CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2012

 

Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2012 

(Enero 2)

Ref.: Ejercicio de derechos políticos de las AFP en los receptores de las inversiones de los fondos de pensiones obligatorias y del fondo de cesantía.

Para los efectos consagrados en el artículo 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010, este despacho, en uso de las facultades que le confiere el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2 de la citada norma, considera necesario adicionar el capítulo tercero del título IV de la Circular Básica Jurídica para señalar el contenido mínimo de la política de ejercicio de derechos políticos en los receptores de las inversiones que realicen las AFP con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y del fondo de cesantía.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Se anexan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias y de cesantía.

ANEXO 1

TÍTULO IV

CAPÍTULO III-Disposiciones comunes para las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías

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g. Descripción de las variables, modelos, metodologías y/o demás elementos cualitativos considerados para establecer la asignación estratégica de activos para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía.

h. Los soportes que permitan evidenciar el desarrollo de las metodologías y modelos descritos en este numeral.

3.3.1.2. Distribución por clase de activos, volatilidades y correlaciones.

Bajo la siguiente estructura se debe indicar la asignación estratégica de activos por cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía:

 

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ver tabla
 Correlación
Clase de activoPorcentaje de participación(2)Volatilidad (desviación estándar)Rentabilidad esperada(3)123456789101112131415
nDescripción de cada una de las clases de activo determinada por la administradora para establecer la asignación estratégica(1)   1              
      1             
       1            
        1           
         1          
          1         
           1        
            1       
             1      
              1     
               1    
                1   
                 1  
                  1 
n + 1  1
 Total inversiones y depósitos a la vista100%                 
                    

 

Así mismo, se deben informar los rangos dentro de los cuales pueden oscilar los porcentajes de participación indicados, describiendo la metodología utilizada para establecerlos.

Cualquier modificación a los rangos de participación por clase de activo o a los parámetros generales utilizados en la asignación estratégica de activos deberá ser informada a la SFC dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación por parte de la junta directiva, acompañada del respectivo análisis y justificación.

3.3.2. Monitoreo.

Dentro de los quince (15) días siguientes a los cortes a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, las sociedades administradoras remitirán a partir del corte del 30 de junio de 2012, en medio magnético, la siguiente información a la SFC, para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía:

• Participación por clase de activo establecida en la asignación estratégica de activos aprobada por la junta directiva.

• Participación real por clase de activo. Para el efecto se debe tener en cuenta el promedio diario de las participaciones durante el período comprendido entre el 1º de enero de cada año (o el día siguiente a la fecha de modificación de la asignación estratégica de activos, aprobada por la junta directiva) y la fecha de corte del reporte.

• Rentabilidad obtenida por clase de activo durante el período comprendido entre el 1º de enero de cada año (o el día siguiente a la fecha de modificación de la asignación estratégica de activos, aprobada por la junta directiva) y la fecha de corte del reporte, en términos efectivos anuales.

• Rentabilidad del portafolio atribuible a la asignación estratégica de activos.

• Rentabilidad del portafolio atribuible a la asignación táctica de activos.

4. Ejercicio de los derechos políticos de las AFP respecto de las inversiones que realicen con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía.

Corresponde a la junta directiva de las AFP la aprobación de la política de ejercicio de derechos políticos respecto de las inversiones que realicen las AFP con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantías, incluyendo aquellas que se efectúen en carteras colectivas, fondos de capital privado, bonos y/o acciones, entre otros.

4.1. Contenido mínimo.

Sin perjuicio de los lineamientos particulares que las AFP establezcan, la política de ejercicio de derechos políticos deberá incorporar como mínimo:

4.1.1. Principios orientadores.

La política se deberá orientar teniendo en cuenta:

TÍTULO IV

CAPÍTULO III-Disposiciones comunes para las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías

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— La prevalencia de los intereses de los afiliados en el ejercicio de los derechos políticos.

— La obligatoriedad en el cumplimiento de la política por parte de los representantes designados por la AFP.

— El seguimiento permanente e información suficiente sobre la forma como se está ejerciendo la política por parte de los representantes designados por la AFP.

— La revelación de la política a los diferentes grupos de interés; y

— Las mejores prácticas de gobierno corporativo.

4.1.2. Representante designado para el ejercicio de los derechos políticos.

La AFP designará los representantes que considere necesarios para el ejercicio de sus derechos políticos, de conformidad con la política previamente aprobada, quienes deberán ser personas de reconocida responsabilidad e idoneidad. Dichos representantes podrán ser funcionarios de la AFP o mandatarios externos designados para tal fin, y deberán ser elegidos con base en criterios mínimos definidos por la AFP en su política. La selección de cada representante deberá quedar debidamente documentada y los soportes correspondientes deberán estar a disposición de la SFC.

Para la designación de las personas que han de representar a los fondos administrados podrán utilizarse los mecanismos establecidos en los artículos 2.14.4.1.6 y 2.14.4.1.7 del Decreto 2555 de 2010, para el ejercicio de los derechos sociales en las asambleas de accionistas.

En el ejercicio de los derechos políticos, los representantes designados por las AFP deberán cumplir sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

Cuando el representante de una AFP vote en forma contraria a la mayoría deberá entregar una constancia que justifique las razones de su decisión a quien ejerza la secretaría de la reunión, para que sea incorporada en el acta respectiva. Copia de dicha constancia o del acta que la contenga deberá reposar en la AFP y estar a disposición de la SFC.

4.1.3. Asistencia a reuniones.

La Política de Ejercicio de Derechos Políticos que establezca la AFP deberá garantizar la participación de su representante en las asambleas de accionistas, asambleas de tenedores de bonos y asambleas de inversionistas, cuando a ello haya lugar.

La participación en dichas reuniones se sujetará como mínimo a los siguientes lineamientos:

Las AFP deberán ejercer los derechos políticos que correspondan a inversiones que representen una participación relevante en los términos del artículo 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010; y

Siempre que lo consideren necesario, las AFP ejercerán los derechos políticos que correspondan a inversiones en las cuales no tengan una participación relevante, de acuerdo con las políticas previstas para el efecto por la entidad y respetando los lineamientos establecidos en la presente circular.

4.1.4. Votación de decisiones no materiales.

La junta directiva de la AFP deberá establecer las políticas y procedimientos a seguir por sus representantes en materia de decisiones no materiales, así como los criterios con base en los cuales podrán abstenerse de participar en las deliberaciones y votaciones de estos asuntos.

Para efectos de este numeral, se considerarán materiales las decisiones relativas al cambio de estructura de los órganos de gobierno corporativo y administración del receptor de la inversión, el cambio de representante de tenedores de bonos, reorganizaciones empresariales, liquidaciones, nuevas emisiones o disminuciones de capital, políticas de inversión y financiamiento del emisor, y decisiones que en general requieran quórum especial, así como aquellas que puedan llegar a afectar los intereses de los afiliados a los fondos de pensiones obligatorias y/o de cesantías.

Para el caso de decisiones materiales, la AFP solamente podrá abstenerse de ejercer el voto en aquellos casos en que se presenten situaciones generadoras de conflictos de interés o no haya podido obtener información suficiente para votar determinado asunto, caso en el cual deberá documentar las razones de la abstención y las gestiones llevadas a cabo para obtener la información, cuando a ello haya lugar. Los soportes correspondientes deberán estar a disposición de la SFC.

4.1.5. Criterios y procedimientos de selección de miembros de junta directiva o consejos de administración.

Las AFP deberán establecer los criterios y procedimientos de selección de las personas que serán propuestas o votadas para ser miembros de las juntas directivas o consejos de administración del receptor de la inversión, en los términos señalados en el artículo 2.6.13.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

En todos los casos se deberán tener como criterios mínimos de selección, la experiencia, idoneidad e independencia de los candidatos, así como su disponibilidad de tiempo para participar de la labor de

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la junta o consejo. Con este fin, dispondrán dentro de sus Políticas el número máximo de juntas directivas a las que dichas personas podrán pertenecer, dentro de los límites señalados en el artículo 202 del Código de Comercio.

Para efectos del criterio de independencia se deberá tener en cuenta como mínimo lo dispuesto en los artículos 2.6.13.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y 44 de la Ley 964 de 2005.

4.1.6. Rotación, reelección y participación mínima.

Las AFP, como expresión de mejores prácticas de gobierno corporativo, establecerán en sus políticas el número máximo de veces que apoyarán la reelección de una persona como miembro independiente de junta directiva o consejo de administración del receptor de la inversión. Para votar dicha reelección, las AFP deberán considerar en sus políticas, entre otros aspectos, los resultados que haya obtenido dicho miembro en la autoevaluación efectuada por la propia junta o consejo, si la hubiere.

4.1.7. Remuneración.

Las AFP deberán promover que el emisor cuente con políticas en materia de remuneración de los miembros de junta directiva o consejo de administración, en las que se considere, entre otras, su participación activa y efectiva en el órgano colegiado, una gestión propia de un buen hombre de negocios y el cumplimiento de los objetivos de largo plazo del receptor de la inversión.

4.1.8. Elección del revisor fiscal.

En la Política de ejercicio de derechos políticos, las AFP deberán promover las mejores prácticas de buen gobierno en la elección del revisor fiscal.

Para el efecto, se consideran como sanas prácticas de gobierno corporativo, entre otras:

El examen de la idoneidad y experiencia de los postulantes personas jurídicas y naturales.

Que las firmas de revisoría apliquen en su trabajo estándares internacionales de reconocida calidad y verificación.

Que se verifique e informe por parte del receptor de la inversión el alcance de la planeación del trabajo, la metodología a utilizar, así como del equipo humano asignado por la firma para desarrollar el trabajo.

4.1.9. Reglas sobre conflictos de interés.

De conformidad con el artículo 13 del Decreto-Ley 656 de 1994 “Las sociedades que administren fondos de pensiones, sus directores, administradores y representantes legales deberán abstenerse en general de realizar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés entre ellas o sus accionistas o vinculados y el fondo que administran, y adoptarán las medidas necesarias para evitar que tales conflictos se presenten en la práctica”. Igual previsión se predica de la administración de los fondos de cesantías y de otros patrimonios autónomos y demás recursos de acuerdo con lo establecido en los artículos 98 y 158 del estatuto orgánico del sistema financiero.

En tal virtud, las políticas aplicables a las situaciones generadoras de conflictos de interés relacionadas con el proceso de inversión que fijen las AFP deberán incorporar los siguientes contenidos mínimos:

i. Criterios para identificar potenciales conflictos de interés, derivados de la función de administrador de recursos de terceros con acceso a información privilegiada.

ii. Criterios para evitar incurrir en situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés y que puedan afectar el ejercicio de los derechos políticos, protegiendo en todo evento los intereses de los afiliados a la AFP.

iii. Procedimientos y normas de control interno que eviten la ocurrencia de conflictos de interés que puedan afectar a la AFP, sus administradores, gerentes, ejecutivos principales.

iv. Procedimientos y normas de control interno sobre situaciones de uso de información privilegiada respecto de cualquier funcionario que, en razón de su cargo o posición, tenga acceso a información de las inversiones de una AFP que aún no haya sido divulgada al mercado, y que por su naturaleza sea capaz de influir en las cotizaciones de los valores de dichas inversiones.

4.1.10. Acuerdos de accionistas y convenios con inversionistas.

De conformidad con lo previsto en el artículo 2.6.13.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los acuerdos o convenios de accionistas suscritos para el ejercicio de los derechos políticos deberán enmarcarse dentro de los principios de transparencia e integridad del mercado.

Dichos acuerdos tendrán como objetivo fortalecer el gobierno corporativo del receptor de la inversión, garantizando que en la representación siempre prevalezcan los intereses de los afiliados a la AFP en las juntas directivas o consejos de administración. Adicionalmente, se sujetarán en su contenido y revelación a lo dispuesto en los artículos 70 de la Ley 222 de 1995 y 43 de la Ley 964 de 2005, o cualquier otra norma que los modifique.

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Los acuerdos o convenios de accionistas en que solo participen AFP no podrán dar lugar a ejercer el control sobre la receptora de la inversión.

Aquellos acuerdos que sean suscritos con accionistas diferentes a una AFP, si están dirigidos a obtener participaciones de control, deberán excluir la posibilidad de que la AFP participe o tenga injerencia en la administración del receptor de la inversión.

En todo caso, ningún acuerdo deberá contener cláusulas que conlleven la vulneración de los derechos de los accionistas minoritarios y de las normas legales aplicables en materia de conflictos de interés, régimen de competencia y manipulación del mercado.

Estos acuerdos o convenios deberán remitirse de forma inmediata a su suscripción a la Superintendencia Financiera de Colombia, precisando en la comunicación de envío las reuniones de asamblea en donde se tiene dispuesta su aplicación.

Para efectos de lo previsto en el presente numeral deberá entenderse por control lo dispuesto en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio.

4.1.11. Procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Política.

Las AFP deben diseñar, implementar y documentar los procedimientos necesarios para controlar el cumplimiento del contenido de la Política de ejercicio de derechos políticos respecto de las inversiones que realicen con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía.

4.2. Divulgación.

La difusión de la Política de ejercicio de derechos políticos, en su versión completa, deberá efectuarse a través de la página web de las AFP. Adicionalmente, deberán señalar, en el panel de información al público ubicado en sus oficinas, la existencia y disponibilidad de una copia de tales políticas para su consulta. Lo anterior, sin perjuicio de otras formas de difusión que la AFP estime pertinentes.

Las AFP podrán elaborar un extracto o síntesis de la Política de ejercicio de derechos políticos para su difusión a través de otros medios, cautelando que sus contenidos sean lo suficientemente claros y completos en todo aquello que deba constituir información estratégica para que las personas adopten sus decisiones de selección de la AFP en forma ilustrada, particularmente en lo referente a los factores que incidan en la rentabilidad y riesgo de sus decisiones de inversión.

4.3. Revisión periódica.

La junta directiva de cada AFP deberá revisar por lo menos anualmente la Política para el ejercicio de los derechos políticos que haya adoptado y, en caso de que sea modificada, deberá divulgarse a los diferentes grupos de interés, a través de los medios indicados en el presente numeral.