CIRCULAR EXTERNA 94 DE 1995 

(Noviembre 8)

A fin de precisar algunos aspectos de la Resolución 2535 del 25 de octubre de 1995 del Superintendente Bancario, sobre la modificación de los formularios del sistema general de riesgos profesionales y la aplicación de los mismos, este despacho imparte las siguientes instrucciones:

I. Modificaciones introducidas en la Resolución 2535 de 1995.

1. En la Resolución 2535 de 1995 se modifican, sustituyen e integran las disposiciones sobre los formularios del sistema general de riesgos profesionales, se mantiene el mismo esquema adoptado en la Resolución 1104 de 1995, introduciendo sólo precisiones y correcciones que faciliten la aplicación de los mismos.

2. Se incluye el trámite para desafiliación y cambio de entidad administradora de riesgos profesionales, conforme con lo dispuesto en el artículo 7º del Decreto 1772 de 1994.

3. Se diferencian los efectos y condiciones de la afiliación, según se trate de ingreso al sistema general de riesgos profesionales o traslado de administradora de riesgos profesionales.

4. Se prevé la novedad por retiro o desvinculación laboral de un trabajador afiliado.

5. Se contempla la gestión descentralizada en los trámites de novedades y autoliquidación de cotizaciones del sistema general de riesgos profesionales.

6. Se adopta un formulario único y común de beneficiarios de trabajadores afiliados.

7. Se excluye de la resolución la relación de códigos a utilizar en el diligenciamiento de los formularios del sistema general de riesgos profesionales, los cuales serán señalados por esta superintendencia mediante circular externa.

II. Novedades y autoliquidación de cotizaciones.

En relación con el trámite de novedades y autoliquidación adoptado en la Resolución 2535 de 1995, con el criterio de propiciar la operación ágil y eficiente del sistema general de riesgos profesionales, proceden las siguientes observaciones:

— El empleador diligenciará la autoliquidación con base en el valor global de su nómina mensual de salarios, sin necesidad de realizar cálculos o liquidaciones adicionales.

— Cuando el salario básico del trabajador corresponda al ingreso base de cotización, el empleador no requiere relacionar cada mes como ingreso base de liquidación el mismo salario básico de cada uno de sus trabajadores.

— Si el ingreso base de cotización de un trabajador es variable, al empleador le bastará con relacionarlo en el informe de novedades, sin entrar a realizar cálculos adicionales para la autoliquidación, pues ésta la realiza con base en el valor efectivo de su nómina de salarios en el período.

— En el formulario de novedades se incorporará como novedad el ingreso base de cotización en el respectivo período sólo cuando éste no corresponda al del período anterior.

— El formulario de relación mensual de novedades se limita a incorporar las sucedidas en el período correspondiente para efectos de su aviso a la administradora de riesgos profesionales respectiva, sin que el empleador requiera efectuar totalizaciones, cruces de cuentas o cómputos de las mismas.

— La administradora de riesgos profesionales incorporará las novedades a su sistema, para las verificaciones del caso.

— Los ajustes a que haya lugar en la autoliquidación por conceptos crédito o débito sobre el valor neto de la cotización, se expresarán en el formulario de autoliquidación también en valores globales; sin perjuicio de que las causas de los mismos se detallen en registros discriminados en la relación mensual de novedades, según los parámetros y códigos que adopten las administradoras de riesgos profesionales.

III. Códigos.

Para el diligenciamiento de los formularios del sistema general de riesgos profesionales adoptados mediante la Resolución 2535 de 1995, se establecen los siguientes códigos:

a) Códigos de documento de identidad

CCCédula de ciudadanía
TITarjeta de identidad
CECédula de extranjería;

b) Códigos de períodos de pago

01Mes
02Quincena
03Década
04Semana
05Diario;

c) Códigos de empresa promotora de salud, EPS, y sociedad administradora de fondos de pensiones, AFP.

Según los asignados por las superintendencias Bancaria y de Salud;

d) Códigos de beneficiarios

01Cónyuge
02Compañera(o) permanente
03Hijos menores de 18 años y/o estudiantes menores de 25 años
04Hijos inválidos, cuando dependan económicamente del trabajador
05Padres, cuando dependan económicamente del trabajador
06Hermanos inválidos cuando dependan económicamente del trabajador;

e) Códigos de centros de trabajo

Cada empleador asignará códigos numéricos a sus centros de trabajo. Cuando con anterioridad el empleador cuente con un sistema propio de codificación se podrá utilizar este último, y

f) Códigos de novedades

Novedades del empleador
1-01Cambio de razón social
1-02Cambio de NIT
1-03Cambio de domicilio
1-04Cambio de actividad económica principal
Novedades de centros de trabajo
2-01Apertura centro de trabajo
2-02Cierre centro de trabajo
2-03Cambio de actividad económica
2-04Modificación de la clase de riesgo
2-05Cambio en el suministro de transporte
2-06Cambio de dirección o teléfono
Novedades de trabajadores afiliados
3-00Variación del ingreso base de cotización frente al período anterior
3-01Vinculación laboral
3-02Modificación del salario básico
3-03Vacaciones
3-04Incapacidad de origen común
3-05Incapacidad de origen profesional
3-06Licencias y suspensiones del trabajo no remuneradas
3-07Traslado a otro centro de trabajo
3-08Cambio de EPS
3-09Cambio de AFP
3-10Desvinculación laboral

Las novedades 3-03, 3-04, 3-05 , 3-06 y 3-10 suspenden el pago de cotización.

Otras novedades

4-00 En este caso se deberá especificar en nota adjunta la novedad de que se trate.

La administradora de riesgos profesionales podrá incorporar nuevos códigos según lo requiera su operación; cuando sea el caso, derivándolos de los adoptados en esta circular.

IV. Otros aspectos de la aplicación de los formularios.

1. Presentación como administradora de riesgos profesionales. Las entidades aseguradoras de vida que actúen como administradoras de riesgos profesionales, deberán tener en cuenta que la autorización para actuar como administradora de riesgos profesionales no confiere una nueva personería jurídica y, por lo tanto, la relación obligacional es con la persona jurídica entidad aseguradora de vida autorizada.

Por lo mismo, deberán abstenerse de presentar o anunciar la condición de administradora de riesgos profesionales como si se tratase de una persona jurídica y de utilizar expresiones o modismos que puedan llevar a confusión al respecto.

2. Trámite de la afiliación. El trámite de la afiliación no se podrá condicionar a la utilización de intermediarios de seguros o asesores de las entidades administradoras de riesgos profesionales.

3. Compensación del pago de incapacidades. Las administradoras de riesgos profesionales que adopten para el pago de incapacidades el esquema en el cual las pague directamente el empleador para su posterior compensación contra la autoliquidación de cotizaciones, podrán incorporar como información adicional los ítem necesarios para controlar esta operación, incluyendo en la relación mensual de novedades los pagos individualizados por trabajador, los cuales podrán verificar contra los reportes de accidente de trabajo o enfermedad profesional.

La adopción de tal modalidad para el pago de las incapacidades supone acuerdo previo y expreso con el empleador y no puede condicionar la afiliación o permanencia en el sistema general de riesgos profesionales.

4. Sección de recepción del formulario. Este requerimiento se mantuvo en la Resolución 2535 de 1995 sólo para los formularios de afiliación, su anexo y las novedades de ingreso y retiro de trabajadores, por la certeza requerida en la determinación de la vigencia de las coberturas del sistema.

Lo referente a quien recibe el formulario y su cargo, podrá efectuarse mediante códigos que los identifiquen.

5. Referencia del formulario de afiliación. En la Resolución 2535 de 1995 se simplifica el esquema de referencia a los formularios de afiliación suprimiendo la remisión a la fecha del mismo, sin perjuicio de que las administradoras puedan incluir tal aspecto.

6. Información adicional. Entre la información que puede ser solicitada en forma adicional por la administradora de riesgos profesionales, encontramos a manera de ejemplo: discriminación y clasificación de las actividades económicas; operación mecanizada; transporte de los propios productos y clase de cargo: operativo, administrativo, etc.

Para el fácil diligenciamiento de esta clase de información se podrán adoptar los correspondientes códigos.

Como información adicional, los campos en los que ésta se requiera se deben adecuar a lo dispuesto en la letra m) del artículo 4º de la Resolución 2535 de 1995.

7. Cartillas de información a trabajadores. Las cartillas de información a los trabajadores deberán contener al menos los datos básicos de utilidad para los mismos, es decir: principios que guían el sistema, coberturas, modo de hacerlas efectivas, calificación del origen de la enfermedad o accidente y procedimientos aplicables.

V. Modificación de la Circular 81 de 1994.

El numeral 6º del la Circular Externa 081 del 20 de septiembre de 1994 de la Superintendencia Bancaria, quedará así:

“6. Producto. Las obligaciones entre las administradoras del sistema general de riesgos profesionales y los empleadores, así como frente a los trabajadores afiliados, se regirán íntegramente por las disposiciones generales previstas en la Ley 100 de 1993, los Decretos 1295, 1771, 1772, 1831, 1832, y 1346 de 1994 y las normas que los modifiquen o adicionen.

Con la solicitud de autorización del ramo de seguro de riesgos profesionales se deben remitir los formularios que la entidad aseguradora utilizará para la afiliación, reporte de novedades y autoliquidación de cotizaciones, los cuales se deben ajustar a lo dispuesto en la Resolución 2535 de 1995 de la Superintendencia Bancaria”.

VI. Control por la Superintendencia Bancaria.

Para efectos de la aplicación de los formularios del sistema general de riesgos profesionales, las entidades autorizadas para actuar como administradoras de riesgos profesionales, deberán tener en cuenta lo dispuesto en esta circular.

En todo caso, las modificaciones o incorporaciones a que haya lugar con base en lo señalado en la Resolución 2535 de 1995, en la presente circular, o que sean introducidas en cualquier tiempo, deberán sujetarse al trámite previsto en el artículo 15 de dicha resolución, sobre remisión a la Superintendencia Bancaria antes de su utilización.

Las cartillas o instructivos para el diligenciamiento de los formularios, igualmente deberán estar a disposición de esta superintendencia, que podrá requerirlos en cualquier tiempo para verificar que se ajustan a las reglas y principios del sistema general de riesgos profesionales.

NOTA: Esta circular está dirigida a compañías de seguros de vida e Instituto de Seguros Sociales.

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