CIRCULAR EXTERNA 1 DE 1998 

(Febrero 6)

Solicitud de información financiera año 1997

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y el artículo 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, así como en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales y empresas unipersonales, disposiciones que facultan a esta entidad para "solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad" salvo aquellas sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

1. Presentación de los estados financieros en medio magnético. Con esta circular se envía el disquete que contiene los formatos de solicitud de información y constituye el formulario oficial para la presentación de los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 1997.

La información financiera requerida deberá ser diligenciada y enviada por todas las sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta superintendencia, así como por aquellas que se encuentren en proceso concordatario. También deberán remitir la información las sociedades comerciales sujetas a la inspección de la entidad que reciban esta solicitud.

En desarrollo de la atribución de inspección la Superintendencia de Sociedades puede solicitar la información que estime conveniente a cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria, solicitud que deberá ser atendida por las referidas compañías, so pena de hacerse acreedoras a las sanciones previstas por la ley.

El medio magnético que contiene los estados financieros aludidos debe ser entregado a esta entidad con el escrito mediante el cual el representante legal y el contador certifican los mismos, y suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina (L. 222/95, arts. 37 y 38). Se deben anexar igualmente el informe de gestión, las notas a los estados financieros, el dictamen del revisor fiscal y el proyecto de distribución de utilidades de que tratan los artículos 45 a 47 de la citada ley.

La información completa deberá ser entregada en las fechas que adelante se precisan, para lo cual se tomará en cuenta el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Día de reciboÚltimo dígito del NIT
16 de abril de 19980
17 de abril de 19981
20 de abril de 19982
21 de abril de 19983
22 de abril de 19984
23 de abril de 19985
24 de abril de 19986
27 de abril de 19987
28 de abril de 19988
29 de abril de 19989

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas.

El horario de atención en estos días será de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. jornada continua.

2. Presentación de los estados financieros por sociedades en estado de liquidación. Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación a 31 de diciembre de 1997 enviarán los estados financieros de fin de ejercicio en formato comercial, los días 4 y 5 de mayo de 1998, diligenciados en miles de pesos y debidamente certificados y dictaminados.

Las sociedades inspeccionadas a quienes se les solicite la información financiera y que se encuentren adelantando un proceso de liquidación quedarán exentas de diligenciar y remitir la misma, si antes del 16 de abril del año en curso remiten un certificado de la cámara de comercio donde conste tal hecho.

Las sociedades que se encuentren en liquidación obligatoria deberán proceder de conformidad con lo establecido en el artículo 168 de la Ley 222 de 1995, para la rendición de cuentas.

3. Presentación de los estados financieros consolidados. Las personas jurídicas vinculadas en situación de control o grupo empresarial a 31 de diciembre de 1997, que no hayan acreditado a esta superintendencia la correspondiente inscripción del control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán presentar en las fechas arriba señaladas el certificado de la cámara de comercio donde conste tal inscripción.

Las matrices o controlantes obligadas a preparar, presentar y difundir estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre de 1997 deben enviar a esta entidad, dentro de los plazos establecidos en el numeral 1º de esta circular, dichos estados financieros impresos en papel, certificados por el representante legal y el contador de la matriz o controlante y dictaminados por el revisor fiscal de la misma. Igualmente, deberá acompañarse certificación de que fueron sometidos a consideración del máximo órgano social.

En el caso de situación de grupo empresarial las matrices o controlantes, así como las sociedades controladas, deberán remitir el informe especial que se presentó al máximo órgano social, de conformidad con el artículo 29 de la Ley 222 de 1995, dentro de los plazos antes mencionados.

4. Presentación del estudio cálculo actuarial. Las sociedades que por ley o convención colectiva estén obligadas a pagar pensiones de jubilación o a emitir bonos y/o títulos pensionales, y que hasta la fecha no hayan remitido el estudio actuarial a diciembre 31 de 1997 y la información de que trata la Circular Externa 18 del 31 de octubre de 1997, deberán hacerlo a más tardar en las fechas fijadas por esta circular para entregar la información financiera en medio magnético.

Los plazos se consideran suficientemente amplios y por lo tanto son improrrogables.

5. Sanciones. El no cumplimiento oportuno de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente económico.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no se diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta superintendencia, y atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios.

Por cuanto la información financiera remitida a la superintendencia viene certificada por el representante legal y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determinen y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en la ley.

6. Generalidades

6.1. Los formatos contenidos en el disquete para el diligenciamiento de la información financiera a diciembre 31 de 1997, están adecuados en su totalidad a la estructura, codificación y denominación de cuentas contenidas en el plan único de cuentas, PUC, establecido por el Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 y demás decretos que lo adicionan y modifican, los cuales deberán ser diligenciados de conformidad con las instrucciones que se encuentran incluidas en el medio magnético que se adjunta.

6.2. No se tendrán por recibidos aquellos disquetes entregados en blanco, que presenten daño físico, carezcan de las validaciones necesarias o del archivo definitivo (Balan 97.ccc) que permita su lectura.

6.3. Carecerán de validez oficial los estados financieros en medio magnético que no se acompañen del escrito mediante el cual el representante legal y contador certifican y el revisor fiscal dictamina los estados financieros (Circ. Ext. 17/97, oct. 30).

6.4. El disquete remitido a esta superintendencia debe encontrarse marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad o empresa unipersonal a la cual corresponden y la fecha de corte de los respectivos estados.

6.5. No se podrán hacer modificaciones al programa contenido en el disquete de información financiera, como tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, serán sancionados con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43).

6.6. Esta superintendencia ofrecerá capacitación sobre el manejo del paquete de solicitud de información y otros temas contables de interés, en los días comprendidos entre el 16 y 20 de marzo de 1998 en Santafé de Bogotá D.C., y del 24 al 31 de marzo en las intendencias regionales.

Los interesados en participar en esta capacitación puedan inscribirse del 9 al 11 de marzo comunicándose a los teléfonos 2220227- 2223390 - 2216355 - 2220475 - 980011121 y 2220566 extensiones 323, 325, 339, 340 y 371 en la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., y en las intendencias regionales a los siguientes números telefónicos:

Barranquilla: 454495 - 3454506

Bucaramanga: 454266 - 321541

Cartagena: 646051- 642429

Cali: 5141674 - 5141791

Cúcuta: 716190 - 717985

Medellín: 2518854 - 2518855

Manizales: 847393 - 847810

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales-empresas unipersonales.

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