CIRCULAR EXTERNA 1 DE 1997 

(Febrero 5)

Solicitud de información financiera año 1996

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85, 86 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, disposiciones que facultan a esta entidad para "solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad".

Plazo para la presentación de los estados financieros

Con esta circular se envía el disquete que contiene los formatos de solicitud de información financiera para el período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 1996.

La información financiera requerida la deben diligenciar y enviar todas las sociedades comerciales vigiladas por esta superintendencia a diciembre 31 de 1996, así como también las sociedades comerciales que reciban esta solicitud, ya que las mismas se encuentran en el nivel de inspección establecido en el artículo 83 de la ley antes citada.

El medio magnético aludido debe ser entregado a esta entidad junto con los documentos adicionales (informe de gestión, notas a los estados financieros, dictamen del revisor fiscal y proyecto de distribución de utilidades aprobado) en las fechas señaladas a continuación, atendiendo exclusivamente al último dígito del NIT de la sociedad, sin tener en cuenta el de verificación (DV):

Día de reciboSi el dígito noveno del NIT es:
16 de abril de 19970
17 de abril de 19971
18 de abril de 19972
21 de abril de 19973
22 de abril de 19974
23 de abril de 19975
24 de abril de 19976
25 de abril de 19977
28 de abril de 19978
29 de abril de 19979

Las sociedades cuyo corte de cuentas sea inferior a un año, es decir, semestral, trimestral, etc., deben allegar cada período en forma independiente utilizando el programa elaborado para el año de 1996 de acuerdo con estas fechas.

El horario de atención en estos días será de 8.00 a.m. a 6.00 p.m. jornada continua.

Las sociedades que se encuentran en estado de liquidación (incluye liquidación obligatoria) enviarán los estados financieros a 31 de diciembre de 1996 en formato comercial, diligenciados en miles de pesos y debidamente certificados, los días 5 y 6 de mayo de 1997.

Las matrices o controlantes obligadas a preparar y difundir estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre de 1996, deben presentar a esta entidad, dentro del plazo establecido en la presente circular, dichos estados financieros impresos en papel, certificados por el representante legal y el contador de la matriz o controlante y dictaminados por el revisor fiscal de la misma. Igualmente, deberá acompañarse certificación de que los mismos fueron sometidos a consideración del órgano competente.

En el caso de situación de grupo empresarial las matrices o controlantes, así como las sociedades controladas, deberán remitir el informe especial que se presentó al máximo órgano social, de conformidad con el artículo 29 de la Ley 222 de 1995, dentro del plazo antes mencionado.

Teniendo en cuenta, que de conformidad con las normas contables vigentes, los registros en los libros deben hacerse a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieran realizado (D. 2649/93, art. 56), y que los plazos aquí fijados son posteriores a la reunión del máximo órgano social en que se someten a consideración los estados financieros (C. Co., art. 422), éstos se consideran suficientemente amplios y por lo tanto son improrrogables.

El incumplimiento del término previsto en esta circular para el envío de la información financiera requerida, dará lugar a imponer multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente económico.

Generalidades

1. Los formatos contenidos en el disquete para el diligenciamiento de la información financiera a diciembre 31 de 1996, están adecuados en su totalidad a la estructura, codificación y denominación de cuentas contenidas en el plan único de cuentas, PUC, establecido por el Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993, y demás decretos que lo adicionan y modifican.

2. Los formatos de información financiera deberán ser elaborados de conformidad con las instrucciones impartidas; las cuales se encuentran incluidas en el medio magnético, que se adjunta.

3. Se tendrán por no recibidos todos aquellos disquetes que sean presentados en blanco, vengan con daño físico, carezcan de las validaciones necesarias o del archivo definitivo que permita su lectura en nuestra base de datos.

4. Igualmente, carecerán de validez oficial y se tendrán por no recibidos aquellos estados financieros en medio magnético que no se acompañen de una certificación completa, en los términos de los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 y 33 del Decreto 2649 de 1993.

5. El disquete remitido a esta superintendencia debe encontrarse marcado con un rótulo que indique el número de NIT y el nombre completo de la sociedad a la cual corresponden. De la información enviada, la sociedad debe mantener una copia en su poder para futuras necesidades.

6. No se podrán hacer modificaciones al programa contenido en el disquete de información financiera, como tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar. Además, recae responsabilidad penal a quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas (L. 222/95, art. 43).

7. Se ofrecerá capacitación sobre el manejo del paquete de solicitud de información, en los días comprendidos entre el 17 y 21 de marzo de 1997 en Santafé de Bogotá, D.C., y del 31 de marzo al 4 de abril en las intendencias regionales. Los interesados en participar en esta capacitación, pueden inscribirse del 11 al 13 de marzo, comunicándose a los teléfonos 2220227 - 2220475 - 2221986 y 2220566 extensiones 323, 325, 339, 340 y 371 en la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., y en las intendencias regionales a los siguientes números telefónicos:

Barranquilla: 454495 - 553336

Bucaramanga: 454288 - 321541

Cartagena: 646071 - 642429

Cali: 5141674 - 5141791

Cúcuta: 716190 - 717985

Medellín: 2518854 - 2518855

Manizales: 847393 - 847987

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, liquidadores, revisores fiscales, contadores públicos y sociedades comerciales.

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