.

2.3.3.5.6. Envío de la información. La información de que trata la presente circular, debe ser reportada de acuerdo con la codificación dada para las distintas proformas aquí relacionadas, atendiendo las instrucciones impartidas en el documento SB-DS-007, versión 2.0 definición del sistema de envío a la Superintendencia Bancaria de la información requerida para la evaluación de cartera por parte de las entidades vigiladas, anexo a esta circular, utilizando los siguientes medios de envío de información:

Vía módem. Se debe utilizar para enviar aquellos archivos cuyo tamaño sea menor o igual a 500 Kbytes.

Medio magnético (cintas o disquete). Se debe utilizar para remitir los archivos con tamaño mayor a 500 Kbytes, según las instrucciones impartidas en la Circular Externa 055 de 1992.

Los archivos de tamaño inferior a 500 Kbytes que sean enviados en medio magnético (cinta o disquete), así como los archivos que excedan los 500 Kbytes que sean enviados vía módem, serán considerados por esta superintendencia como no recibidos.

Con el propósito de obtener copia de los formatos respectivos, del documento SB-DS-007, de la codificación de municipios y departamentos (CODMUNI.TXT) y de la codificación CIIU.TXT, las entidades deberán hacer llegar a la división de sistemas de esta superintendencia, un disquete de tamaño 5 1/4 o 3 1/2 pulgadas, doble cara, alta densidad, compatible con equipos IBM-AT, sistema operacional DOS versión 3.0 o superior.

2.3.3.5.7. Documento soporte. Las entidades deben enviar la proforma para la remisión de información (proforma F. 0000-01), en original y copia debidamente diligenciada por el representante legal, las cuales deberán radicarse dentro de los plazos fijados para el envío de esta información.

2.3.3.5.8. Períodos y fechas de reporte. Las entidades enviarán a la Superintendencia Bancaria la información de evaluación de cartera, con la última calificación asignada por la entidad, correspondiente a los cortes señalados, a más tardar, en las fechas que a continuación se relacionan:

Información con corte a: Fecha de reporte: 

Marzo 31Abril 30
Junio 30Julio 31
Septiembre 30Octubre 31
Diciembre 31Enero 31

Para el reporte de la información con corte a 31 de marzo y 30 de septiembre, fechas en las cuales se debe evaluar como mínimo el 75% de la cartera comercial, según las Resoluciones 2053, 3056 y 3535 de 1989, las entidades deberán reportar la última calificación otorgada por la entidad a sus deudores, ya sea que ésta se haya asignado entre marzo 31 o septiembre 30 y la fecha de reporte, o en su defecto, la más reciente otorgada por la entidad a dicho cliente. Para el caso de la cartera de consumo e hipotecaria para vivienda, las cuales deben mantenerse permanentemente calificadas según las resoluciones mencionadas anteriormente, las entidades vigiladas deberán reportar estrictamente la clasificación otorgada para las fechas de corte.

Para el caso de los créditos reclasificados por la Superintendencia Bancaria, las entidades remitirán como calificación del crédito, la otorgada por la superintendencia, a menos que esta entidad haya autorizado nuevamente su reclasificación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Resolución 2053 de 1989.

2.3.3.5.9. Período de prueba para la transmisión vía módem. Con el fin de garantizar un sistema de envío de información vía módem, eficiente y libre de errores en la estructura del archivo, esta superintendencia ha considerado conveniente establecer un período de prueba para el reporte de la información que aquí se reglamenta.

Con este propósito, las entidades destinatarias de la presente circular, transmitirán en paralelo, vía módem o en medio magnético, según sea el caso, los formatos aquí establecidos con la información correspondiente al corte del 30 de junio de 1994, en el período comprendido entre el 1º de agosto y el 30 de septiembre de 1994, tantas veces como sea necesario, hasta obtener un reporte libre de errores, sin que ello implique prórroga para el envío de la información sobre endeudamiento correspondiente al mes de junio de 1994, en los términos de la Circular Externa 002 de 1990.

La información correspondiente a septiembre de 1994 y subsiguientes se considerará para todos los efectos como válida, para aquellos archivos cuyo tamaño es menor o igual a 500 Kbytes, solamente si es transmitida vía módem. En consecuencia para estos archivos, todo reporte de la misma que se haga en medio distinto al anterior, se dará por no recibida, con las implicaciones que ello conlleva.

2.3.3.5.10. Clasificación por actividad económica (CIIU). Con el fin de que las entidades puedan disponer de un mayor plazo para la actualización de la codificación CIIU, esta superintendencia considera prudente iniciar la vigencia de la referida clasificación, hasta el informe correspondiente a marzo de 1995. En consecuencia hasta dicha fecha, se seguirá utilizando la siguiente clasificación:

1000Agricultura, caza, silvicultura y pesca
2000Explotación de minas y canteras
3000Industrias manufactureras
4000Electricidad gas y vapor
5000Contratistas generales
6000Comercio por mayor y al por menor restaurantes hoteles
7000Transporte almacenamiento y comunicaciones
8000Establecimientos financieros seguros bienes inmuebles servicios a compañías
9000Servicios comunales sociales y personales

2.3.3.5.11. Naturaleza jurídica sobre clasificación de los clientes. Dado que algunas entidades han realizado consultas sobre cómo clasificar los clientes, personas jurídicas, de acuerdo con su naturaleza jurídica, a continuación se presentan algunas precisiones sobre el particular:

a) Establecimientos públicos. Son organismos creados por la ley, o autorizados por ésta, encargados principalmente de atender funciones administrativas, conforme las reglas del derecho público. Dentro de este grupo se deben clasificar, también, los siguientes organismos del gobierno central.

— Presidencia

— Ministerios

— Departamentos administrativos

— Unidades administrativas especiales

— Superintendencias

— Gobernaciones

— Alcaldías

— Secretarías

— Contralorías

— Fiscalías

— Procuradurías

— Registradurías

— Tesorerías

— Otros, de similar naturaleza;

b) Empresas industriales y comerciales del Estado. Son organismos creados por la ley, o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial, conforme a las reglas del derecho privado;

c) Sociedades de economía mixta. Son organismos constituidos bajo la forma de sociedades comerciales con aportes estatales y de capital privado, creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial conforme a las reglas de derecho privado;

d) Sociedades privadas nacionales y sociedades privadas extranjeras. Esta clasificación obedece al lugar de origen del respectivo ente societario. Así, el artículo 469 del código de comercio establece que “son extranjeras las sociedades constituidas conforme la ley de otro país y con domicilio principal en el exterior”.

Por otra parte, la sociedad conformada con arreglo a la ley colombiana y con domicilio principal en este territorio, será nacional, y

e) Sociedades multinacionales. Son aquellas sociedades que se constituyen con capitales de inversionistas de diferentes países y cuyo ámbito rebasa las fronteras del Estado de su domicilio principal.

Las personas naturales por no tener objeto social y las personas jurídicas que no clasifiquen en los criterios antes enunciados se reportarán en “O” no aplica.

2.3.4. Reporte semestral sobre composición accionaria, relación entre accionistas, composición del capital y transacción de acciones proformas F. 888-18, F. 888-20, F. 888-22 y F. 888-23. Los almacenes generales de depósito, enviarán, en papel, a esta superintendencia, a la división de estadística —grupo central de riesgos—, la información requerida en los citados anexos, dentro de los plazos establecidos en la Circular Externa 001 de 1990, referenciando para el efecto el trámite 105 - composición accionaria.

2.3.5. Reporte anual.

2.3.5.1. Anexo F. 230-03 Lugares de depósito. El anexo F. 230-03 lugares de depósito deberá presentarse anualmente en el mes de enero del año siguiente, sin perjuicio de que la superintendencia pueda exigirlo en cualquier tiempo.

2.3.5.2. Reporte anual de la información para establecer la base gravable del impuesto de industria y comercio. De conformidad con lo establecido en los artículos 42 y 26 de la Ley 14 de 1983 y en los artículos 207 y 212 del Decreto 1333 de 1986, los destinatarios de la presente circular deberán remitir, a la división de estadística de esta superintendencia, para cada municipio donde se tengan oficinas abiertas al público (incluyendo aquellos municipios en los cuales los concejos municipales hayan establecido exenciones para el pago del impuesto), el número de oficinas que tiene la entidad en ese municipio y el valor acumulado, para el año correspondiente, de las cuentas que a continuación se relacionan.

Los ingresos operacionales para aquellas oficinas que captan recursos del público, pero no otorgan préstamos, podrán calcularse proporcionalmente a los recursos captados.

Para la remisión de la citada información deberá tenerse en cuenta el documento “envío de la información en disquete para el cálculo de la base gravable del impuesto de industria y comercio”, SB-DS-006, versión 2.0 en donde se explica la estructura y contenido del archivo que se debe enviar a esta superintendencia, expedido mediante Circular Externa 027 de 1994.

Los almacenes generales de depósito reportarán en moneda legal, sufijo 1 los siguientes códigos:

 

Con los valores reportados para cada uno de los anteriores códigos, para cada municipio, la Superintendencia Bancaria calculará la base gravable de la siguiente manera:

Base gravable = 999970 + 999980 + 4120 + 4195 - (412099 + 419599).

2.3.6. Otros reportes especiales.

2.3.6.1. Formato único de cuentas no PUC. Anexo F. 0000-06 (formato 099). Con la periodicidad establecida y según el tipo de usuario para el cual se hayan habilitado las distintas subcuentas del referido formato, los almacenes generales de depósito deberán diligenciar y transmitir vía módem, la información allí establecida junto con los estados financieros correspondientes, en los términos de la Circular Externa 050 de 1991.

2.3.6.2. Evaluación y clasificación de la cartera de crédito por categorías. Anexos F. 888-39, F. 888-40 y F. 888-41. Sin perjuicio de la aplicación que se debe dar a las disposiciones contables vigentes en materia de notas a los estados financieros, vale decir, que se revelen datos comparativos de las cifras reportadas por los estados financieros en las fechas de corte pertinentes, la Superintendencia Bancaria, de acuerdo con lo preceptuado por el artículo 19 de la Resolución 2053 de 1989 y con el propósito fundamental de buscar uniformidad en el contenido mínimo de las notas a los estados financieros, ha elaborado el anexo F. 888-40 —evaluación y clasificación de la cartera hipotecaria para vivienda—, que deberán ser diligenciados y remitidos en cada cierre de ejercicio, como anexo a las correspondientes notas.

3. Información esporádica. Las entidades destinatarias de la presente circular, reportarán a esta superintendencia, junto con los estados financieros intermedios correspondientes, en la medida en que la naturaleza y/o movimiento de la cuenta así lo indique, la siguiente información, de acuerdo con la codificación establecida por el plan único de cuentas para el sistema financiero.

3.1. Bienes recibidos en pago - código 1710. Reportará el movimiento de las subcuentas 171005 bienes inmuebles y 171010 bienes muebles, para lo cual se indicará:

3.1.1. Ubicación y dirección del inmueble o descripción del bien recibido en pago.

3.1.2. Avalúo comercial con características técnicas similares a los practicados para la valuación de las propiedades y equipo, indicando el valor de la provisión, de conformidad con lo señalado en el artículo 11 de la Resolución 2524 de 1990.

3.1.3. Valor de la deuda más intereses, costos y gastos.

3.1.4. Valor por el cual los bienes fueron recibidos en pago.

3.1.5. Nombre del deudor o deudores solidarios.

En el momento de realización del bien, se reportará la información a que se refieren los numerales 3.1.1, 3.1.2 y 3.1.4, así como el valor y demás condiciones de la venta del mismo (tales como forma de pago, financiación, nombre del comprador, etc.), indicando la utilidad o pérdida arrojada por la transacción.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de la obligatoriedad de iniciar de inmediato las gestiones de venta, sin sobrepasar, en todo caso, el plazo máximo legal de dos (2) años contados a partir de la fecha de recibo, y de la constitución de las provisiones a que alude el artículo decimoprimero (11) de la Resolución 2524 de 1990.

3.2. Otros activos - código 19. Sucursales y agencias. Las entidades vigiladas deben efectuar mensualmente una conciliación de esta cuenta. En los libros no podrán figurar partidas pendientes por corresponder con más de treinta (30) días calendario de antigüedad.

Cuando el saldo de la cuenta 190495 —otros traslados— represente el diez por ciento (10%) o más del valor registrado en la cuenta 1904, deberá remitirse una relación con la descomposición de dicha subcuenta, indicando la fecha de contabilización, el concepto específico y el valor.

4. Estados financieros de fin de ejercicio. Para efectos de la presentación de los estados financieros de fin de ejercicio y publicación de los mismos, este despacho desea precisar el contenido mínimo de información que sobre éstos deben remitir las entidades, por lo menos con un mes de antelación a la fecha de reunión de la asamblea.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías y las sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad presentarán a este despacho los estados financieros de que tratan los numerales 1.2.1.1.2.1 y 1.2.1.1.2.2 de esta circular, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior, acompañados de sus respectivas notas, siguiendo en lo pertinente las indicaciones señaladas, para la sociedad administradora, en los numerales de que trata el presente punto y con la misma periodicidad señalada para la referida sociedad. Dichos estados financieros deberán ser autorizados y dictaminados por el revisor fiscal del respectivo fondo.

Con relación a los negocios fiduciarios que correspondan a fideicomisos de inversión integrados bajo la modalidad de fondos comunes, fideicomisos para la administración de fondos de pensiones y fideicomisos cuya finalidad consista en el desarrollo de proyectos inmobiliarios y los demás de que tratan los numerales 1.2.1.2.2, 1.2.2.1 y 1.2.2.2, de esta circular, los estados financieros de fin de ejercicio de los respectivos fondos deberán presentarse en forma comparativa con los del año precedente acompañados de sus respectivas notas, siguiendo en lo pertinente las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de la sociedad fiduciaria y conforme las instrucciones señaladas para el efecto en la Resolución 4980 de 1987.

4.1. Estados financieros básicos. Los estados financieros deben cumplir con las normas básicas de contabilidad que la Superintendencia Bancaria ha impartido y, en lo no previsto en ellas, con las pertinentes del Decreto 2649 de 1993, de manera que la información contable que se suministre sea comprensible, pertinente y confiable, y satisfaga el interés general de terceros en evaluar la habilidad de la entidad para generar flujos favorables de fondos y afianzar la confianza del público en el sector financiero. Para el efecto, las entidades deberán remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

4.1.1. Balance general

4.1.2. Estados de resultados

4.1.3. Estado de cambios en el patrimonio

4.1.4. Estado de cambios en la situación financiera

4.1.5. El estado de flujos de efectivo

4.2. Notas a los estados financieros. Con los estados financieros básicos es necesaria la presentación comparativa con el período inmediatamente anterior de las notas a los estados financieros, como parte integrante de los mismos, debidamente identificadas, tituladas, y referenciadas en los estados financieros, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros, teniendo en cuenta su importancia relativa o material e incluyendo como mínimo (a menos que se encuentre adecuadamente revelada en los estados financieros) la siguiente información:

4.2.1. Entidad reportante. Indicar el nombre o razón social; resumen del objeto social; naturaleza jurídica de la entidad —privada, mixta, oficial—; fecha de constitución, clase de documento —escritura pública, número y notaría o ley— que la crea, acto administrativo que la organiza, reformas estatutarias más representativas, si las hay; vigencia o término de duración de la entidad; número de resolución y fecha de vencimiento del permiso de funcionamiento; domicilio principal; número de agencias y sucursales con que opera; indicación del nombre de las subordinadas —filiales y subsidiarias— o de las asociadas, según corresponda.

4.2.2. Fecha de corte o período al cual corresponde la información.

4.2.3. Principales políticas y prácticas contables. Revelar las principales políticas y prácticas que debe observar la entidad, en consideración a su importancia e incidencia sobre la información financiera y en función de normas especiales, tales como ajustes integrales por inflación, tasas de cambio, índices de ajuste, cambios contables ocurridos (naturaleza, justificación y efecto sobre la información contable) y métodos y políticas para la contabilización de las principales clases de activos y pasivos, políticas de causación, de realización, de valuación y de asignación de costos y gastos, entre otras, así como los demás principios que sobre la materia señala el artículo 115 del Decreto 2649 de 1993, en cuanto apliquen a cada tipo de entidad.

Tratándose de revelaciones en notas a los estados financieros, se deberán desagregar e indicar de manera específica aquellos conceptos registrados en el plan único de cuentas y que correspondan a los códigos, cuya denominación sea “varios”, “diversos” u “otros” cuando éstos equivalgan al cinco por ciento (5%) o más del activo o pasivo total, según corresponda.

4.2.4. Disponible - código 11. Revelar el monto de los fondos, cuyo retiro y uso estén sujetos a restricciones o gravámenes y la clase de restricción existente (vr. gr., encajes, embargos, pignoraciones, etc.), si no existen tales restricciones, así deberá indicarse.

4.2.5. Fondos interbancarios vendidos y pactos de reventa - código 12. Revelar la naturaleza, rendimiento promedio, plazos de negociación, montos sujetos a restricciones o limitaciones, con indicación del tipo restricción.

4.2.6. Inversiones - códigos 13 y 1910. Deberá revelarse la clasificación de las inversiones, de acuerdo con los resultados de la respectiva evaluación, teniendo en cuenta los riesgos de solvencia, de exposición de inversiones al mercado de cambio y de país, atendiendo los parámetros establecidos en la Resolución 2524 de 1990 y demás normas que la complementen o modifiquen.

Bajo los mismos lineamientos deberán revelarse las provisiones constituidas, el monto de las valorizaciones y las restricciones existentes.

En lo concerniente a inversiones en sociedades que representen más del diez (10%) del capital del emisor del total de las inversiones del tenedor, se indicará: el monto o razón social, el número de acciones, el valor del mercado y el costo de la inversión, y el porcentaje de participación en el capital de la misma, los dividendos declarados y los recibidos durante el período, y la provisión constituida (destacando la provisión que corresponde al costo de la que corresponde al ajuste) si hay lugar a ella. Estas inversiones deberán desagregar el valor del ajuste por inflación. Cuando se trate de inversiones en títulos de renta fija que representen más del diez por ciento (10%) del valor de las inversiones del tenedor, se revelará el nombre o razón social del emisor, la tasa de interés efectiva, el valor nominal, el costo de adquisición, el monto de la prima o descuento por amortizar, el valor actual de la inversión y la provisión constituida si a ello hubiere lugar.

Se revelarán además, las restricciones existentes que limiten la disponibilidad de las inversiones, si no existieren tales restricciones así deberá indicarse.

4.2.7. Operaciones de derivativos - códigos 1502, 1503 y 1504 - sistema financiero. Además de desagregar los contratos para proveer y otorgar cobertura y las operaciones carrusel, separando los montos correspondientes a los derechos y a las obligaciones, el respectivo descuento o prima por amortizar, será necesario revelar los montos de los contratos sobre títulos y sobre monedas. En concordancia con lo registrado en los códigos 8121, 8122, 8221 y 8222, deberá revelarse los montos de los derechos y obligaciones que se cumplen dentro del siguiente período contable aquellos que se cumplan con posterioridad.

4.2.8. Cartera de créditos, cuentas por cobrar y provisiones otros activos - códigos 14, 16 y 1699. Se revelará, comparativamente con el período inmediatamente anterior, el monto de las carteras de créditos comercial, de consumo e hipotecaria para vivienda que corresponda a cada una de las califaciones previstas en la Resolución 2053 de 1989, desagregadas por tipo de garantía (real o personal) incluidas las provisiones para cada calificación.

Tratándose de la cartera de créditos y de las cuentas por cobrar, se deberá indicar los montos recuperables en cada uno de los cinco (5) años siguientes, así como las tasas de interés efectivas aplicables.

Cualquier restricción o gravamen deberá ser revelado informando la clase de restricción y el monto restringido.

4.2.9. Bienes recibidos en pago - código 1710. Según la naturaleza de los bienes —bienes inmuebles o bienes muebles—, se revelará la información correspondiente de manera que se conozca su costo, el valor del ajuste por inflación, las valorizaciones y provisiones respectivas, desagregando la correspondiente al costo de la del ajuste. Se revelarán las posibilidades de enajenación y las gestiones realizadas por la entidad para tales fines, el impacto de la inmovilización sobre los estados financieros, los avalúos practicados y el estado de los bienes.

4.2.10. Propiedades, equipo y depreciaciones - código 18. Se revelará la clase de activo, las políticas generales para reparaciones, mantenimiento, adiciones o mejoras; los amparos para protección de activos (seguros); las restricciones que sobre ellos pesen (gravámenes, hipotecas, pignoraciones); indicando la clase de restricción y el monto afectado; avalúos de reconocido valor técnico; las valorizaciones, las provisiones, y las depreciaciones, sobre las cuales se debe indicar el método utilizado, la vida útil y el monto cargado a los resultados del período, los saldos de las depreciaciones acumuladas y diferidas.

4.2.11. Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos - código 1915 y 1920. Revelar la naturaleza de los componentes de estos conceptos, indicando las razones fundamentales para darles el tratamiento de activos diferidos, indicando, además de los plazos de amortización, los criterios para fijarlos. Respecto de cada concepto deberá revelarse el saldo inicial, los cargos y las amortizaciones del período contable y el saldo final, desagregando lo correspondiente al ajuste por inflación.

4.2.12. Depósitos y exigibilidades, créditos de bancos y otras obligaciones financieras y cuentas por pagar - códigos 21, 24 y 25 para el sistema financiero. Respecto de cada clase de obligaciones deberá revelarse el monto del capital, de los intereses y demás gastos causados, tasas de interés efectiva, vencimientos y garantías otorgadas, así como las que se encuentren en mora y las que espera refinanciar.

Para las obligaciones a largo plazo, se indicarán los instalamentos pagaderos en cada uno de los próximos cinco (5) años.

4.2.13. Títulos de inversión en circulación - código 26. En relación con los títulos de inversión en circulación deberá indicarse tanto los montos autorizados como los emitidos, valor nominal, primas y descuentos, tasas de interés efectivas y forma de pago, plazo máximo de redención, garantías otorgadas y estipulaciones sobre su cancelación.

Tratándose de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, se indicará, además, si su pago, en caso de liquidación de la sociedad, está supeditado a la cancelación del pasivo externo, el número de acciones en reserva para atender la conversión y las bases fijadas para el precio de la conversión.

4.2.14. Bonos obligatoriamente convertibles en acciones - código 29. Tratándose de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, se indicará, además, si su pago, en caso de liquidación de la sociedad, está supeditado a la cancelación del pasivo externo, el número de acciones en reserva para atender la conversión y las bases fijadas para el precio de la conversión.

4.2.15. Ingresos anticipados - código 2715. Revelar la naturaleza y cuantía de los conceptos que componen este rubro, las políticas generales, tales como plazos de amortización, consideraciones para darles el tratamiento de ingresos diferidos, indicando el saldo inicial, los abonos y cargos del período contable y el saldo por amortizar.

4.2.16. Obligaciones labores consolidadas y pensiones de jubilación. Deberá indicarse la naturaleza y la cuantía de los conceptos que las conforman. Respecto de las pensiones de jubilación será menester dar a conocer el valor del cálculo actuarial, así como el método usado en su determinación, el número de personas cobijadas y el movimiento registrado durante los períodos contables en las cuentas respectivas.

4.2.17. Pasivos estimados y provisiones - código 28 y contingencias probables. Revelar las circunstancias especiales que le permiten a la entidad reportar saldos en este grupo al cierre del ejercicio, desagregados en los diferentes conceptos señalados en el plan único de cuentas para el sistema financiero. Así mismo se indicará los montos correspondientes a las contingencias de pérdidas probables, la naturaleza del proceso o litigio y definición jurídica de la situación.

4.2.18. Patrimonio - clase 3.

4.2.18.1. Capital social - código 31. Revelar el capital autorizado y el número de acciones en que está representado, su valor nominal, el número y valor de las acciones suscritas y pagadas y el valor de los instalamentos por cobrar. En caso de existir acciones preferenciales será necesario explicar claramente los derechos que confieren.

Así mismo, revelar de manera destacada el capital social generado por la capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio, así como el proveniente de la capitalización de reservas por disposiciones fiscales -artículo 130 del estatuto tributario.

4.2.18.2. Reservas - código 32. Presentar por separado cada reserva, sean legales, estatutarias u ocasionales, describiendo su naturaleza, su cuantía y justificación.

4.2.18.3. Valorizaciones - código 3415. Revelar las bases para su cuantificación y los criterios adoptados por la entidad al respecto, separando las que correspondan a inversiones, propiedades y equipo y otros activos.

4.2.18.4. Resultados del ejercicio y anteriores - códigos 35 y 36. Revelar los cambios durante el período por capitalización de utilidades —dividendos decretados en acciones—, distribución de utilidades para la creación o incremento de reservas legales estatutarias o eventuales, absorción de pérdidas, dividendos decretados en dinero, preferencias y otras restricciones para la distribución de utilidades, disminución de ganancias acumuladas, etc. En caso de que la entidad tenga que remitirlas al exterior, será necesario dar a conocer su efecto impositivo.

4.2.19. Cuentas de orden, contingentes, fiscales y de control - clases 6 y 8. Revelar la composición de las principales cuentas de orden, de acuerdo con su naturaleza, indicando clara y objetivamente las deudoras o a favor y las acreedoras o a cargo, con su respectivo valor, y fecha de vencimiento cuando haya lugar a ello. Será necesario darle especial relevancia a las contingencias eventuales o remotas a cargo de la entidad.

4.2.20. Ingresos, gastos y costos - códigos 4 y 5. Se revelarán los principales conceptos de ingresos y gastos, así como el método y las bases utilizadas en su determinación.

Deberán destacarse, además, las partidas extraordinarias, esto es, aquellas de cuantía material, de naturaleza diferente a las actividades normales del negocio, y de ocurrencia infrecuente, como podrían ser las correcciones de errores de ejercicios anteriores, la utilidad (pérdida) en venta de bienes recibidos en pago, la utilidad (pérdida) en venta de propiedades y equipo, la utilidad (pérdida) en venta de activos improductivos en general, indicando su efecto en la determinación de los impuestos que sean aplicables en cada caso.

Además se debe revelar la naturaleza y cuantía de las recuperaciones por bienes castigados, el reintegro de provisiones y otras recuperaciones.

Así mismo la entidad deberá informar sobre las apropiaciones hechas por provisiones para inversiones, cartera de créditos y cuentas por cobrar, bienes recibidos en pago, depreciaciones, obligaciones laborales, impuestos y contingencias de pérdidas probables.

Revelar los conceptos incluidos bajo la denominación de “diversos”, tanto en ingresos como en gastos y costos, cuyo importe sea o exceda el cinco por ciento (5%) de los ingresos brutos (grupos 41 y 42 del plan único de cuentas para el sistema financiero).

Revelar la ganancia o pérdida neta por acción sobre la base del promedio ponderado de las acciones en circulación, conforme al artículo 97 de la Ley 45 de 1990 y a las instrucciones que sobre el particular se señalaron en la Circular Externa 059 de 1992.

4.2.21. Transacciones con partes relacionadas. Sobre el particular se deberán revelar los saldos activos y pasivos, así como los ingresos y gastos causados en cada período, con vinculados económicos, tales como los accionistas que poseen el 10% o más del capital social de la entidad, administradores del ente y miembros de la junta directiva. Respecto de los saldos de préstamos, cartera de créditos, depósitos, obligaciones financieras y demás pasivos, se indicarán las condiciones de tales operaciones.

4.2.22. Conciliación entre rubros contables y fiscales. En una nota independiente deberán revelarse las conciliaciones entre el patrimonio fiscal y el patrimonio contable, entre la utilidad neta antes de impuestos y la renta gravable y entre las cuentas de corrección monetaria fiscal y contable. En todos los casos, deberá identificarse el concepto que da origen a la diferencia, su cuantía y sus efectos en los gastos por impuesto de renta y en los impuestos diferidos.

4.2.23. Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante, será menester incluir en las notas a los estados financieros, aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte que puedan afectar la situación financiera y las perspectivas del ente económico. De igual manera, se revelarán aquellos hechos ocurridos, antes o después de la fecha de corte, que pongan en duda la continuidad de la entidad.

4.3. Informes adicionales. Junto con los estados financieros básicos y las correspondientes notas a los estados financieros, se anexarán:

4.3.1. Liquidaciones proforma del cálculo de los impuestos de renta y complementarios e industria y comercio. La liquidación proforma del impuesto de renta y complementarios por el año gravable correspondiente, deberá partir de la utilidad (o pérdida) comercial antes de la apropiación para impuesto de renta. De dicha utilidad se extraerán o adicionarán en primera instancia, y según el caso, aquellos conceptos que correspondan a diferencias permanentes, incluidos los que dan derechos a descuentos, identificándolos como tales y haciendo mención específica de los conceptos allí incluidos. Una vez efectuada la anterior depuración, se hará lo propio con las denominadas diferencias temporales, identificándolas como tales, dando a conocer los conceptos específicos.

Sobre estos últimos, deberán desagregarse las adiciones del período (que dan lugar a la constitución del impuesto diferido que corresponda) y las liberaciones de diferencias registradas en períodos anteriores (que dan derecho a revertir los impuestos diferidos constituidos en períodos anteriores).

En caso que el impuesto a cargo se determine por renta presuntiva, las diferencias temporales que hubiesen sufrido durante el período gravable, así como las que se liberen, se tratarán como diferencias permanentes.

La liquidación proforma del impuesto de industria y comercio, conforme a lo regulado por la Ley 14 de 1983 y por el Decreto-Ley 1333 de 1986, en concordancia con los acuerdos municipales o del Distrito Capital que resulten pertinentes y siguiendo para el efecto las instrucciones que imparta esta superintendencia en la Circular Externa correspondiente, se preparará y presentará solamente en aquellos casos en que el impuesto se cancele en el período inmediatamente siguiente al de su causación. Para los municipios en los que el impuesto causado es cancelado en el mismo período gravable, independientemente de las bases que se adopten para el efecto, no se requerirá la preparación de la liquidación proforma de industria y comercio. En uno y otro caso será necesario informarlo clara y precisamente en la respectiva liquidación.

4.3.2. Convocatoria a la asamblea general de accionistas o junta de socios. Si para la fecha de radicación de documentos en la Superintendencia Bancaria ya se ha citado al órgano social (C. de Co., art. 183); se remitirá copia debidamente certificada del acta correspondiente, en caso contrario, tal convocatoria deberá remitirse tan pronto como se produzca la misma. No obstante lo anterior, si para la fecha en que se remitan los estados financieros aún no se ha procedido a la convocatoria respectiva, la administración deberá informar la fecha en que se estima que se vaya a llevar a cabo la citada asamblea.

4.3.3. Informes especiales. En relación con el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 291 del Código de Comercio, junto con los estados financieros con destino a la asamblea general de accionistas o del órgano social que haga sus veces, es preciso allegar la siguiente información:

4.3.3.1. Acciones. Indicar el número de acciones en que está dividido el capital, su valor nominal y las que hayan readquirido. Si existen acciones privilegiadas o distinguidas por clases o series, especificando las diferencias o privilegios de unas y otras, salvo que expresamente quede revelado en los estados financieros o en sus notas.

4.3.3.2. Inversiones. En lo concerniente a las inversiones en sociedades se indicará el número de acciones, cuotas o partes de interés, su costo, el valor nominal, la denominación o razón social, la nacionalidad y el capital de la compañía en la cual se haya efectuado dicha inversión, salvo que expresamente quede revelado en los estados financieros o en sus notas.

4.3.3.3. Cuentas de orden. Un detalle, por conceptos (a nivel de cuenta), de las cuentas de orden con su valor y última fecha de vencimiento, separando las que correspondan a deudoras o acreedoras. Si en los estados financieros o sus notas se da cuenta de lo aquí exigido, no se requerirá esta relación adicional.

4.3.3.4. Cuentas con modificaciones especiales. Un estudio de las cuentas que hayan tenido modificaciones de importancia en relación con el balance anterior, con indicación de las circunstancias que dieron origen a dichas modificaciones.

4.3.3.5. Indicadores financieros. Los índices de solvencia, rendimiento y liquidez con un análisis (debidamente comentado) comparativo de dichos índices. Para este caso se utilizarán los indicadores financieros definidos por la Superintendencia Bancaria, comparativos con los dos (2) ejercicios contables, vale decir, el ejercicio corriente y los dos (2) últimos ejercicios económicos precedentes.

4.3.4. Artículo 446 del Código de Comercio. De conformidad con lo exigido en el artículo 446 del estatuto mercantil junto con los estados financieros deberá remitirse la siguiente información, la cual deberá, igualmente, estar a disposición de los accionistas con por lo menos quince (15) días de antelación a la celebración de la asamblea:

4.3.4.1. Pérdidas y ganancias. El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles, salvo que en el estado de resultados y sus notas correspondientes haya quedado debidamente detallada.

4.3.4.2. Proyecto de distribución de utilidades. El proyecto de distribución de utilidades obtenidas durante el correspondiente ejercicio contable y económico, el cual deberá ser considerado por el Superintendente Bancario antes de ser sometido a la aprobación del órgano competente para tal efecto. Dicho proyecto, además de observar las instrucciones de la Circular Externa PD-OJ-011 de 1987, respecto del pago de dividendos en acciones, deberá desagregar en forma independiente lo relacionado con la capitalización de la revalorización del patrimonio. Sobre este último aspecto, conviene aclarar que las fracciones que resulten no podrán pagarse en efectivo, ni completar acciones con los demás dividendos en acciones, razón por la cual deberán devolverse a la cuenta de revalorización del patrimonio.

4.3.4.3. Informe de la junta directiva. El informe de la junta directiva y el extracto del acta pertinente, donde conste que la administración de la entidad sometió a consideración de aquella, los estados financieros básicos, contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los siguientes:

— Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la entidad, incluidos los miembros de la junta directiva.

— Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el numeral anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores, vinculados o no a la entidad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones.

— Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas.

— Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros (beneficiario y cuantía).

— Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, haciendo referencia al concepto específico.

— Las inversiones discriminadas de la entidad en otras sociedades, nacionales o extranjeras, en los términos del ordinal 4.3.3.2 del presente instructivo.

4.3.4.4. Informe de gestión administrativa. Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea. Se aclara que el informe deberá hacer referencia expresa de sus ejecutorias y de las acciones que se recomiendan para el futuro.

4.3.4.5. Dictamen del revisor fiscal. El dictamen del revisor fiscal deberá cumplir con lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Código de Comercio, en concordancia con lo consagrado en el artículo 7º, ordinal 3º, de la Ley 43 de 1990, el artículo 18 de la Resolución 2053 de 1989 y la Circular Externa 042 de 1993 expedida por esta superintendencia.

4.3.5. Otros informes complementarios. Con el fin de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, la Superintendencia Bancaria considera que la entidad, por iniciativa propia, a su juicio y buen criterio, puede enviar cualquier otra información que le permita evidenciar los cambios significativos que reportan los estados financieros de un período a otro, bajo parámetros de materialidad o importancia relativa, con lo cual se evitará la solicitud expresa de información adicional.

4.4. Estados financieros de publicación (trámite 16 - balances corte de ejercicio y/o anexos). El balance general de publicación y el estado de ganancias (excedentes) y pérdidas de publicación a cierre de fin de ejercicio, comparados con igual período del ejercicio anterior, deben ser publicados, una vez autorizados por la Superintendencia Bancaria, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su aprobación por la asamblea general de accionistas o del órgano que haga sus veces, en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos diseñados por la Superintendencia Bancaria, expresados en millones de pesos y un decimal, acorde con el plan único de cuentas tanto para el sistema financiero como para el sector asegurador y reflejando la utilidad (pérdida) neta por acción sobre la base del promedio ponderado de las acciones en circulación. Por lo tanto, deben remitirse por triplicado para su correspondiente autorización.

Para efectos de la publicación en los referidos medios de comunicación escrita, la entidad podrá a su buen criterio, excluir aquellas cuentas, subcuentas o auxiliares que no revelen saldos o su saldo sea cero, sin que con ello se modifiquen los datos remitidos en las proformas de esta superintendencia.

Copia del ejemplar del periódico en el cual se haga la correspondiente publicidad de los estados financieros deberá ser remitida a esta Superintendencia Bancaria dentro del mes siguiente a la fecha de la respectiva publicación.

Cuando quiera que la entidad desee publicar información relacionada con su balance social, la misma no requerirá revisión alguna por parte de este despacho.

4.4.1. Balance general. Por definición el balance general es un estado financiero estático, mediante el cual se reportan cifras acumuladas a una fecha dada, que corresponde a la situación financiera a dicha fecha. Bajo este criterio, y teniendo en cuenta que la comparación se refiere a dos cortes o cierres de ejercicio consecutivos y de igual duración, ella —la comparación— se debe realizar en relación con cifras acumuladas a una fecha de corte determinada, la cual puede ser anual, semestral, trimestral o cualquier otra. En otras palabras, el usuario de los estados financieros al referenciar las fechas de corte o cierre debe poder establecer sin dificultad lo que es materia de comparación.

Así mismo el usuario de la información debe poder determinar qué variaciones importantes se han presentado entre una fecha y otra, aspecto éste que es el que se debe revelar respecto del balance de publicación.

4.4.2. Estado de resultados. El estado de resultados, a diferencia del balance general, se caracteriza por lo dinámico, puesto que por definición mide lo que ha pasado en un período determinado. En este sentido, necesariamente la comparación debe referirse a períodos de tiempo iguales, con independencia de la duración estatutaria de los ejercicios comparados.

4.4.3. ¿Qué es comparable? A fin de determinar algunos parámetros que permitirán llegar a la definición de lo que debe ser comparable, es pertinente referenciar ciertos conceptos generales tales como la fecha de corte, la fecha de corte simulado y el período contable.

4.4.3.1. Fecha de corte. Por fecha de corte se entiende aquella en la cual la información contable, tomada de los libros de contabilidad, se prepara para hacer una comprobación de sus saldos a fin de formular los estados financieros de cierre de ejercicio. Convencionalmente puede ser el último día de un mes, un trimestre, un semestre o un año; puede haber cortes o cierres especiales en cualesquiera otras fechas, según las circunstancias, pero invariablemente por lo menos una vez al año, cuya fecha de referencia corresponde al 31 de diciembre (C. de Co., art. 445). Los estados financieros preparados en una fecha de corte o cierre conllevan, necesariamente, la cancelación de las cuentas nominales o de resultado a efectos de medir un período de gestión en un lapso predeterminado.

4.4.3.2. Fecha de corte simulado. La fecha de corte simulado atiende a aquella en que se suspende el flujo o movimiento de transacciones contables, generalmente para fines como el reporte mensual —o trimestral— de estados financieros a la Superintendencia Bancaria, o para efectos de su publicación.

4.4.3.3. Período contable. El período contable es un lapso de referencia que permite emitir información sobre la situación financiera y el resultado de las operaciones en donde se identifica la fecha de cierre o corte de la información así como el período que cubre.

4.4.3.4. Períodos comparables. Con los elementos de juicio que suministra el anterior marco teórico se delimita el período base de comparación, en el entendido que deben ser comparables períodos iguales de tiempo —es decir, un mes, un trimestre, un semestre o un año— sin perjuicio de la necesaria continuidad que debe existir entre un período y otro, de suerte que se pueda evidenciar objetivamente la presentación de estados financieros comparativos del ente contable, como sujeto que desarrolla una actividad económica que presupone la continuidad indefinida de las operaciones propias de su objeto social.

Al relacionar una fecha de corte o cierre determinada con la noción de período contable, se puede concluir que los estados financieros a comparar no pueden ser otros que los de igual período.

Dependiendo del ejercicio contable propio de cada entidad en particular y de la obligatoriedad de publicación de estados financieros se podrían presentar situaciones como las siguientes:

4.4.3.4.1. Cierre de ejercicio contable anual y publicación anual. Se compararán saldos acumulados a 31 de diciembre de los años 19X2 y 19X1, respecto del balance, y saldos acumulados por el período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de los correspondientes ejercicios contables, en lo que concierne al estado de resultados.

4.4.3.4.2. Cierre de ejercicio contable anual y publicación semestral.

4.4.3.4.2.1. Estados financieros de publicación (primer semestre). En este evento y para que los estados financieros sean comparables se requerirá simular corte de ejercicios contables que compararán saldos acumulados a 30 de junio del año 19X3 frente a saldos acumulados a 31 de diciembre del año 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por el período comprendido entre el 1º de enero y el 30 de junio del año 19X3 frente a saldos acumulados por el período comprendido entre el 1º de julio y el 31 de diciembre del año 19X2, en lo que hace al estado de utilidades. La simulación de corte de estados financieros para el año 19X2 presentará, necesariamente, diferencia entre la utilidad (pérdida) reportada por el balance cortado a 31 de diciembre en relación a la del estado de resultados simulado; por ello, y para ilustrar al usuario de los estados financieros de publicación, se requerirá de nota que permita conocer la composición de la utilidad (pérdida) por semestre.

4.4.3.4.2.2. Estados financieros de publicación (segundo semestre). En este caso se aplicará el mismo procedimiento indicado en el numeral 4.4.3.4.1.

4.4.3.4.3. Cierre de ejercicio contable semestral y publicación semestral.

4.4.3.4.3.1. Estados financieros de publicación (primer semestre). Se compararán saldos acumulados a 30 de junio del año 19X3 frente a saldos acumulados a 31 de diciembre del año 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por el período comprendido entre el 1º de enero y el 30 de junio del año 19X3 frente a saldos acumulados por el período comprendido entre el 1º de julio y el 31 de diciembre del año 19X2, respecto del estado de resultados.

4.4.3.4.3.2. Estados financieros de publicación (segundo semestre). Se compararán saldos acumulados a 31 de diciembre frente a saldos acumulados a 30 de junio del año 19X3, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1º de julio y el 31 de diciembre y el 1º de enero y el 30 de junio del mismo año, tratándose del estado de pérdidas y ganancias.

4.4.3.4.4. Cierre de ejercicio contable trimestral y publicación trimestral.

4.4.3.4.4.1. Estados financieros de publicación (primer trimestre). Se compararán saldos acumulados a 31 de marzo del año 19X3 con saldos acumulados a 31 de diciembre del año 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1º de enero y el 31 de marzo del año 19X3 y el 1º de octubre y el 31 de diciembre del año 19X2, con relación al estado de resultados.

4.4.3.4.4.2. Estados financieros de publicación (segundo trimestre). Se compararán saldos acumulados a 30 de junio y 31 de marzo del año 19X3, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1º de abril y el 30 de junio y el 1º de enero y el 31 de marzo de dicho año, respecto del estado de utilidades.

4.4.3.4.4.3. Estados financieros de publicación (tercer trimestre). Se compararán saldos acumulados a 30 de septiembre y 30 de junio del año 19X3, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1º de julio y el 30 de septiembre y el 1º de abril y el 30 de junio del año 19X3, tratándose del estado de ganancias y pérdidas.

4.4.3.4.4.4. Estados financieros de publicación (cuarto trimestre). Se compararán saldos acumulados a 31 de diciembre y 30 de septiembre del año 19X3, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1º de octubre y el 31 de diciembre y 1º de julio y el 30 de septiembre del mismo año, en lo que hace al estado de resultados.

4.4.3.4.5. Cambio de cierre de ejercicio contable. Cuando una entidad cambie de período contable, vb. gr. de anual a semestral o trimestral, comparará el nuevo período contable con un corte de cuentas simulado en el cual los lapsos comparables sean iguales y consecutivos, vale decir, que si durante el año 19X2 la entidad tenía ejercicio contable anual y lo cambia a semestral en el año 19X3, comparará saldos acumulados a 30 de junio de 19X3 con saldos acumulados a 31 de diciembre de 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1º de enero y el 30 de junio del año 19X3 y 1º de julio y 31 de diciembre del año 19X2, respecto del estado de utilidades.

La utilidad (pérdida) del corte de ejercicio contable simulado del año 19X2 que reporte el balance requerirá de la revelación pertinente para hacerla comparable con el estado de resultados correspondiente, tal y como se describe en el numeral 4.4.3.4.2.1. Para el segundo semestre se procederá de igual manera a lo indicado en el numeral 4.4.3.4.3.2.

Si el cambio es de ejercicio anual a trimestral, de suerte que si durante el año 19X2 la entidad tenía ejercicio contable anual y lo cambia a trimestral en el año 19X3, comparará saldos acumulados a 31 de marzo de 19X3 con saldos acumulados a 31 de diciembre de 19X2, respecto del balance, y saldos acumulados por los períodos comprendidos entre el 1º de enero y el 31 de marzo del año 19X3 y el 1º de octubre y 31 de diciembre del año 19X2, tratándose del estado de resultados.

La utilidad (pérdida) del corte de ejercicio contable simulado del año 19X2 que reporta el balance, requerirá de la revelación pertinente para hacerla comparable en el estado de resultados correspondiente, de forma tal que se evidencie clara y objetivamente el resultado —utilidad (pérdida)— del corte simulado frente al resultado acumulado que reporta el balance a 31 de diciembre del año 19X2.

Por ejemplo, si la utilidad del año completo reportada por el balance asciende a $ 500 y la del corte simulado a $ 150, se revelará mediante nota al balance de publicación este hecho con un texto que podría ser: “utilidad del período comprendido entre el 1º de octubre y el 31 de diciembre del año 19X2, $ 150; y utilidad del período comprendido entre el 1º de enero y el 30 de septiembre del año 19X2, $ 350”.

Si el resultado a 31 de diciembre del año 19X2 asciende a una pérdida de $ 300 y el resultado del corte simulado arroja una utilidad de $ 250, el texto podría ser: “utilidad del período comprendido entre el 1º de octubre y el 31 de diciembre del año 19X2, $ 250; y pérdida del período comprendido entre el 1º de enero y 30 de septiembre del año 19X2, $ 550”.

Si el resultado a 31 de diciembre del año 19X2 asciende a una utilidad de $ 400 y el resultado de corte simulado arroja una pérdida de $ 200, el texto podría ser: “pérdida del período comprendido entre el 1º de octubre y el 31 de diciembre del año 19X2, $ 200; y utilidad del período comprendido entre el 1º de enero y el 30 de septiembre del año 19X2, $ 600”.

Si el resultado a 31 de diciembre del año 19X2 asciende a una pérdida de $ 500 y el resultado de corte simulado arroja una pérdida de $ 300, el texto podría ser: “pérdida del período comprendido entre el 1º de octubre y 31 de diciembre del año 19X2, $ 300; y pérdida del período comprendido entre el 1º de enero y el 30 de septiembre del año 19X2, $ 200”.

4.4.4. Corte de cuentas simulado. Independientemente de la fecha de corte o cierre, las entidades deben efectuar un corte simulado de cuentas para fines de publicación, el cual por costumbre ha determinado un “cierre o corte especial” cuyo período contable es semestral. Este corte de cuentas no necesariamente implica la cancelación de cuentas de resultado, pero es indispensable simularlo cuando la época de publicación no sea concordante con la fecha de corte o cierre que han determinado los propios estatutos sociales, de lo cual se sigue que los conceptos de corte o cierre de ejercicio contable y corte de cuentas simulado para publicación no son siempre coincidentes. Pero mientras se comparen períodos de tiempo iguales a partir de la combinación de las nociones básicas de fecha de cierre, fecha de corte simulado y período o ejercicio contable que se han explicado, la información contable que se suministra a los usuarios de los estados financieros es válida y cumple sus objetivos.

4.5. Copia acta de la asamblea general de accionistas (trámite 17 -asamblea actas). Copia íntegra y auténtica del acta de la asamblea general de accionistas o junta de socios, elaborada y aprobada conforme lo establece el inciso primero del artículo 189 y el artículo 431 del Código de Comercio, deberá enviarse a esta superintendencia por el representante legal, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la reunión de la asamblea según lo dispone el artículo 448 del mencionado código, acompañada de los documentos que allí se detallan; y por el revisor fiscal dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la citada reunión, en cumplimiento del artículo 432 del Código de Comercio. El envío del acta puede ser conjunta con las firmas del representante legal y del revisor fiscal dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la reunión de la asamblea general o junta de socios.  

5. Reportes transitorios.

5.1. Castigo de activos. Con el objeto de facilitar a todas las entidades vigiladas el cumplimiento de las instrucciones impartidas en la Resolución 2054 de junio 26 de 1989, relacionada con los castigos de activos, esta superintendencia ha diseñado las proformas que a continuación se relacionan:

5.1.1. F. 888-11 Castigo de activos - a cargo de personas vinculadas a la entidad. Esta proforma debe diligenciarse por cada obligación castigada a cargo de revisores fiscales, miembros de junta directiva, otros administradores o accionistas que posean el 5% o más del capital, o aquellos a cargo del cónyuge o parientes dentro del segundo grado de consaguinidad, primero de afinidad o único civil de las personas antes mencionadas, o a cargo de sociedades vinculadas a la institución financiera o de las que sean socios las personas anteriormente relacionadas, siempre que en este último caso posean, conjunta o separadamente, más del 20% del capital.

5.1.2. F. 888-12 Castigo de inversiones.

5.1.3. F. 888-28 Castigo de cartera de créditos y cuentas por cobrar. En estas dos últimas proformas deben diligenciarse los castigos que no queden comprendidos en el numeral 5.1.1. Los administradores de las entidades vigiladas deben exponer ante los miembros de la junta directiva, las gestiones de cobro realizadas y las razones tenidas en cuenta para considerar cada uno de los activos castigados como incobrables o irrecuperables y que conlleven finalmente a solicitar su castigo.

Para efectos de lo previsto en el literal b), del artículo 1º de la Resolución 2054 de 1989, la certificación a que tal disposición alude se entenderá expedida por la firma que el revisor fiscal imponga a la correspondiente proforma debidamente diligenciada, a menos que en el cuerpo de la misma o en un documento anexo se deje constancia u observación diferente.

Las referidas proformas se diligenciarán y remitirán en papel, dentro de los quince (15) días comunes siguientes a la fecha en que los castigos sean aprobados por la junta directiva, referenciando para el efecto el trámite 75 -castigos de activos.

5.2. Procedimiento para la posesión de miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales. Con el fin de racionalizar los trámites relacionados con la posesión de los miembros de la junta directiva, representantes legales y revisores fiscales que se adelantan ante esta entidad, conforme lo establece el ordinal 27 del numeral 3º del artículo 325 del estatuto orgánico del sistema financiero, es necesario recordar la obligación de comunicar oportunamente a esta entidad tales designaciones y seguir los procedimientos correspondientes, de acuerdo con las instrucciones que sobre el particular se señalaron en las Circulares Externas 029 de 1989, 020 de 1991, 069 de 1993 así como en la Carta Circular 30 de 1994 y en la Circular Externa 059 de 1994 (proforma F. 0000-16 “lista de chequeo”).

Las hojas de vida a que se refieren los literales b), de los numerales 1º y 2º de la Circular Externa 020 de 1989 y el numeral 1º de la Circular Externa 069 de 1993, se tramitarán diligenciando las proformas F. 0000-07, F. 0000-08 y F. 0000-09.

La proforma simplificada F. 0000-08, deberá utilizarse cuando quien solicita posesión ante la Superintendencia Bancaria haya adelantado gestión similar ante esta entidad en los últimos tres (3) años para cargos que, demandando tal actuación administrativa y guardando correspondencia con los mismos, hayan sido debidamente evaluados y, en consecuencia, repose en nuestros archivos la documentación debidamente allegada en esa ocasión para el trámite de posesión, evento en el cual, en su diligenciamiento, deberá indicarse el o los cargos que se habían desempeñado y la entidad vigilada correspondiente.

Se considera conveniente recordar que no requerirá nueva posesión el revisor fiscal que cambie su condición de principal a suplente. En estos eventos, bastará la comunicación en tal sentido, acompañada del documento en el cual se hizo la designación y la carta de aceptación, sin perjuicio de la inscripción correspondiente en el registro mercantil.

Cuando el cambio de condición sea de suplente a principal, deberá solicitarse la autorización para posesionarse nuevamente ante esta superintendencia, para lo cual, el revisor fiscal correspondiente, deberá surtir todos los trámites legales pertinentes, previa la iniciación de su gestión o ejercicio del cargo.

Atendiendo lo dispuesto en la Circular 8 de 1992, expedida por la junta central de contadores, deberá adjuntarse copia auténtica de la tarjeta profesional que lo acredite como contador público titulado, así como el certificado de antecedentes disciplinarios de los profesionales inscritos en el mencionado organismo.

Es igualmente necesario reiterar que conforme a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 35 del 5 de enero de 1993, a partir de la fecha de entrada en vigencia de la misma, los gerentes de sucursales de las entidades vigiladas no se encuentran obligados a posesionarse y tomar juramento ante la Superintendencia Bancaria.

No obstante lo anterior y para garantizar el ejercicio de la función de inspección y vigilancia que corresponde a esta entidad, los representantes legales de las entidades vigiladas deberán, dentro de los cinco (5) días siguientes a la inscripción del nombramiento de nuevos representantes legales de sucursales, informar a la superintendencia la respectiva novedad, indicando el documento contentivo del nombramiento, la fecha y el número de inscripción.

5.3. Calificación de la cartera de créditos. Proforma F. 888-13. Para facilitar el cumplimiento de las instrucciones impartidas en el artículo 14, de la Resolución 2053 de 1989 por parte de los establecimientos de crédito, las sociedades fiduciarias, los almacenes generales de depósito y las entidades aseguradoras, la Superintendencia Bancaria ha diseñado la proforma F. 888-13, que contiene la información mínima necesaria a ser diligenciada para cada crédito comercial en el momento de su evaluación, el cual debe reposar en la carpeta del cliente correspondiente. Para practicar la evaluación ha de consultarse, entre otros datos que resulten relevantes, los siguientes, que han de estar disponibles en el evento en que lo requiera esta superintendencia:

5.3.1. Relaciones comerciales del cliente con filiales de la institución financiera.

5.3.2. Actividad económica desarrollada por el cliente, con base en la clasificación CIIU.

5.3.3. Cuando el cliente sea sociedad anónima o sociedad en comandita por acciones el nombre, NIT y participación en el capital social respecto de los socios que posean el cinco por ciento (5%) o más del mismo.

5.3.4. Endeudamiento global del cliente con la propia institución y con otras entidades financieras.

5.3.5. Estados financieros básicos, conforme el artículo 84 del Decreto 2649 de 1993 (certificados en caso de personas obligadas a llevar contabilidad), flujo de fondos, indicadores financieros (cuando menos los de liquidez, solvencia, rentabilidad, rotación de cartera, rotación de inventarios y capital de trabajo) y declaraciones de renta.

5.4. Programas publicitarios y publicidad de la rentabilidad de los fondos. Con el fin de garantizar que el contenido de los programas publicitarios que adelanten las sociedades fiduciarias, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías y las sociedades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad en relación con la administración de fondos comunes, fondos de pensiones o fondos de cesantías, cualquiera sea el medio utilizado para el efecto, no induzca a confusión a sus destinatarios, esta superintendencia se permite recordarles el cumplimiento de las normas establecidas en las Circulares Externas 054 de 1992 y 8 de 1994, así como impartir las siguientes instrucciones:

— Siempre que se mencione la rentabilidad obtenida por un fondo común ordinario, un fondo común especial, un fondo de pensiones o un fondo de cesantías, deberá destacarse que dicha rentabilidad no es garantía de futuros resultados.

Los fondos de cesantía deberán hacer referencia a la rentabilidad obtenida durante el trimestre calendario inmediatamente anterior y expresarse en términos de rendimiento efectivo anual, independientemente de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales. Para el efecto, se divulgarán comparativamente: el rendimiento neto calculado deduciendo previamente todos los costos y gastos a cargo del fondo, incluida la comisión por concepto de la administración de los recursos del mismo, y, el rendimiento neto sin descontar dicha comisión.

Para efectos de la divulgación de la rentabilidad de los fondos comunes ordinarios deberá tomarse en consideración el período de siete (7) días calendario inmediatamente anterior. Este reporte corresponderá al promedio aritmético de las tasas efectivas que se obtengan en la semana comprendida entre los días viernes y jueves de la semana inmediatamente siguiente, ambos días incluidos, debiendo expresarse en términos de rendimiento efectivo anual neto, independientemente de la posibilidad de divulgar simultáneamente su equivalencia en tasas nominales.

— Tratándose de fondos respecto de los cuales la correspondiente sociedad no se encuentra obligada a garantizar un resultado, deberá mencionarse que, como es normal, en el caso de las inversiones financieras, en la publicitada igualmente se corre algún riesgo de pérdida que podría afectar el capital.

No obstante, las entidades que deseen adoptar una fórmula alternativa a la mencionada en el inciso anterior podrán presentarla a consideración de la Superintendencia Bancaria, dentro de los quince (15) días hábiles inmediatamente siguientes a la fecha de la presente circular, siempre que la misma permita alcanzar el objetivo aquí señalado; la fórmula propuesta será aprobada por esta superintendencia en la medida en que se ajuste a lo dispuesto anteriormente. En todo caso, cualquier modificación que se desee introducir en el futuro a la fórmula adoptada será igualmente sometida a la previa aprobación de la Superintendencia Bancaria.

Los destinatarios de la presente circular acreditarán, para el evento en que se presente publicidad de la rentabilidad de los fondos, el cumplimiento de las exigencias aquí establecidas mediante la remisión a esta superintendencia de una copia de los avisos respectivos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su publicación o divulgación, referenciando el trámite 395 —publicación tasas de interés— remisión avisos, de acuerdo con los parámetros contenidos en la Circular Externa 057 de 1991. Cuando se haya utilizado un medio no escrito deberán enviarse los textos publicitados.

5.5. Servicio de casillero. La Superintendencia Bancaria tiene un sistema ágil y oportuno para la distribución de correspondencia a sus entidades vigiladas, consistente en la asignación de un casillero en nuestro grupo de correspondencia.

Si la entidad se encuentra interesada en utilizar este medio deberá solicitarlo por escrito con carta dirigida al secretario general, en donde manifieste su compromiso de retirar diariamente la correspondencia que se le envíe, indicando el nombre completo de la(s) persona(s) designada(s) para el efecto, con su correspondiente identificación. Es de anotar que, a partir del momento en que sea aprobada la solicitud (también por escrito), se suspenderá el envío de la correspondencia a través del correo urbano (Carta Circ. 51/91).

5.6. Trámites administrativos ante esta superintendencia. Con el propósito de garantizar una pronta y oportuna respuesta a todos y cada uno de los trámites que las entidades vigiladas deben cumplir ante esta superintendencia y brindar un eficiente servicio, se cuenta con un mecanismo automatizado que registrará los procesos y actividades de cada trámite (subsistema de trámites), para lo cual es necesario que las entidades vigiladas observen, con particular diligencia las instrucciones que sobre el particular se impartieron en la Circular Externa 057 de 1991, Carta Circular 69 de 1992 y en las demás normas que las adicionen o modifiquen.

5.7. Envío de boletines emitidos por la Superintendencia Bancaria en medio magnético. Dentro del proceso de sistematización de la información y de agilización de trámites que se viene adelantando por parte de esta entidad, se ha considerado conveniente que los boletines del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-capítulo Superintendencia Bancaria, emitidos y distribuidos por este organismo, se suministren a partir del 2 de agosto de 1994 en medio magnético, para lo cual se ha establecido el siguiente procedimiento:

5.7.1. Medio de envío. El boletín se distribuirá en disquete de alta densidad. En consecuencia la entrega del boletín en papel se suspenderá, salvo que medie solicitud expresa y por escrito del interesado, diligenciando para el efecto, como referencia, el trámite 710 biblioteca-suscripciones.

5.7.2. Periodicidad y día de reparto. Por regla general, el boletín se producirá semanalmente y contendrá los actos administrativos y demás documentación sujeta a publicación que se haya expedido durante el respectivo período, de manera que se incluya en el disquete que entregará la Superintendencia Bancaria los días martes de la semana siguiente. Cuando la distribución se efectúe en papel, la fecha para la entrega se prolongará por unos días hasta tanto se surta el proceso de impresión en el taller de publicaciones.

5.7.3. Procedimiento para la remisión del boletín.

5.7.3.1. Entidades con casillero de correspondencia. Las entidades a las cuales se les haya asignado casillero, en los términos de la Carta Circular 51 de 1991, deberán mantener en la Superintendencia Bancaria cinco (5) disquetes de 3 1/2 pulgadas, de alta densidad, formateados bajo el sistema operacional DOS, versión 3.0 o superiores, que sean compatibles con equipos IBM - AT, debidamente identificados en el rótulo con el nombre de la entidad, los cuales deberán ser entregados en el grupo de correspondencia. Ahora bien, al momento de reclamar los disquetes que contienen el boletín, se deberán dejar tantos disquetes de similares características a aquellos que se retiren, para remplazar los entregados.

En el caso de que una entidad con casillero no entregue nuevos disquetes al recibir el boletín, la Superintendencia Bancaria utilizará los disquetes disponibles en el grupo de correspondencia; en el momento en que éstos se agoten, la superintendencia restablecerá, con la entidad específica, el envío de un (1) ejemplar del boletín en papel, con la consecuente pérdida de agilidad en el suministro de la información contenida en el boletín de turno.

La remisión inicial de los cinco (5) disquetes deberá hacerse, por parte de las entidades usuarias del aludido casillero, el próximo 22 de julio, a más tardar.

5.7.3.2. Entidades sin casillero con oficinas el la ciudad de Santafé de Bogotá. Las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria y las organizaciones que las agremian que no tengan asignado un casillero, así como el público en general, que se encuentren interesados en obtener copia en medio magnético del referido boletín, podrán hacer uso del microcomputador que para tal fin se ha dispuesto en la biblioteca de esta superintendencia, sin perjuicio de que puedan solicitar el boletín en papel de conformidad con el punto primero de este numeral.

5.7.3.3. Entidades sin casillero y sin oficinas en la ciudad de Santafé de Bogotá. A los destinatarios del referido boletín, diferentes de los enunciados en los subnumerales precedentes, se les enviará el boletín impreso en papel, por vía correo, una vez la edición culmine en el taller de publicaciones.

No obstante, si desean el boletín en disquete, podrán designar una persona para que se acerque a la biblioteca de esta superintendencia, según el procedimiento descrito en el numeral 5.7.3.2 precedente.

5.7.3.4. Programa automatizado manejador de boletines. Para iniciar el proceso de automatización de boletines, deberá entregarse en la división de operaciones de esta superintendencia un disquete adicional, debidamente rotulado con el nombre de la entidad, en el cual se instalará una copia del programa manejador de los boletines. Este disquete le será devuelto a la entidad acompañado del correspondiente manual de instalación y uso.

5.7.3.5. Programa de ajuste. Mientras las entidades vigiladas, no vigiladas y el público al que actualmente se le está remiendo el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-capítulo Superintendencia Bancaria, ajustan el procedimiento de entrega de boletines en medio magnético, de acuerdo con las instrucciones contenidas en los numerales anteriores, esta superintendencia ha considerado conveniente que, con las dos (2) primeras ediciones del boletín automatizado, se entregue complementariamente un (1) ejemplar del mismo en papel. En todo caso, a partir de la edición del boletín con la información correspondiente a la semana comprendida entre el 8 y el 12 de agosto, el cual se entregará el 16 de agosto del año en curso, se suspenderá definitivamente el envío de boletines en papel, salvo los casos expresamente mencionados anteriormente.

6. Derogatoria. Esta circular regula íntegramente el envío de información a la Superintendencia Bancaria. En consecuencia, deroga las normas que le sean contrarias, y en particular las Circulares 005, 006, de 1989, así como las Circulares Externas 8 de 1992 y 004 de 1993 y todas las demás que se refieran al envío de información a este despacho, respecto de las cuales no se haya hecho referencia en este instructivo.

No obstante aquellas entidades que por disposiciones o instrucción especial deban remitir información específica continuarán obrando de conformidad. Del mismo modo los instructivos que se refieran a trámites especiales de aprobaciones (que no dé remisión de información), continuarán vigentes, entre tanto no se disponga lo contrario (ejemplo: castigos, adquisición de activos fijos, etc.).

7. Vigencia. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público-capítulo Superintendencia Bancaria.

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