CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2000 

(Febrero 3)

Solicitud de información financiera año 1999

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, así como en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales y empresas unipersonales. Estas disposiciones facultan a esta entidad para “solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad”, salvo aquellas sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

1. Presentación de los estados financieros en medio magnético

Con esta circular se envía el disquete que contiene los formatos de rendición de información, el cual constituye el formulario oficial para la presentación de los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 1999.

La información financiera requerida deberá ser diligenciada y enviada por todas las sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta superintendencia, aun cuando estén adelantando un proceso concordatario. Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida las sociedades comerciales inspeccionadas que reciban esta solicitud.

Los estados financieros aludidos deberán ser entregados a esta entidad acompañados de los documentos que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, a saber:

a) La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina;

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión;

d) Las notas a los estados financieros, y

e) El proyecto de distribución de utilidades.

La información completa deberá ser entregada en las fechas que a continuación se indican, para lo cual se ha tenido en cuenta el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Día de recibo Último dígito del NIT
13 de abril de 2000
14 de abril de 2000
17 de abril de 2000
18 de abril de 2000
19 de abril de 2000
24 de abril de 2000
25 de abril de 2000
26 de abril de 2000
27 de abril de 2000
28 de abril de 2000
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Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

El horario de atención durante estos días será de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., jornada continua.

2. Presentación de los estados financieros de las sociedades que se encuentren en estado de liquidación

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación privada a 31 de diciembre de 1999, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio en formato comercial, durante los días 3 y 4 de mayo de 2000, diligenciados en miles de pesos y debidamente certificados y dictaminados.

Las sociedades inspeccionadas a las cuales se les solicite la información financiera y se encuentren adelantando un proceso de liquidación, quedarán exentas de diligenciar y remitir la misma, si antes del 13 de abril del año en curso remiten un certificado de la cámara de comercio donde conste tal hecho.

Las sociedades que se encuentren en liquidación obligatoria deberán proceder de conformidad con lo establecido en el artículo 168 de la Ley 222 de 1995, para la rendición de cuentas.

3. Presentación de los estados financieros consolidados

Las personas jurídicas vinculadas en situación de control o grupo empresarial a 31 de diciembre de 1999, que no hayan acreditado ante esta superintendencia la correspondiente inscripción de control o grupo empresarial que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán presentar en las fechas arriba señaladas el certificado de la cámara de comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, remitirán el certificado por toda modificación de la situación de control o de grupo empresarial (par. 2º del citado artículo).

Las matrices o controlantes obligadas a preparar, presentar y difundir estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre de 1999, deben enviarlos a esta entidad dentro de los plazos establecidos en el numeral 1º de esta circular, certificados por el representante legal y el contador de la matriz o controlante y dictaminados por el revisor fiscal de la misma. Igualmente, deberá acompañarse certificación que fueron sometidos a consideración del máximo órgano social, así como de las notas y revelaciones establecidas en el Decreto 2649 de 1993.

Los estados financieros consolidados deben prepararse en excel para ser remitidos en un disquete e impresos en papel, los cuales deben contener como mínimo el balance general y el estado de resultados de la matriz o controlante y de sus subordinadas, así como las eliminaciones a que haya lugar. El disquete debe identificarse con el nombre y NIT de la sociedad, señalando el período a que corresponde la información y ser radicado de manera individual.

En el caso de situación de grupo empresarial las matrices o controlantes, así como las sociedades controladas, deberán remitir el informe especial que se presentó al máximo órgano social, de conformidad con el artículo 29 de la Ley 222 de 1995, dentro de los plazos antes mencionados.

4. Presentación del estudio actuarial

Las sociedades que por ley o convención colectiva estén obligadas a pagar pensiones de jubilación o a emitir bonos y/o títulos pensionales y que hasta la fecha no hayan remitido el estudio actuarial a 31 de diciembre de 1999 y la información que trata la Circular Externa 7 del 30 de diciembre de 1998, deberán hacerlo a más tardar en las fechas fijadas por esta circular en el numeral, para lo cual se le solicita hacer la remisión o radicación en forma individual a la de los estados financieros en cuestión.

Los plazos señalados se consideran suficientemente amplios y por lo tanto, serán improrrogables.

5. Sanciones

El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera, dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente económico.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no se diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta superintendencia y atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios.

Por cuanto la información financiera remitida a la superintendencia deberá venir certificada por el representante legal y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determinen y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en la ley.

6. Generalidades

6.1. No se tendrán por recibidos aquellos disquetes entregados en blanco, que presenten daño físico, carezcan de las validaciones necesarias o del archivo definitivo (Balan 99.ccc) que permita su lectura.

6.2. Carecerán de validez oficial los estados financieros en medio magnético que no se acompañen del escrito mediante el cual el representante legal y contador certifican y el revisor fiscal los dictamina (Circ. Externa 17, oct. 30/97), o los comerciales que no se suscriban en la forma correspondiente.

6.3. El disquete remitido a esta superintendencia debe venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad o empresa unipersonal a la cual corresponde y la fecha de corte de los respectivos estados financieros.

6.4. No se podrán hacer modificaciones al programa contenido en el disquete de información financiera, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, serán sancionados con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43).

6.5. Esta superintendencia ofrecerá capacitación sobre el manejo del paquete de solicitud de información y otros temas como sistema de información general de sociedades y nuevo sistema de información empresarial de interés para todos los empresarios, en los días comprendidos entre el 13 y 17 de marzo de 2000 en Santafé de Bogotá, D.C. y del 21 al 31 de marzo en las intendencias regionales.

Los interesados en participar en esta capacitación pueden inscribirse del 6 al 10 de marzo de 2000, comunicándose a los teléfonos 2220227 - 2220971 - 2221208 - 2222460 - 2220475 - 9800911121 y 2220566, extensiones 323, 339 y 371 en la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., y en las intendencias regionales en los siguientes números telefónicos:

Barranquilla, 3454495 - 3454506; Cúcuta, 716190 - 717985; Bucaramanga, 454266 - 321541; Medellín, 2518854 - 2518855; Cartagena, 646051 - 642429; Manizales, 847393 - 847810; Cali, 5141674 - 5141791.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales – empresas unipersonales.

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