CIRCULAR EXTERNA 74 DE 1995 

(Agosto 17)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 37 de 2001 de la Superintendencia Bancaria).

Teniendo en cuenta que mediante la Resolución 1910 del 16 de agosto de 1995, esta superintendencia expidió el plan de cuentas para las casas de cambio, con el fin de mantener una unidad de criterio que facilite tanto para las entidades vigiladas como para este organismo el manejo de la información, financiera, contable y estadística, entre otras, ha considerado procedente impartir las siguientes instrucciones, en adición a lo consagrado en la Circular Externa 065 de 1993:

1. Resolución externa 4 de 1995 de la Junta Directiva del Banco de la República. Como es de público conocimiento, mediante la resolución en referencia la Junta Directiva del Banco de la República clasificó a las casas de cambio en tres categorías, a saber:

— Casas de cambio propiamente dichas o plenas: las cuales deben constituirse bajo la naturaleza de sociedades anónimas, contar con un capital pagado no inferior a $300.000.000 y se encuentran facultadas para realizar las operaciones previstas en el artículo 85 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la misma junta, esto es, compra y venta de divisas o de títulos representativos de las mismas que correspondan a operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario; compra y venta de divisas a otros intermediarios del mercado cambiario y enviar o recibir giros de divisas del exterior para operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario.

— Casas de cambio dedicadas exclusivamente a la compra y venta de divisas o cambistas: las cuales deben constituirse como sociedades colectivas o de responsabilidad limitada, contar con un capital pagado no inferior a $20.000.000 y pueden exclusivamente comprar y vender divisas en efectivo y cheques viajeros que correspondan a operaciones que no deban canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario y comprar y vender divisas a los intermediarios del mercado cambiario.

— Casas de cambio especiales: ubicadas en zonas de frontera las cuales pueden realizar las operaciones descritas en el artículo 93 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República.

2. De la presentación de los estados financieros.

2.1. De los estados financieros intermedios. (Trámite 30-balances intermedios y/o anexos). Las casas de cambio deberán transmitir vía módem a esta superintendencia, dentro de los veinte (20) días comunes inmediatamente siguientes al corte del respectivo trimestre calendario, meses de marzo, junio y septiembre, bajo el presupuesto de que en los estatutos se contemple por lo menos un corte de cuentas, el balance general y el estado de ganancias y pérdidas, de acuerdo con la codificación del plan de cuentas.

Las entidades destinatarias de la presente circular, deberán transmitir vía módem, bajo los sufijos 1, 2 y 0 respectivamente, los estados financieros correspondientes a moneda legal, moneda extranjera reducida a moneda legal y a moneda total, utilizando la codificación señalada en el plan de cuentas establecida para las casas de cambio.

A partir del primer trimestre de 1997 el envío se deberá efectuar dentro de los primeros diez (10) días comunes del mes inmediatamente siguiente al del cierre del trimestre respectivo.

2.2. Estados financieros de fin de ejercicio. (Trámite 16. Balances corte de ejercicio). Con el propósito de asegurar el trámite oportuno de los balances de fin de ejercicio económico, los destinatarios del presente instructivo deberán remitir los estados financieros correspondientes a más tardar el último día hábil del mes siguiente a la fecha del corte respectivo. En todo caso, se remitirán los estados financieros por lo menos con un mes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse. El balance general y sus respectivos anexos deberán remitirse acompañados del dictamen del revisor fiscal y de las notas a los estados financieros para hacer posible los estudios respectivos.

2.2.1. Balance general. Por definición el balance general es un estado financiero estático, mediante el cual se reportan datos contables a una fecha dada, que corresponde a la situación financiera a dicha fecha. Bajo este criterio, es de precisar que los estados financieros deben ser comparativos y teniendo en cuenta que la comparación se refiere a dos cortes o cierres de ejercicio consecutivos y de igual duración, ella —la comparación— se debe realizar en relación con datos contables a una fecha de corte determinada, la cual puede ser anual, semestral, trimestral o cualquier otra. En otras palabras, el usuario de los estados financieros al referenciar las fechas de corte o cierre debe poder establecer sin dificultad lo que es materia de comparación.

2.2.2. Estado de resultados. El estado de resultados, a diferencia del balance general, se caracteriza por lo dinámico, puesto que por definición mide lo que ha pasado en un período determinado. En este sentido, necesariamente la comparación debe referirse a períodos de tiempo iguales, con independencia de la duración estatutaria de los ejercicios comparados.

2.2.3. ¿Qué es comparable? A fin de determinar algunos parámetros que permitirán llegar a la definición de lo que debe ser comparable, es pertinente referenciar ciertos conceptos generales tales como la fecha de corte, la fecha de corte simulado y el período contable.

2.2.4. Fecha de corte. Por fecha de corte se entiende aquella en la cual la información contable, tomada de los libros de contabilidad, se prepara para hacer una comprobación de sus saldos a fin de formular los estados financieros de cierre de ejercicio.

Convencionalmente puede ser el último día de un mes, un trimestre, un semestre o un año, puede haber cortes o cierres especiales en cualesquiera otras fechas, según las circunstancias, pero invariablemente por lo menos una vez al año, cuya fecha de referencia corresponde al 31 de diciembre (C. Co., art. 445). Los estados financieros preparados en una fecha de corte o cierre conllevan, necesariamente, la cancelación de las cuentas nominales o de resultado a efectos de medir un período de gestión en un lapso predeterminado.

2.2.5. Fecha de corte simulado. La fecha de corte simulado atiende a aquella en que se suspende el flujo o movimiento de transacciones contables, generalmente para fines como el reporte mensual —o trimestral— de estados financieros a la Superintendencia Bancaria.

2.2.6. Período contable. El período contable es un lapso de referencia que permite emitir información sobre la situación financiera y el resultado de las operaciones en donde se identifica la fecha de cierre o corte de la información así como el período que cubre.

2.2.7. Períodos comparables. Con los elementos de juicio que suministra el anterior marco teórico se delimita el período base de comparación, en el entendido que deben ser comparables períodos iguales de tiempo —es decir, un mes, un trimestre, un semestre o un año— sin perjuicio de la necesaria continuidad que debe existir entre un período y otro, de suerte que se pueda evidenciar objetivamente la presentación de estados financieros comparativos del ente contable, como sujeto que desarrolla una actividad económica que presupone la continuidad indefinida de las operaciones propias de su objeto social.

Al relacionar una fecha de corte o cierre determinada con la noción de período contable, se puede concluir que los estados financieros a comparar no pueden ser otros que los de igual período.

2.3. Aspectos de carácter técnico para transmisión vía módem. Para los efectos a que se refiere este instructivo las entidades destinatarias del mismo deberán tener en cuenta el documento “definición del nuevo sistema de envío de información contable por línea telefónica y/o medios magnéticos por parte de las entidades vigiladas a la Superintendencia Bancaria”, SB-DS-003 Versión 3.0, expedido mediante Circular Externa 057 de 1992, en donde se explica la estructura del archivo y el ambiente de comunicaciones bajo el cual se debe transmitir a la superintendencia la información contable y estadística.

Con el fin de garantizar la existencia de adecuados procedimientos de control respecto de la completa y oportuna remisión de la información vía módem, el envío de todos los reportes definidos por la Superintendencia Bancaria reviste carácter obligatorio y se consideran definitivos para todo efecto a que haya lugar.

En cuanto hace referencia al reporte vía módem de los diferentes tipos de informe que aquí se relacionan, deberá tenerse en cuenta que en caso de que en dicho informe se involucre la transmisión de formatos y éstos no registren saldos o sus saldos sean cero, el correspondiente formato deberá reportarse en un registro tipo cuatro (4) con columna 99, unidad de captura 99 subcuenta 999, con saldo cero (0).

En el evento de que una entidad no informe tal situación conforme a lo descrito anteriormente en el envío de un determinado tipo de informe, el mismo será considerado como no recibido con las consecuencias administrativas que ello implica.

Para la remisión de aquella información a la cual se le haya establecido proformas cuya presentación se realiza en papel o en otro medio magnético distinto a la transmisión vía módem, que haga referencia a relaciones especiales o específicas y los saldos a reportar sean cero, o no haya registros a reportar deberá enviarse una constancia escrita firmada por el representante legal y el revisor fiscal, mediante la cual se certifique tal eventualidad.

2.4. Certificación de la información presentada. Como constancia escrita y soporte documental de la información que por medio magnético se remite a la Superintendencia Bancaria y certificación de que la misma es fiel copia de los datos tomados de los libros de la entidad, en la fecha del reporte, deberá tramitarse el anexo F.0000-01 “remisión de información” (Cir. Externa 019/94), debidamente suscrito por el representante legal, el contador y el revisor fiscal o el funcionario que según la naturaleza de la información remitida sea el responsable de la misma.

En relación con la certificación que de la información haga el revisor fiscal conviene recordar que requiere de la firma de este funcionario los reportes que deban ser elaborados en cumplimiento de las normas establecidas por el Código de Comercio y por la Ley 43 de 1990, o establecidos expresamente por disposición de autoridad competente en desarrollo de las normas regulatorias del sistema financiero (Junta Directiva del Banco de la República, Conpes, decreto del Gobierno Nacional), relacionados, entre otros, con la presentación de estados financieros intermedios, estados financieros de fin de ejercicio y con las notas a los estados financieros, todo en concordancia con las normas fijadas por esta superintendencia en uso de la facultad consagrada en el subnumeral 7º del numeral 6º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y, en lo no previsto en ellas, con las normas básicas contables establecidas por el Decreto 2649 de 1993, y demás normas concordantes.

En los demás casos, y con el fin de evaluar la manera como la entidad está dando cumplimiento a todas las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, el revisor fiscal deberá allegar, con la misma periodicidad de los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio que se deben remitir a esta superintendencia, un dictamen en el que se exprese claramente la información financiera revisada, las normas o prácticas de auditoría seguidas y su opinión sobre si la información reportada ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, se ha dado cumplimiento a las normas legales respectivas y se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación, sin perjuicio de que tan pronto como se detecte una irregularidad, que en opinión de la revisoría fiscal deba ser conocida por esta superintendencia, se pronuncie sobre tal circunstancia. Dicho reporte versará principalmente sobre la fidelidad de la información transmitida a la Superintendencia Bancaria, en especial, lo relacionado con la determinación y contabilización de las utilidades en compra y venta de divisas y ajuste de cambios, así como la causación y cobro de las comisiones en las operaciones de giros cuando a ello hubiere lugar.

Cuando por cualquier circunstancia, el revisor fiscal considere pertinente expresar alguna salvedad sobre la información examinada, deberá dejar constancia concreta y precisa de la información respectiva, con indicación de las causas que la motivan.

Es claro que la revisión de la información financiera de períodos intermedios es menor, en alcance, que un examen de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas con el fin de dictaminar los estados financieros de fin de ejercicio y de cumplir con los requerimientos del Código de Comercio al respecto.

Todo lo aquí dispuesto se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades diferentes a la Superintendencia Bancaria que versen sobre remisión de información a esta entidad o a cualquier otra.

3. Información periódica. Las entidades destinatarias de la presente circular deberán remitir a esta superintendencia, dentro de los períodos y plazos que para cada caso específico se señala, la información que a continuación se relaciona.

3.1. Informe diario de las transacciones de compra y venta de divisas. Las sociedades autorizadas para desarrollar las operaciones propias de las casas de cambio deberán remitir diariamente a la división de estadística de esta superintendencia, a más tardar a las 5:30 p.m., una relación de las transacciones diarias de compra y venta de divisas efectuadas, expresando el monto correspondiente en dólares de USA, indicando el promedio ponderado de la tasa de cambio y discriminando las operaciones realizadas en efectivo de las efectuadas con cheque de acuerdo con la estructura de la proforma F-1000-37 (formato 102), atendiendo para el efecto lo dispuesto en la Circular Externa 013 de 1994. La información de operaciones exigidas en la subcuenta 005 de todas las unidades de captura del mencionado formato, deberá revelar las transacciones realizadas con los intermediarios del mercado cambiario.

3.2. Reporte mensual de operaciones

3.2.1. Movimiento de compra y venta de divisas. Dentro de los siguientes 20 días corrientes al cierre de cada mes, se deberá remitir a la división de intermediarios del mercado cambiario un reporte mensual en el cual se informe detalladamente la compra y venta de divisas, con indicación de las tasas respectivas, de conformidad con el formato F.7000-01, adjunto.

Para realizar el cálculo de las tasas de cambio promedio ponderadas a reportar en el formato aludido, se deberá atender lo señalado en el numeral 3º de la Circular Externa 064 de 1991.

3.2.2. Movimiento de envío y recepción de giros. Dentro del mismo término señalado en el punto precedente y de conformidad con el formato F.7000-02, las casas de cambio plenas, esto es, aquellas de que trata el numeral 1º del artículo 89 de la Resolución Externa Nº 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República, modificado por el artículo 3º de la Resolución Externa 4 de 1995 de esa misma autoridad, se remitirá el movimiento de las operaciones de giro de divisas enviadas y recibidas del exterior.

3.3. Reporte mensual de transacciones en efectivo. Dentro de los veinte (20) primeros días del mes siguiente deberá remitirse, en disquete, y conforme a la estructura del anexo F.0000-11, la información sobre el “reporte de transacciones en efectivo”, correspondiente al mes calendario inmediatamente anterior, conforme a las indicaciones que sobre el particular se señalaron en las Circulares Externas 075 de 1992, 015 y 019 de 1993.

La citada información deberá ser enviada a esta superintendencia en disquete, formato de columna decimal, en hoja de cálculo-Lotus 123, versión 2.0 o superiores, utilizando un solo archivo para las diferentes matrices a reportar bajo el nombre de TRANSEFE.REP (reporte de transacciones en efectivo), presentando un reporte por cada semana del mes correspondiente y un reporte consolidado para todo el período.

La remisión de la referida información deberá hacerse tramitando la proforma F.0000-01, debidamente suscrita por el representante legal y por el funcionario responsable de verificar los mecanismos de control y reglas de conducta a que se refiere el artículo 104 del estatuto orgánico del sistema financiero (D. 663/93), referenciando para el efecto el trámite 146.-Transacciones en efectivo. El envío de información sobre transacciones en efectivo, en los términos, cuantía y demás modalidades previstas en las circulares anteriormente citadas, deberá cumplirse cuando éstas efectivamente se hayan realizado, es decir, cuando se verifique que se han recibido o efectuado depósitos, retiros, pagos, inversiones u otro tipo de operación en efectivo, en moneda legal o extranjera por los montos a que se refieren las mencionadas normas.

3.4. Reporte semestral sobre composición accionaria y de socios. Las casas de cambio enviarán a esta superintendencia, a la división de estadística —grupo central de riesgos—, la información sobre composición accionaria y de socios, relación entre accionistas, composición del capital y transacción de acciones, dentro de los plazos establecidos en la Circular Externa 001 de 1990, referenciando el trámite 105-composición accionaria, utilizando las proformas F.888-18, F.888-20, F.888-22 y F.888-23.

3.5. Reporte semestral de cuentas corrientes y de ahorro. Reportarán semestralmente el número de cada una de las cuentas corrientes y de ahorro que posea la casa de cambios, con indicación de la entidad financiera, la ciudad y la oficina correspondiente.

3.6. Período de prueba para la transmisión vía módem. Con el fin de garantizar un sistema de envío de información vía módem, eficiente y libre de errores en la estructura del archivo, esta superintendencia ha considerado conveniente establecer un período de prueba para el reporte de la información que aquí se reglamenta.

Con este propósito, las entidades destinatarias de la presente circular, transmitirán en paralelo, vía módem o en medio magnético, según sea el caso, los formatos aquí establecidos con la información correspondiente al corte del 30 de septiembre de 1995, en el período comprendido entre el 20 de octubre y el 31 de diciembre de 1995, tantas veces como sea necesario.

La información correspondiente a diciembre de 1995 y subsiguientes se considerará para todos los efectos como válida, solamente si es transmitida vía módem. En consecuencia para estos archivos, todo reporte de la misma que se haga en medio distinto al anterior, se dará por no recibida, con las implicaciones que ello conlleva.

4. Información adicional a reportar con estados financieros intermedios. Las entidades destinatarias de la presente circular, reportarán a esta superintendencia, junto con los estados financieros intermedios correspondientes, en la medida en que la naturaleza y/o movimiento de la cuenta así lo indique, la siguiente información, de acuerdo con la codificación establecida por el plan de cuentas. Esta información se detallará mes por mes para cada período trimestral.

4.1. Cuentas corrientes y de ahorro - código 1115. Las conciliaciones de cada una de las cuentas corrientes bancarias tanto en moneda legal como en moneda extranjera, de ahorros y en corporaciones de ahorro y vivienda, deberán regularizarse a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de corte mensual. Las partidas pendientes deberán informarse con indicación de la fecha de la operación, indicando, respecto de las de más de treinta (30) días, las gestiones adelantadas para su regularización y las operaciones en moneda extranjera deberán regularizarse conforme lo señalan las Circulares Externas 040 y 046 de 1995 de esta superintendencia.

4.2. Inversiones - código 13. Cuando por efecto de presentar excesos de liquidez se hayan constituido inversiones, para cada uno de los meses del trimestre respectivo se deberá señalar la clase de título representativo de la inversión, su fecha de constitución, la fecha de vencimiento, la tasa efectiva que renta cada título y el valor de la inversión una vez se ha dado cumplimiento a lo establecido en la Resolución 200 de 1995 de esta superintendencia y demás normas que la modifican o adicionan.

4.3. Cuentas por cobrar - código 16. Para los saldos de las cuentas por cobrar al final de cada mes con los denominados money transmitter o entidades del exterior con las cuales se hayan efectuado contratos para la recepción de giros, se deberá informar para cada uno de los deudores, el nombre de la entidad ordenadora del giro, fecha de la operación, monto en dólares y tasa de cambio de negociación.

4.4. Activos fijos - código 18. Reportará el movimiento de las subcuentas del código 18, para lo cual se indicará:

4.4.1. Ubicación y dirección del inmueble o descripción del bien.

4.4.2. Movimiento del mes, detallando el ajuste por inflación del período, las compras y las ventas.

4.4.3. Valor de la depreciación acumulada, la del mes y su ajuste por inflación acumulado y del mes.

En el momento de realización del bien, se reportará la información a que se refieren los numerales 3.4.1 así como el valor y demás condiciones de la venta del mismo (tales como forma de pago, financiación, nombre del comprador, etc.), indicando la utilidad o pérdida arrojada por la transacción.

4.5. Otros activos - código 1904 - sucursales y agencias. Las casas de cambio deben efectuar mensualmente una conciliación de esta cuenta. En los libros no podrán figurar partidas pendientes por corresponder con más de treinta (30) días calendario de antigüedad.

Cuando el saldo de la subcuenta 190495 —otros traslados— represente el diez por ciento (10%) o más del valor registrado en la cuenta 1904, deberá remitirse una relación con la descomposición de dicha subcuenta, indicando lo señalado en el plan de cuentas.

4.6. Ajustes por inflación. Es necesario remitir el cálculo del ajuste por inflación mensual aplicado a cada una de las cuentas no monetarias (activo fijo, patrimonio, etc.).

5. Estados financieros de fin de ejercicio. Para efectos de la presentación de los estados financieros de fin de ejercicio y la correspondiente autorización previa por parte de esta superintendencia para que puedan ser considerados por la asamblea o junta de socios, según sea el caso, este despacho desea precisar el contenido mínimo de información que sobre éstos deben remitir las entidades, por lo menos con un mes de antelación a la fecha de reunión del órgano competente.

Las casas de cambio presentarán ante esta superintendencia los estados financieros de que trata el numeral 2.2 de esta circular, debidamente comparados con el período de cierre de ejercicio inmediatamente anterior, acompañados de sus respectivas notas, siguiendo en lo pertinente las indicaciones señaladas en el presente numeral. Dichos estados financieros deberán ser dictaminados por el revisor fiscal.

5.1. Estados financieros básicos. Los estados financieros deben cumplir con las normas básicas de contabilidad que la Superintendencia Bancaria ha impartido y, en lo no previsto en ellas, con las pertinentes del Decreto 2649 de 1993, de manera que la información contable que se suministre sea comprensible, pertinente y confiable, y satisfaga el interés general de terceros en evaluar la habilidad de la entidad para generar flujos favorables de fondos y afianzar la confianza del público en el sector financiero. Para el efecto, las entidades deberán remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

5.1.1. Balance general.

5.1.2. Estados de resultados.

5.1.3. Estado de cambios en el patrimonio.

5.1.4. El estado de flujos de efectivo.

5.2. Notas a los estados financieros. Con los estados financieros básicos es necesaria la presentación comparativa con el período inmediatamente anterior de las notas a los mismos, como parte integrante de ellos, debidamente identificadas, tituladas, y referenciadas en los estados financieros, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros, teniendo en cuenta su importancia relativa o material e incluyendo como mínimo (a menos que se encuentre adecuadamente revelada en los estados financieros) la siguiente información:

5.2.1. Entidad reportante. Indicar el nombre o razón social; resumen del objeto social; naturaleza jurídica de la entidad; fecha de constitución, escritura pública, número y notaría, acto administrativo que autorizó su funcionamiento, reformas estatutarias más representativas, si las hay; vigencia o término de duración de la entidad; domicilio principal; número de agencias y sucursales con que opera.

5.2.2. Principales políticas y prácticas contables. Revelar las principales políticas y prácticas que debe observar la entidad, en consideración a su importancia e incidencia sobre la información financiera y en función de normas especiales, tales como ajustes integrales por inflación, tasas de cambio, índices de ajuste, cambios contables ocurridos (naturaleza, justificación y efecto sobre la información contable) y métodos y políticas para la contabilización de las principales clases de activos y pasivos, políticas de causación, de realización, de valuación y de asignación de costos y gastos, entre otras, así como los demás principios que sobre la materia señala el artículo 115 del Decreto 2649 de 1993, en cuanto apliquen a cada tipo de entidad.

Tratándose de revelaciones en notas a los estados financieros, se deberán desagregar e indicar de manera específica aquellos conceptos registrados en el plan de cuentas y que correspondan a los códigos, cuya denominación sea “varios”, “diversos” u “otros” cuando éstos equivalgan al cinco por ciento (5%) o más del activo o pasivo total, o ingresos brutos según corresponda.

5.2.3. Disponible - código 11. Revelar el monto de los fondos, cuyo retiro y uso estén sujetos a restricciones o gravámenes y la clase de restricción existente (vr. gr., embargos, pignoraciones, etc.); si no existen tales restricciones, así deberá indicarse.

5.2.4. Inversiones - código 13. Deberá revelarse, en forma comparada con el ejercicio inmediatamente anterior, por lo menos lo siguiente:

5.2.4.1. La clasificación de las inversiones de acuerdo con los resultados de la evaluación realizada de conformidad con lo señalado en la Resolución 200 de 1995 y Circulares Externas 017 y 020 de 1995 y las demás normas que la complementen o modifiquen.

5.2.4.2. Las restricciones jurídicas o económicas que pesen sobre las inversiones, con indicación de las mismas, ya sea por pignoraciones, embargos, litigios o cualesquiera otras limitaciones al ejercicio de los derechos sobre las inversiones o que afecten la titularidad de las mismas.

5.2.5. Cuentas por cobrar - código 16. Se revelará, comparativamente con el período inmediatamente anterior, el monto de las cuentas por cobrar, indicando su antigüedad y garantías recibidas para cada uno de los deudores.

5.2.6. Propiedades, equipo y depreciaciones - código 18. Se revelará la clase de activo, las políticas generales para reparaciones, mantenimiento, adiciones o mejoras; los amparos para protección de activos (seguros); las restricciones que sobre ellos pesen (gravámenes, hipotecas, pignoraciones); indicando la clase de restricción y el monto afectado; avalúos de reconocido valor técnico; las valorizaciones, las provisiones y las depreciaciones, sobre las cuales se debe indicar el método utilizado, la vida útil y el monto cargado a los resultados del período, los saldos de las depreciaciones acumuladas.

5.2.7. Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos - códigos 1915 y 1920. Revelar la naturaleza de los componentes de estos conceptos, indicando las razones fundamentales para darles el tratamiento de activos diferidos, indicando, además de los plazos de amortización, los criterios para fijarlos. Respecto de cada concepto deberá revelarse el saldo inicial, los cargos y las amortizaciones del período contable y el saldo final, desagregando lo correspondiente al ajuste por inflación.

5.2.8. Créditos de bancos y otras obligaciones financieras y cuentas por pagar - códigos 24 y 25. Respecto de cada clase de obligaciones deberá revelarse el monto del capital, de los intereses y demás gastos causados, tasas de interés efectivas, vencimientos y garantías otorgadas, así como las que se encuentren en mora y las que espera refinanciar.

Para las obligaciones a largo plazo se indicarán los instalamentos pagaderos en cada uno de los próximos cinco (5) años.

En el evento de presentarse cuentas por pagar derivadas de giros para las casas de cambio plenas, se deberá señalar el nombre del money transmitter o entidad del exterior que ha asumido o efectuado el pago de los giros ordenados por la casa de cambios, con indicación de la fecha de la operación, el monto en dólares y la tasa de cambio respectiva.

5.2.9. Ingresos anticipados - código 2715. Revelar la naturaleza y cuantía de los conceptos que componen este rubro, las políticas generales, tales como plazos de amortización, consideraciones para darles el tratamiento de ingresos diferidos, indicando el saldo inicial, los abonos y cargos del período contable y el saldo por amortizar.

5.2.10. Obligaciones laborales consolidadas. Deberá indicarse la naturaleza y la cuantía de los conceptos que las conforman.

5.2.11. Pasivos estimados y provisiones - código 28. Revelar las circunstancias especiales que le permiten a la entidad reportar saldos en este grupo al cierre del ejercicio, desagregados en los diferentes conceptos señalados en el plan de cuentas. Así mismo, se indicarán los montos correspondientes a las contingencias de pérdidas probables, la naturaleza del proceso o litigio y definición jurídica de la situación.

5.2.12. Bonos obligatoriamente convertibles en acciones - código 29. Tratándose de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, se indicará, el monto de la emisión, el valor de los bonos colocados, su tasa y el plazo para su conversión, además, si su pago, en caso de liquidación de la sociedad, está supeditado a la cancelación del pasivo externo, el número de acciones en reserva para atender la conversión y las bases fijadas para el precio de la conversión.

5.2.13. Patrimonio - clase 3.

5.2.13.1. Capital social - código 31. Revelar el capital autorizado y el número de acciones o cuotas de interés social en que está representado, su valor nominal, el número y valor de las acciones o cuotas suscritas y pagadas y el valor de los instalamentos por cobrar. En caso de existir acciones preferenciales será necesario explicar claramente los derechos que confieren.

Así mismo, revelar de manera destacada el capital social generado por la capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio.

5.2.13.2. Reservas - código 32. Presentar por separado cada reserva, sean legales, estatutarias u ocasionales, describiendo su naturaleza, su cuantía y justificación.

5.2.13.3. Valorizaciones - código 3415. Revelar las bases para su cuantificación y los criterios adoptados por la entidad al respecto, separando las que correspondan a propiedades y equipo y otros activos.

5.2.13.4. Resultados del ejercicio y anteriores - códigos 36 y 35. Revelar los cambios durante el período por capitalización de utilidades —dividendos decretados en acciones—, distribución de utilidades para la creación o incremento de reservas legales estatutarias o eventuales, absorción de pérdidas, dividendos decretados en dinero, preferencias y otras restricciones para la distribución de utilidades, disminución de ganancias acumuladas, etc. En caso de que la entidad tenga que remitirlas al exterior, será necesario dar a conocer su efecto impositivo.

5.2.14. Cuentas de orden, contingentes, fiscales y de control - clases 6 y 8. Revelar la composición de las principales cuentas de orden, de acuerdo con su naturaleza, indicando clara y objetivamente las deudoras o a favor y las acreedoras o a cargo, con su respectivo valor y fecha de vencimiento cuando haya lugar a ello.

5.2.15. Ingresos, gastos y costos - códigos 4 y 5. Se revelarán los principales conceptos de ingresos y gastos, así como el método y las bases utilizadas en su determinación.

Deberán destacarse, además, las partidas extraordinarias, esto es, aquéllas de cuantía material, de naturaleza diferente a las actividades normales del negocio, y de ocurrencia infrecuente, como podrían ser las correcciones de errores de ejercicios anteriores, la utilidad (pérdida) en venta de propiedades y equipo, la utilidad (pérdida) en venta de activos improductivos en general, indicando su efecto en la determinación de los impuestos que sean aplicables en cada caso.

Además se debe revelar la naturaleza y cuantía de las recuperaciones por bienes castigados, el reintegro de provisiones y otras recuperaciones.

Así mismo la entidad deberá informar sobre las apropiaciones hechas para giros por cobrar, cuentas por cobrar, depreciaciones, obligaciones laborales, impuestos y contingencias de pérdidas probables.

Revelar los conceptos incluidos bajo la denominación de “diversos”, tanto en ingresos como en gastos y costos, cuyo importe sea o exceda el cinco por ciento (5%) de los ingresos brutos (grupos 41 y 42 del plan de cuentas).

Revelar la ganancia o pérdida neta por acción sobre la base del promedio ponderado de las acciones en circulación, conforme al artículo 97 de la Ley 45 de 1990 (14) y a las instrucciones que sobre el particular se señalaron en la Circular Externa 059 de 1992.

5.2.16. Transacciones con partes relacionadas. Sobre el particular se deberán revelar los saldos activos y pasivos, así como los ingresos y gastos causados en cada período, con vinculados económicos, tales como los accionistas o socios que poseen el 10% o más del capital social de la entidad, administradores del ente y miembros de la junta directiva. Respecto de los saldos de cuentas por cobrar, obligaciones financieras y demás pasivos, se indicarán las condiciones de tales operaciones.

5.2.17. Conciliación entre rubros contables y fiscales. En una nota independiente deberán revelarse las conciliaciones entre el patrimonio fiscal y el patrimonio contable, entre la utilidad neta antes de impuestos y la renta gravable y entre las cuentas de corrección monetaria fiscal y contable. En todos los casos deberá identificarse el concepto que da origen a la diferencia, su cuantía y sus efectos en los gastos por impuesto de renta y en los impuestos diferidos.

5.2.18. Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante será menester incluir en las notas a los estados financieros, aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte que puedan afectar la situación financiera y las perspectivas del ente económico. De igual manera, se revelarán aquellos hechos ocurridos, antes o después de la fecha de corte, que pongan en duda la continuidad de la entidad.

5.3. Informes adicionales a los estados financieros de fin de ejercicio. Junto con los estados financieros básicos y las correspondientes notas a los estados financieros, se anexarán:

5.3.1. Liquidación proforma del cálculo de los impuestos de renta y complementarios. La liquidación proforma del impuesto de renta y complementarios por el año gravable correspondiente, deberá partir de la utilidad (o pérdida) comercial antes de la apropiación para impuesto de renta. De dicha utilidad se extraerán o adicionarán en primera instancia, y según el caso, aquellos conceptos que correspondan a diferencias permanentes, incluidos los que dan derechos a descuentos, identificándolos como tales y haciendo mención específica de los conceptos allí incluidos. Una vez efectuada la anterior depuración, se hará lo propio con las denominadas diferencias temporales, identificándolas como tales, dando a conocer los conceptos específicos.

Sobre estos últimos, deberán desagregarse las adiciones del período (que dan lugar a la constitución del impuesto diferido que corresponda) y las liberaciones de diferencias registradas en períodos anteriores (que dan derecho a revertir los impuestos diferidos constituidos en períodos anteriores).

En caso que el impuesto a cargo se determine por renta presuntiva, las diferencias temporales que hubiesen sufrido durante el período gravable, así como las que se liberen, se tratarán como diferencias permanentes.

5.3.2. Convocatoria a la asamblea general de accionistas o junta de socios. Si para la fecha de radicación de documentos en la Superintendencia Bancaria ya se ha citado al órgano social (C. Co., art. 183); se remitirá copia debidamente certificada del acta correspondiente; en caso contrario, tal convocatoria deberá remitirse tan pronto como se produzca. No obstante lo anterior, si para la fecha en que se remitan los estados financieros aún no se ha procedido a la convocatoria respectiva, la administración deberá informar la fecha en que se estima que se vaya a llevar a cabo la citada asamblea o junta de socios.

5.3.3. Informes especiales. En relación con el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 291 del Código de Comercio, junto con los estados financieros con destino a la asamblea general de accionistas o del órgano social que haga sus veces, es preciso allegar la siguiente información:

5.3.3.1. Cuentas con modificaciones especiales. Un estudio de las cuentas que hayan tenido modificaciones de importancia en relación con el balance anterior, con indicación de las circunstancias que dieron origen a dichas modificaciones.

5.3.3.2. Indicadores financieros. Los índices de solvencia, rendimiento y liquidez con un análisis (debidamente comentado) comparativo de dichos índices con los dos (2) ejercicios contables, vale decir, el ejercicio corriente y los dos (2) últimos ejercicios económicos precedentes.

5.3.4. Artículo 446 del Código de Comercio. De conformidad con lo exigido en el artículo 446 del estatuto mercantil junto con los estados financieros se remitirá la siguiente información, la cual deberá, igualmente, estar a disposición de los accionistas o socios con por lo menos quince (15) días de antelación a la celebración de la junta o asamblea:

5.3.4.1. Ganancias y pérdidas. El detalle completo de la cuenta de ganancias y pérdidas del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos, salvo que en el estado de resultados y sus notas correspondientes haya quedado debidamente detallada.

5.3.4.2. Proyecto de distribución de utilidades. El proyecto de distribución de utilidades obtenidas durante el correspondiente ejercicio contable y económico, el cual deberá ser considerado por esta superintendencia antes de ser sometido a la aprobación del órgano competente para tal efecto. Dicho proyecto, además de observar las instrucciones de la Circular Externa PD-OJ-011 de 1987, respecto del pago de dividendos en acciones, deberá desagregar en forma independiente lo relacionado con la capitalización de la revalorización del patrimonio. Sobre este último aspecto, conviene aclarar que las fracciones que resulten no podrán pagarse en efectivo, ni completar acciones con los demás dividendos en acciones, razón por la cual deberán devolverse a la cuenta de revalorización del patrimonio.

5.3.4.3. Informe de la junta directiva o de socios. El informe de la junta directiva o de socios y el extracto del acta pertinente, donde conste que la administración de la entidad sometió a consideración de aquélla, los estados financieros básicos, contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los siguientes:

— Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la entidad, incluidos los miembros de la junta directiva.

— Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el numeral anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores, vinculados o no a la entidad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones.

— Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas.

— Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros (beneficiario y cuantía).

— Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, haciendo referencia al concepto específico.

5.3.4.4. Informe de gestión administrativa. Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea. Se aclara que el informe deberá hacer referencia expresa de sus ejecutorias y de las acciones que se recomiendan para el futuro.

5.3.4.5. Dictamen del revisor fiscal. El dictamen del revisor fiscal deberá cumplir con lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Código de Comercio, en concordancia con lo consagrado en el artículo 7º, ordinal 3º, de la Ley 43 de 1990, el artículo 31 de la Resolución 200 de 1995 y la Circular Externa 042 de 1993 expedida por esta superintendencia. Así mismo el dictamen se hará sobre los estados financieros comparativos con el período inmediatamente anterior, atendiendo los pronunciamientos 6 y 7 del consejo técnico de la contaduría pública.

5.3.5. Otros informes complementarios. Con el fin de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, la Superintendencia Bancaria considera que la entidad, por iniciativa propia, a su juicio y buen criterio, puede enviar cualquier otra información que le permita evidenciar los cambios significativos que reportan los estados financieros de un período a otro, bajo parámetros de materialidad o importancia relativa, con los cuales evitará la solicitud expresa de información adicional.

5.4. Copia acta de la asamblea general de accionistas. (Trámite: 17 - asamblea actas). Copia íntegra y auténtica del acta de la asamblea general de accionistas o junta de socios, elaborada y aprobada conforme lo establece el inciso primero del artículo 189 y el artículo 431 del Código de Comercio, deberá enviarse a esta superintendencia por el representante legal, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la reunión de la asamblea según lo dispone el artículo 448 del mencionado código, acompañada de los documentos que allí se detallan; y por el revisor fiscal dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la citada reunión, en cumplimiento del artículo 432 del Código de Comercio. El envío del acta puede ser conjunta con las firmas del representante legal y del revisor fiscal dentro de los quince (10) (sic) días hábiles siguientes a la reunión de la asamblea general o junta de socios.

6. Reportes transitorios.

6.1. Castigo de activos. Con el objeto de facilitar a todas las entidades vigiladas el cumplimiento de las instrucciones impartidas en la Resolución 2054 de junio 26 de 1989, relacionada con los castigos de activos, esta superintendencia ha diseñado las proformas que a continuación se relacionan:

6.1.1. Proforma F.888-11. Castigo de activos. Esta proforma debe diligenciarse por cada pérdida de dinero efectivo o divisas.

6.1.2. Proforma F.888-28. Castigo de cuentas por cobrar. En estas dos últimas proformas deberán diligenciarse los castigos que no queden comprendidos en el numeral 5.1.1. Los administradores de las entidades vigiladas deben exponer ante los miembros de la junta directiva, las gestiones de cobro realizadas y las razones tenidas en cuenta para considerar cada uno de los activos castigados como incobrables o irrecuperables y que conlleven finalmente a solicitar su castigo.

Para efectos de lo previsto en el literal b), del artículo 1º de la Resolución 2054 de 1989, emitida por esta superintendencia, la certificación a que tal disposición alude se entenderá expedida por la firma que el revisor fiscal imponga a la correspondiente proforma debidamente diligenciada, a menos que en el cuerpo de la misma o en un documento anexo se deje constancia u observación diferente.

Las referidas proformas se diligenciarán y remitirán en papel, dentro de los quince (15) días comunes siguientes a la fecha en que los castigos sean aprobados por la junta directiva o junta de socios, referenciando para el efecto el trámite 75 -castigos de activos.

6.2. Procedimiento para la posesión de miembros de junta directiva o de socios, representantes legales y revisores fiscales. Con el fin de racionalizar los trámites relacionados con la posesión de los miembros de la junta directiva, representantes legales y revisores fiscales que se adelantan ante esta entidad, es necesario recordar la obligación de comunicar oportunamente a la oficina de registro de esta superintendencia tales designaciones y seguir los procedimientos correspondientes, de acuerdo con las instrucciones que sobre el particular se señalaron en la Circular Externa 100 de 1994.

Se considera conveniente recordar que no requerirá nueva posesión el revisor fiscal que cambie su condición de principal a suplente. En estos eventos, bastará la comunicación en tal sentido, acompañada del documento en el cual se hizo la designación y la carta de aceptación, sin perjuicio de la inscripción correspondiente en el registro mercantil.

Cuando el cambio de condición sea de suplente a principal, deberá solicitarse la autorización para posesionarse nuevamente ante esta superintendencia, para lo cual, el revisor fiscal correspondiente, deberá surtir todos los trámites legales pertinentes, previa la iniciación de su gestión o ejercicio del cargo.

Atendiendo lo dispuesto en la Circular 8 de 1992, expedida por la junta central de contadores, deberá adjuntarse copia auténtica de la tarjeta profesional que lo acredite como contador público titulado, así como el certificado de antecedentes disciplinarios de los profesionales inscritos en el mencionado organismo.

Es igualmente necesario reiterar que conforme a lo establecido en el numeral 2º de la Circular Externa 100 de 1994, los gerentes de sucursal no se encuentran obligados a posesionarse y tomar juramento ante la Superintendencia Bancaria.

No obstante lo anterior y para garantizar el ejercicio de la función de inspección y vigilancia que corresponde a esta entidad, los representantes legales de las entidades vigiladas deberán, dentro de los cinco (5) días siguientes a la inscripción del nombramiento de nuevos representantes legales de sucursales, informar a la superintendencia la respectiva novedad, indicando el documento contentivo del nombramiento, la fecha y el número de inscripción.

6.3. Publicidad de las casas de cambio. Con el fin de garantizar que el contenido de los programas publicitarios que adelanten las casas de cambio, cualquiera sea el medio utilizado para el efecto, no induzca a confusión a sus destinatarios, esta superintendencia se permite recordarles el cumplimiento de las normas establecidas en la Circular Externa 065 de 1993.

Adicionalmente, al tenor de lo dispuesto por el parágrafo 3º del artículo 85 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República, las casas de cambio deberán fijar en una cartelera en forma permanente en los lugares de atención al público y de forma que atraiga su atención, la información relacionada con la tasa mínima de compra en efectivo y máxima de venta de sus operaciones con divisas. Esta información deberá actualizarse en la medida en que se modifiquen las condiciones bajo las cuales la entidad vaya a realizar la operación respectiva, esto es, si es necesario hacerlo diariamente, tal será la periodicidad de actualización de la referida cartelera.

6.4. Horarios de atención al público. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 9º de la Circular Externa 065 de 1993 y la Resolución 1641 de 1994 de esta superintendencia, las casas de cambio podrán prestar el servicio al público dentro de los horarios que ella misma establezca, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales. En todo caso, los horarios establecidos deberán contemplar un mínimo de 15 horas semanales de atención al público entre las 8 a.m. y las 6 p.m.

6.5. Régimen de oficinas. Tratándose de la apertura, cierre, conversión o traslado de los establecimientos de comercio, las casas de cambio deberán obtener, en cada caso, permiso previo de esta superintendencia, para lo cual se sujetarán al cumplimiento de los requisitos señalados en la Circular Externa 068 de 1994. Para el efecto no es necesario que se tramite previamente el respectivo permiso en la alcaldía correspondiente.

6.6. Trámites administrativos ante esta superintendencia. Con el propósito de garantizar una pronta y oportuna respuesta a todos y cada uno de los trámites que las entidades vigiladas deben cumplir ante esta superintendencia y brindar un eficiente servicio, se cuenta con un mecanismo automatizado que registrará los procesos y actividades de cada trámite (subsistema de trámites), para lo cual es necesario que las entidades vigiladas observen, con particular diligencia las instrucciones que sobre el particular se impartieron en la Circular Externa 057 de 1991, en Carta Circular 69 de 1992 y en las demás normas que las adicionen o modifiquen.

6.7. Envío de boletines emitidos por la Superintendencia Bancaria en medio magnético. Dentro del proceso de sistematización de la información y de agilización de trámites que se viene adelantando por parte de esta entidad, se ha considerado conveniente que los boletines del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, capítulo superintendencia Bancaria, emitidos y distribuidos por este organismo, se suministren en medio magnético, para lo cual se ha establecido:

6.7.1. Medio de envío, periodicidad y reparto. El boletín se distribuirá en disquete de alta densidad. Por regla general, el boletín se producirá semanalmente y contendrá los actos administrativos y demás documentación sujeta a publicación que se haya expedido durante el respectivo período, de manera que se incluya en el disquete que entregará la Superintendencia Bancaria los días martes de la semana siguiente.

6.7.2. Programa automatizado manejador de boletines. Para iniciar el proceso de automatización de boletines, deberá entregarse en la división de operaciones de esta superintendencia un disquete adicional, debidamente rotulado con el nombre de la entidad, en el cual se instalará una copia del programa manejador de los boletines. Este disquete le será devuelto a la entidad acompañado del correspondiente manual de instalación y uso.

7. Primeros envíos de información. Esta superintendencia considera pertinente señalar que los primeros envíos de la información periódica o estadística de que trata la presente circular deberá realizarse a partir del mes de noviembre del año en curso (para aquellos informes que tengan corte en dicho mes) y, en cuanto a la información contable, el primer informe a remitirse corresponderá al del corte del trimestre terminado en diciembre de 1995.

8. Régimen sancionatorio. En el evento en que una casa de cambio no dé cumplimiento a lo dispuesto en la presente circular o presente inexactitud en los reportes de información a que se refiere el presente instructivo, estará sujeta a la imposición de las sanciones previstas en el artículo 211 del estatuto orgánico del sistema financiero, sin perjuicio de las sanciones personales que correspondan a los representantes legales, directores, revisores fiscales o empleados de la institución, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 209 del mismo estatuto.

9. Vigencia y derogatorias. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, capítulo Superintendencia Bancaria, y deroga todas las normas que le sean contrarias.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 37 de 2001 de la Superintendencia Bancaria).

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